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档案管理工作流程档案管理工作流程一、前言档案管理是一个非常重要的工作，它涉及到企业的重要资产，包括各种合同、文件、报告等。
因此，对于一个企业来说，建立完善的档案管理制度是必不可少的。
本文将介绍档案管理工作流程。
二、档案分类1. 档案分类标准根据档案的性质、用途和保存期限等方面进行分类。
2. 档案分类方法按照主题分类、按照时间顺序分类、按照机构或部门分类。
三、档案归档1. 归档标准根据公司制定的文件归档标准进行归档。
2. 归档流程(1) 领取文件：由发文人员将文件交给收文人员，并填写收文登记表。
(2) 核对文件：收文人员核对文件是否齐全，并在收文登记表上打上“已核对”字样。
(3) 编制编号：由编号员根据规定编制编号，并在收文登记表上填写编号。
(4) 分类归档：由归档人员将文件按照公司规定的归档标准进行分类，并放入相应的卷内，然后将卷内装订好，贴上标签，进行封存。
四、档案借阅1. 借阅申请(1) 借阅人填写借阅申请表，并注明借阅的文件名称和档案编号。
(2) 上级审核：由借阅人的上级审核并签字。
(3) 档案管理员审核：由档案管理员审核并签字。
2. 档案借阅(1) 领取文件：由借阅人员到档案室领取文件，并填写借阅登记表。
(2) 归还文件：在规定的时间内归还文件，并在借阅登记表上填写归还日期和归还状态。
五、档案保管1. 保管标准根据公司制定的档案保管标准进行保管。
2. 保管流程(1) 定期检查：由档案管理员定期检查已封存的档案是否完好无损，并记录在保管记录表中。
(2) 转移移交：当某个部门或机构解散或撤销时，应将该部门或机构的档案移交给下一个部门或机构进行保管，同时应编制转移移交清单并备份相关文件。
六、档案销毁1. 销毁标准根据公司制定的文件销毁标准进行销毁。
2. 销毁流程(1) 提交申请：由文件管理人员提交销毁申请，并填写销毁申请表。
(2) 审核申请：由文件管理员审核并签字。
(3) 销毁文件：由档案管理员按照公司规定的程序进行销毁，并记录在销毁记录表中。
1 目的为加强公司人事档案管理工作，提高和完善人事档案管理水平；同时更好地为人力资源工作及其它各项工作服务，为公司选贤举能、知人善任，全面考察了解和正确使用、考评员工提供重要依据，特制定本作业标准及流程。
2 适用范围公司各中心/事业部总经理及以上人员、人力资源中心员工的人事档案由人力资源中心统一管理、保存。
除以上人员外，公司其他员工的人事档案管理均适用于本作业标准及流程。
3 术语和定义员工人事档案属于公司的机要文件，人力资源中心应该依据公司有关保密规定予以管理，确保档案的完整与安全。
4 职责4.1 人力资源中心的职责：负责接受、鉴别、整理、保管、转移及提供公司员工的人事档案。
4.2 各中心/事业部的职责：负责及时向人力资源中心提交日常需归档的人事档案材料；负责监督本中心/部门员工按公司要求向人力资源中心提交相关的人事档案材料。
5 工作程序5.1 人事档案的内容5.1.1 人事档案管理人员必须做到：忠诚、坚持原则；责任心强，努力做好本职工作；严格按规定管理人事档案，不得擅自转移、分散和销毁档案，不得擅自向他人泄露档案内容。
5.1.2 人事档案由全面真实反映个人历史情况的材料构成，建立人事档案时需要建立《人事档案目录》。
5.1.3 按照归档材料的类别，人事档案分为必备档案和备选档案。
必备档案指所有员工原则上须具备并归档的人事档案（特殊情况除外）；备选档案指部分员工须具备并归档的人事档案。
5.1.4 按照归档材料的时限，人事档案分为试用期间员工档案、转正时员工档案、在职期员工档案（指转正后）。
5.1.5 人事档案具体内容如下：5.1.6 员工及员工所在中心/事业部应配合人力资源中心，及时提交相关人事档案材料。
试用期员工在办理转正手续时，按规定必须具备转正员工相关人事档案材料，否则，人力资源中心将延期办理转正手续。
5.1.7 各中心/事业部应主动将平时形成的须归档的人事档案材料在五个工作日内送交人力资源中心归档。
做好档案管理的五个流程做好档案管理是组织和管理档案工作的关键环节，它有助于确保组织能够高效地使用、维护和保护其重要信息资源。
在这篇文档中，我们将讨论做好档案管理的五个关键流程。
这些流程是：档案收集、归档、检索、保护和销毁。
第一个流程是档案收集。
档案收集是指采集组织内部产生的各类文件和记录。
为了确保档案的完整性和准确性，我们需要制定明确的收集标准和规范，并建立起档案收集的工作流程。
这包括确定收集的范围和目标，制定收集计划，同时还需要培养员工的收集意识和技能。
在档案收集的过程中，需要注意将收集的档案进行分类和归档。
第二个流程是归档。
归档是将档案按照一定的规则和方法进行分类和整理的过程。
在进行归档之前，我们需要建立起合适的档案分类体系，并确定每个档案的分类和编目方式。
这有助于提高档案的检索效率和准确性。
在归档的过程中，还需要给每个档案文件标注适当的索引和元数据，以方便后续的检索和利用。
第三个流程是检索。
检索是指根据需求和目的来查找和获取特定的档案信息。
为了方便检索，我们需要建立起有效的检索系统，包括利用档案馆、数据仓库或电子化的档案管理系统等。
在进行检索时，我们需要根据所需的信息进行关键词搜索、索引查询或者按照特定的分类体系来进行检索。
同时，也需要注意保护和维护档案的完整性和安全性。
第四个流程是保护。
保护是指采取一系列的措施来保证档案的完整性、可靠性和安全性。
这包括制定安全保密政策和措施，建立起档案管理的权限和访问控制机制，确保只有合法的人员能够查看和处理档案。
此外，还需要建立档案的备份和恢复机制，以应对各种不可预见的风险和灾害。
保护档案还需要进行定期的检查和审查，以确保其完好性和持续性。
最后一个流程是销毁。
销毁是指将不再需要的档案进行规范的处置和销毁。
在销毁过程中，需要严格按照组织的文件销毁政策和法规来进行操作，并留下相应的销毁记录。
销毁时需要注意保护档案中的敏感信息，确保其不会被泄露出去。
销毁后，还需要进行相关的审计和验证，以确保档案已被完全销毁。
档案管理工作程序档案管理工作程序一、引言档案管理是指对档案的建立、整理、保存、利用和销毁等一系列管理活动的总称。
档案管理工作程序的建立与实施，旨在规范和提高档案管理工作的效率和质量，保障档案的安全和完整性，便于查询和利用。
二、目标档案管理工作程序的目标是建立科学、严密、高效的档案管理机制，确保档案的安全和完整性，提高档案管理工作的效率和质量。
三、程序1. 档案建立（1）确定建立档案的依据和范围：根据相关法律法规和规范性文件，确定哪些信息需要建立档案，以及档案的具体内容和格式规范。
（2）制定档案管理制度：根据档案建立的依据和要求，制定档案管理制度，明确档案的编号、命名、分类、归档和检索等具体规定。
2. 档案整理（1）收集档案：及时收集相关资料和文件，按照档案管理制度规定的要求，对其进行分类和整理。
（2）编制目录：对已收集的档案进行目录编制，包括档案名称、编号、文号、日期、归属部门和备注等信息，便于后续的检索和利用。
3. 档案保存（1）选择保存方式：根据档案的性质、重要性和保存期限等要素，选择合适的保存方式，包括纸质档案的存放、数字化档案的存储和云端存储等。
（2）确保档案安全：为保证档案的安全，采取措施防止损坏、遗失和篡改等问题，如加密、备份和定期检查等。
4. 档案利用（1）提供档案查询服务：根据查询要求，提供档案的相关信息和内容，确保查询工作的准确和快捷。
（2）档案的借阅和复制：根据需要，提供档案的借阅和复制服务，但需符合相关规定，注意保护档案的安全和完整性。
5. 档案销毁（1）确定销毁条件：根据档案的保存期限和法律法规的规定，确定档案销毁的条件和时间节点。
（2）执行销毁程序：对符合销毁条件的档案，按照档案管理制度的规定，进行销毁程序，包括彻底删除电子档案、销毁纸质档案等。
四、质量控制1. 建立档案管理评估制度：定期对档案管理工作进行评估和检查，发现问题及时整改，确保档案管理工作的规范和质量。
2. 培训和提升员工能力：加强对档案管理工作人员的培训和提升，提高其管理和操作能力，确保档案管理的专业性和规范性。
修订记录修订状态修改内容修改人批准人日期审核人第一章总则........................................................... - 3 -一、目的.......................................................... - 3 -二、释义.......................................................... - 3 -三、管理原则........................................................ - 3 -四、合用范围........................................................ - 3 -五、管理职责........................................................ - 3 - 第二章工作程序....................................................... - 4 -一、档案资料的采集.................................................. - 4 -二、档案资料的标识：................................................ - 5 -三、资料归档制度：.................................................. - 6 -四、档案保管........................................................ - 6 -五、档案借阅........................................................ - 7 -六、档案销毁........................................................ - 7 -七、档案保管规定.................................................... - 8 -八、保存期限：...................................................... - 8 - 第三章奖惩............................................................ - 8 - 第四章附则............................................................ - 9 -加强档案管理，便于查找利用，做好采集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
1、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
2、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
3、术语和定义3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
4、职责4.1综合部4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。
4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定；4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。
4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
4.2各职能部门4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合部；4.2.3向综合部移交合同或文件资料原件或复印件；4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。
4.3各部门经理4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
4.4综合部分管副总/常务副总4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。
5、工作程序5.1档案资料的收集5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向档案室移交。
5.2归档范围及移交时间（见附表一）5.3档案资料的标识5.3.1综合部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。
5.4档案资料的日常管理：5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。
5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
5.5档案室档案借阅5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。
a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。
b)机密类：机密档案需经综合部分管领导及常务副总批准。
c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部门的档案除本部门经理批准外，还需其他部门经理批准。
5.5.2借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。
借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；5.5.3档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；5.5.4借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；5.5.5借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；5.5.6外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室；5.5.7外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。
5.6档案销毁5.6.1对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。
5.6.2执行销毁任务时，必须由综合部经理和行政兼档案管理员组成的监销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。
最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。
6、档案管理细则6.1档案资料的归档范围6.1.1公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；6.1.2公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；6.1.3本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；6.1.4公司领导的批示、指示等；6.1.5重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；6.1.6反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；6.1.7公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；6.1.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；6.1.9本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；6.1.10本公司发布的各类广告、宣传材料；6.1.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；6.1.12公司项目建设全程档案；6.1.13员工外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；6.1.14财务档案资料；6.1.15各种实物档案；6.1.16质量管理体系相关文件资料;6.1.17其他具有利用和保存价值的文件资料。
6.2档案资料的归档要求6.2.1归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、印本和底稿、正式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全。
6.2.2一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。
所有文件均应附底稿。
经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。
如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，档案室以影印本归档。
6.2.3声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
6.2.4电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
6.2.5各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
6.3档案资料的归档主体6.3.1综合部负责公司服务器数据的备份和归档，指导公司其他部门的电子声像的归档管理。
6.3.2各部门及高层管理人员负责各自日常工作中形成的档案资料的归档和管理。
6.3.3运营管理部负责公司重大活动声像档案的制作，承办部门负责声像档案的归档。
6.3.4承办部门负责承办工作或会议的材料、纪要、声像档案和电子档案（如有）等会议文件的收集归档。
6.3.5承办部门负责搜集和汇总由多个部门参与的工作所形成的档案资料。
6.3.6员工外出公务活动的档案资料归档的主体为员工。
6.3.7其他档案归档和保管主体参见“各部门档案归档范围和保管期限表”（附件一）。
6.4档案资料的归档时间6.4.1即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：a)公司规定的密级文件；b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c)合同、协议书等正本及过程资料；d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；e)其他认为需要即时归档的资料。
6.4.2定期归档a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交档案室；b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司档案室；6.4.3电子声像档案的归档a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向档案室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，综合部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
d)每周备份公司OA系统和服务器的数据，每半年归档一次。
e)每周备份个人电脑文件，每年归档一次。
6.4.4归档保存期限文件保存期限依下列规定办理：a)永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经核定须永久保存的文书。
b)长期保存（15～50年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存的文书。
c)短期保存（15年以下）：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存的文书；（3）结案后无长期保存必要者。
d)各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
6.5档案交接6.5.1部门内档案交接a)员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”（附件三），由部门负责人指定的档案接收人核实无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。
b)部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，公司档案管理员见证。
6.5.2档案移交公司的流程a)经办部门档案管理员检查文件或档案，编制移交清单；b)公司档案管理员根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；d)档案管理员按公司档案保管要求整理建档。
6.5.3档案交接审核要求审查卷次号、目次号是否与清单相符，若没有立卷，应检查文件标题、编号是否与清单相符：a)正本及过程资料是否完整，如有短缺，应立即补齐；b)文件的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；c)与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。
6.6档案保管6.6.1建档立卷一、档案分类a)档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按项目或业务、部门分类。
b)档案分类应力求切合实用。
如果因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“小类”。
c)同一“类”（或小类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于类别之后增设“卷次”编号，以便查考。
d)每一档夹封面内首页应设“卷内目录表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
二、案件编号a)档案类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
