文件管理程序

文件管理程序

1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

2．职责：

2.1 工程副总经理负责公司设计管理部、成本管理部、工程管理部、采购部及项目部的总体协调与运营工作，并受理各部门有关文件延误的投诉；

2.2 资料员负责协助工程副总经理管理及协调各部门的工作对接关系，文件审批、流转、进度跟踪落实、反馈、文件归口收集、归档等工作，负责对项目部工程档案的定期检查、收集、归档整理以及移交档案管理机构的工作。

3． 工作流程：

3.1 文件分类：

3.1.1 通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。

A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如会签单、报告、工作联系函、会议文件等。

B. 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等

C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等

3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。分为技术文件、经济文件、合同文件等。

A． 技术文件：项目定位册、工程地质报告、盖出图章和图审章的三套图纸、施工组织设计、重大技术方案及专家评审意见或会议纪要、质量和安全事故报告、开工令、暂停令、竣工验收报告等。

B． 经济文件：招标文件、中标通知书、合同、协议、约谈记录、设计变更、签证、概预算、结算、会议纪要等。

C． 合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。

3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等

3.2 总要求：

3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。

3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。

3.2.3 资料员为公司文件流转的进出口，文件不允许由拟写人直接送领导者个人，因特殊情况必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。

3.2.4 文件的管理一般要经过如下几个环节：

A． 编制：文件由相关部门或个人拟写，资料员进行编号登记；若以公司名义对外行文则由综合管理部行政人员编号。

B． 批准：文件内容和发放范围由相应的部门经理审核签发；需要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间；应用软件的使用权限需报送总经理批准。

C． 登记：收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在相应的收文发文登记本上或直接在文件上签收并及时整理文件目录。来图加盖受控分发号。

D． 发放：资料员根据批准的发放范围进行分发。制度文件换版时，由综合管理部根据发放清单发出新版文件。

E． 传阅：传递传阅指需要传阅的文件由资料员加盖阅文章，填写需传阅人员名单，传阅人员阅毕签字。

F． 回收：文件持有人因离职或工作调动不再符合持有资格时，所在部门资料员负责及时收回。

G． 借阅：文件需要借阅或复印时，借阅人应填写《文件借阅登记表》或《图纸借阅登记表》。公司文件不外借给其他单位，如遇特殊情况，需经总经理批准。

H． 保护：文件不管处于使用或是保存状态，都要注意保持字迹清晰、份数完整。归卷时，复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印。

I． 归档：将整理过的有保存价值的文件向资料室移交，无归档或存查价值的文件，经鉴别和部门领导确认后销毁。

3.2.7 在文件处理时限方面，一般文件2个工作日，加急文件1个工作日（加急文件可加盖加急章）。若超过时限，必须先通知文件发出部门，并说明原因和预计文件处理完结时间。牵涉到较大审核工作量的文件在成本管理部、财务管理部等控制性部门的处理时间可根据实际需要合理延长，但必须将延长的时限告知文件发出部门。部门之间也应加强横向联系，发文部门应对已明显延误的文件进行追踪。

3.2.8 资料员负责对文件的传递、执行情况进行督查，受理各部室有关文件延误的投诉，并定期向副总经理汇报；

3.2.9 各部门可根据实际需要制定各类表单，但必须根据本程序提供的相应表单样式及要素进行调整；若需要增设程序以外的表单，在部门内部使用的需经部门经理审批同意，涉及其他部门的需经涉及部门经理同

意并报副总经理批示。

3.3 分类管理：

3.3.1 通用文件：

A． 内部文件：

a． 请示单：即请求副总经理指示意见或批准事项时使用的陈述性文件，以固定的表单形式出现。经办人有时限要求的需在文中注明，各级审批人无法实现的需及时向经办人反馈。

报告：即各部门向总经理汇报工作情况时使用的陈述性文件，在我司，可视为请示单的补充形式。

b．工作联系函：即公司部门之间进行的一般日常工作联系时使用的告知性函件。有反馈需求的，须在文末写明此种需求和反馈时限。如有抄送部门，对方反馈时应同时将反馈情况函告抄送部门。

c．会议性文件：即记载公司经理例会、专题例会、工程监理例会等会议的主要精神、主要情况及议定事项的一种文件。

B.外来文件：

a． 法律法规：

经办人拟写 相关部门会签或所在部门经理签发 资料员登记并予以编号 总经理签发

资料员交项目

经理审阅 分发给经办人

对方部门经理审阅 相关人员根据经理意见反馈或执行

相关个人收到外来文件或通过入会、与信息站挂钩等形式收到外来文件 资料员登记 资料员交副总经理审阅，并根据副总经理确定的发放范围向相关部门传递 相关个人拟写 部门经理签发 资料员登记 资料员发给对方部门相关人员，并存档一份

b．外部来文：如政府来文、供方来文、顾客来文等

C．外送文件：如对政府、供方、顾客等发出的文件

3.3.2 专用文件：

A．技术文件：

a. 图纸：具体管理详见《建设工程竣工图管理办法》

b. 施工技术文件：具体分类详见《建设工程文件归档范围》

B．经济文件：具体分类详见《建设工程文件归档范围》

C．合同文件：具体详见《合同管理办法》

3.3.3 记录：记录归档前的管理严格按本程序执行，归档后则按《档案管理程序》管理。

4. 相关表单：

5.1 发文登记表

5.2 收文登记表

5.3 文件清单/移交清单

5.4 请示单登记表

5.5 文件借阅登记表

5.6 工作请示单

5.7 工作联系函

相关个人拟写 以工程名义对外发文的交资料员登记编号和盖章、存档，以公司名义对外发文的，填写盖章联系函后交综合管理部登记编号和盖章，并存档一份 相关部门经理审阅认可 个人收到外部来文后交部门经理审阅 资料员进行登记并交副总经理审阅 副总经理确定传递范围或指定专人经办

资料员根据副总经理指示分发并存档一份

发文登记表

类目名称： 页号：

文件编号 收文部门 日期 文件名称 签收人 备注

收文登记表

类目名称： 页号：

文件编号 责任者 收到日期 来件部门 文件名称 副总经理签署处理意见 备注

移交清单

类目名称： 页号：

序号 文件编号 责任者 文件名称 日期 备注

移交人： 移交时间： 接收人： 接收时间：

请示单登记表

页号：

序号 来件编号 日期 请示内容 签收部门 经办人签收 备注

借阅登记表

借阅日期 借阅部门 借阅人 文件名称 份数 用途 归还日期 签收人 备注

工 作 请 示 单

请 示 部 门 请示部门

经理签字 呈 送

部 门

请

示

内

容

备注

部

门

会

签

意

见

批

复

意

见

工 作 联 系 函

工程名称： 编号：

致：

事由：

内容：

单 位：

负责人：

日 期：