会计电算化之总账管理系统

会计电算化总账管理1. 概述会计电算化总账管理是指使用计算机和信息技术来进行会计工作中总账的管理和处理。

通过电算化总账管理，可以提高会计工作的效率和准确性，降低出错率和工作强度，方便管理者进行财务决策和监控财务状况。

本文档将介绍会计电算化总账管理的基本概念、功能、操作流程和优势。

2. 功能会计电算化总账管理系统主要具有以下功能：2.1. 总账凭证管理总账凭证管理是会计电算化总账管理系统的核心功能之一。

通过系统，可以方便地录入、修改和删除总账凭证，实现总账凭证的自动计算和处理。

同时，系统还提供了凭证管理的权限控制和审批流程，确保凭证的准确性和安全性。

2.2. 总账科目管理总账科目管理是指对会计科目进行管理和维护。

系统提供了科目的新增、修改和删除功能，可以实时更新科目信息。

同时，还可以对科目进行分类和归档，方便查询和统计。

2.3. 总账查询和报表生成会计电算化总账管理系统可以根据用户的需求，方便地查询总账信息和生成各种财务报表。

用户可以根据日期范围、科目、凭证号等条件进行查询，并可以自定义报表的样式和数据内容。

系统支持多种报表格式，如表格、图表和PDF格式，方便用户进行数据分析和决策。

2.4. 总账调整和结转在会计电算化总账管理系统中，可以进行总账的调整和结转操作。

调整可以通过新增或修改总账凭证来实现，用于纠正错误或补充遗漏的信息。

结转是指将本期的损益从损益类科目转入资产、负债和所有者权益类科目，实现期末财务状况的平衡。

3. 操作流程会计电算化总账管理的操作流程如下：3.1. 设置总账科目首先，需要设置总账科目，包括科目名称、代码、类型和所属分类等信息。

科目的设置应该根据企业的实际情况和会计准则进行，确保科目的准确性和一致性。

3.2. 录入总账凭证接下来，根据实际业务情况，录入总账凭证。

每个总账凭证应包括凭证日期、凭证号、摘要、科目和金额等信息。

可以通过手动输入或导入外部数据的方式进行录入。

3.3. 管理总账凭证对于已录入的总账凭证，可以进行管理和处理。

总账系统的作用
总账系统是会计信息系统中一个重要系统，它与会计报表管理、财务分析、工资管理、固定资产管理等系统共同组成电算化会计信息系统。

由于许多会计核算工作先由各子系统进行专项核算处理，然后将核算结果汇总并形成会计凭证，然后送到总账系统进行集中处理，各子系统在会计核算中也需要从总账系统中提取一些会计数据进行专项处理，因此，总账系统是电算化会计信息系统的关键和核心部分。

总账系统的特点
总账系统具有很强的综合性。

总账系统处于会计信息系统的核心位置，经过总账系统处理的会计数据一般具有很强的综合性和概括性；总账系统是整个会计信息系统数据交换的桥梁和纽带，它把其他功能模块有机地结合在一起，共同组成了一个完整的会计信息系统
总账系统要符合会计制度规范。

从总账系统输出的会计信息主要集中全面反映了单位的各项经济活动和资金运动，总账系统必须按照会计制度规定的会计科目、会计报表编制要求去组织会计信息体系，还必须保证总账系统所输出会计数据的正确性、真实性和完整性，保证所输出凭证、账簿、报表文件的规范性。

一、系统管理1、启动系统管理：开始→程序→会计电算化通用教学软件→系统管理2、注册系统管理：系统→注册→[注册]输入用户名admin→确定（系统管理员admin权限：新增操作员；给所有账套操作员受权、可以新建账套，账套主管权限：可以启用子系统；可以给所管辖的账套操作员受权）3、增加操作员：权限→操作员→[操作员管理]增加→[增加操作员]输入操作员编号（ID号）、姓名、口令、部门→增加→退出→[操作员管理]退出4、修改操作员口令与部门：权限→操作员→[操作员管理]选中某操作员→修改→[修改操作员信息]输入操作员新口令或部门→修改→[操作员管理]退出5、新建账套：账套→建立→[账套信息]账套号、账套名称、启用会计期→下一步→[单位信息]单位名称、单位简称→下一步→[核算类型]行业性质：新会计制度科目、账套主管、是否预置科目→下一步→[基本信息]存货、客户、供应商分类设置、有无外币→完成→[建立账套]是→[分类编码方案]设置编码方案→确认→[数据精度定义]确认→确定→是否启用账套：是→[系统启动]勾选设置待启动软件子系统→退出二、总账系统启动总账系统:开始→程序→会计电算化通用教学软件→会计电算化通用教学软件→[注册]输入用户名编号、密码，选准账套号、操作日期→确定（一）系统初始化1、部门档案：基础设置→机构设置→部门档案→[部门档案]增加→输入部门编码、部门名称等信息→保存→退出2、职员档案：基础设置→机构设置→职员档案→[职员档案]输入职员编号、职员名称，双击所属部门选取所在部门→增加→退出3、客户档案：基础设置→往来单位→客户档案→[客户档案] 单击“无分类”（有分类选取最末级分类）→增加→[客户档案卡片]输入客户编号、名称、地址、电话等信息→保存→退出→[客户档案]退出4、供应商档案：基础设置→往来单位→供应商档案→[供应商档案] 单击“无分类”（有分类选取最末级分类）→增加→[供应商档案卡片]输入供应商编号、名称、地址、电话等信息→保存→退出→[供应商档案]退出5、结算方式：基础设置→收付结算→结算方式→[结算方式]输入结算方式编码、名称→保存→退出6、外币种类（1）增加外币种类：基础设置→财务→外币种类→[外币设置]在左下方输入币符、币名→增加→退出（2）设置外币汇率：基础设置→财务→外币种类→[外币设置]在左窗口选取某外币→在右窗口输入汇率→退出7、凭证类别：基础设置→财务→凭证类别→[凭证类别预置]选取某分类方式，如收款凭证、付款凭证、转账凭证→确定→[凭证类别]进行限制设置（收款凭证：双击限制类型，选“借方必有”，限制科目“1001,1002”；付款凭证：双击限制类型，选“贷方必有”，限制科目“1001,1002”；转账凭证：双击限制类型，选“凭证必无”，限制科目“1001,1002”→退出8、会计科目：基础设置→财务→会计科目（1）增加会计科目：[会计科目]增加→[会计科目_新增]输入科目编码、名称、科目类型，设置辅助核算等信息→确定（2）修改会计科目：[会计科目]选中某科目→修改→[会计科目_修改]修改→设置科目内容→确定→返回（3）指定会计科目：[会计科目]编辑→指定会计科目→[指定科目]现金总账科目→单击“1001现金”→单击“>”→银行存款总账科目→单击“1002银行存款”→单击“>”→确认→退出9、输入期初余额：总账→设置→期初余额→[期初余额录入]输入余额→回车确认（直到做完）→试算→确认（二）日常操作1、填制凭证：总账→凭证→填制凭证→[填制凭证]增加→填写凭证内容→保存2、审核凭证：文件→重新注册→输入新操作员编号与密码→确定总账→凭证→审核凭证→[审核凭证]确定→选取凭证→确定→审核（或用审核→成批审核）→退出3、记账：总账→凭证→记账→[记账]下一步→下一步→记账→确定4、结账：总账→期未→结账三、UFO报表启动UFO报表（选启动总账系统，再单击“财务报表”）点击左下角“数据”进入“格式”状态1、表尺寸：格式→表尺寸→[表尺寸]输入行列数值→确定2、行高：选取行→格式→行高→[行高]输入行高→确认3、列宽：选取列→格式→列宽→[列宽]输入列宽→确认4、区城画线：选择区域→格式→区域画线→[区域画线]网线→确认5、组合单元（合并单元格）：选择区域→格式→组合单元→[组合单元]选择组合方式（如整体组合）6、设置单元格公式：选取公式单元格→数据→编辑公式→单元公式→[定义公式]“=”后输入计算公式→确认7、设置关键字（可反复设置多个关键字）点击选择单元格→数据→关键字→设置→[设置关键字]点选所需关键字（如单位名称）→确定8、关键字偏移：数据→关键字→偏移→[定义关键字偏移]设置各关键字偏移值→确定9、账套初始：数据→账套初始（账套号和会计年度）10、录入关键字：（点击左下角“格式”进入“数据”状态）数据→关键字→录入→[录入关键字]输入各关键字→确认四、工资系统A、引入“工资实验账套”备份数据启动“系统管理”→ [系统管理]系统→注册→[注册]输入用户名admin→确定→[系统管理]账套→引入→选取“D:\会计\教材附录一配套试验备份账套数据\工资实验账套\ UF2KAct.Lst”→打开→是→确定B、以账套主管身份启动会计电算化通和教学软件开始→程序→会计电算化通用教学软件→会计电算化通用教学软件→[注册]输入用户名编号、密码，选准账套号、操作日期→确定1、建立工资账套[会计电算化通用教学软件]单击“工资”→[建立工资套_参数设置]工资类别个数：多个，币别设置→下一步→扣税设置→下一步→扣零设置→下一步→人员编码设置→完成→确定→取消2、人员类别设置工资→设置→人员类别设置→[类别设置]“类别”框中输入类别名称（如经理人员）→增加→返回3、工资项目设置工资→设置→工资项目设置→[工资项目设置]增加→单击“名称参照”下拉列表框中选取工资项目或直接在工资项目名称中输入→设置“类型”→设置“长度”与“小数”位→设置“增减项”→增加其他项→确认→确定4、银行名称设置工资→设置→银行名称设置→[银行名称设置]增加→输入银行名称→删除其他无效银行→返回5、新建工资类别工资→工资类别→新建工资类别→[新建工资类别]输入类别名称→下一步→√（部门）→完成→是→再建第二个（先关闭当前工资类别）6、人员档案（先打开某工资类别：工资→工资类别→打开工资类别→点击某工资类别名→确认）工资→设置→人员档案→工具栏（增加）→输入人员信息→确认（反复输入完）→X→退出7、某工资类别中“工资项目设置” （先打开某工资类别）工资→设置→工资项目设置→[工资项目设置]增加→单击“名称参照”下拉列表框中选取工资项目→移动调整顺序→确认8、某工资类别中“公式设置” （先打开某工资类别，并且已设置人员档案）工资→设置→工资项目设置→[工资项目设置]公式设置→增加→选择→选择工资项目（如请假天数）→公式定义输入→公式确认→确定9、工资数据输入工资→业务处理→工资变动（1）基本工资数据录入：[工资变动]输入数据（2）工资调整：（如将“经理人员”的“奖励工资”增加200元[工资变动] 工具栏数据替换钮→[数据替换]按如下设置→确认→是（3）数据计算与汇总：工资变动→工具栏重新计算→工具栏汇总→工具栏退出10、个人所得税计算工资→业务处理→扣缴所得税→确认→[个人所得税]工具栏“税率表”或右键菜单：税率表定义）→[税率表]修改纳税基数（如基数：1600，附加费用2800）→确认→是→工具栏退出11、工资分摊工资→业务处理→工资分摊（1）工资分摊设置：[工资分摊]工资分摊设置→[工资分摊设置]增加→[分摊计提比例]输入计提类型名称（如应付福利费14%）→下一步→[分摊构成设置]设置人员类型，点部门名称并勾选相关部门，设置借贷科目→完成→（继续输入其他分摊类型）→返回（2）工资分摊费用：[分摊工资] √选计提费用所有类型→√选择部门→√明细到工资项目→确定→[如：计提福利费一览表]√合并科目相同、辅助项相同的分录→批制（或制单）→选择转帐凭证→保存→下张（反复保存所有凭证）→退出→退出12、月末结账工资→业务处理→月末处理→确认→是→是→选取清零项目→确认→确定五、固定资产核算A、引入“固定资产实验账套”备份数据启动“系统管理”→ [系统管理]系统→注册→[注册]输入用户名adm in→确定→[系统管理]账套→引入→选取“D:\会计\教材附录一配套试验备份账套数据\固定资产实验账套\ UF2KAct.Lst”→打开→是→确定B、以账套主管身份启动会计电算化通和教学软件开始→程序→会计电算化通用教学软件→会计电算化通用教学软件→[注册]输入用户名编号、密码，选准账套号、操作日期→确定1、建立固定资产账套：[通用教学软件]固定资产→是→√我同意→下一步→两√→下一步→设置编码长度与编码方式、序号长度→下一步→两√，并设置对账科目→下一步→完成→是→确定2、资产类别设置：固定资产→设置→资产类别→[类别编码表]单张视图→增加→输入（类别名称、残值率、计提属性、折旧方法、卡片样式）→保存（反复增加类别，增加子类：取消→是→在左边选取某父类）→取消→是→退出3、部门对应折旧科目：固定资产→设置→部门对应折旧科目→[部门编码表]左边选取某部门→修改→输入对应折旧费用科目→保存→退出4、增减方式（设置增减方式对应折旧科目）：固定资产→设置→增减方式→[增减方式]左边选取某增减方式→修改→输入对应科目→保存→退出5、输入期初固定资产卡片：固定资产→卡片→录入原始卡片→[资产类别参照]选择设备某分类→确认→输入（固定资产名称、部门名称、增加方式、使用状况、开始使用日期、原值、累计折旧、可使用年限）→保存→确定→退出→否日常处理1、资产增加：固定资产→卡片→资产增加→[资产类别参照]选择设备某分类→确认→输入（固定资产名称、使用部门、增加方式、使用状况、原值、可使用年限、开始使用日期）→保存→退出→否2、生成凭证：固定资产→处理→批量制单→[批量制单]全选→制单设置→√合并（科目及辅助项相同的分录）→设置“固定资产1501”科目及对方科目→制单→选择凭证类型，输入凭证摘要→保存→退出→退出3、资产变动：固定资产→卡片→ 变动单→原值增加→[固定资产变动单]点击“卡片编号”选取某资产，设置变动增加金额及变动原因→保存→退出（生成凭证）4、部门转移：固定资产→卡片→ 变动单→部门转移→[固定资产变动单]点击“卡片编号”选取某资产，设置变动后部门及变动原因→保存→退出5、计提折旧：固定资产→处理→计提本月折旧→是→是→退出→退出→确定生成折旧费用分配凭证: 固定资产→处理→→折旧分配表→[折旧分配表]凭证→选择转账凭证类型→保存6、资产减少：（在计提折旧后减少）：固定资产→卡片→资产减少→选择卡片编号→增加→[资产减少]选择减少方式→确定→确定7、对账和月末结帐六、应收应付核算1、引入应收应付实验账套（系统管理）：admin→系统管理→引入应收应付实验账套2、填制与审核凭证（总账）：主管身份进入→通用教学软件→填制凭证→文件→重新注册→更换操作员→审核→记账3、输出往来账余额表：往来→账簿→客户余额表→[客户余额表]选取某客户→确定→退出4、输出往来账明细表：往来→账簿→客户往来明细账→[客户往来明细账]选取某客户→确定→退出5、往来勾对：往来→账簿→往来管理→客户往来两清→[客户往来两清]设置两清条件→确定→自动6、往来账龄分析：往来→账簿→往来管理→客户往来账龄分析→输入查询科目与截止日期→√（按所有往来明细分析）→确定7、打印往来催款单：往来→账簿→往来管理→客户往来催款单→[客户往来催款单]输入查询条件→确定。

第三章总账系统一、判断题1.√2. ×3.×4.×5. √6.√7.√8.√9.√10.√11.√12. ×13. ×14. √15.√16. ×17. √18.√19.√20. ×21.×22.×23. √24.√25.√26.√27. ×28.×29. √30.√31. ×32. √33. ×34.×35. √36. ×37. ×38. √39.√40.√41.√42.√43.√44. ×45. √46.√47.√48. ×49. √50. ×51. √52. ×53.×54.×55. √56.√57.√58. ×59. √60.√61. ×62. √63. ×64. √65. ×66.×67. √68. ×69.×70. √71.√72.√73. ×74. √75. ×76. √77.√78. ×79.×80.×81.×82. √83. ×84. √85. ×86. √87.√88.√89.√90.×91.×92.×93.×94.×95. √96.√97. ×98.×99.×100. ×101. √102. ×103. √104.√二、单项选择题1.B2.A3.A4.B5.C6.A7.D8.B9.B 10.A 11.C 12.C 13.D 14.A 15.B 16.A 17.D 18.B19.B 20.C 21.B 22. B 23. A 24.A 25.D 26.C 27.B 28.A 29.D 30.D 31.B 32.B 33.D 34.B 35.A 36.C 37.B 38.A 39.C 40. B 41.A 42.B 43. A 44.B 45.C 46.D 47.D 48. C 49.C 50.B 51. A 52.A 53.A 54. D 55. B 56.C 57. B 58. A 59.C 60.D 61.C 62.D 63. B 64. C 65.B 66. A 67.A 68.B 69.C 70.B 71. A 72. C 73.B 74.C 75.B 76.C 77.D 78.C 79. B 80. D 81.A 82.D 83. D 84.B 85. A 86.C 87.D 88. D 89.A 90. C三、多项选择题1.AC2.ABCD3.BCD4.AD5.ABCD 6.ABCD 7.ABCD 8.AB 9.ABCD 10.ABCD 11.AB 12.AB 13. ABC 14. AC 15. ABC 16. ABCD 17. ABD 18. ABC 19. BC 20. BCD 21. ABCD 22. AC 23. BC 24. BCD 25. AB 26. ABCD 27. AB 28. ABCD 29.ABD 30.ABCD 31. ABCD 32. AB 33. ABCD 34. ABCD 35.CD 36.AD 37.ABCD 38.ABC 39.BCD 40.ABCD 41.ABCD 42.ABC 43.ABC 4 4.AB 45.CD 46.AC 47.BC 48.ABCD 49.AD 50.ABC 51.BC 52.ABCD 53.ABC 54.BC 55. BCD 56.AC 57.ABD 58.ABD 59.AB 60.AC 61.BC 62.AB63.ABCD 64.ABD 65.ABC 66.ACD 67.BCD 68.ABCD 69.ABC 70.AB 71.BD 72.ABCD 73. AD 74. ABC 75. AB 76. CD 77. ABCD四、填空题1.记账凭证2.会计循环3.填制凭证→审核凭证→凭证记账4.凭证处理5.最明细级科目6.编码7.选择凭证→合法性检查→记账8.审核人自己9.借贷金额10.凭证11.科目代码12.金额13.记账凭证14.制单人员直接修改15．红字冲销凭证16．制单人员17．已审核凭证18. 应收账款19. 应付账款20. 应收账款总账科目21.Enter/回车22.银行账23.票号24.已经输入但未审核25.编号凭证类型26.日期27.已达账项28.银行与企业双方29.未达账项30.指定科目31.日32.银行存款日记账33．方向金额34．日记账35．资金日报表36．总账系统37．现金管理系统38．银行账39．银行期初余额输入40. 定义41. 金额计算公式42. 开始结账核对账簿月度工作报告执行结账43. 明细44. 定义并生成各类转账凭证45．当月的凭证46．结账47. 记账48．凭证49．随时50．期末余额51．未记账凭证52．机制凭证53．末级科目54．无关。

第四章总账【本章的学习目的与要求】1、了解总账系统的初始化、日常业务处理和期末业务处理的工作原理和操作方法。

2、掌握总账系统初始化中设置会计科目，录入期初余额及设置各种分类档案资料的方法。

3、掌握总账系统日常业务处理的凭证处理和记账的方法。

熟悉出纳管理的内容和处理方法。

4、掌握期末业务的内容和处理方法。

【本章任务分析】1、起点能力：学生已经理解并掌握了前三章的基本知识以及《会计学原理》相关理论，同时应该熟悉会计处理的基本流程。

2、本章知识包括：总账系统初始化、日常业务处理、出纳管理、期末处理，由此决定本次教学的顺序。

【本章教材分析】1、本章重点：（1）、总账系统初始化中设置会计科目(2)、录入期初余额及设置各种分类，档案资料的方法(3)、总账系统日常业务处理的凭证处理和记账的方法(4)、出纳管理的内容和处理方法(5)、期末业务的内容和处理方法2、教学难点：（1）、凭证的修改（2）、期末业务的内容和处理方法【本章的教学手段与方法】多媒体形式讲授法【课时分配】14学时【参考书目】指定的教材。

【教学过程与教学内容】内容：分成四节。

时间：4.1为4课时，4.2为4课时，4.3为2课时，4.4为2课时4.1 总账系统初始化4.1.1启动总账系统系统初始化：是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。

总账初始设置的内容：包括设置基础参数、会计科目、外币及汇率、凭证类别、结算方式、分类定义、编码档案、录入期初余额及设置操作员明细权限。

4.1.2设置总系统参数系统在建立新的账套后由于具体情况需要，或业务变更，发生一些账套信息与核算内容不符，可以通过此功能进行账簿选项的调整和查看。

可对"凭证选项"、"账簿选项"、"会计日历"、"其它选项"四部分内容的操作控制选项进行修改。