公司合同档案管理制度

第一章总则第一条为规范公司合同管理，确保合同的有效性和合法性，维护公司合法权益，提高合同管理效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各部门、子公司及分支机构在签订、履行、变更和终止各类合同过程中的档案管理。

第三条本制度遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案管理必须符合国家法律法规和公司内部规定。

（二）完整性原则：合同档案应全面、完整地反映合同签订、履行、变更和终止的全过程。

（三）安全性原则：合同档案应确保保密，防止泄露公司商业秘密。

（四）便捷性原则：合同档案应便于查阅、检索和使用。

第二章合同档案管理职责第四条公司总经理负责合同档案管理的总体工作，监督、指导各部门、子公司及分支机构合同档案管理工作。

第五条合同管理部门负责具体实施合同档案管理工作，其主要职责包括：（一）制定合同档案管理制度，并组织实施。

（二）负责合同档案的收集、整理、归档、保管和销毁。

（三）对合同档案进行分类、编号、登记、统计和分析。

（四）对合同档案进行信息化管理，提高合同档案管理效率。

（五）对合同档案进行定期检查、维护和更新。

第六条各部门、子公司及分支机构应指定专人负责本部门、本单位的合同档案管理工作。

第三章合同档案管理流程第七条合同签订：（一）合同签订前，合同管理部门应对合同内容进行审核，确保合同合法性、合规性。

（二）合同签订后，合同管理部门应及时将合同原件及附件收集齐全，并填写《合同登记表》。

第八条合同履行：（一）合同履行过程中，各部门、子公司及分支机构应按合同约定履行义务。

（二）合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪、监督，确保合同有效履行。

第九条合同变更：（一）合同变更需经合同双方协商一致，并签订变更协议。

（二）合同管理部门应及时收集变更协议，并更新合同档案。

第十条合同终止：（一）合同终止后，合同管理部门应收集终止协议，并更新合同档案。

（二）合同管理部门应及时将终止合同的原件及附件进行归档、保管。

第四章合同档案保管与销毁第十一条合同档案保管：（一）合同档案应存放在安全、干燥、通风的场所。

第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有合同档案的管理，包括但不限于合同签订、履行、变更、解除、终止等过程中的各类合同档案。

第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家法律法规和公司规章制度进行合同档案管理。

（二）统一管理原则：实行集中统一管理，确保合同档案的完整性和连续性。

（三）安全保密原则：加强合同档案的保密工作，防止泄露公司商业秘密。

（四）高效利用原则：提高合同档案的检索和利用效率，为公司经营管理提供有力支持。

第二章组织机构与职责第四条公司设立合同档案管理领导小组，负责公司合同档案管理的总体规划和组织实施。

第五条合同档案管理领导小组的主要职责：（一）制定公司合同档案管理制度；（二）审批合同档案的归档、借阅、销毁等工作；（三）监督合同档案管理的执行情况；（四）组织开展合同档案管理的培训和考核。

第六条合同管理部门负责公司合同档案的具体管理工作，其主要职责：（一）建立健全合同档案管理制度；（二）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作；（三）对合同档案进行鉴定、整理和数字化处理；（四）定期对合同档案进行清查、统计和分析；（五）配合审计、司法等部门的调查取证工作。

第三章合同档案的收集与整理第七条合同档案的收集应包括以下内容：（一）合同文本；（二）合同签订、履行、变更、解除、终止等相关文件；（三）合同履行过程中的相关凭证、记录；（四）合同履行过程中产生的其他有关资料。

第八条合同档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理：根据合同类型、合同期限、合同履行情况等进行分类；（二）编号归档：对合同档案进行统一编号，并按照编号顺序归档；（三）目录编制：编制合同档案目录，包括合同编号、合同名称、合同签订日期、合同履行期限、合同金额、归档日期等信息；（四）归档要求：合同档案的归档应完整、准确、清晰。

合同及档案管理制度第一章总则第一条为规范合同及档案管理工作，保障企业合法权益，提高工作效率，制定本制度。

第二条本制度适用于本企业所有合同及档案管理工作。

第三条合同及档案管理工作应遵循合法、公正、公平、诚实信用的原则，做到规范管理，严格执行。

第四条本制度由本企业领导小组制定，经全体员工讨论通过后正式施行。

第二章合同管理第五条合同管理是指企业为了达到特定目的，在有约束力的约定下，依法订立、履行和解决合法权利义务关系的一种活动。

第六条合同的签订需要经过企业领导小组批准方可进行。

第七条合同的签订应当合法、公平、公正，明确约定合同的内容、履行期限和责任主体。

第八条双方签订合同后，需及时将合同存档，并留底备查。

第九条若合同内容需要修改，应当重新经过成本领导小组批准。

第十条合同的履行和解决争议，应按照合同的约定和法律的规定进行。

第十一条对于有违法违规纪律行为的合同，应当及时整改，造成严重后果的，依法依规追究相关责任。

第十二条各部门应当健全合同管理制度，加强内部管理和监督，减少合同风险。

第三章档案管理第十三条档案管理是指企业对各类合同相关文件、材料进行收集、整理、保管和利用的一系列活动。

第十四条档案管理应当建立健全档案管理制度，明确档案的收集、整理、保管、利用和销毁等程序。

第十五条档案管理工作应当符合法律法规的要求，保证档案的完整、真实、准确。

第十六条各部门应当建立档案管理规范和流程，并细化相关的责任人和责任制。

保证档案管理的安全性和保密性。

第十七条对于档案的借阅和利用，应当严格按照规定的程序进行，确保档案的安全和保密。

第十八条对于已经失效的档案，应当按照规定的程序进行销毁处理，避免泄密和外泄。

第十九条对于档案的移交、借调等情况，应当经过相关责任人的审批和严格管理。

第四章监督与检查第二十条公司领导小组有权对各部门的合同及档案管理情况进行监督与检查，并对违规行为进行纠正。

第二十一条对于发现的合同及档案管理违规行为，应当及时纠正，并追究相关责任人的处理。

第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案的使用效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于：合同文本、附件、审批文件、往来函件等。

第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案的管理应符合国家法律法规和公司内部规章制度的要求。

（二）完整性原则：合同档案应包括合同的所有相关资料，确保档案的完整性。

（三）准确性原则：合同档案的内容应真实、准确，不得伪造、篡改。

（四）安全性原则：合同档案应采取有效措施，确保档案的保密性和安全性。

（五）便捷性原则：合同档案的管理应方便查询和使用。

第二章管理职责第四条公司设立合同档案管理小组，负责合同档案的日常管理工作。

合同档案管理小组由以下人员组成：（一）组长：负责合同档案管理的全面工作；（二）成员：负责合同档案的具体管理、整理、归档和查询工作。

第五条合同档案管理小组的主要职责：（一）制定合同档案管理制度，并组织实施；（二）对合同档案进行分类、整理、归档；（三）负责合同档案的查询、借阅和保密工作；（四）对合同档案的保管设施进行维护和更新；（五）对合同档案的管理工作进行监督和检查。

第三章合同档案的归档与保管（一）公司签订的各类合同；（二）合同相关的审批文件、附件、往来函件等；（三）合同执行过程中产生的相关文件。

第七条合同档案的归档程序：（一）合同签订后，合同承办人应将合同文本、审批文件、附件等材料报送合同档案管理小组；（二）合同档案管理小组对归档材料进行审核，确认材料齐全、完整、准确；（三）对审核通过的合同档案进行分类、编号、整理，并填写归档登记表；（四）将整理好的合同档案存入档案柜，并做好标识。

第八条合同档案的保管期限：（一）一般合同档案的保管期限为5年；（二）涉及国家秘密、商业秘密等特殊合同的保管期限，根据相关规定执行。

合同档案管理制度一、概述合同档案是企业管理中不可或缺的一部分，合同档案管理制度旨在规范合同档案的管理流程和要求，确保合同档案的完整性、安全性和便捷性。

本制度适用于所有与我公司签订合同的相关部门。

二、档案管理责任1.公司领导层要高度重视合同档案管理工作，并承担最终管理责任。

2.档案管理部门负责具体的合同档案管理工作，包括档案的归档、整理、检索等。

3.相关部门应按照本制度要求，积极配合档案管理部门的工作，并保证档案的及时提交和归还。

三、档案管理流程1.合同登记：签订合同后，相关部门应及时将合同的相关信息登记到档案管理系统中，包括合同名称、合同编号、签订日期、合同金额等要素。

2.合同归档：合同归档由档案管理部门负责，归档前应对合同进行分类和编号。

合同归档采用电子档案和实物档案相结合的方式，保证档案的安全性和便捷性。

3.合同检索：任何相关部门在需要查阅合同时，应通过档案管理系统提交申请，由档案管理部门负责提供相应的合同档案。

档案管理部门应确保信息反馈的及时性和准确性。

4.合同归还：合同期满或终止后，相关部门应及时将合同归还到档案管理部门，由档案管理部门负责更新档案信息，并将合同归档到相应的位置。

四、档案管理要求1.档案接收：档案管理部门在接收合同档案时，应对档案进行严格的验收和登记，并及时确认相关的档案信息。

2.档案保管：合同档案应存放在专门的档案柜或电子存储系统中，并定期进行备份和安全检查。

档案管理部门应制定相应的保密制度，确保档案信息的安全。

3.档案整理：档案管理部门应按照一定的分类和编目规则对合同档案进行整理和归档，确保档案的有序性和完整性。

4.档案销毁：合同档案在符合法律法规的前提下，经过一定期限（如合同期满后）或不再具备业务价值时，应按照档案管理部门的规定进行销毁。

销毁记录应详细记录销毁的档案信息。

五、档案管理考核公司领导层对档案管理工作进行定期考核，并根据考核结果对相关人员进行奖励或处罚。

档案管理部门应结合实际情况对档案管理制度进行持续改进，并提供培训机会，提高相关人员的档案管理能力。

合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。

二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。

三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。

以双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。

3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。

合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。

特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。

公司合同档案管理制度一、背景介绍为了规范公司合同档案的管理，确保公司合同的安全、完整和可追溯，提高公司的管理效率和风险防范能力，制定以下公司合同档案管理制度。

二、管理目标和原则1.目标：建立合理有效的合同档案管理体系，保证合同档案的完整性、可追溯性和安全性。

2.原则：-合同档案管理遵循法律法规和公司规章制度的要求。

-统一管理，明确责任，确保合同档案的真实、准确、安全。

-合同档案管理部门要与业务部门密切合作，共同推进合同档案管理工作。

三、档案管理流程1.合同建档-合同签订时，由签约双方归档员负责立即建档，并将合同信息录入档案管理系统。

-归档员应确保合同文件的完整性和准确性，包括合同正本、副本、附件等。

-归档员将合同案卷编号，并填写档案的基本信息，如合同名称、合同类型、签订日期等。

2.合同存档-合同归档员将合同正本存入密封的档案柜中，确保安全和防火防水。

-合同副本和其他附件可按合同案卷编号进行编号，存入档案柜或档案库中。

-合同归档员应定期检查档案柜和档案库的环境，确保合同档案的安全性和保存环境。

3.合同查询和借阅-公司内部人员可以通过档案管理系统查询合同档案的基本信息。

-需要借阅合同档案的人员需填写借阅申请单，并经过相关部门的批准。

-借阅期限原则上不超过30天，超期需重新申请并经过批准。

-归还合同档案后，档案管理员应进行目录修整和查验，确保合同的完整性。

4.合同档案归档和销毁-合同档案的归档和销毁应符合公司和法律法规的规定。

-归档员负责按照合同档案管理制度的要求进行合同档案的归档和销毁。

-合同销毁前，应经过法务部门确认，按照一定的程序进行销毁，并填写销毁记录。

四、责任和权限1.公司合同档案管理部门负责制定和执行合同档案管理制度，指导并监督各部门的合同档案管理工作。

2.业务部门负责合同档案的交付及相关信息的录入，并配合合同档案管理部门进行查询和借阅工作。

3.合同归档员负责合同档案的建档、存档、归档和销毁工作，并保证合同档案的保密性和安全性。

一、目的为规范公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，维护公司合法权益，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于合同签订、履行、变更、解除、终止等各个环节。

三、职责1. 合同管理部门（1）负责制定合同档案管理制度，并组织实施。

（2）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

（3）负责对合同档案的查询、借阅、复制等工作进行审核和管理。

（4）负责合同档案的统计、分析和报告。

2. 合同承办部门（1）负责合同的签订、履行、变更、解除、终止等工作。

（2）负责合同档案的收集、整理、归档等工作。

（3）协助合同管理部门进行合同档案的查询、借阅、复制等工作。

3. 合同管理人员（1）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

（2）负责合同档案的查询、借阅、复制等工作。

（3）负责合同档案的统计、分析和报告。

四、合同档案管理基本规定1. 合同档案的收集（1）合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本、附件等相关材料提交合同管理部门。

（2）合同管理部门应确保收集齐全、准确、完整的合同档案。

2. 合同档案的整理（1）合同档案应按照合同类别、签订时间、项目性质等进行分类。

（2）合同档案的整理应确保档案的编号、名称、日期、页数等信息的准确无误。

3. 合同档案的归档（1）合同档案归档前，应由合同承办部门进行审核，确保档案的完整、准确。

（2）合同档案归档后，应由合同管理部门进行验收，确保档案的归档质量。

4. 合同档案的保管（1）合同档案应按照防火、防盗、防潮、防虫、防霉等要求进行保管。

（2）合同档案的保管应确保档案的完整、安全。

5. 合同档案的利用（1）合同档案的查询、借阅、复制等工作，应按照规定的程序进行。

（2）合同档案的利用应确保档案的保密性。

6. 合同档案的销毁（1）合同档案的销毁应按照规定的程序进行，确保档案的销毁安全。

（2）合同档案的销毁应经公司领导批准。

合同档案管理制度合同档案管理制度1档案管理制度【1】一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。

各主管部门经理应积极配合与支持。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的`分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。

秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。

总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4、档案借阅者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

合同档案管理制度一、背景和目的合同是企业重要的商务文件，管理合同档案对于企业的正常运营和风险控制至关重要。

为了实施合同档案的有效管理，确保合同文件的准确性和完整性，提高合同文档的检索和利用效率，制定合同档案管理制度是必要的。

二、适用范围本合同档案管理制度适用于公司内部所有的合同文件的管理和归档工作。

三、合同档案的定义和分类1. 合同档案的定义合同档案是指我公司在与内外部机构或个人进行商务交易过程中产生的所有文件和记录，包括但不限于合同、协议、投标文件、往来函件等。

2. 合同档案的分类合同档案按照合同类型、客户名称、合同金额等因素进行分类，以便于档案管理和检索。

四、合同档案管理流程1. 合同档案的收集和归档合同档案由各相关部门负责收集，汇总后交由档案管理部门进行归档。

归档时，应按照文件分类标准进行整理和编号，并制作档案目录，以方便合同档案的查找和利用。

2. 合同档案的保管和存储合同档案应妥善保管，存放在安全、防火、防潮的档案室内，避免接触灰尘、阳光和湿气等对文件造成的损害。

同时，应定期进行档案的整理、翻新和更新，确保合同档案的完好无损。

3. 合同档案的检索和利用任何需要查阅档案的人员都可以提出申请，但需填写申请表，并得到主管部门的批准方可进行查阅。

档案管理部门应根据申请信息进行检索，及时提供所需的档案信息，并记录查阅情况。

五、合同档案的维护和销毁1. 合同档案的维护合同档案管理部门应定期检查合同档案的完整性和准确性，对于发现的问题及时予以修复和补充。

对于重要合同文件，应复制并保存电子档案备份，以防止意外丢失或损坏。

2. 合同档案的销毁合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司政策规定执行。

一旦合同档案超过保管期限，应按照公司的文件销毁程序进行销毁。

销毁前，必须经过合同档案管理部门和法务部门的审批，并记录销毁过程和结果。

六、合同档案管理制度的执行和监督各部门应按照本制度的要求完成相应的合同档案管理工作。