IATF16949成文信息控制程序

1.0 目的本程序规定了文件和资料的批准、发布、发放、确认、作废、更改、收回及归档和保存的控制方法，确保各相关场所使用文件和资料为有效版本，能够安全有效地被管理与使用。

2.0 适用范围本程序适用于公司质量管理体系文件的控制及本公司技术文件、设备文件、外来文件、顾客提供的图样批准、发布、发放、确认、作废、更改、收回及归档和保存的管理。

3.0 职责3.1 总经理负责批准发布质量手册。

3.2 管理者代表负责审核质量手册和批准质量管理体系程序文件，批准程序支持性文件和作业指导书等，指导组织对现有体系文件的定期评审。

3.3 体系办是质量体系文件和资料的归口管理部门，负责公司质量管理体系的文件和资料控制，负责文件的统一管理。

3.4 研发中心负责技术文件和资料的归档、分类、标识、编制、审核、批准、分发、回收、销毁、更改、保管及外来文件、图样的评审、转换等管理工作，负责本公司产品图纸、样件及有关更改内容的及时传递。

3.5其他部门负责相关文件的编制、使用及对本部门在用文件和资料的控制，负责本部门与质量管理体系有关的文件和资料的收集、整理和归档。

4.0术语文件：信息及其承载媒体。

5.11 体系文件的格式及编号方法 5.11.1体系文件的格式 a)质量手册的格式b)程序文件编写顺序：①目的； ②适用范围； ③职责； ④术语；⑤工作程序；⑥过程绩效指标及计算方法；⑦相关文件；⑧ 质量记录。

c ）管理类、制度类三级文件格式编写顺序：①目的； ②适用范围； ③职责； ④管理内容；⑤相关记录 5.11.2体系文件的编号方法a)质量手册的文件编号： TJ － SC - 01顺序号 质量手册缩写公司名称缩写b)程序文件的文件编号： TJ － CX01程序文件顺序号 (CX02、CX03、······)公司名称缩写c) 三级文件的文件编号： TJ － **WJ － 01顺序号 （两位数字顺序号01,02,03···） 文件编制部门简码+WJ （文件缩写）公司名称缩写d)质量记录的文件编号： TJ - **JL - 01顺序号 （两位数字顺序号01,02,03···） 记录编制部门简码+JL （记录缩写）公司名称缩写5.11.3 版本管理质量手册、程序文件的版本状况用A/0来表示；A表示第1版，换版顺序依次为“B、C、D…”。

有限公司文件编号QP.S1.01文件记录控制程序IATF 16949：2016修订次数 A.0制·修订日期[发布日期]1、目的为了对质量管理体系文件实施有效控制，确保质量管理体系所形成文件的完整性、有效性，并提供质量管理体系有效运行的证据，特制订本程序。

2、范围本程序适用于质量管理体系文件的质量手册、程序文件、支持性文件、记录表单、以及质量管理体系外来文件的控制。

3、术语和定义本程序引用ISO 9001:2015的术语和定义；其他：3.1、质量管理体系文件：质量手册、程序文件、支持性文件和记录表单等，“质量管理体系文件”在本程序文件中简称为“体系文件”。

体系文件按类别可分为：一级文件：质量手册（包括质量方针、目标），体系文件的纲领性文件；二级文件：程序文件，描述和规定各部门质量活动和工作程序的文件；三级文件：支持性文件和记录表单，具体指导质量活动和工作程序的文件，如：岗位指导书、操作规程、作业指导书、管理规定等。

3.2、质量管理体系外来文件：与质量管理体系有关的政策/法律法规、国际/国家标准、工具手册及顾客及相关方的与质量管理体系有关的文件等。

4、职责4.1. 公司高层管理者负责公司一级文件的组织编制、修订、批准、发布。

4.2. 质量部为体系文件的归口管理部门，负责组织二级文件和部分职能范围内的三级文件的编制、发放（包括应用网络对文件的发放管理）、更改控制、作废文件的回收、销毁；负责公司体系文件台账的建立和更新；负责受控状态的控制。

4.3. 各部门负责本部门三级文件的编制、发放、更改控制以及作废文件的回收、销毁；负责文件台账的建立和更新；负责受控状态的控制。

4.4. 公司档案室负责需要存档文件的储存、保管、发放、收回、协助销毁作废文件。

4.5. 技术部负责技术文件和资料的管理，如图纸、标准、设计规范、技术要求、过程流程图、FMEA、CP、工艺等；详见《技术文件管理规定》。

5、工作流程负责部门输入流程输出方法说明文件管理/使用部门R.S1.01.01 文件修改/换版申请单-文件需求的情况：不适用、需修订增加新的过程，需增添文件标准换版、需换版体系文件，等负责部门文件修改/换版状态栏修改内容-修改/换版文件时，须填写《文件修改/换版状态栏》，记录修改/换版信息，并说明修改的内容摘要相关部门变更需求R.S1.01.02 文件评审单评审结论-文件涉及到的部门须参加文件评审，以评审文件的可行性—针对顾客工程标准/规范及其变更的评审、分发和实施的控制，具体要求见《技术文件管理规定》；对以上规范/标准及其更改的评审在收到该文件的10个工作日内完成权限部门正式文件-文件的编号规则详见后附的说明-文件的格式可参考本文件模板文件管理部门R.S1.01.03 发放/回收记录R.S1.01.04 文件清单R.S1.01.05 记录清单-文件管理部门按照《文件发放/回收记录》中的要求做好记录文件修改YN文件需求审批文件标识归档文件评审/会签文件换版文件下发实施BA2/7负责部门输入流程输出方法说明文件管理部门-如果需要培训，负责培训的部门须安排好时间、地点和需要参加培训的人员；需要培训资源和资金支持的，向负责培训归口管理部门申请培训部门培训管理程序培训计划培训资源培训及有效性验证记录-专业培训部门的负责人将形成的培训及有效性验证记录整理完成后提交培训归口管理部门审核、存档使用部门文件管理部门文件评审单文件修改需求-使用部门在使用过程中发现不适用时，可以填写《文件评审单》提交文件管理部门，以供评审；经评审确属不适用时，便形成了文件的修改需求，按文件的修订程序执行权限部门-对已审批作废的文件，收回登记，如有保留价值，在封面标识“作废留用”的字样，并隔离保存，防止作废文件的非预期使用质量部R.S1.01.06 文件作废/销毁清单R.S1.01.07 记录作废/销毁清单-对无保留价值的作废文件由质量部填写《文件销毁清单》，经主管领导批准后统一销毁；对记录的销毁，按记录的保存期限处置YN集中培训及有效性验证是否需要集中培训B作废处理A文件适用性评审实施过程中发现的问题作废作废销毁批准NN3/76、说明6.1、文件的编、审、批权限：文件类别编制审核批准一级文件质量部质量副总总经理二级文件质量部组织相关职能部门编制质量副总总经理三级文件相关职能部门质量部质量副总6.2、文件编制完成后，文件编制部门负责组织相关部门按要求的时间内完成会签，同时填写《文件会签登记表》。

文件制修订记录1.0目的通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司管理体系有关的文件编写、修改、发行、废除和管制等得到有效控制。

2.0范围本程序适用于与管理体系有关的所有文件的控制。

3.0职责3.1 文件编制（修订）、审核、批准权限收回、销毁及管制，负责检查监督各部门管理体系文件的管理实施情况。

其它管理性文件由各相关职能部门归口管理。

3.3 公司总经理负责制订颁布公司管理方针和管理目标，批准《质量手册》和二阶文件的发布。

3.4 管理者代表负责公司内使用的各种三阶文件的批准发布。

3.5 管理者代表负责组织有关人员对现有文件进行评审。

3.6 管理者代表负责组织编制、修改、并审核《质量手册》和二阶文件。

3.7 各部门经理负责本部门内的文件、作业标准和方法的审核。

3.8 ISO办负责技术性文件的归口管理，负责检查监督各部门技术性文件的管理实施情况，适时安排文件修改的评审。

3.9 各部门负责建立本部门使用的与管理体系有关的文件清单，并进行管制。

4.0定义4.1 技术性文件：特指顾客工程标准/规范及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、作业指导书、技术标准、图纸更改、工艺更改、工装模具图纸等。

4.2 管理体系文件：除技术性文件以外的与管理有关的体系文件，如各种工作程序、工作规范等。

4.3 系统文件：《质量手册》将管理体系中各作业要项以书面文件形式作系统的规定。

4.4 程序文件：将管理体系中各管理程序以书面形式叙述的文件。

4.5 指导文件：管理体系中各作业标准、方法、规范、图纸、说明其作业方法的文件。

4.6 表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项，以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。

凡具有下列条件者称为正式表单：a. 使用期及保存期超过三个月以上；b. 正式附属于质量手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。

4.7 外来文件 : 国际标准、国家标准、行业标准、客户提供之文件数据等非本公司内部所发行的文件数据均属之。

文件管理程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所均能得到、使用有效版本的文件。

2.0范围适用于公司内一切质量管理体系文件，包括任何媒介形式的文件。

3.0职责3.1 管理者代表和综合办负责组织编制公司的质量手册、程序文件。

3.2 各部门负责相关作业文件的编制和修改。

3.3 质量手册和程序文件由总经理批准发布。

3.4 综合办负责公司质量管理体系管理性文件的发放、更改控制和管理。

3.5 技术部负责质量管理体系技术性文件的策划制定，以及发放、更改控制和管理。

3.6 各部门负责本部门质量管理体系文件的使用与管理。

4.0名词解释a 受控文件：受更改控制的文件。

其须随时保持最新版本，需要建立受控清单、发放记录，需要加盖红色“受控”章。

在公司内部使用的质量管理文件均应为受控文件，各部门应妥善保管使用，不得擅自复印或更改。

b 非受控文件：发放时为最新版本，于更改时不需再收回修订的文件，如给顾客评价用的质量手册、程序文件。

其加盖红色“非受控”章，不列入“文件登记表”。

c 作废文件：即失效文件，指该文件因过程或换版等某种原因而不适用的情况，其不同于修改的文件页废弃，而是整个文件的不再使用，直接的结果是文件号作废。

4.3.2 文件分类A、质量手册：是规定质量管理体系的文件。

其描述了一组相互关联或相互作用的过程，包括和旨在实现质量方针和质量目标；B、程序文件：阐述实现过程（活动）所必须的组织、职责、运行方法、实施顺序、内容及管理要求的文件；C、作业文件：指导和确保业务及作业具体有效实施的文件，包括管理规定、图纸、作业指导书、工序卡、外来资料、操作规程等；D、表格：用于记录质量管理体系所要求的信息的文件，其在哪个层次上都可能是适用的；记录：是表明完成的结果或提供开展的活动证据的文件；E、技术性文件：作业文件中涉及产品质量策划、采购、生产、产品监测、工装管理过程的文件，不限于如工艺文件（指导书）、产品图纸、工装图纸、FMEA、控制计划、技术性标准（产品、材料质量标准和试验标准等）、检验指导书、材料技术要求等。

文件控制程序（IATF16949-2016）1 目的本标准规定了文件控制的职责和程序内容，以确保与ISO/TS16949:2009技术规范相关的文件都得到有效控制。

2 范围本标准适用于本公司与质量管理体系运行有关的质量文件、管理文件、技术文件、外来文件的控制。

3 定义3.1 质量文件质量手册、程序文件和业务计划等。

3.2 管理文件管理规定等管理性质的文件。

3.3 技术文件技术标准、检验指导书、作业指导书、技术图纸等技术文件及相关的记录表格。

3.4 外来文件有关的法律法规、标准和顾客提供的工程标准/规范、技术要求、图纸等技术资料以及其它与质量管理体系有关的外来管理文件和技术文件。

4 职责4.1《质量手册》由管理者代表主持制定，并授权品管部牵头组织各有关部门起草，经汇总成文后提交由管理者代表审核，由文管中心进行编号，最终由总经理批准发布实施。

4.2程序文件由承担该项职能的有关部门起草，由该部门主管审核后，提交管理者代表批准，由文管中心进行编号并受控发行。

4.3管理文件由各相关职能部门起草，经部门负责人审核后，由分管副总经理或厂长批准发布。

4.4加工用图及工艺标准由技术部编写、文管中心归档、发放，回收，并保存所有记录。

4.5作业指导书由各相关的生产部门起草，经部门主管、技术主管审核，主管厂长批准后由文管中心受控发布。

对于检测设备的作业指导书，必须注明校准频次；4.6技术部负责对顾客提供的所有工程标准/规范、技术图纸等外来文件和资料及时评审，并确认后由文管中心归档、发放、回收并保存所有记录。

4.7文管中心负责对质量文件、管理文件、技术文件之检验文件、技术标准、作业指导书和技术以外的外来文件进行归档、发放、回收并保存所有记录。

5 程序内容5.1 新文件的制定、评审、批准发布5.1.1 新文件制定的时机：a、新产品开发；b、内部需求；c产品/过程更改；d、顾客投诉；e纠正预防措施改进。

5.1.2 新文件制定时由文件编制部门填写《文件更改申请单》，经编制部门主管审核，各相关部门评审会签后，报主管厂长批准由文管中心受控发布。

修改记录1目的建立符合本公司质量管理体系、环境管理体系的文件，确保所有现行使用文件在各个场所具有效性、充分性和适宜性，使公司管理体系文件得到有效控制和管理。

2适用范围本程序适用于长沙悦翼模塑科技有限公司体系文件的有效控制和管理。

3定义3.1文件和资料：管理体系文件和外来文件的合称；管理体系文件包括第一层次：质量手册；第二层次：程序文件；第三层次管理制度、检验标准、工艺文件等作业指导文件;第四层次：形成文件的记录。

外来文件包括外来技术文件和外来管理文件两类。

主要包括：国际标准、国标、行标、相关方（客户或供应商）提供的文件与资料、相关法律法规、地方政策法规等。

3.2文件要素：指文件必须具备的基本信息,如：文件编号、文件名称、生效日期、版本号、编制、审核、批准人、内容组成、版面格式等。

3.3受控文件：与管理体系有关的管理、技术性文件和资料。

3.4非受控文件：指受控范围之外的文件。

1.6适用性审核：审核文件是否具有可执行的特性。

如:确实性、可理解、可操作、可指导、可检查、可协调、可保证性。

1.7标准化审核：对文件的版本、格式、内容组成标准化的审核。

如:版面的符合性、标题的正确性、文件编码的规则性、正文内容组成部分的规范性，以及版本标识、生效日期、编制、会签、审批人员的正确性。

3.7其它定义见管理体系标准与国家/地方环境法律法规等。

4职责4.1质量部文控中心：负责公司受控文件的登记、分发、归档、保管、回收、作废和销毁处理及控制工作；监督检查各场所受控文件的有效使用情况。

4.2公司各职能部门：根据顾客要求、质量体系方面标准、环境体系方面标准的要求以及管理的需求，负责本部门相关文件的编制和修订，确保文件的适宜性、有效性和充分性；必要时参与相关部门的文件评审工作。

负责组织本部门人员对相关文件进行内部培训和宣贯。

负责按本程序过程要求执行，负责本部门文件与资料的管理。

4.3项目工程部：负责试制过程中技术文件的编号、登记、更改控制和监督管理。

IATF16949-文件和记录控制程序IATF16949 文件和记录控制程序在当今竞争激烈的汽车行业中，质量管理体系的有效运行对于企业的成功至关重要。

IATF16949 作为汽车行业质量管理的国际标准，其中文件和记录控制程序是确保质量管理体系有效运行和持续改进的关键环节。

文件和记录控制程序的目的在于确保与质量管理体系相关的文件和记录得到有效的管理和控制，以保证其准确性、完整性、可用性和可追溯性。

这不仅有助于提高工作效率，降低错误率，还能为企业的决策提供可靠的依据。

首先，让我们来谈谈文件的控制。

文件的分类是文件控制的基础。

一般来说，文件可以分为质量手册、程序文件、作业指导书、技术规范以及外来文件等。

质量手册是整个质量管理体系的纲领性文件，它阐述了企业的质量方针、目标以及质量管理体系的总体框架。

程序文件则是对质量手册的进一步细化，规定了各项质量管理活动的流程和职责。

作业指导书则为具体的操作提供了详细的指导，确保每个环节都能按照标准进行。

技术规范则包含了产品的技术要求和相关标准。

外来文件可能包括客户提供的图纸、标准以及法律法规等。

对于文件的编制，需要明确责任人和编制要求。

文件应清晰、准确地表达其意图，语言简洁易懂，避免产生歧义。

在文件的审核和批准环节，应确保相关的专业人员和管理人员参与，以保证文件的合理性和有效性。

审核的重点包括文件的内容是否符合标准要求、是否与其他文件协调一致以及是否具有可操作性等。

批准则意味着文件正式生效，可以在企业内部使用。

文件的发放和回收也是至关重要的环节。

发放应确保相关人员能够及时获得有效的文件，同时要做好发放记录，以便追溯。

当文件需要修订时，应明确修订的流程和要求。

修订后的文件要经过重新审核和批准，并及时回收旧版文件，以防止误用。

接下来，我们再看看记录的控制。

记录是质量管理体系运行的证据，它可以证明各项活动是否按照规定的要求进行。

记录的范围非常广泛，包括检验报告、测试数据、培训记录、审核报告等等。