文书与档案管理基础
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《文书与档案管理基础知识》教学大纲一、说明1、课程的性质和内容《文书与档案管理基础知识》是一门具有基础性、实践性、实用性、规范性的课程。
课程涵盖了国家职业标准《秘书》(中级)的知识和技能要求以及与本专业相关的国家职业标准要求,是一门适应当前职业发展需求的课程。
主要内容包括:文书的概述、文书的处理、文书立卷与归档、档案与档案工作、档案的收集、档案的整理、档案的鉴定工作、档案的保管等等。
2、课程的任务和要求通过对《文书与档案管理基础知识》的讲授,使学生在理论学习的基础上能更熟练地掌握文书处理以及档案管理的系列职业技能,并能熟悉国家对文书处理、档案管理所颁布的有关法律法规,使之能更科学地、合理合法地处理文书、档案的相关工作,为其从事文秘工作奠定一定的基础。
要求:(1)、教师在教学过程中应该有意识地完善学生的基本知识结构(2)、教学过程中应理论联系实际,以模拟情景的形式给学生充分的实践机会(3)、条件允许的话,利用多媒体向学生展示文书、档案的现代话管理。
3、教学中应注意的问题(1)、注意理论知识与相关案例的相结合,使讲解更到位。
(2)、本课程讲解的时候应通过模拟情景等教学方式使学生更好地掌握相应的知识技能,避免课程讲解的乏味。
二、学时分配三、课程内容及要求模块一、文书概述教学要求:1、通过讲授,使学生掌握公文的基本要素和特性,了解公文的特点、作用及分类等。
2、学完本章后,能够熟练地辨认公文中各要素的书面格式和位置,以及区分公文的种类。
教学内容:1-1、熟悉公文的基本要素和特性1-2、重点掌握公文的格式与分类教学建议:1、联系古今,使学生对文书的起源和发展有个系统的认识2、提供(下载)数篇近期的公文在课堂上传阅、讲解,帮助学生了解公文的要素和格式。
模块二、文书处理教学要求:1、了解文书处理的含义、特点与作用2、熟悉文书处理的要求以及文书的行文制度3、学完本章后,掌握好文书处理的程序,能自己动手制作和准确填写文书处理工作中相关的表格。
《文书与档案管理基础》教学大纲一、课程名称:文书与档案管理基础二、学时与学分:学时:72 学分:4三、授课对象:文秘专业四、课程教材:《文书与档案管理基础》高等教育出版社五、课程的性质、目的和任务:《文书与档案管理基础》是文秘专业学生必修的专业课。
置本课程的目的和任务是使学生能比较系统地掌握文书档案工作的基本知识,公文的概念,特点,要求等,能按照文书处理与档案管理的工作程序,进行文书处理,文件的整理与归档以及纸质档案管理和新型载体档案管理等。
理论教学部分第一章文书工作与档案工作概述(8学时)教学内容:第一节文书与档案第二节文书工作与档案工作第三节文书工作与档案工作的基本原则第四节办公室的性质、地位和职能第五节文书与档案工作人员的职业道德和业务素质第六节不同性质机构中的文书与档案工作教学要求:了解办公室文书与档案管理工作的基本过程,掌握文书与档案工作的基础知识,遵循文书与档案工作的基本原则,培养文秘人员应当具备的职业道德和技能。
教学重点:1. 掌握文书与档案两个概念。
2. 理解文书工作与档案工作的基本原则。
第二章文书的主体--公文 (6学时)教学内容:第一节公文的概念,种类和作用第二节公文的名称和种类第三节公文的特点及写作过程第四节制发公文的规范化要求教学要求:1. 理解公文的概念,分类,作用。
2. 了解公文的特点,写作过程及制发公文的规范化要求。
3. 掌握我国现行法规公文和事务性公文的种类和名称。
、教学重点:掌握公文的结构和格式的规范化要求.第三章文书处理(8学时)教学内容:第一节文书处理的基本知识第二节文书管理方法教学要求:1.掌握文书处理的基本知识和文书整理的方法。
2.能够对文书进行收发、登记、分送和系统整理、编目、归档. 教学重点:掌握文书处的基本知识和文书处理的方法.第四章文件的整理与归档 (10学时)教学内容:第一节文件的归档范围第二节立卷工作第三节立卷改革和《归档文件整理规则》教学要求:1.学习《归档文件整理规则》。
第一章文书基础一、名词解释1.文书是人们在社会实践活动中为了记载、传递和存储信息,而形成和使用的具有一定应用性和特定格式,以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
一切的书面材料都可以称为文书,包括纸质文书和电子文书。
2.公文:法定机关与组织在公务活动中,按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料,又称公务文件。
3.版记:公文末页首条分隔线以下,末条分隔线以上的各要素统称为版记。
位置在公文最后一页。
版记主要包括:抄送机关、印发机关和印发时间,版记各要素之间均使用分隔线。
二、填空题1.纸质书面文书和电子文书。
2.具体的文种3.定稿正式文本签发会议4.眉首主体版记5.公务文书私人文书三、不定项选择题1.D2.C3.B4.C(正确:用3号仿宋体标识)四、判断题1.×2.×3.√4.√5.×五、简答题1.文书定义的含义:第一,文书是一种文字材料,即书面材料。
第二,文书有特定的格式。
第三,文书具有应用性。
第四,文书具有很强的目的性和针对性。
第五,形成和使用文书的主体是党政机关、企事业单位、社会团体等社会组织和具体的个人和家庭。
2.公文和其他实用文体比较,具有五个明显的特点。
第一,公文有法定的作者。
公文的法定作者是指依法成立并能以自己的名义行使职权、担负义务的机关与组织。
撰写公文是机关与组织的行为,它的内容受法律法规、行政授权、工作需要以及领导人指示的制约,其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护。
法定作者的名义不容侵犯。
第二,公文有法定的权威。
公文的法定权威是指公文的权威性和约束性。
它代表制发机关颁发的法律、命令等,传达了制发机关的决策和意图,对受文者的行为产生强制性作用。
第三,公文有特定的效用。
行政公文有特定的效用是它的政治内容所决定的。
行政公文担负着依照有关法律规定发布行政法规、宣布实行重大强制性行政措施的任务以及向国内外宣布得要事项的任务。
第四,公文有规范的体式。
【文书档案管理制度】职高文书与档案管理基础教案职高文书与档案管理基础教案文书与档案管理基础第三版第一单元教案叙永职高尹建伟第一单元公文拟制第一课时任务一:起草公文学习目标了解公文的概念、特点、种类、作用,理解公文的表达方式和语言特点,能够完成公文写作的过程。
教学过程:一、了解公文写作的过程。
(一)工作程序1、领会意图--明确目的,2、调查研究--获取材料,3、总体构思--拟写提纲,4、起草初稿--认真修改。
(二)操作流程1、领会意图--明确目的。
P2领导意图,撰写公文,接任务后。
2、调查研究--获取材料,P2第一,第二3、总体构思--拟写提纲,P2确立主题,整理思路4、起草初稿--认真修改。
原则要求,P2(1)(2)(3)公文草稿的修改要求P3(1)(2)(3)二、了解公文的概念、特点、种类、作用。
(一)公文的概念P3(二)公文的特点P3(1)P3(2)P3(3)P3(4)P4(5)P4(三)公文的种类1、按性质、作用划分P4(1)法定公文:15种(2)事务性公文:不具有权威和强制性。
(3)规范性公文:4种2、法定公文15种的区别:(1)决议和决定:相同点:不同点:内容、形成程序、效力、行文主体不同。
(2)命令、公报、公告、通告相同点:公开性、昭示性不同点:范围、作用、公布方法、写作要求不同。
(3)其余9项见书上。
P4--P53、事务性公文:计划、P5总结、P5简报5类P5工作要点P6汇报提纲P64、公文的作用:5点P6-7第二课时任务一:起草公文学习目标了解公文的概念、特点、种类、作用,理解公文的表达方式和语言特点,能够完成公文写作的过程。
教学过程:三、起草公文的要求:(P7)7个要求。
1、2、3、4、5、6、7、四、公文的语言特点和表达方式:(一)公文的语言特点(4点)1、准确、(P8)2、简明、(P8)3、朴实、(P8)4、庄重、(P8)(二)公文的语言运用:4点(P9)1、2、3、(三)公文的表达方式:3点(P10)1、叙述2、议论3、说明五、实践与运用:(P10)六、效果评价(P11)七、复习与思考:(P11)八、技能训练:(P11)第一单元公文拟制第三课时任务二:审核、签发公文学习目标:理解行文规则,掌握公文拟制过程中审核和签发两个程序的要求和方法。
第一章文书与档案工作概述一、填空题1.文书包括公务文书和私人文书。
2.公务文书的产生是和文字、阶级和国家的产生紧密地结合在一起的。
3.随着文字的出现,必然形成反映人类活动的各种文字记录,从而形成各种管理活动中的文书。
4.我国最早的公务文书是在河南省安阳县发现的甲骨文书。
5.由于工作的持续和事业发展以及遗留后世的需要,人们把日后仍需查考的材料有意识地留存下来,这样文书就转化为档案了。
6.文书是档案的前身,档案是文书的归宿,档案与文书是同一事物的两个不同发展阶段。
7.档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体。
8.档案来源于社会实践,档案的形成主体是人,档案记录是原始信息,档案的多样性表现在两个方面,一是档案门类的多样性,二是档案载体的多样性,人类实践活动的多样性决定了档案的多样性。
9.档案的形成主体既包括自然人,也包括法人,还包括其他的社会群体。
10.文书转化为档案必须有个过程,即立案归档。
11.对国家和社会有保存价值的那部分文书才能转化为档案。
12.文书工作主要是文书的拟制与处理,以服务现行工作为主。
13.档案工作主要是文书的收集与保管,既要为现行工作服务,又要考虑长远的利用。
14.文书工作和档案工作的特征有服务性、政治性、管理性。
15.档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作。
16.文档一体化就是从文书和档案工作全局出发,实现从文件生成制发到归档管理的全过程的控制。
17.从某种意义上讲,行政管理机关就是行政管理信息的加工厂。
18.采用文档一体化管理模式,可以使档案收集更加完整、系统、便捷、准确、安全。
19.公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
20.文书工作的基本原则有实事求是原则、少而精原则、时效性原则、保密原则。
21.精简、优质、改进文风,是文书工作的一项重要原则。
22.档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用。
为保证公文版面的庄重大方,标准中规定了页边和版心的规格。
公文用纸的天头为:37㎜,订口为:28版心尺寸为:220X156㎜(不含页码)。
订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。
允许误差±4mm页码用号码标识,置于,数码左右各放一条号一字线,一字线距版心下边缘㎜。
单页码居右空1字,双页码居左空1字,空白页和空白页以后的页不标识页码。
★公文份数序号的位置在的位置。
也就是天头下边缘,距公文上页边㎜处下面第行。
★公文的份数序号一般是位数。
用阿拉伯数字表示,份数不足规定位数时前面用“”补齐。
公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。
绝密级事项保密时间不超过年;机密级事项保密时间不超过年;秘密级事项保密时间不超过年。
★标识秘密等级,用3号宋体字,顶格标识在版心左上角第1行的位置,两字之间空字;如需同时标识密级和保密期限,密级和保密期限之间用“,”隔开。
紧急程度是对公文送达时限的要求。
紧急公文应当分别标明“急件,特急的字样。
如果是以电报的形式下发的公文,紧急程度分为特提、平急,四个等级。
标识紧急程度,使用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第行的位置,两字之间也需空字。
但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第行的位置。
发文机关标识,它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。
发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。
发文机关标识的位置,有两种规定:第一种用于平行文或下行文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜;第二种限于上行文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。
☆使用小标字,用色标识,以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm。
如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。
发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。
发文字号由机关代字、年份、序号组成。
发文字号组成的三部分的顺序任意颠倒调换。
发文字号的位置是在发文机关标识下空行,并且在发文字号之下㎜处标印一条与版心同宽的红色反线。
文书与档案管理基础文书与档案管理基础,这就像是一场精心策划的家庭收纳之旅,充满了趣味和门道。
文书管理啊,就像是管理家里的各种信件、账单还有孩子的成绩单一样。
每一份文书都有它的价值,可不能乱堆乱放。
你要是把重要的文书当成是用过就扔的小广告,那可就麻烦大了。
比如说,你和别人签的合同,这就好比是家庭理财里的定期存款单,要是找不着了,就像把存款单弄丢了一样,可能会损失好多钱呢。
文书的收集就得像个细心的小蜜蜂采蜜一样,得把所有相关的都搜集起来。
不管是从办公室的各个角落,还是从电子邮箱里。
可不能像个粗心的孩子捡贝壳,只捡好看的,把那些看似普通却很重要的给落下了。
在这个过程中,分类是个关键的步骤。
这就好比把衣柜里的衣服分类,有冬天的厚衣服、夏天的薄衣服、上班穿的正装、周末穿的休闲装。
文书也一样,有财务类的、人事类的、业务类的等等。
要是不分类,找一份文书就像在一堆乱麻里找线头一样,急得人直冒汗。
再说这档案管理,那可是文书管理的升级版。
档案就像是一个家族的族谱,记录着一个组织或者个人的历史和发展轨迹。
档案的整理,就像是给家族里的每一个人找到他们合适的位置。
你得把相关的文书按照一定的规则组合起来,就像把同一辈的亲戚放在一起一样。
比如说,一个项目的所有相关文书组成一个项目档案,这就像把一个家族分支的故事都整理到一起。
保存档案也不是一件简单的事。
不能像把东西随便塞到床底下就不管了。
档案保存的地方得安全、干燥、通风。
这就好比你给珍贵的宝贝找个好的藏身之处,像放在银行的保险柜里一样。
温度和湿度都得合适,要是太潮湿了,档案就像放在水里泡过的纸一样,字都看不清了。
要是太干燥了,又容易脆裂,就像干枯的树叶一样,一碰就碎。
检索档案呢,就像是在图书馆里找一本书。
要是没有一个好的索引系统,就像图书馆里的书都乱放,想找一本特定的书,那可就难如登天了。
比如说,你有一个电子档案库,要是没有合理的标签和关键词设置,找一份档案就只能一页一页地翻,那得浪费多少时间啊。
文书与档案管理基础教案教案标题:文书与档案管理基础教案教学目标:1. 了解文书与档案管理的基本概念和重要性。
2. 掌握文书与档案的分类和组织方法。
3. 学会使用电子文书与档案管理工具。
教学准备:1. 教学课件和投影设备。
2. 学生用纸和笔。
教学过程:1. 导入(5分钟)向学生介绍文书与档案管理的概念,并引导他们思考为什么文书与档案管理对个人和组织都非常重要。
2. 知识讲解(15分钟)a. 文书与档案的分类:- 介绍不同类型的文书和档案,如信函、报告、合同、档案袋等。
- 解释每种文书和档案的特点和用途。
b. 文书与档案的组织方法:- 介绍按时间、按主题和按部门等不同的组织方法。
- 分析每种组织方法的优缺点,并与学生一起讨论何时使用哪种方法。
3. 案例分析(20分钟)提供几个实际案例,让学生根据所学知识,分析和解决文书与档案管理中的问题。
鼓励学生积极参与讨论,并提供指导和反馈。
4. 电子文书与档案管理(15分钟)a. 介绍电子文书与档案管理的概念和优势。
b. 向学生展示一些常用的电子文书与档案管理工具,如微软Office套件、谷歌文档和云存储服务等。
c. 指导学生使用电子文书与档案管理工具,如创建和编辑文档、文件夹和标签等。
5. 总结与拓展(5分钟)回顾今天的教学内容,强调文书与档案管理的重要性以及学生所学到的知识和技能。
鼓励学生在日常生活和学习中应用所学内容。
教学评估:1. 参与度评估:观察学生在课堂上的积极参与程度。
2. 案例分析评估:评估学生对案例分析的理解和解决问题的能力。
3. 作业评估:布置一份与文书与档案管理相关的作业,评估学生对所学知识的掌握程度。
拓展活动:1. 请学生在家庭或社区中调查和收集不同类型的文书和档案,并进行分类和组织。
2. 鼓励学生使用电子文书与档案管理工具,如创建一个个人或小组项目的文档和文件夹。
教学反思:在教学过程中,教师应注意与学生的互动和引导,确保学生能够理解文书与档案管理的基本概念和方法,并能运用所学知识解决实际问题。
1.公文的种类:命令、令;议案;决定;意见;公告、通告;通知;报告;请示;批复;函;会议纪要行政机关的公文种类主要有:(1)命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(2)决定适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(3)公示适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(4)通告适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(5)通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项,任免人员。
(6)通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(7)议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(8)报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(9)请示适用于向上级机关请求指示、批准。
(10)批复适用于答复下级机关请示事项。
(11)意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。
(12)函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(13)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
2.文书档案的版本公文在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中,会产生不同的稿本。
(1)草稿草稿是供讨论、征求意见、修改审核的原始的非正式文稿,不具备正式公文的效用、一般标记有“讨论稿”、“草案”、“初稿”、“征求意见稿”等字样。
(2)定稿指经机关单位领导人履行法定程序审核并批准签发的文件稿本(3)正本指根据定稿按规定格式印制的供向外发出的正式文本。
正本具有标准的公文格式和法定的效力。
(4)副本指公文正本的复制件或复份。
正本复份的内容和外形特征和正本基本相同,只存在送达对象和使用目的上的差别,正本送达主送机关,副本送达抄送机关或由本机关留存备查、归档,它具有正式公文的法定效用、复制件的公文副本(抄本、复印本),因不能再现公文的全部特征,故不具备正式公文的法定效用,只作为参考、备查,一般有“副本”字样标记。
第一章文书基础一、名词解释1.文书是人们在社会实践活动中为了记载、传递和存储信息,而形成和使用的具有一定应用性和特定格式,以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
一切的书面材料都可以称为文书,包括纸质文书和电子文书。
2.公文:法定机关与组织在公务活动中,按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料,又称公务文件。
3.版记:公文末页首条分隔线以下,末条分隔线以上的各要素统称为版记。
位置在公文最后一页。
版记主要包括:抄送机关、印发机关和印发时间,版记各要素之间均使用分隔线。
二、填空题1.纸质书面文书和电子文书。
2.具体的文种3.定稿正式文本签发会议4.眉首主体版记5.公务文书私人文书三、不定项选择题1.D2.C3.B4.C(正确:用3号仿宋体标识)四、判断题1.×2.×3.√4.√5.×五、简答题1.文书定义的含义:第一,文书是一种文字材料,即书面材料。
第二,文书有特定的格式。
第三,文书具有应用性。
第四,文书具有很强的目的性和针对性。
第五,形成和使用文书的主体是党政机关、企事业单位、社会团体等社会组织和具体的个人和家庭。
2.公文和其他实用文体比较,具有五个明显的特点。
第一,公文有法定的作者。
公文的法定作者是指依法成立并能以自己的名义行使职权、担负义务的机关与组织。
撰写公文是机关与组织的行为,它的内容受法律法规、行政授权、工作需要以及领导人指示的制约,其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护。
法定作者的名义不容侵犯。
第二,公文有法定的权威。
公文的法定权威是指公文的权威性和约束性。
它代表制发机关颁发的法律、命令等,传达了制发机关的决策和意图,对受文者的行为产生强制性作用。
第三,公文有特定的效用。
行政公文有特定的效用是它的政治内容所决定的。
行政公文担负着依照有关法律规定发布行政法规、宣布实行重大强制性行政措施的任务以及向国内外宣布得要事项的任务。
第四,公文有规范的体式。