纸质档案整理程序和方法

纸质档案归档文件整理工作步骤根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。

为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。

所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。

一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况1、下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。

如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。

2、以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为：①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，依据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。

3、文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。

分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。

取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。

纸质档案整理方法
为了保证档案安全，并有效提高工作效率，纸质档案整理应遵循如下步骤：
1.熟悉档案内容：应熟悉档案内容，对所需档案的基本信息进行归类，分析其所属的
类别以及有效的整理模式。

2.统一规范：应统一规范档案的整理，遵循相同的整理规则，实行标准化管理，并使
用一致的文件表达方式和文件存储形式。

3.建立和实施管理制度：为了有效管理档案，应建立和实施系统有效的档案管理制度，加强档案整理、保管、使用和检索工作，提高工作效率。

4.按分类加强档案整理：按档案所属的单位性质分类加强档案的整理，形成科学的档
案编号，系统的档案索引，并严格实行档案的管理和使用。

5.建立信息管理体系：应建立信息发布体系，并妥善使用档案信息，安排电子档案运行、接收、检查、存储及归档管理工作。

6.正确存放档案：档案整理完成后，应按要求将档案正确存放，减少浪费，增强档案
安全性。

7.定期添加、更新档案：应定期对档案内容、索引和分类进行添加和更新，实时反映
新的档案出现或档案内容有变化情况，保持档案完整性。

以上就是纸质档案整理的七个步骤，希望大家在整理档案时能够结合自身实际情况选
择更加合理的整理方式，尽量有效地完成档案整理。

老旧纸质档案整理方案随着信息技术的发展，纸质档案渐渐被数字化档案所取代，但依然存在大量老旧纸质档案需要整理和保存。

老旧纸质档案整理不仅涉及到数据管理、文物保护等方面，更需要考虑实践的可操作性，因此需要制定一套全面的老旧纸质档案整理方案。

1. 按照原有文件目录结构进行整理老旧纸质档案可能存在年代久远、内容繁杂、命名混乱等问题。

在整理时，首先根据原有文件目录结构进行分类和归档，确保整理出的新档案与原档案文件夹保持一致，方便查找和利用。

2. 清晰标注文件信息对于老旧纸质档案，尤其是历经多年沉淀，很容易产生信息短缺、遗漏等问题，需要补充完整。

在整理过程中，对每份文件进行认真审核，针对信息缺失或命名不规范等问题，进行完善，并在每份档案最显眼的位置清晰标注文件信息，如档号、档案名称、产生时间、责任者等，以便日后利用。

3. 确定档案保存期限确定档案保存期限是保障档案安全的重要前提。

目前老旧纸质档案保存时间普遍较长，需要针对档案语种、形式、与地球表面温度、湿度、光照强度等因素制定特殊保存方案，确保档案的安全保障。

4. 制定完整数据管理制度老旧纸质档案整理后，还需要建立完整的数据管理制度，以便日后查找、调取和利用。

在数据管理制度中，应该明确各类档案的保存期限、调取权限、利用范围、阅览环境要求等细节，并建立完整的数据备份和恢复机制，以保障档案的安全。

5. 利用数字化手段进行备份老旧纸质档案的保护工作并非一次性工作，需要不断地进行保护与备份。

为了确保档案的可持续保护，需要利用数字化手段进行档案备份，以免档案因自然灾害、人为破坏等原因导致文件丢失、毁损。

结论老旧纸质档案整理需要全面详细的规划和制定，不仅需要考虑档案的保存期限，还需要完善管理制度、利用数字化手段进行备份等工作。

维护好老旧纸质档案，有助于保护文化遗产，及时了解社会(组织)的发展历程，为未来的研究和发展提供重要的数据和参考。

老旧纸质档案整理方案背景介绍许多机构和组织公司都有许多的纸质档案需要整理，这些档案可能经过多年的保管，记录了各种文档、合同、协议以及各种文书。

但是，随着数字化技术的不断发展和应用，许多机构都希望对这些档案实施数字化管理，让其更好地被利用和保护。

然而，对于大多数老旧纸质档案的整理工作往往比较困难，需要付出更多的精力和时间。

整理方案对于老旧纸质档案的整理，需要寻找适合的方案和方法。

以下是一些可能的整理方案：方案一：纸质档案数字化对于大多数老旧纸质档案，数字化是一个不错的选择。

数字化档案可以更方便地管理和检索，减少了物理档案对空间的占用，也更容易对文档进行备份和保护。

下面是几个数字化纸质档案的方法：•扫描档案：采用扫描仪或手机扫描，并将结果保存为数字化格式。

•数字相机拍照：使用相机将档案拍照，并将结果保存为数字化格式。

然而，数字化档案需要存储和管理的技术，需要高效的计算机系统和技术支持，对人力和物力的投入也比较高。

方案二：归纳整理归纳整理是常用的整理档案的方法。

主要包括以下几个步骤：•按照档案年代、文档性质、重要程度等因素对文件进行分类。

•对文件进行评估，标记、贴标签或分类别装订等。

•按照分类创建归档文档并将文件预处理。

归纳整理的难点通常在于对于档案的划分与评估，需要一定的专业知识和技能，对档案的整理人员的素质与能力要求也比较高。

方案三：外包整理为了更快捷和更高质量地完成老旧纸质档案的整理，有些机构和组织也选择将档案外包出去。

将档案外包给专业的档案整理公司可以帮助机构和组织更快地完成整理工作，同时也可以确保整理的质量更高。

然而，领会到业务和文件的信息是尤为重要的。

因为，档案外包需要一定的成本和时间，并且外包机构可能不了解机构的业务，将档案外包可能会导致业务和文件的混淆。

总结总而言之，对于老旧纸质档案的整理，可以考虑数字化档案、归纳整理和外包整理等方法。

而不论选择哪种方案，都需要根据档案的特点和要求，评估整理成本、成效和风险，并选择适合的方法和工具。

第一章总则第一条为加强纸质档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有纸质档案的管理工作。

第三条纸质档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得随意销毁或篡改档案；2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确，反映实际情况；3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全；4. 利用性原则：提高档案的利用率，为各项工作提供有效服务。

第二章管理机构及职责第四条成立纸质档案管理领导小组，负责制定档案管理制度，监督、检查档案管理工作。

第五条档案管理部门负责以下工作：1. 制定纸质档案管理的具体实施办法；2. 组织开展档案收集、整理、鉴定、保管、利用等工作；3. 负责档案的数字化转换工作；4. 定期对档案工作进行总结、评估，并提出改进措施。

第六条档案管理员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识；3. 具有较强的责任心和服务意识。

第三章档案收集与整理第七条档案收集：1. 收集范围：按照国家档案法规和本单位业务工作需要，收集各类纸质档案；2. 收集方式：通过移交、捐赠、征集、复制等方式进行；3. 收集要求：档案应完整、准确、及时，并符合档案标准。

第八条档案整理：1. 分类：按照档案内容、形成时间、载体形式等进行分类；2. 编号：采用统一编号，确保档案的唯一性；3. 立卷：将分类后的档案按照顺序立卷；4. 检查：对整理后的档案进行检查，确保质量。

第四章档案保管与利用第九条档案保管：1. 保管条件：档案库房应保持恒温、恒湿、防虫、防霉、防盗、防火等；2. 保管期限：按照档案法规和本单位实际情况，确定档案的保管期限；3. 保管方式：采用纸质和电子两种方式保管，确保档案的安全。

第十条档案利用：1. 利用范围：单位和个人因工作需要，可向档案管理部门申请查阅档案；2. 利用程序：查阅档案需填写申请表，经批准后方可查阅；3. 利用要求：查阅者应爱护档案，不得随意涂改、损坏档案。

纸质档案整理及数字化的工作流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。

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大量纸质文件档案的分类整理一、引言大量纸质文件档案的分类整理是组织和管理文件档案的重要工作，它能够提高档案的检索效率、保护档案的安全性，并为后续的利用和研究提供便利。

本文将从不同的角度介绍大量纸质文件档案的分类整理方法和技巧。

二、按文件类型分类1. 卷宗类文件卷宗类文件是指在办公、业务过程中生成的有一定完整性的文件，如合同、协议、报告等。

按照文件的内容和用途，可以将其分为合同卷宗、财务卷宗、人事卷宗等，然后在每个卷宗下再按时间或其他关键词进行分类。

2. 报表类文件报表类文件是指各种统计、分析、汇总的文件，如财务报表、销售报表、人员考勤表等。

按照报表的种类和用途，可以将其分为财务报表、销售报表、人事考勤表等，然后在每个报表下再按时间或其他关键词进行分类。

3. 信函类文件信函类文件是指与外部单位或个人之间的往来信件，如来往函件、合作协议、通知函等。

按照信函的发送和接收单位、信函的主题和内容等进行分类，可以将其分为来函、发函、合作协议、通知函等，然后在每个分类下再按时间或其他关键词进行分类。

4. 图纸类文件图纸类文件是指各种工程、设计图纸，如建筑图纸、机械图纸、电路图纸等。

按照图纸的种类和用途，可以将其分为建筑图纸、机械图纸、电路图纸等，然后在每个分类下再按时间或其他关键词进行分类。

三、按部门或业务分类1. 行政部门按照行政部门的职能和业务进行分类，可以将其分为人事档案、财务档案、行政档案等，然后在每个分类下再按时间或其他关键词进行分类。

2. 业务部门按照各个业务部门的职能和业务进行分类，可以将其分为销售档案、生产档案、研发档案等，然后在每个分类下再按时间或其他关键词进行分类。

3. 项目档案按照不同的项目进行分类，可以将其分为A项目档案、B项目档案、C项目档案等，然后在每个项目分类下再按时间或其他关键词进行分类。

四、按时间分类按照文件的产生时间进行分类，可以将其分为年度档案、季度档案、月度档案等，然后在每个时间分类下再按文件类型或其他关键词进行分类。

工程纸质档案整理方案范本一、前言在工程项目中，纸质档案是非常重要的信息载体，它不仅记录着项目的历史，也承载着项目的价值。

然而，在长期的项目运作过程中，纸质档案往往会因为管理不善或者时间久远造成混乱和遗失，给后期的管理和使用带来很大的困难。

因此，对工程纸质档案进行整理和归档工作就显得非常迫切和重要。

本方案旨在对工程纸质档案的整理工作进行规范和系统的规划，使之能够在未来的项目管理中得到有效的利用。

二、整理目的1. 规范纸质档案的存放和管理，提高档案的检索效率和使用价值；2. 清理档案中的废旧文件，节约存储空间和管理成本；3. 便于后期档案的迁移和数字化管理。

三、整理范围本方案面向工程项目纸质档案的整理工作，主要包括以下内容：1. 项目资料档案：包括项目立项文件、合同文件、设计文件、施工文件等；2. 工程资料档案：包括工程勘察、设计、施工、验收等各阶段的文件；3. 监理资料档案：包括监理机构的监理报告、检测报告、验收报告等；4. 保养维修档案：包括设备、设施的维护保养记录、检测报告等。

四、整理方法1. 制定整理计划根据工程项目的具体情况和档案的存量，制定合理的整理计划，确定整理的范围、时间、任务分工等。

2. 档案清理依据档案的保存期限和价值，对档案进行分类和筛选，清理出废旧文件并进行销毁处理。

3. 档案整理对清理后的档案进行重新整理，包括归档、编目、编号、目录制作等工作，确保档案的条理清晰和完整。

4. 档案整合对不同来源的档案进行整合，形成统一的存档体系，方便后期的管理和使用。

5. 档案迁移对已整理的档案进行迁移，确保档案的安全和完整，同时整合数字化管理系统，方便后期的检索和利用。

五、整理要求1. 严格遵守相关法规和规范，确保档案整理工作的合法性和规范性；2. 根据档案的不同性质和保存期限分类整理，确保档案的完整性和可追溯性；3. 结合数字化管理系统，建立档案管理平台，提高档案存储和检索效率；4. 做好档案管理的宣传和培训工作，提高管理人员和使用人员的档案意识和素质。

一、纸质档案整理：按照归档清单，整理好所要归档的文件顺序，保证文件完整有序；1）成绩单原件两份，一份贴学位申请书中，一份教书秘书统一交档案馆；2）经教学秘书审核通过后，按照清单顺序（1-14）敲好页码；3）归档清单不敲页码，毕业论文纸质稿（15）不敲页码；4）归档清单要毕业生和教学秘书两人签字；5）归档清单与毕业论文封面用铅笔在左上角写上本人的归档序号；（归档序号详见EXCEL表格）6）按归档清单、材料1-14、论文（15）的顺序把材料放到文件袋里。

*号码机使用说明：使用如左下图所示号码机（图示方向朝向自己敲出的页码方向为正），按顺序在档案右上角（反面为左上角）空白处敲页码，页码从001开始，除完全空白页外，其余均敲页码，一页一码，切勿跳号或重号（如果学院号码机有问题，如墨色太浅或太重，有污点等，或者缺少号码机，请到23号楼739办公室找杨老师）。

二、电子档案归档说明今年归档电子文件包括学位论文电子稿1份、电子照片4张，照片描述1份，由学院收集完成后统一交到档案馆，或发到杨老师邮箱：597077160@,具体要求如下：１）学位论文：格式：word或PDF文件名：归档序号+姓名+论文题目例如：张三归档序号为231，论文题目为：不同方法检测肺癌恶性胸腔积液细胞学标本基因变异的比较研究，文件名为：“231+张三+不同方法检测肺癌恶性胸腔积液细胞学标本基因变异的比较研究”２）电子照片：格式：JPG或者BMP内容：一张答辩全景照片、一张答辩人答辩时照片、一张与导师及答辩专家合影，一张平时科研照片（文献研究类研究生：查阅资料照片，临床类研究生：临床或门诊照片、实验类研究生：实验室做实验照片。

）；归档序号+姓名+照片2归档序号+姓名+照片3归档序号+姓名+照片4３）照片描述：格式：word或TXT文件名：归档序号＋姓名＋“照片描述”例如：张三归档序号为231，文件名为：“231+张三+照片描述”内容如下：。

老旧纸质档案整理方案随着科技的发展，纸质档案逐渐被电子档案所代替。

但是在许多古老机构和组织里，仍然保存着许多珍贵、重要的老旧纸质档案。

这些档案不仅保存了我们的历史文化，还起到了举足轻重的作用。

但随着时间的推移，这些纸质档案也逐渐老化、破损，在管理上变得困难。

本文将为大家介绍一些老旧纸质档案整理方案。

1. 档案数字化将档案数字化是一种不错的整理方法，将档案转化为电子文档的形式，可以方便地查询、传递、储存和备份。

数字化还可以避免纸张褪色、损坏，让档案能够长期保存。

数字化前需要准备好高清扫描仪、电脑、相应的软件和存储设备，扫描时要注意扫描质量、文件命名规范、文件格式选择和分类管理。

2. 档案分类对档案进行分类是整理档案的第一步。

正确分类并命名档案可以大大方便对档案的查找。

档案分类可以按照年代、内容、人名、地名等方式进行。

分类时，需遵循分类体系标准、或参考专业人员的建议。

3. 档案整理将档案整理到匹配大小的文件夹中，并在文件夹上面贴上索引标签。

标签包括档案名称、所属类别、时间、地点等。

这样就使得档案更加容易查找和归纳。

在档案整理过程中，须注意档案的保护，避免损坏。

同时，还需做好防火、防潮等工作。

4. 档案存储存储是档案整理中一个非常关键的环节。

档案在存储上需遵循以下几点：•窒息性储存，这样可以减少空气中的氧气和温度的变化。

•储存的环境不能有阳光直射，并且不能有潮湿的状况。

•避免档案和需要进行化学反应的其它物品放在同一处。

•各类档案应分类储存，避免混杂，以便查找和保护。

5. 档案维护当档案整理工作完成后，需要对档案进行定期维护，这样档案才能保存得更加长久。

一些维护工作包括：•保持档案储存的干燥状况；•定期摆放除湿剂；•档案的检查、清洁和修复工作；•定期进行档案的数字化备份。

结论档案整理是一个需要考虑到多个方面的、不断发展的工作。

无论是数字化、分类、整理、存储还是维护，都需要我们高度重视。

只有加强管理，才能保护宝贵的文化遗产，为今后的历史研究和发展做出贡献。