照片档案整理方法39页PPT

照片档案整理方法与流程
1
照片的分类
①分保管期限
②分年度
③分永久、30年、10年
2
照片的排列1-同年同一保管期限内
①同一内容集中排
②根据时间顺序排
③重要内容往前排
照片的排列2-反映同一内容的一组照片
①先总后分
②先集体后个人
③先特殊后一般
3
照片的编号
①在同一保管期限下从1编流水册号
②每册内照片从1编大流水的张号
③一组照片给定一个组联符号
④每册内组联符号从1编大流水号
⑤单张照片不编组联符号
4
照片入册
①使用国家规范照片册
②大照片平放或卷放于档案盒中
5
照片说明的格式及内容题名：
简明概括、准确反映照片的基本内容
（人物、时间、地点、事由等）
照片号：纸质照片的档号
底片号：底片的档号
参见号：与照片密切联系的其他载体档案的档号摄影时间：拍摄时间，8位阿拉伯数字
摄影者：一般填写个人，必要时加注单位
文字说明：对题名的补充
成组照片说明的填写与单张照片的区别
◆每组照片之前填写组合说明
◆每张说明应标注组联符号
◆组内照片的题名可以简化
6
填写相册脊背
7
纸质照片的编目。

▪ 2、每专题（组）照片排列张号。
▪ 例：在第1册内第一组照片有15张
▪
F 1 — 1 ·1
▪
………
▪
F 1 — 1 ·15
第三步、排列
▪ 在第1册内第二组照片有6张照片，延续第 一组的照片编号，
▪
F 1 — 1 ·16
▪
………
▪
F 1 — 1 ·21
▪ 在第1册内排满照片后，再排第2册。第2册 的照片张号必须从1开始。
第五步、拟写说明
▪ 以每张照片为单位拟写小说明 ▪ 位置：在照片的右侧、左侧或正下方
第六步、张贴
▪ 用白乳胶，正反两面粘贴照片 ▪ 整齐美观 ▪ 留位张贴总说明和小说明
竖式说明的粘贴方法
横式说明的粘贴方法
▪ （三）照片的粘贴方法
装订线
实例：芯页正面
总说明
每张照片 说明
页码
照片
▪ （三）照片的粘贴方法 实例：芯页背面
影像不清 晰，不要 归档。
第三步、排列
▪ 按“年度—问题”进行分类，在同一年度 内按照片的问题结合形成时间排列。
▪ 注意：不要求区分保管期限，仅分为归档 与不归档两部分，归档的照片保管年限为 长期以上。
第三步、排列
▪ １、按形成时间—专题（组）排列。
▪ 即将本单位的所有照片收集后，先排最早的年度， 然后在一年内先排最早的某个活动或某个会议的 照片。
张号：第3张 册号：第1册 类别号：照片档案
类别号：档案分类表中表示照片 档案的代号。
照片号的格式
F 1 — 1.3
张号：第3张 册号：第1册 类别号：照片档案
册号：按排列顺序对照片册从“1” 开始编制的流水号。
照片号的格式

（五）照片说明的编写
一般要求 问题提示 常见错误
说明的编写
• 1、为什么要编写说明。照片必须填写文字 说明，否则是“瞎照片”，不便于利用。
• 2、照片说明的种类。按《规范》要求，照
（五）照片说明的编写
一般要求 问题提示 常见错误
摄影者:
题名:
照片号: 底片号: 参见号: 时间: 文字说明:
摄影者:
入册
一般要求
问题提示
常见错误
纸质照片 的入册
1、照片入册应按照分类、排列顺序即照片号 顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。 当一本照片册装不完时，再将照片装入另
2、对于照片册放置不下的大幅照片，一般 不应将照片卷起，而应平放。可将大幅照 片放入专用的档案袋或档案盒中，按照片 号顺序排列。照片以竖直放置在档案袋或 档案盒中为宜，应首先将照片固定在专用 的纸板上，再放人袋、盒中；如水平放置， 照片的堆放高度不宜超过5cm
档案管理中的纸质照片整理的步骤 辅导讲义
2019年8月
编制目录 填写封面
排架
填写说明
拟归档
分类
入册 排列
编号
(一)分类
一般要求 问题提示 常见错误
纸质照片 的分类
• 通常，照片在同一全宗内按“保管期限— —年度——问题”进行分类，即将照片分 为永久、30年、10年三类，每年度照片分 到相应保管期限中，同一年度的照片再按 问题分类。
2.照片不分册的大流水号编号法
• 照片特别少的单位可采用此法编号，其格 式为：全宗号——保管期限代码——张号。 如：36-30年-156，表示36号全宗30年保管 期限的第156张照片（不知在哪册）。
排列后的编号
一般要求 问题提示 常见错误

你现在学习的是第23页，课件共66页
③底片册的册脊 底片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限；起止张号 、册号。 （8） 底片册的排列 底片册按照全宗号、保管期限、册号的 顺序排列，上架保存。
你现在学习的是第24页，课件共66页
(9)数码照片的底片(参照电子档案)管理： 在每一保管期限内建立若干文件夹，按其打印 出照片登录的先后顺序放置底片，底片的目录 登录顺序与底片的位置一致，背景信息参照文 档，只是原文格式项填写：jpeg，按保管期 限分别刻盘，一盘内可储存连续多年形成的底 片，光盘其他要求同电子文档。
你现在学习的是第27页，课件共66页
每个年度形成照片数量少的单位可以将这种分
类法简化成:保管期限—年度， 例: 永久-2001年、永久-2002年、 永久-2003年…… 长期-2001年、长期-2002年、
长期-2003……
你现在学习的是第28页，课件共66页
（2）照片的排列 应在分类方案的最低一级类目内，按问 题结合时间、重要程度等进行排列。先 排组，再以组为单位，排列张。
你现在学习的是第13页，课件共66页
2、照片、底片的鉴定
（1）保管期限、密级划定
保管期限是按照片、底片的价值划定的 存留年限，分为永久、长期．短期三种。 对照片、底片保管期限的划分按照《国 家档案局关于机关档案保管期限的规定》
执行。
你现在学习的是第14页，课件共66页
历史久远的照片可以划为永久保管，
（2） 依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定
，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关 档案馆移交。
（3）档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会
具有保存价值的照片
你现在学习的是第11页，课件共66页

照片档案整理方法
照片是记录人生故事和美好回忆的重要方式之一、然而，随着时间的
推移，相片的数量会逐渐增多，使得整理和管理它们成为一项挑战。

为了
避免照片堆积如山，我们可以采取以下整理方法来更好地管理照片档案。

首先，了解相片整理的原则是非常重要的。

在整理照片之前，我们应
该根据不同的主题和时间段对照片进行分组。

例如，可以按照家庭成员、
旅行目的地、特殊事件等来分类照片。

此外，了解照片的元数据也非常有
帮助，包括拍摄日期、地点和其他重要标记。

这些信息将有助于更好地组
织和照片。

接下来，一个重要的步骤是整理和筛选照片。

当照片档案积累到一定
数量时，我们需要有意识地对照片进行筛选，只保留最有意义和高品质的
照片。

为了做到这一点，我们可以使用一个三阶段的筛选方法来帮助我们
快速而有效地处理照片。

首先，我们可以通过快速浏览照片，将明显糟糕
的或重复的照片删除。

接下来，我们可以在第二次筛选时更加仔细地比较
照片，并将质量较低的照片删除。

最后，在第三次筛选中，我们可以考虑
照片所代表的意义，选择保留那些有价值的照片。

此外，定期备份照片也是至关重要的。

为了避免因电脑故障、病毒感
染或其他意外事件而导致照片丢失，我们应该定期将照片备份到外部硬盘、云存储或其他备份设备中。

最好的做法是使用不同的备份方式，以确保照
片的安全性和可靠性。

ห้องสมุดไป่ตู้照片档案整理方法概述
11、获得的成功越大，就越令人高兴 。野心 是使人 勤奋的 原因， 节制使 人枯萎 。 12、不问收获，只问耕耘。如同种树 ，先有 根茎， 再有枝 叶，尔 后花实 ，好好 劳动， 不要想 太多， 那样只 会使人 胆孝懒 惰，因 为不实 践，甚 至不接 触社会 ，难道 你是野 人。(名 言网) 13、不怕，不悔(虽然只有四个字，但 常看常 新。 14、我在心里默默地为每一个人祝福 。我爱 自己， 我用清 洁与节 制来珍 惜我的 身体， 我用智 慧和知 识充实 我的头 脑。 15、这世上的一切都借希望而完成。 农夫不 会播下 一粒玉 米，如 果他不 曾希望 它长成 种籽； 单身汉 不会娶 妻，如 果他不 曾希望 有小孩 ；商人 或手艺 人不会 工作， 如果他 不曾希 望因此 而有收 益。-- 马钉路 德。
谢谢
11、越是没有本领的就越加自命不凡。——邓拓 12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。——爱尔兰 13、知人者智，自知者明。胜人者有力，自胜者强。——老子 14、意志坚强的人能把世界放在手中像泥块一样任意揉捏。——歌德 15、最具挑战性的挑战莫过于提升自我。——迈克尔·F·斯特利

历史久远的照片可以划为永久保 管，
现行机关形成的照片，可与保管 的纸质档案保管期限相一致。
（2）密级
密级是指照片、底片保密程序的 等级。密级的划定按照《中华人
民共和国保守国家秘密法》、《
中华人民共和国保守国家秘密法 实施办法》、GB／T 7156
3、 底片的整理
分类 底片号的登录 编目 底片袋的标注 入册 (放置) 底片册的排列
案一起向有关档案馆移交。
（3）档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家
和社会具有保存价值的照片
第二部分
照片的整理
鉴定、整理、编目、保管
1、 整理原则
照片档案的整理，应遵循有利于保持
照片档案的有机联系、有利于保管、 有利于保管。
建议使用纸质装具。
2、照片、底片的鉴定 （1）保管期限、密级划定 保管期限是按照片、底片的价值划定 的存留年限，分为永久、长期．短期 三种。对照片、底片保管期限的划分 按照《国家档案局关于机关档案保管 期限的规定》执行。
每个年度形成照片数量少的单位可以将这种
分类法简化成:保管期限—年度， 例: 永久-2001年、永久-2002年、 永久-2003年……
长期-2001年、长期-2002年、
长期-2003……
31-D-6、31-D-7…2003……
（3） 底片号的登录
宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶
片乳剂面片边处
（4） 底片袋的标注
底片放入底片袋内保管，一张一袋。应在底
片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片，应在底
片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应
在底片袋的左上方标明“K”字样。
（5）底片的入册 底片册一般由297mm×210mm大小的若 干芯页和封面、封底组成。 应按底片号顺序将底片袋依次插入底片 册。 芯页的插袋上应标明相同的底片号。

40、学而不思则罔，思而不学则殆。——孔子
照片档案整理规则共58页
11、用道德的示范来造就一个人，显然比用法律来约束他更有价值。—— 希腊
12、法律是无私的，对谁都一视同仁。在每件事上，她都不徇私情。—— 托马斯
13、公正的法律限制不了好的自由，因为好人不会去做法律不允许的事 情。——弗劳德
14、法律是为了保护无辜而制定的。——爱略特 15、像房子一样，法律和法律都是相互依存的。——伯里。——西班牙
37、我们唯一不会改正的缺点是软弱。——拉罗什福科
xiexie! 38、我这个人走得很慢，但是我从不后退。——亚伯拉罕·林肯
39、勿问成功的秘诀为何，且尽全力做你应该做的事吧。——美华纳

3
第一步、收集
▪ 收集要求： 应按照规定向本单位档案室或档案工作人员
归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有； 归档的数码照片应刻录成光盘，一式三套保
存（封存保管、供查阅利用、异地保存）。 ▪ 收集时间： ▪ 对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应
及时整理，向档案室归档（—般在3个月内，并 尽量不跨年度）。
照片档案整理方法
1
照片档案整理流程
▪ 收集—挑选照片—排列—编号—拟 写说明—张贴—编页码—著录—打 印目录—贴侧标签
2
第一步、收集
收集范围:记录本单位主要职能活动和重要 工作成果的照片。
*领导人和著名人物参加与本单位有关的 重大公务活动的照片；
*本单位组织或参加的重要外事活动； *记录本单位重大事件、重大事故及其他异 常情况和现象的照片; *其他具有保存价值的照片。
4
第二步、挑选照片
对反映同一内容的若干张照片， 应选择其主要照片归档。主要照片 应具备主题鲜明、影像清晰、画面 完整、未加修饰剪裁等特点。
5
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主题不鲜 明，可不
归档。
6
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构图重复， 可选其一。
7
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15
照片
1999年 2000年 2001年 2002年 ……
企业概况 产品、商标 宣传营销 企业文化
……
如果每个年度的照片较多，对同 一年度的照片按问题分开。
16
1999年
2000年
2001年
……
第第第
123 册册册
第第
45 册册