总经办职能职责管控体系方案 最新

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总经办职能职责管控体系方案
一、主要职能
1、负责做好公司级会务组织工作(经理办公会、经营分析会等)做好议程及资料收集、会议记录、起草会议纪要。

2、负责督导督办各类公司级会议安排工作的检查和落实跟进。

3、负责公司内各部门的差旅费、招待费等各项管理费用预算和控制工作。

4、负责公司的接待、外事和对外联系及协调工作。

5、文秘、印签使用、档案、保密工作的管理。

6、负责公司后勤管理工作。

(绿化、小车队、监控、通讯、物业、食堂、医院等)。

7、负责各类报表数据的对外申报工作。

8、负责公司员工生活福利及员工活动管理工作。

9、负责公司对内对外各类文件、信件的收发、批转和以公司名义下发、外发的文件、印发工作。

10、完成公司领导交办各项工作。

11、完成各项接待、检查任务。

二、主要职责
主任:
1、负责总经办全面工作;制定工作目标措施,做好总经办各项工作,根据公司总体要求制定部门各项管理制度和工作规范,确立本部门工作目
标。

对部门内所有工作负有领导和管理责任;
2、制定部门管理目标,包括一系列规章制度、标准操作程序、岗位责任等,并监督实施;
3、根据部门工作目标,制定部门年度工作计划,并将其科学、合理、可行地分解至每月及各岗位,并组织实施和监督,做好部门月度工作总结及年度工作总结;
4、召集并主持部门例会,及时解决部门运作中出现的问题,组织部门员工按规定和计划完成各项工作任务,并对完成质量进行不定期检查,对部门员工进行业务指导及培训;
5、根据计划及公司预算考核指标,确定目标及下属各岗位的绩效考核指标及办法;
6、负责与上级部门及其他部门之间的沟通与协调,理顺工作关系,保证部门各方面工作的顺利开展及进行;
7、根据总经理指示,组织、协调、落实相关工作,并积极开展定期检查、督促及跟进;
8、完成公司领导下达的其它任务。

副主任:协助主任完成总经办各项工作;督促各负责人完成相关工作,负责落实公司的各项管理制度;完成公司领导下达的其它任务。

部门主管:
全面负责本部门各项工作;熟悉公司情况,把握生产需要,认真做好文秘、外协、后勤等各项服务工作;协助主任制定各项工作措施,完成既定和公司下达的各项工作目标,负责落实公司的各项管理制度;督促部门
科员完成各项工作计划;完成领导下达的其他任务。

三、制度流程
1、制度
办公费用管理规定
办公用品管理规定
公司食堂管理规定
接待工作管理规定
会议室管理规定
职工医院管理规定
绿化管理规定
物业管理规定
差旅费标准及报销程序管理规定
业务招待费管理规定
2、流程
1)业务招待流程。

2)办公用品采购流程
3)公司派车流程
4)公司级会议组织、召开流程
四、管理支撑体系(见附件)
1.工作保障体系:方案的选择、人员配置、激励制度、部门内部考核。

2.工作组织体系:选择合适方案、工作周密安排、人员的安排、现场协调。

3.工作计划体系:制定实施计划、安排工作任务。

4.工作控制体系:目标控制、人员控制、质量控制、时间控制。

五、运作形式
1.日工作任务分配
1)各部门跟据工作计划分配工作任务。

2)文秘主管根据公司要求和领导指示收集撰写相关信息资料。

3)后勤主管把工作任务进行逐人明确责任。

4)外协主管做好工作的协调、信息收集及对外联系工作。

2、月度工作绩效考核
1)用月度会议测评形式,对本月工作完成情况进行“公开、公平、公正”的形式来确定分管工作目标完成效果。

2)依据相关考核细则进行综合分析评定;
3)考核确定
六、管控内容
1、管理费用管控:按照“降本增效、预算服务于大局工作”原则,对各部门管理费用预算及使用进行科学监管和有效控制。

总经办按月进行费用通报和预警,各部门要建立管理费用使用台帐,明确专人详细逐项登记,总经办定期或不定期进行检查,在确保完成工作任务的前提下,各项预算均能在受控范围内。

2、会务工作管控:按照公司会议制度要求,总经办负责对公司级会议进行组织、安排;各部门召开部门专业会议前须提前到总经办进行备案,为减少会议次数、提高会议质量,原则上,总经办有权对相关会议提出建议或合并控制,并对会议地点、时间做出合理安排。

在会议组织方面,各部门要积极配合并执行。

针对公司会议所提整改问题,总经办负责到各单位进行督导、督办,各部门都要在规定时间内积极配合整改,对相关单位工作落实情况具有考核督办权。

3、后勤工作管控:总经办负责公司食堂、住宿、招待、绿化、通讯监控及小车服务等工作,建立健全各项规章制度和考核机制,各部门要服从总经办的总体协调和安排,确保圆满完成各项工作目标。

4、统计信息管控:各部门负责相关工作的数据统计工作,根据工作需要,应配和总经办完成数据对外上报工作。

5、采购成本管控:总经办负责各部门办公用品及其它必需品的采购工作,负责做好市场考察调研,信息收集工作,根据“质量、成本、节约”要求,降低工作成本,各部门应根据“节约增效”原则,服从总经办工作统一安排和物资科学调配。

6、外协工作管控:总经办具有公司对内对外工作协调功能,在信息收集、工作配合上,各单位应服从总经办总体安排和部署,在要求时间内完成各项工作任务。

七、探索运行模式
在以上方案管理过程实践中,需要积极探索本部门有效的运行模式。

附件:管理支撑体系工作运行图
管理支撑体系工作运行图
方案的选择 选择合适方案 目标控制 人力资源配置 人员控制 工作周密安排 制定实施计划 质量控制 激励措施 安排工作任务 时间控制 责任制度 人员合理安排
部门内部考核 现场周密协调
管理支撑体系 工作保障 保障工作有效开展的必要工作 工作组织 工作落实前具体准备和实施工作 过程控制 围绕着完成目标任务所进行的管理工作,处于受
控状态 工作计划 对开展工作前进行科学、周密计
划 工作管理目标。