ISO13485文件控制程序程序(含表格)

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文件控制程序程序
1目的
对文件进行控制,确保相关部门使用和保持有效版本。

2范围
适用于与体系有关的文件控制(包括外来文件)。

3职责
本程序由办公室负责实施与管理。

4工作程序
4.1文件的分类
本企业文件分为二级。

a、第一级文件:质量手册(包括程序文件)、管理制度、工作标准
b、第二级文件:技术标准、工艺文件、记录表格及其他质量文件。

4.2文件的编号
a、第一级文件编号方法:
质量手册为:XX/QB01—□—□
注“—□—□”为从0.1开始的流水号。

例:质量手册编号为:XX/QB01-0.1-8.5
程序文件为:XX/PS01—□—□
注“—□—□”为从0.1开始的流水号。

例:文件控制程序编号为:XX/PS01-4.2.3
管理职责编号为:XX/PS01-5.0-5.5
b、第二级文件编号方法:XX/PM02—□
注“—□”为01开始的流水号。

例:进货检验规程编号为:XX/PM02-01
c、外来文件沿用原编号。

d、记录表格编号采用与相应程序章节号对应加流水号。

例:文件控制程序中的记录表格为:42..3-014.2.3-02……
e、文件版本采用A/0,A/1……
4.3文件的编号与审批
4.3.1质量手册由企业办公室组织编写,管理者代表审核,总经理批准。

4.3.2程序文件及其他一级文件由生技部组织编写、办公室审核、管理者代表批准。

4.3.3第二级文件由相关部门编写,办公室和生技部审核,管理者代表批准。

4.4文件的发放与回收
办公室制定“文件发放清单”和“受控文件清单(内、外部)”报管理者代表批准后,指定复印份数,加盖“受控”章统一发放,并在发放文件上注明发放号。

文件领用或回收均应填写“文件发放回收记录”,领用或回收人均应签全名和日期。

4.5文件的更改
文件更改时应填写“文件更改单”。

经原审批部门批准后更改,并填写“文件更改记录”,更改后的文件和原文件应由办公室按本程序4.4要求进行发放和回收,并记录。

4.6文件的管理
a、当文件丢失、严重破损或其他情况需重新领用时,应经管理者代表批准后,按本程序
4.4要求领用,原发放号不变。

b、对更改文件或过期作废文件应加以标识,以防止作废文件的非预期使用,对需销毁的失效、作废文件应由办公室收集后,组织相关部门统一销毁并记录。

但应至少保留一份作废文件,并确定其保留期限。

本企业作废文件保留期限为三年,凡是作废文件均应填写“作废文件保留记录“。

4.7外来文件控制
各部门收集使用的外来文件应予以确认和识别,按本程序相关规定进行控制。

4.8涉及本程序的质量记录按《记录控制程序》进行记录并保持。

5相关文件
《记录控制程序》
6质量记录
4.2.3-01文件发放清单
4.2.3-02文件发放回收记录
4.2.3-03受控文件清单(内、外部)
4.2.3-04文件更改单
4.2.3-05文件修改记录
4.2.3-06作废文件保留记录
4.2.3-07文件(记录)销毁记录。