公文整理及文书档案管理

公文的档案管理方法公文是指政府机关、企事业单位、团体组织等在处理行政事务和业务活动中形成的文件。

公文作为一种重要的文件载体，发挥着重要的行政、管理和业务功能。

所以，公文必须进行有效的档案管理，以确保其安全、准确和可靠。

公文档案管理是指对公文进行分类、整理、保存、利用和销毁的一套科学的管理措施和方法。

下面将从分类、整理、保存、利用和销毁五个方面，对公文的档案管理方法进行详细阐述。

一、分类分类是公文档案管理的第一步，它是按照公文的性质、用途、内容和形式等方面的不同特点，将公文进行合理的归类。

公文可以按照产生部门、发文性质、文件种类、行政层级等来划分分类。

通过分类可以方便地查找和管理公文，提高工作效率。

二、整理整理是指对分类好的公文进行组织和编排，形成规范的档案序列。

整理包括目录编制、文件编号、汇编、装订等过程。

目录编制是将公文逐个列出，形成目录清单，方便快速查找所需文件。

文件编号是为了便于标识和管理公文，可以采用时序编号或者部门编号等方式。

汇编是将同一事项或相关联的公文相互整理，形成案卷或文件袋。

装订是将汇编好的文件按照一定的标准进行装订，确保其安全和完整。

三、保存保存是公文档案管理的核心环节，它是指对公文进行长期保管和维护，以确保其完整性、可读性和安全性。

保存公文需要注意以下几点：1.选择合适的保存场所，保证公文不受损害，例如防潮、防火、防虫等。

2.确定合理的保存期限，根据公文的保管价值和法定规定，制定相应的保存期限。

3.进行定期的检查和翻阅，检查保存的公文是否完整和可读，及时修复和整理。

4.制定公文借阅规定，明确借阅的申请程序和权限，确保公文的安全和准确性。

四、利用公文的档案管理目的不仅仅是为了保存和保管，更重要的是为利用服务。

利用包括内部利用和外部利用两个方面。

1.内部利用：指在组织内部根据需要进行的利用。

利用可以包括查询、复制、提取、展示等。

查询可以根据公文的索引或者目录进行，找到具体的文件资料。

第一章总则第一条为加强本单位的公文及档案管理工作，确保公文和档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有公文和档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条公文及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保公文和档案的完整性，不得遗漏、损毁或篡改。

2. 准确性原则：公文和档案的内容必须真实、准确、完整。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保公文和档案的安全，防止失密、泄密和损毁。

4. 效率性原则：提高公文和档案管理工作的效率，确保公文和档案的及时利用。

第二章公文管理第四条公文种类及格式1. 本单位公文分为上行文、平行文和下行文三种。

2. 公文格式应符合国家规定的标准，包括标题、主送机关、正文、附件、落款等。

第五条公文处理流程1. 公文起草：由公文起草人根据工作需要和实际情况起草公文。

2. 公文审核：由相关部门负责人或指定人员进行审核，确保公文内容准确、格式规范。

3. 公文签发：由单位负责人或授权人签发公文。

4. 公文印发：由办公室或指定部门负责印发公文。

5. 公文归档：公文印发后，由办公室或指定部门负责归档。

第六条公文归档要求1. 公文归档前应进行整理，确保公文分类、编号、标题、文号等信息的准确性。

2. 公文归档时应填写《公文归档登记表》，并妥善保管。

第三章档案管理第七条档案种类及分类1. 档案种类包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。

2. 档案分类应遵循国家档案分类标准，结合本单位实际情况进行。

第八条档案收集与整理1. 档案收集：办公室或指定部门负责收集各类档案，包括文件、照片、录音、录像等。

2. 档案整理：档案整理应遵循国家档案整理规范，包括立卷、归档、编号等。

第九条档案保管1. 档案保管应遵循防潮、防霉、防虫、防火、防盗等原则。

2. 档案库房应保持通风、干燥、清洁，并配备必要的消防、防盗设施。

文书档案管理办法第一条为建立科学、合理、规范的文书档案处理程序，提高文书档案的质量和处理的工作效率，制定本办法。

第二条管理职责后勤保障员负责公文的发送、分发、整理与归档。

第三条公文的种类保卫大队通用的公文种类有：（一）请示。

向上级部门请求请示、批准的事项。

（二）报告。

向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。

（三）决定。

对重大事项或重大活动作出安排。

（四）通知。

传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。

（五）通报。

表彰先进，批评错误，传达重要情况。

（六）会议纪要。

记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。

（七）工作计划。

对短期或长期工作作出的安排。

（八）工作总结。

对短期或长期工作作出的总结。

（九）活动方案。

对各类活动的组织、实施作出的书面计划和安排。

（十）报道。

为某项工作或事件撰写的宣传稿。

第四条公文格式（一）内容1、公文内容一般包括标题、正文、发文机关、公文日期和附件；2、根据公文的种类和撰写实际，可不包括附件。

（二）用纸公文统一用A4型纸。

（三）印装公文均采用横书横排，双面印刷，左面装订。

第五条行文原则通常按照逐级行文的原则。

遇特殊、紧急情况，或检举、控告直接上级，可越级行文。

第六条文书制作流程及标准（一）拟稿1、有具体承办人员起草，并由部门负责人审核。

2、公文内容简明扼要，一事一议，措词准确规范。

3、可行可不行的文坚决不行，减少行文数量，提高行文权威性和质量。

4、减少联合行文，避免行文过程中时间延误和推诿。

5、行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文目标单位或个人的负担。

6、对外行文一般以大队名义发文，对内行为以部门名义发文。

7、符合公文种类、格式和使用规范。

（二）核稿1、拟稿完毕后送各级领导审核。

2、审核有问题时，应及时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。

3、定稿。

（三）缮印、校对1、急件先行处理。

2、保密件专人打印。

3、打印后的校样、废纸等应妥善处理。

文书档案管理工作
文书档案管理工作是指对组织内的文书档案进行收集、整理、归档、保管、检索和销毁等工作。

它是组织内重要的管理工作之一，能够有效地提高工作效率、保障信息安全并便于信息的检索和利用。

文书档案管理工作包括以下几个方面：
1. 文书档案的收集：负责收集组织内产生的各类文书档案，包括公文、合同、报告、会议纪要等。

2. 文书档案的整理：对收集到的文书档案进行分类、编码和整理，使其条理清晰、易于查找。

3. 文书档案的归档：将整理好的文书档案按照一定的分类体系进行归档，如按照文件种类、时间顺序、部门或项目等，以便于管理和查找。

4. 文书档案的保管：对归档好的文书档案进行妥善保管，采取防火、防水、防盗等措施，确保文书档案的安全性和完整性。

5. 文书档案的检索：根据需要，对归档的文书档案进行检索，提供给相关人员使用，如提供某个时间段内的报告、某个部门的合同等。

6. 文书档案的销毁：对已经过时或无需保留的文书档案，按照相关规定进行销毁，如通过纸质文件的破碎机销毁或电子文件的删除。

文书档案管理工作的重要性在于保证组织内信息的有序管理，减少信息的丢失或混乱，并为决策提供准确、及时的依据。

同时，文书档案管理也是一项法定要求，组织需要根据相关法律法规和标准要求进行文书档案的管理。

为了有效地开展文书档案管理工作，组织可以建立规范的管理制度和流程，并运用信息化的手段进行电子档案管理，以提高工作效率和文档档案管理的质量。

此外，还需要加强对人员的培训，提高他们的档案管理意识和技能，确保文书档案管理工作的顺利开展。

文书档案管理制度文书档案治理制度11、文书立卷每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，依据案卷类目做好平常的文件收集、分类工作。

在文件收集齐全的根底上，将文件按以下特征逐项分开。

①分年度。

将文件按其形成的年度分开。

②分级别。

将文件按其之间的关系分成上级、同级、下级。

对相互联系严密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。

③分机构。

将文件按其产生或承办部门分开。

④分问题。

将文件按其内容所反映的问题分开。

⑤分期限。

依据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。

在文书分类的根底上，依据实际状况，敏捷运用文件各特征（问题、、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。

拟写案卷标题，简明、准确地反映卷内文件的内容。

案卷正式确定下来后，依据卷内文件时间、重要程序、问题、、地区、文件名称、文书往来机关等详细状况系统排列。

编写卷内文件的页号；填写卷内文件名目和备考表；撤除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。

2、档案治理将档案库房的档案柜、架科学排列编号。

保持库房内外清洁卫生。

学习和把握档案爱护技术。

库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避开灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。

3、档案利用预备检索工具。

编制案卷名目、全引名目、专题文件名目、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。

查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进展审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。

借阅档案，应仔细填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。

对借出的档案资料要按时收回入库。

4、档案统计建立档案收进、移出登记簿。

精确编制档案工作状况统计年报，准时上报有关部门。

5、档案鉴定依据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进展鉴定。

文书档案管理办法文书档案管理办法第一章总则第一条为规范文书档案的管理，维护公文安全和机构正常运转，根据相关法律法规，制定本办法。

第二条文书档案管理的范围包括各级机构的公文、合同、协议、报告、函件等相关文件，以及电子文书档案。

第三条文书档案的管理原则包括合法性原则、真实性原则、保存性原则和可查性原则。

第四条机构应设立专门的文书档案管理部门，负责对文书档案的采集、整理、归档和检索等工作。

第五条文书档案管理部门应制定相关制度和流程，明确文书档案的管理规范和要求。

第六条机构应配备专业的文书档案管理人员，具备相关文书档案管理知识和技能。

第七条机构应加强对文书档案管理人员的培训和考核，提高其文书档案管理水平。

第八条机构应定期进行文书档案的清理和整理工作，及时清理和报废过期的文书档案。

第九条文书档案管理部门应加强对文书档案的防火和防盗措施，确保文书档案的安全。

第十条机构应建立文书档案管理信息系统，便于文书档案的记录、查询和管理。

第二章文书档案的采集和整理第十一条各部门应及时将公文、合同、协议、报告、函件等相关文件送达文书档案管理部门，以备归档。

第十二条文书档案管理部门应按照文件的重要性和时效性进行归档，确保文书档案的及时整理和保存。

第十三条各部门在收到文书档案管理部门的书面通知后应配合提供相关文书档案，并按照规定的要求提供电子文书档案。

第十四条文书档案管理部门应对收到的文书档案进行分类整理，并建立相应的文书档案目录。

第十五条文书档案管理部门应加强对电子文书档案的管理，确保其安全和完整性。

第三章文书档案的归档和检索第十六条文书档案管理部门应按照文书档案的重要性和时效性确定归档期限，并制定相应的归档规范。

第十七条归档的文书档案应按照规定的档案分类和编号进行存放，标注清晰文件名称、日期等信息。

第十八条归档的文书档案应建立合理的档案标签和索引，方便检索和利用。

第十九条文书档案管理部门应建立完善的文书档案检索系统，提供方便快捷的检索服务。

一、总则为加强公文档案管理，确保公文档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及国家档案局的有关规定，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本单位的公文档案管理工作，包括公文的形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、提供利用等各个环节。

三、档案管理机构及职责1. 成立公文档案管理领导小组，负责公文档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。

2. 设立公文档案室，配备专职档案管理人员，负责公文档案的具体管理工作。

3. 公文档案管理领导小组的职责：（1）制定公文档案管理制度，并组织实施；（2）负责公文档案的鉴定、销毁工作；（3）对公文档案管理情况进行监督检查，确保档案安全；（4）组织开展公文档案的整理、统计、利用等工作。

4. 公文档案室的职责：（1）负责公文档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、提供利用等工作；（2）对公文档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、提供利用等工作进行监督检查；（3）协助公文档案管理领导小组开展公文档案管理工作。

四、公文档案的收集1. 公文档案的收集范围：（1）本单位的正式文件、函件、报告、请示、批复等；（2）本单位的内部刊物、会议记录、工作总结、计划、统计报表等；（3）与本单位业务活动相关的其他文件、资料。

2. 公文档案的收集要求：（1）及时收集，确保档案的完整性；（2）准确分类，便于管理和利用；（3）归档齐全，确保档案的连续性。

五、公文档案的整理1. 公文档案的整理原则：（1）按年度、按类别、按顺序进行整理；（2）保持公文档案的原始性、连续性、完整性和系统性。

2. 公文档案的整理方法：（1）按年度分类，每年为一个保管单位；（2）按类别分类，同一类别内的文件按时间顺序排列；（3）每份公文档案应包括文件本身、文件目录、文件登记表等。

六、公文档案的保管1. 公文档案的保管要求：（1）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防强光；（2）档案柜、架应定期检查、维护，确保档案安全；（3）档案管理人员应定期检查档案，发现问题及时报告。

2023文书档案管理制度2023文书档案管理制度1一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。

文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。

2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。

3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。

二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。

凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。

2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。

外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。

3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。

三、档案管理制度1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。

5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。

7、公司及各部门的年度工作计划、总结。

8、本公司的各种统计报表。

机关文书档案管理制度1、立卷归档(1)立卷范围。

上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料。

(2)立卷方法。

文秘人员在收集齐文件、资料的基础上，对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限，交专门档案业务人员签订后，填写卷内目录，进行整理装订。

所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固。

2、登记保管(1)登记。

将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录，然后入橱上架。

(2)保管。

案卷一经归档，要严格保管，确保万无一失。

档案室门窗要保持坚固，关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室。

保持室内清洁卫生，做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐，布局合理，案卷排列科学，便于查找。

3、提供利用(1)档案查阅。

凡到本室查阅档案的，均由档案管理人员负责，并按规定为利用者提供所需档案资料。

(2)注意事项。

本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后，方可按规定提供。

4、办理移交档案在本室保存满____年后，向档案馆办理移交手续。

(1)签定。

所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求，确保档案资料齐全、完整、准确。

(2)移交。

移交的档案要抄写案卷目录一式两份，保证移交手续齐全。

局机关自身档案每年整理一次，需存档的重大活动资料由各科室提供，局办公室负责汇总存档。

机关文书档案管理制度（2）是指机关依法规范和管理其产生的各类文书和档案的制度。

该制度的目的是保障机关文书和档案的合法性、完整性、真实性和有效性，提高机关信息管理水平、服务水平和效能。

机关文书档案管理制度一般包括以下内容：1. 机关文书的定义和分类：明确机关文书的概念、种类和分类，如公文、函件、报告、备忘录等。

2. 机关文书的起草、审批和签发：规定机关文书的起草程序、审批程序和签发程序，明确各个环节的责任和权限，确保文书的合法性和准确性。