文件和资料控制程序(9个记录表格)

文件管理及记录控制程序（ISO9001-2015）1.目的1.1规范质量管理文件的编制、审批、收集、编目、标识、归档、贮存保管、修订审批和修订版别状态的控制要求，以确保管理文件内容的充分性和适宜性,并为持续改进提供依据。

1.2明确文件发布、分发的控制要求，使管理文件有需求使用的单位可及时获取，同时有效防止作废文件的非预期使用。

1.3明确对企业知识进行收集和整合、积累保存、有序传递、共享交流、适时更新的规定，实现企业知识在内部的共享、积累、有序传递和有效应用，2.适用范围适用本公司质量管理体系中所要求的各项程序、办法、标准类、外来文件以及过程中的记录,包括3C及EICC所需要的文件。

3.名词定义3.1管理文件：是指公司管理体系的《管理手册》、程序文件，和确保程序有效运作和控制所需的准则和方法类文件，以及外来文件。

3.2外来文件：3.2.1公司：与公司营运相关的，外部的法律、法规和标准，统称为外来文件。

3.2.2各部门：公司发行的一、二阶文件及各部门自己发行的三、四阶文件为内部文件，其它的统称为外来文件。

3.3受控文本：指文件分发的文本中，必须对文本的修订、分发和作废进行相应识别和控制的每一份文本，皆称为受控文本。

反之称为非受控本。

3.4工作记录：指管理体系运作生成的，即按程序文件要求所生成的格式化的、有关质量管理的结果性记录、证据，统称为工作记录(简称记录)。

3.5发文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有从该单位开出的记录，统称为该单位之发文记录。

3.6收文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有该单位接收到的其它单位流转或分发性记录，统称为该单位之收文记录。

3.7单一式记录：指同一份记录只需由单一部门填制记载、签核生效，称之为单一式记录。

3.8联单式记录：指同一份记录由两个（含）以上部门同时填制记载、并共同签核完毕方可生效的记录，称之为联单式记录。

文献控制程序（IATF16949/ISO9001-/ISO14001）1.0目的1.1 为了规范公司的文献管理体系，确保与产品或服务有关的管理体系文献或资料的符合性、适宜性和有效性，避免作废文献或资料的非预期使用，特拟制本程序。

2.0合用范畴2.1 公司全部与产品或服务有关的管理体系文献、资料、图纸、电子文档等，涉及外来文献。

3.0定义3.1一级文献：手册类文献。

该类文献是针对某项管理而制订的大纲性、根本性文献。

3.2二级文献：程序类文献。

该类文献是针对某项管理和作业而规定的工作过程和次序，它是对手册类文献的支持。

3.3三级文献：分技术文献、管理规定、外来文献三类。

技术文献含工位作业指导书、工艺参数、检查原则、操作规程、图纸、材料清单等；管理规定含二级程序文献引出的作业指导、各部门制订的规章、规定、制度类。

外来文献含各类公司同意采用的国际、国家、部级、行业、地方的原则、法律法规和客户或供应商提供的文献等。

3.4四级文献：统计、表格、联系单等。

3.5外发文献：指公司向客户、供应商或者其它单位发放的公司内部使用的文献。

4.0重要职责与权限4.1总经理：负责质量手册的审核和同意。

4.2管理者代表：负责手册编制、程序文献、外来文献和外发管理类文献的同意。

4.3行政部：负责公司文献的统一管理，并进行编码、保管、分发、回收、控制等工作，对各部门的文献管理工作进行稽核与监督。

4.4各职能部门：负责各部门程序文献的编制，及三级、四级文献的编制和审批。

4.5各部门文员负责本部门的文献管理，文献管理应根据本部门的文献特点对其进行定时整顿和归档，归档后的文献应选择适宜的方式对其进行分类、标记和保管，方便于查阅。

5.0作业流程图（参考附件）6.0流程内容6.1文献的拟制、会签、审核与核准6.1.1文献编写规定。

6.1.1.1受控文献的格式不作统一规定，但必须包含下列内容：文献名、文献编号、文献版本、生效日期、制订人、审核人、同意人。

成文信息控制程序（IATF16949/ISO9001-2015）1.0目的制定本程序的目的是规定质量管理体系所要求成文作息的控制准则，以确保在需要的场合和时机，均可获文件的有效版本，防止误用（如使用作废文件）；予以妥善保护（如防止泄密、不当使用或缺失）。

2.0范围公司质量体系规定的文件是指：1) ISO&IATF16949质量管理体系手册；2) ISO&IATF16949质量管理体系程序；3) 作业指导书；4) 程序和作业指导书所引申的表单；5) 工程图纸（产品配方/工装/设施/设备用图纸）；6) 软件、软件说明书；7) 工程标准（技术规范/材料规范）；8) 零件清单；9) 试验计划；10)检验规范；11)国际/国家/行业标准；12)顾客提供的规范、图纸与资料；13)购置设备所带的技术资料；14)采购合同与外包合同；15)生产工艺文件（如工艺流程图、控制计划）。

本程序适用于以上质量文件的控制。

3.0术语3.1成文作息：公司需要控制和保持的信息及其载体。

（成文信息可以任何格式和载体存在，并可来自任何来源。

3.2文件：信息及其载体。

（示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准）载体可以是纸张、磁性的、电予的、光学的计算机盘片，照片或标准样品，或它们的组合。

3.3 一级文件：质量手册；3.4 二级文件：程序文件；例如：成文信息控制程序、内部审核控制程序等；3.5 三级文件：管理标准（制度、办法）、技术标准（技术法规、标准）、工作标准（规范、规程、规定、流程）3.6 四及文件：质量、环境、职业健康安全管理体系记录3.7 外来文件：公司应识别的与产品和质量管理体系的策划和运行有关的全部来自公司以外的文件（包括与产品有关的法律法规、顾客提供的图样，产品标准等）。

3.8 文件控制：文件控制是对指对文件的编制、评审、批准、标识、检索、发放、使用、贮存、保护、更改和再批准、作废、回收等全过程所用活动的管理工作。

文件和资料的控制程序1．目的：对与本实验室质量管理体系相关文件进行控制，确保各相关场所得到有效版本，并确保组织质量管理体系相关文件得到正确的使用。

2．范围：适用于与质量管理体系相关文件和资料的控制。

3．职责：3．1主任负责批准发布质量手册（含质量方针及质量目标）；3．2技术负责审核质量手册（含质量方针及质量目标）；3．3技术负责人审核质量管理室分程序文件，质量负责人负责审核管理部分程序文件；3．4各部门负责本部门相关文件的编制、使用和保管；3．5质量管理室总体负责组织质量体系相关文件的制订、编号、保管等管理工作和定期评审。

4．程序：4．1文件分类4．1．1第一级文件：质量手册（含质量方针、质量目标）。

4．1．2第二级文件：程序文件。

4．1．3第三级文件：作业指导书及各类检测标准、规范，与质量管理体系相关的外来文件，各种质量记录、技术记录文件。

4．2文件编号4．2．1质量手册编号：GYDS-QM-××（××表示版次，手册中各章以章节号区分），例如：GYDS-QM-01表示组织质量手册第一版。

4．2．2程序文件编号：GYDS-QP-××（××表示顺序号），例如：GYDS-QP-05表示组织编制的第5个程序文件。

4．2．3作业指导书、规范、制度编号：GYDS-QI类型-×××（×××为顺序号）。

4．2．4各程序文件后所附质量记录的编号：GYDS-QR-×××（×××为顺序号）。

其它质量记录可不编号,而以其名称作为标识.4.3 文件的制定与审批4.3.1质量负责组织编写《质量手册》，技术负责审核，实验室主任批准。

4.3.2质量负责组织编写和审核管理类程序文件，实验室主任批准。

4.3.3技术负责组织化学分析室编写和审核技术类程序文件，实验室主任批准。

为确保与 QMS 建立、实施、产品生产创造、产品质量控制有关的文件和资料处于受控状态，保证有关场所能方便使用合用的有效版本文件。

合用于公司所有与 QMS 建立、 实施， 产品生产创造、 产品质量控制有关的文件和资料的管理与控 制。

3.1 总经理负责质量方针、质量目标、质量手册的批准发布。

3.2 管理者代表负责程叙文件、各种管理制度、记录表格的批准；直接引用顾客提供的图样/工艺文 件等外来文件的批准；特殊情况下“受控文件”的对外借阅、作废文件销毁的批准。

3.3 技术部负责法律法规文件的采集、识别、分发，办公室负责内部文件和资料的印制。

3.4 质量部负责程叙文件、管理制度、作业指导文件、记录表格的编制，相关职能部门负责本部门使 用的文件和资料的管理和控制。

4.1.1 文件和资料可呈书面或者电子媒体形式， 电子媒体形式的文件资料应有能防止丢失或者非授权写入 的装置。

4.1.2 文件和资料控制活动的内容包括：内部文件和资料的编制、审批、标识、发放、评审、更改、 换版；外来文件的识别、分发；文件和资料的使用、借阅、存档；作废文件的保留、销毁等。

4.2.1 各类文件和资料应格式规范统一、页面清晰，每一份文件均应有一个惟一的编号、发布前得到 审批。

4.2.2 文件编号执行《文件和资料编号管理规定》。

4.2.3 质量手册由质量手册编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准发布。

4.2.4 程叙文件和管理制度由主职部门参预编制，管理者代表审核，总经理批准。

4.2.5 作业指导文件由主职部门参预编制，技术部审核，总经理批准。

XX —QP —001 2022-A/0 共 5 页第 1 页XXXXXXXX 有限公司文件编号 版 本 号 页 号4.2.6 记录表格由质量部编制，部门负责人审核，管理者代表批准。

4.2.7 经审核批准后的文件和资料由公司办公室统一印制，并编制和保持《受控文件清单》。

4.3.1 所有与 QMS 建立、实施、产品生产创造、产品质量控制有关的文件和资料均为受控文件，都应盖受控印章表示其受控状态。

文件和记录控制程序1 目的确保与公司质量、环境、职业健康、安全管理体系有关的文件和记录得到有效的控制和使用，各现场使用的文件是有效版本。

2 适用范围适用于与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和记录控制。

3 术语定义3.1 受控文件：依标准之要求，经授权人员核准，并正式发行的文件。

3.2 外来文件：国家法律、法规及各项国家、国际标准、国家标准、行业标准、产品及市场资料、客户提供之书面技术文件及品质要求文件、图纸等。

4 职责4.1 体系专员负责公司质量、环境及职业健康安全体系文件的管理及管理手册的编制；4.2 各部门负责本部门使用文件的编制与管理；4.3 各主管领导负责文件的审批。

5 工作程序5.1 文件和资料的分类与保存5.2 所有受控纸质和电子文件由运营中心项目管理部体系专员管理；各部门使用的文件、外来文件、技术资料和记录由部门自行保管，合同及其它需留档的文件由档案室管理。

文件和记录的的编号5.2.1 文件编号ACEWAY- XX- XX XX顺序号职能类别代号文件类型代号公司名称代号示例：AWAY-QC-0301表示第一份用于设计开发的作业指导书。

职能代号以公司运营中的各项职能为分类标准，由体系专员编制在文件清单中并根据分类为受控文件发放编号。

质量管理体系和三体系合一的文件的职能类别代号从01至19；环境管理体系和职业健康、安全体系的职能类别代号以20开始。

5.2.2 记录表样的编号AWAY. QF- XX- XX顺序号职能类别代号表格代号公司名称代号示例：AWAY.QF-11-01为人力资源类的第1号表格。

记录的职能代号同文件的编号标准。

5.2.3 记录查阅码由各部门根据归档、检索的需要自行设置，但应保证编码规则的一致性。

5.3 文件的编写、审核、批准5.3.1 文件的编写应按5W2H的要求，规定清楚做什么事，由谁去做，怎么去做，什么时间完成，达到什么标准。

一般由以下几个部分组成：1、目的；2、适用范围；3、定义（可选）；4职责（可选）；5、程序或内容；6、相关支持性文件；7、相关记录；8、流程图（可选）。

1.0 目的为确定本公司文件和记录的管理有统一的标准，以防止误用或混用，特制定本程序。

2.0 适用范围本程序适用于本公司所有质量体系内相关文件、记录的控制。

3.0 职责3.1文件和记录的制（修）订，由质量部专人负责。

3.2 管理类文件包括质量手册、程序文件、工作规范、外来文件、技术图纸及相关技术资料等，由质量专人管理。

3.3 各部门负责本部门职责范围内文件和记录管理。

4.0 定义无5.0 程序内容5.1文件分类，本公司的文件和记录分为：QM —质量手册； QP —程序文件； WI —工作规范；FM —记录、表格； W —外来文件； T —技术文件。

5.2文件编号5.2.1 QM类、QP类文件资料按以下规定编号：流水号T类文件资料按以下规定编号：本公司代码分类代号流水号WI类文件资料案以下规定编号：本公司代码分类代号 / 部门代码流水号FM类文件编码：文件号+FM+序号5.2.1.1本公司代码为：AC5.2.1.2 外来文件无编号时的编号为：AC-W-XX，如有则采用原来的编号。

流水号5.2.1.3 QM类、QP类、WI、W、T、FM类文件流水号01—99。

5.2.2 FM类文件：各部门将设计原稿交质量部文控中心集中编号保管，使用时各记录表单的流水号按5.2.1.3执行，同时在其后加版次识别（如：AC-QP-01-FM01A），如有更改则以A、B、C等类推。

5.2.3 WI类文件编号部门代码如下：总经理01；管理者代表02；销售部03；；采购部04；质检部06；生产部07。

5.3文件的制定、审核、修改5.3.1 本公司体系文件由各相关部门编制后，按下表所列职责进行审核，批准后交综合部统一编号发布。

5.3.2 文件的修订（更改）由原制订单位负责，填写《文件更改申请表》，经审核、批准后，交质量部统一修订或改版和发布，收回作废文页并作修订记录。

5.4文件版次5.4.1 文件版次以大写英文字母表示，第一次发行为A版，第二次B版，依此类推。

文件与资料控制程序（依据GB/T19001-2016 idt ISO9001:2015标准编制）1.0目的为了保证公司质量管理体系文件的充分适宜及有效性特制订本程序。

2.0范围质量管理体系需要控制的文件及资料包括：质量手册控制程序管理制度职务说明书工程技术图纸（参考技术文件管理制度）客户提供图纸及国家/国际/行业标准其它特别注明需受控的文件3.0定义3.1 受控文件列在“范围”内需受文控中心控制的文件与资料，若文件有新版本发出，受控文件复印件将会被更新。

3.2 非受控文件列在“范围”外的文件与资料，根据需要可盖“参考章”，若文件有新版发出将不会被更新。

4.0职责4.1 文控中心负责按本程序要求执行及维护文件与资料的控制。

4.2 文件编制者负责文件内容的编写，确保编写内容的正确并适宜的发出文件。

4.3 部门负责人负责文件分发需求及确保分发的受控文件在适当的地方正确使用。

5.0程序5.1所有受控文件包含以下几大项：5.1.1 文件编号、版本、公司名称、文件名称；5.1.2 编制、审批、批准、发布及执行日期；5.1.3 页数及总页数（有独立控制编号方法的文件除外）；5.1.4 目的：列出该程序的目的和程序内容的主旨；5.1.5 范围：列出该程序的适用区域；5.1.6 职责：列出该程序相关人员的职责权限；5.1.6 定义：解释一些在该程序内出现的专有名词或缩写；5.1.7 程序：详细描述该程序的各步骤；5.1.8 相关文件：列出和该程序描述的活动有关的文件；5.1.9 相关记录：属于该程序内产生的记录5.1.10文件制订/修订/作废履历表5.2 文件编号系统5.2.1 公司代码：SJ5.2.2 文件类别代码：文件按级别可分为：质量手册（代号为M）；控制程序（代号为L）；管理制度（代号为G ）；技术文件（详见技术文件管理制度）；职务说明书（代号为Z ）；外来文件（代号为W ）；以后如有新类别增加由总经办确定增加即可。

目的:对公司质量管理体系的所有相关文件和质量记录进行有效控制，确保文件和记录的充分性、有效性和完整性，并提供对产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的证据。

适用范围：适用于所有与公司质量管理体系有关文件的控制和为证明产品、过程和体系符合要求和质量体系有效运行的记录。

职责：. 总经理负责公司质量手册的批准. 管理者代表负责组织质量手册的编制和审核；负责程序文件的批准。

负责三级文件的批准.技术部经理负责技术文件的批准。

. 各职能部门负责相关程序文件和三级文件（包括各种表单）的起草、制定、修订、更改。

负责本部门三级文件的审批、发放范围的确定。

负责确定本部门编制的记录表单的格式以及记录的填写、收集、整理归档工作。

负责保持本部门的文件及记录符合《文件和记录控制程序》的要求。

. 品质管理部文控中心负责ISO质量管理体系文件的格式统一、文件登录、编号及发放。

负责文件的回收、修改、废止、保存和销毁。

负责监督、各部门的记录填写控制情况。

负责与本公司ISO质量管理体系相关的外部信息和资料的收集，并加以识别控制。

定义：.受控文件：被使用为作业依据的书面文件，须随时保持最新版次，具有分发控制、修订版本时须重新分发以确保文件正确与适用性。

.外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准。

.质量手册（一级文件）：对公司体系的方针、目标、管理职责和权限等进行整体描述的文件，包括ISO 质量手册等。

.程序文件（二级文件）：根据体系要求所编制的纲领性的通用程序，是各部门的合作基础。

.作业指导书（三级文件）：包括与产品、设备、技术和操作方法有关的详细作业指导书，还包括相关法规要求、标准规范等。

.表单记录（四级文件）：包括书面记录和电子文档。

5. 程序接收或责任部门应确定外来文件的实用性，品质管理部根据接收外来文件部门的发放申请单将“外来文件”复印并加盖“外来文件”章，按、、要求对外来文件进行控制。

变更记录1 目的为了有效控制公司质量、环境、职业健康安全管理体系要求的文件和资料，确保与质量、环境和职业健康安全管理活动相关部门使用文件的正确性、有效性和可控性，制定本程序。

2 适用范围适用于与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和资料控制，包括适用的法律法规、各层级体系文件及公司体系文件延伸管理的各类文件等。

3 定义3.13.2 体系文件标准定义划分3.2.13.2.2 部门代码（表2）序号3.3 体系文件代码结构划分3.3.1 结构划分ⅠⅡⅢⅣⅤ文件层级MU （管理手册）PD （控制程序）文件属性文件属性文件属性—编写部门编写部门编写部门部门代码顺序编号顺序编号顺序编号顺序编号顺序编号COSCOSYGD———3.3.2 管理手册代码结构文件属性文件层级中远船务标识3.3.2.1 《大连中远船务公司质量手册》 COSCO-SYGD-Ⅰ-MU 3.3.3 控制程序代码结构顺序编号 文件属性 文件层级中远船务标识3.3.3.1 顺序编号由01～99构成，按照质量、环境、职业健康安全三体系标准排序 3.3.3.2 文件举例：《文件和资料控制程序》 COSCO-SYGD-Ⅱ-PD-01 3.3.4 第三、四层级文件代码结构 3.3.4.1顺序编号 部门代码 文件属性 文件层级中远船务标识3.3.4.2 文件举例：《部门绩效考核管理程序》COSCO-SYGD -Ⅲ-MP-SD-01《企划部部门职责》 COSCO-SYGD -Ⅳ-DR-SD-01《物资管理部部门职责》 COSCO-SYGD-Ⅳ-DR-MM-013.3.5 第五层级文件代码结构 3.3.5.1顺序编号 部门代码 文件层级中远船务标识3.3.5.2 顺序编号由001～999构成，根据编写文件部门记录、表格顺序存档，各部门填写《体系文件记录汇总表》（附件4），企划部每季度形成一次公司的文件记录汇总表3.3.5.3 文件举例：《文件和资料控制程序》附表一《文件审批表》 COSCO-SYGD -Ⅴ-SD-01 4 职责5 体系文件审批流程5.1 第一层文件由企划部起草，管理者代表审定，总经理批准，企划部发布。

文件和资料控制程序 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT1.目的为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。

2.适用范围适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。

3.定义文件分类：红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。

一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。

二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。

三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。

（D）：检验标准、产品规范。

四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。

临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。

外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。

文件分为受控文件及非受控文件：受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。

包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。

非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。

4.工作职责文件的审查、批准权限为：文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。

文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。

5.工作程序图：6.程序说明体系文件的制定（编号、内容框架、格式要求）、发布应严格控制，禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用。

文件制定的要求：类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的QEO 体系标准要求制定。

修 订 日 期修 订 记 录修 订 内 容 页 次版 本受控文件章制 定 核 准 审 核 XXX 光电有限公司文件及记录控制程序文件编号 文件版本 生效日期 页 码QP-01 A/0 2022-6-6 1/10页码2/10一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清晰反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或者改进提供依据。

二：范围本程序合用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。

三：定义3.1 受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程叙文件、工作指引、检验标准、工作记录等。

b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。

c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。

3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或者文件取销，文控将跟进该文件。

受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。

3.3 非受控 (参考) 文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或者文件取销，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。

3.4 受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。

3.5 知识：通过学习、实践或者探索所获得的认识、判定或者技能。

四：职责4.1 文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。

整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。

公司各类文件格式的保存。

4.2 文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或者过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。

受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。

4.3 文件的编制/审批权限文件名称编制人员审核人员批准人员质量手册文控管理者代表总经理程叙文件各相关部门负责人管理者代表总经理标准、规范、作业指导书各相关部门人员部门负责人管理者代表记录表格使用部门/ 部门负责人五：文件管理流程流程5.1文件格式确定5.2文件编制5.3文件评审及批准5.4文件归档5.5文件发放5.6参考文件发放流程说明1、文控负责制订文件 (各类文件) 格式要求，如：文件封面、版面、字体、字号、公司LOGO 等等。

文件和记录控制程序1.目的对与组织质量管理体系有关的文件和记录进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。

为确保知识可满足产品和服务的符合性，加强对组织知识的保管,规范组织知识管理工作,制定本控制程序。

2.适用范围本程序适用于与质量和环境安全管理体系有关的所有文件及记录的控制。

本程序适用于公司质量管理体系所需的知识的收集、分析、整理、传递、保管和利用。

3.引用文件《制造一体化管理手册》MQ-QEH-0014.术语组织的知识：包含a)内部知识（如知识产权、从经验获得的知识、从失败和成功项目汲取的经验和教训、获取和分享未成文的知识和经验，以及过程、产品和服务的改进结果）；b）外部来源（如标准、学术交流、专业会议、从顾客或外部供方收集的知识）。

5.职责5.1总经理5.1.1负责公司质量环境安全总目标的策划5.1.2负责管理手册、质量环境安全总目标及程序文件的批准5.2管理者代表5.2.1负责组织对管理手册的策划、编写、修订，并进行审批5.2.2负责各部门质量、环境安全目标分解、支持性三级文件的批准5.3各部门5.3.1负责程序文件及支持性的三级文件的编制、评审修订；5.3.2负责相关文件的审批、批准。

5.4体系专员5.4.1负责对公司文件进行编号，并对编号的唯一性负责；5.4.2负责对外来文件进行编号管理；5.4.3负责所有文件的登记、分发、修订、作废等管理工作；5.4.4负责收集、整理、归档、管理与本部门相关的知识。

6．流程图7．流程描述7.1文件和记录的策划公司内部知识主要包含以下:a)管理体系知识、产品设计开发及产品制造等产品相关的技术知识，并以文件化的形式进行总结和沉淀。

体系文件和记录的策划详见《体系策划与改进程序》。

b)其中公司的管理过程的识别及过程之间的相互关系及个过程的职能的分配以质量手册的形式进行策划；c)与管理体系相关的过程具体的运行流程及具体要求以程序文件和管理三级作业文件的形式完成策划。