员工档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案资料的安全、完整、准确，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工档案的收集、整理、保管、利用等工作。

第三条公司员工档案管理遵循以下原则：（一）真实性：档案资料必须真实、准确、完整，反映员工实际情况。

（二）完整性：档案资料应包括员工的基本情况、工作经历、培训记录、考核结果等。

（三）保密性：严格按照国家有关保密规定，对涉及员工隐私的档案资料进行保密。

（四）安全性：采取有效措施，确保档案资料的安全。

第二章档案收集第四条公司各部门应按照档案收集范围，及时收集员工档案资料。

第五条档案收集范围包括：（一）员工基本情况：身份证、户口簿、学历证书、资格证书等。

（二）工作经历：劳动合同、工作交接单、奖惩记录等。

（三）培训记录：培训证书、培训考核成绩等。

（四）考核结果：年度考核、岗位考核、专项考核等。

（五）其他：与员工相关的其他材料。

第六条档案收集要求：（一）及时性：各部门应在规定时间内收集完毕。

（二）准确性：档案资料应准确无误。

（三）完整性：档案资料应完整无缺。

第三章档案整理第七条档案整理应遵循以下原则：（一）分类整理：按照档案资料的性质、内容进行分类整理。

（二）顺序排列：同一类档案资料应按时间顺序排列。

（三）编目标识：为每份档案资料编制编号和标识。

第八条档案整理流程：（一）分类：根据档案资料的性质、内容进行分类。

（二）排序：同一类档案资料按时间顺序排列。

（三）编目：为每份档案资料编制编号和标识。

（四）装订：将整理好的档案资料装订成册。

第四章档案保管第九条档案保管应遵循以下原则：（一）安全性：采取有效措施，确保档案资料的安全。

（二）保密性：严格按照国家有关保密规定，对涉及员工隐私的档案资料进行保密。

（三）完整性：确保档案资料的完整无缺。

第十条档案保管要求：（一）设置档案室：配备档案柜、档案架等设施。

第一章总则第一条为加强公司员工资料的管理，确保员工资料的安全、完整和有效利用，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工资料的收集、整理、归档、保管、查询、借阅、销毁等工作。

第三条公司员工资料归档管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保员工资料的全面性和准确性；2. 安全性原则：确保员工资料不被泄露、丢失或损坏；3. 可用性原则：确保员工资料能够随时查阅和利用；4. 保密性原则：对涉及员工隐私的资料进行严格保密。

第二章资料收集与整理第四条员工资料收集应包括以下内容：1. 员工基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、籍贯、学历、职称、联系方式等；2. 入职信息：入职日期、部门、岗位、薪资、合同期限等；3. 工作表现：工作业绩、奖惩记录、考核结果等；4. 休假信息：请假记录、加班记录等；5. 其他相关资料：培训记录、绩效考核表、离职证明等。

第五条员工资料收集后，由人事部门负责整理，包括以下步骤：1. 分类：按照员工资料的性质和用途进行分类；2. 编号：为每份资料编制唯一编号；3. 填写档案袋：将整理好的资料放入档案袋，并填写档案袋封面；4. 归档：将档案袋按照编号顺序放入档案柜。

第三章资料归档与保管第六条员工资料归档应按照以下要求进行：1. 按照档案分类和编号顺序存放；2. 定期检查档案，确保档案的完好无损；3. 对重要档案进行备份，确保数据安全。

第七条员工资料保管应遵循以下规定：1. 档案柜应放置在通风、干燥、防潮、防火、防盗的场所；2. 档案柜钥匙由专人保管，非相关人员不得随意取用；3. 档案柜定期清洁，防止档案受潮、发霉。

第四章资料查询与借阅第八条员工资料查询应遵循以下规定：1. 员工本人可随时查阅本人资料；2. 其他人员需查阅他人资料时，应经人事部门批准；3. 查阅资料时，需填写查阅登记表，并确保资料安全。

第九条员工资料借阅应遵循以下规定：1. 借阅资料需填写借阅登记表，并注明借阅目的、期限；2. 借阅资料应在规定期限内归还，如有损坏或丢失，需照价赔偿；3. 借阅资料不得外传或擅自复制。

第一章总则第一条为加强公司员工纸质档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工的纸质档案管理，包括员工入职、在职、离职等各个阶段的档案。

第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案内容的完整、真实、准确。

2. 准确性原则：档案记录应与实际情况相符，不得随意篡改。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案丢失、损毁、泄密。

4. 保密性原则：严格保密档案内容，不得泄露员工隐私。

第二章档案收集与归档第四条员工档案的收集应遵循以下程序：1. 员工入职时，人力资源部门负责收集员工的身份证、学历证书、资格证书等证明材料。

2. 员工在职期间，各部门应定期收集员工的奖惩记录、考核结果等材料。

3. 员工离职时，人力资源部门负责收集员工的离职证明、工资结算单等材料。

第五条员工档案的归档应遵循以下要求：1. 档案应按照员工姓名、工号等进行分类整理，便于查阅和管理。

2. 档案归档时应填写档案目录，包括档案名称、档号、归档日期等。

3. 归档的档案应按照档案柜编号顺序排列，保持档案柜整洁有序。

第三章档案保管与维护第六条公司应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。

第七条档案保管应遵循以下规定：1. 档案应放置在通风、干燥、防潮、防虫、防鼠的环境中。

2. 档案柜应保持整洁，不得存放无关物品。

3. 档案柜钥匙应由专人保管，不得随意借出。

第八条档案维护应定期进行，包括以下内容：1. 定期检查档案的完好情况，发现破损、褪色等问题及时修复。

2. 定期对档案进行消毒，防止档案受到细菌、病毒等侵害。

3. 定期对档案进行整理，确保档案的整洁和有序。

第四章档案利用与保密第九条员工档案的利用应遵循以下规定：1. 档案利用应经档案管理部门审批，确保档案的合法利用。

2. 档案利用过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露员工隐私。

公司员工档案管理方法与制度模版一、员工档案管理方法1. 建立统一的档案管理系统建立一个统一的员工档案管理系统，包括员工信息录入、档案查询、档案储存和档案归档等功能。

可以借助电子化的手段来建立档案管理系统，方便员工信息的录入和查询，同时也可以确保档案的安全性和可靠性。

2. 建立档案管理制度制定一套完善的档案管理制度，明确员工档案管理的流程和要求。

包括员工信息录入的标准、档案归档的时间和方式、档案的保密措施等。

制度要简明扼要，易于实施和操作。

3. 完善员工档案资料建立员工档案的完整资料，包括基本信息、教育背景、工作经历、培训记录、评价考核等内容。

同时还应有员工签订的各类合同、协议和保密承诺书等重要文件的复印件。

4. 定期更新员工档案定期跟进员工的变动情况，及时更新员工档案中的信息。

包括员工晋升、调岗、转正、离职等变动情况的记录，以及相应的档案调整和归档。

5. 档案保密措施建立档案保密制度，涉及员工个人隐私的信息要得到保护。

制定相关的保密措施和权限分级，确保档案信息的安全性。

6. 存档备份与存储建立档案备份与存储制度，确保档案的备份工作定期进行。

可以选择将档案备份存储在云端服务器上，同时也要建立实体档案存储库，确保档案的安全保存。

7. 定期审查档案质量定期开展档案质量审查工作，检查档案的准确性和完整性。

发现问题要及时进行修复和调整，确保员工档案的质量。

二、员工档案管理制度模板公司员工档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为了规范公司员工档案管理工作，建立员工档案的完整和准确性，保护员工的合法权益，提高工作效率，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本规定。

第二条适用范围本规定适用于公司全体员工档案的管理工作。

第三条定义1. 员工档案：指公司对员工个人信息、工作经历、培训记录、考核评价等进行记录的档案。

2. 员工档案管理人：指负责公司全体员工档案管理的专职人员或相关部门。

第二章档案管理的流程第四条档案录入1. 员工入职时，应按照公司要求，提交个人信息及相关材料，由人力资源部门进行档案录入。

一、目的为加强公司员工档案管理，确保员工档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

三、档案管理职责1. 人事部：负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 部门负责人：对本部门员工档案的完整性、准确性、安全性负责。

3. 员工本人：配合人事部完成档案的收集、整理和更新工作。

四、档案收集与整理1. 新员工入职时，由人事部负责收集以下档案资料：（1）身份证复印件；（2）学历证书复印件；（3）专业技术资格证书复印件；（4）劳动合同；（5）入职登记表；（6）其他相关证明材料。

2. 员工档案整理应按照以下要求进行：（1）按照员工入职时间顺序排列；（2）档案材料应分类存放，便于查阅；（3）档案材料应装订整齐，标签清晰；（4）档案材料应使用A4纸打印或复印。

五、档案归档与保管1. 归档：员工档案收集整理完毕后，由人事部进行归档。

2. 保管：档案应存放在安全、干燥、防潮、防火、防盗的档案室，由专人负责保管。

3. 利用：员工档案仅限于公司内部查阅，查阅时需填写查阅登记表，并经相关部门负责人批准。

六、档案销毁1. 档案销毁前，由人事部进行审核，确认档案已无利用价值。

2. 档案销毁时，应严格按照国家有关法律法规和公司内部规定执行。

3. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。

七、监督检查1. 公司领导应定期对员工档案管理工作进行检查，确保档案管理的规范性。

2. 人事部应定期对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。

八、附则1. 本制度由人事部负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

九、注意事项1. 员工档案是公司的重要资料，各部门应高度重视，加强档案管理。

2. 员工档案管理人员应具备一定的专业知识，确保档案管理的质量。

3. 员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作，应严格按照本制度执行。

第一章总则第一条为加强公司人力资源管理工作，规范个人档案的管理和使用，保障员工的合法权益，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工的个人档案管理。

第三条个人档案管理应遵循真实性、完整性、保密性和规范性的原则。

第二章档案收集与整理第四条个人档案的收集包括以下内容：1. 员工的身份证、学历证书、专业技术资格证书等证件复印件；2. 员工的劳动合同、入职登记表、离职登记表等；3. 员工的工资单、考勤记录、奖惩记录等；4. 员工的体检报告、健康证明等；5. 员工的培训记录、考核记录等；6. 员工的各类证明材料及公司认为需要保存的其他资料。

第五条个人档案的整理应按照以下要求进行：1. 按照时间顺序整理，保持档案的连续性；2. 对收集到的资料进行分类、编号，确保档案的整齐有序；3. 档案资料应使用规范的档案盒和文件夹，确保档案的保存和使用安全；4. 档案资料的填写应字迹工整、内容准确，不得随意涂改。

第三章档案保管与使用第六条个人档案的保管由人力资源部门负责，设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施。

第七条档案保管应遵守以下规定：1. 档案室应保持通风、干燥，防止档案受潮、霉变；2. 档案应按照规定的温度、湿度存放，确保档案的安全；3. 档案室应配备防火、防盗、防虫害等安全设施；4. 严禁无关人员进入档案室，确保档案的保密性。

第八条个人档案的使用应遵循以下原则：1. 严格按照规定程序查阅档案，不得随意借阅、复制、泄露档案内容；2. 查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，详细记录查阅人、查阅目的、查阅时间等信息；3. 查阅档案时，应保持档案的整洁，不得在档案上乱涂乱画；4. 查阅档案后，应及时归还，不得私自留存档案资料。

第四章档案销毁第九条个人档案的销毁应按照国家有关法律法规和公司规定执行。

第十条档案销毁前，应进行以下程序：1. 由人力资源部门提出销毁申请，经公司领导批准；2. 对拟销毁的档案进行清点、核对，确保档案完整；3. 拟销毁的档案应在公司内部公示，接受员工监督；4. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。

一、总则为了加强公司员工档案的管理，确保档案资料的真实性、完整性、保密性和安全性，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 公司员工的个人基本信息、劳动合同、岗位说明书、培训记录、绩效考核、奖惩记录等。

2. 公司组织机构、部门设置、人员变动等内部管理档案。

3. 公司与员工签订的各类协议、合同、保密协议等。

4. 公司员工的各类证书、职称、学历证明等。

三、档案管理制度1. 档案收集与整理：- 各部门负责收集本部门员工的档案资料，并及时上报至人力资源部门。

- 人力资源部门负责对收集到的档案资料进行分类、整理、归档。

2. 档案保管：- 档案应存放在安全、通风、防潮、防尘、防虫蛀的专用档案柜中。

- 严格执行档案的借阅制度，未经批准，任何单位和个人不得擅自借阅、复制或销毁档案。

- 定期对档案进行清理、鉴定和整理，对破损、褪色、字迹模糊的档案进行修复。

3. 档案利用：- 员工本人可查阅本人的档案资料。

- 其他部门或个人需查阅档案时，需经人力资源部门批准，并办理借阅手续。

- 查阅档案时，应遵守保密规定，不得泄露档案内容。

4. 档案安全：- 建立档案安全责任制，明确档案管理人员的安全责任。

- 定期对档案库房进行安全检查，确保档案安全。

- 发生自然灾害、火灾等突发事件时，应立即采取措施保护档案。

四、档案销毁1. 档案资料达到保管期限的，应进行销毁。

2. 销毁档案前，需经人力资源部门负责人批准，并办理销毁手续。

3. 销毁档案时，应采用焚烧、碎纸等方式，确保档案内容不被泄露。

五、责任与奖惩1. 各部门负责人应加强对本部门档案管理的监督，确保档案管理制度的有效执行。

2. 人力资源部门负责对档案管理工作进行检查、考核，对违反档案管理制度的行为进行处罚。

3. 对在档案管理工作中表现突出的个人或部门给予表彰和奖励。

六、附则1. 本制度由人力资源部门负责解释。

公司员工档案管理方法与制度1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。

2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。

3、存档资料要分类按顺序存放。

例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。

顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。

4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。

5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。

注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。

6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。

员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。

2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。

通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。

3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。

4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。

一、总则为加强公司员工管理，规范员工档案管理，确保档案资料的真实性、完整性、保密性和安全性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有员工的档案管理，包括但不限于人事档案、培训档案、考核档案、奖惩档案等。

三、管理职责1. 人力资源部：负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和更新工作。

2. 各部门：负责对本部门员工的档案资料进行初审，确保其真实性、准确性和完整性。

3. 员工本人：负责提供真实、准确的个人信息，并对档案内容进行监督。

四、档案收集1. 入职时：员工需提交身份证、学历证明、资格证书、劳动合同等相关资料。

2. 工作期间：根据工作需要，及时更新员工的个人信息、培训记录、考核结果等。

3. 离职时：员工需归还所有公司发放的物品，并提交离职证明等相关资料。

五、档案整理1. 分类：按照员工档案的性质、内容进行分类，如人事档案、培训档案、考核档案等。

2. 编码：为每份档案设置唯一的编码，方便查找和管理。

3. 归档：按照档案分类和编码，将档案整理归档。

六、档案保管1. 场所：档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施。

2. 温度和湿度：档案保管场所的温度和湿度应控制在适宜范围内。

3. 安全：档案保管场所应设置安全监控系统，确保档案安全。

七、档案利用1. 查阅：员工本人或授权人可查阅本人档案。

2. 查询：公司各部门因工作需要，可向人力资源部查询相关员工档案。

3. 保密：未经本人同意，任何人不得查阅、复制、传播员工档案。

八、档案更新1. 定期更新：人力资源部应定期对员工档案进行更新，确保档案信息的准确性。

2. 变动更新：员工个人信息、工作变动等情况发生时，应及时更新档案。

九、档案销毁1. 过期档案：根据国家相关规定和公司实际情况，对过期档案进行销毁。

2. 销毁程序：销毁档案前，应进行严格审查，确保不涉及保密内容。

销毁过程应有两人以上在场监督，并做好记录。

十、奖惩1. 表彰：对在档案管理工作中表现突出的个人或部门给予表彰。

第一章总则第一条为加强员工档案管理，确保员工档案的完整、准确、安全，根据国家有关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的员工档案管理。

第三条员工档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保员工档案的完整性，不得遗失、损毁或篡改；2. 准确性原则：确保员工档案内容的准确性，及时更新档案信息；3. 安全性原则：确保员工档案的安全，防止档案信息泄露；4. 保密性原则：对员工档案中的敏感信息进行保密，防止泄露给无关人员；5. 规范性原则：严格按照国家有关法律法规和本制度的规定进行档案管理。

第二章组织机构及职责第四条成立员工档案管理领导小组，负责员工档案管理的组织、协调和监督工作。

第五条员工档案管理领导小组下设档案室，负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第六条档案室的主要职责：1. 制定员工档案管理制度，组织实施档案管理工作；2. 负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；3. 对员工档案进行分类、编目、编号，确保档案的有序管理；4. 定期对员工档案进行清理、归档，确保档案的完整性；5. 加强员工档案的安全防护，防止档案信息泄露；6. 指导各部门做好员工档案管理工作。

第三章档案收集与整理第七条员工档案的收集应包括以下内容：1. 员工基本信息；2. 员工工作经历；3. 员工培训、考核、奖惩等记录；4. 员工合同、协议等相关文件；5. 其他与员工相关的资料。

第八条员工档案的整理应遵循以下要求：1. 按照档案类别进行分类；2. 对档案进行编号、编目；3. 确保档案内容的准确性、完整性；4. 对档案进行数字化处理，方便查询和利用。

第四章档案保管与利用第九条员工档案的保管应遵循以下要求：1. 档案室应设置专门的档案柜，确保档案的存放安全；2. 对档案进行定期检查，发现问题及时处理；3. 对档案进行防火、防盗、防潮、防虫等安全措施；4. 对档案进行保密，防止档案信息泄露。