文件资料管理程序
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1 目的
对公司所有与质量管理体系有关的文件、图纸与技术资料之流通、应用、处理等进行有效管理，使所有的相关部门和使用场所能及时获得有效的最新版本的文件、图纸与技术资料。
2 范围
本程序适用于本公司质量管理体系所涉及到全部活动的各阶段作业的所有文件和技术资料。包括顾客、供应商及国际/国家政府处获取的外部文件与资料。
图纸、工序卡等图纸技术文件的管理见《图纸等技术资料管理程序》
3 术语和定义
文件：信息及其载体
公司文件层次：本公司质量管理体系文件分为四个层次
一级文件 质量手册
二级文件 程序文件
三级文件 作业文件
四级文件 表单记录
一级文件：质量手册：描述和系统规定质量管理体系中各作业要项的文件
二级文件：程序文件：书面叙述质量管理体系中各作业流程的文件，该作业流程可能涉及一个以上的部门和作业场所
三级文件：作业文件：描述质量管理体系中各项作业标准、方法、图面、说明其作业方法的文件（包括：质量控制计划、产品图纸、材质规范、BOM、零件图纸、加工图纸、工序卡、装配指导书、技术标准、检验规程、校准规程、操作规程、包装规范以及资源、生产、采购管理文件等）
四级文件：表单/表格、记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。凡具有下列条件者称为正式表单：
a．使用期及保存期超过三个月以上。
b．正式附属于质量手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。
外部文件：顾客或公司外所输入的图纸与资料或书籍文件（政府、安全与环保法规及国际/国家/行业标准）等；
文件形式：可以任何媒体形式存在（如：电脑数据软盘/软件、样品、声像、图纸、符号等）。
4 职责
4.1文件之制订、审核、批准：
文件制订（修订）、审核、批准权限 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------
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文件类型 制订（修订） 审 核 批 准
一级文件 质量手册 质量部 管理者代表 大中国区总裁
二级文件 程序文件 该程序涉及的主要责任部门 部门经理 管理者代表
三级文件 产品图纸、BOM、零件图纸、材质规范、技术标准等涉及技术的文件 产品工程师（自行开发产品） 产品工程师 工程部经理
加工图纸、工序卡、工艺装备图、装配指导、包装规范，作业指导书，车间平面布置图、流水线布置等生产指导文件 制造工程师 部门主管 运营部经理
检验规范、校准规范、质量标准、质量控制计划等质量检验文件 质量工程师 质量部主管 质量经理
总部引进产品技术文件 产品项目组 项目负责人 工程部经理
原则上，三级文件的制订由使用部门制定并由其部门经理审核并批准
四级文件 表单记录 所属文件制定人 所属文件审核人 所属文件批准人
如该表单不是从属于文件，原则上由使用部门制定并由其部门经理审核并批准
4.2 文件发行、回收、销毁、保管：
质量部文控中心负责归口管理批准后的文件分发、收回、销毁及管制并编制受控文件清单和公司电子文件管理系统的导入、修改、维护；
质量部是文件控制总的归口管理部门，负责检查监督各部门管理体系文件的管理实施情况。
4.3 各部门负责使用文件的完好，生产现场的使用文件须采取措施进行防护；
4.4 任何部门在接收外来文件后，交给文控中心受控发放；除特殊要求需接收部门存档之外，一般原稿由文控中心存档；如需将其转换为公司内部文件时，其制、修、补、废等作业由相关使用部门按照4.1的规定进行。
5工作流程和内容
见下页
5.1
工 作 流 程 权责部门/人员 使 用 表 单 工作流程 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------
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1
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11 各部门
见4.1 规定
见4.1 规定
见4.1 规定
质量部文控中心
质量部文控中心
文件制定部门/使用部门/人事部
制定部门
见4.1 规定
质量部文控
质量部文控 《文件制（修）订建议单》
《文件、BOM更改单》
《文件受控、分发记录》
《文件受控、分发记录》
培训记录
《文件受控、分发记录》
《文件回收处理记录》
《文件回收处理记录》
5.2工作流程标准
序号 流程块 工作内容或标准
1 文件需求与
外来接收、
总部引进 文件需求：
各部门根据质量控制、作业需要以及引进新产品的技术需要，确定所需的文件。体系所需文件的多少取决于人员的素质及过程的复杂YES
YES
NO NO NO
NO NO NO 文件需求 外来接收、总部引进
起草、修改 转化吸收
审核
批准
发行 归档管理
贯彻执行
收集意见
旧文件回收
废止、处理 意见评审 YES ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------
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性等。
外来接收、总部引进：
对于一般的外来文件，如职能部门在接收到客户资料、国家/国际标准等后，将文件传递到文控中心，统一由文控中心进行登记、编号、受控发放，发放时加盖“外来文件”印章。总部引进的技术文件，如图纸等需转化后方可使用。
◆ 关于技术资料、图纸，按《图纸等技术文件管理程序》的相关规定进行管理。
◆ 非程序涉及的责任部门可提出制、修订建议，并填写《文件制（修）订建议单》，注明制、修订原因、内容等。并由责任部门主管签字审批。如有必要，需相关部门会签。责任部门需将结果回复建议人，建议人则需签字确认。
2 文件起草/修订
外来文件转化、吸收 依照权限进行制订、修订工作。制订、修订权限见表4.1
文件起草
1、文件编写格式：
质量手册的格式标题栏和页眉页脚采用附件1的格式，正文章节同ISO9001标准条款保持一致；
二级文件格式见附件1；
三级文件以及各部门自行编制的文件格式不限。但鉴于公司整体形象的统一，尽量采用附件1的形式；
项目计划采用Microsoft Project格式；
质量报告采用Tuthill China PPT Format标准格式；
表格记录格式不限，但标题栏必须有公司LOGO及名称以体现公司特色
2、从美国引进新产品所接收的技术文件必须经过转化吸收后才能成为正式的文件，可保持原来格式和编号。
文件修订
1、文件运行中，发现文件需要修订时，由原文件编写部门填写《文件、BOM更改单》，注明更改原因及内容，经过部门负责人审核后进行修改；
2、文件的修订状态以版本和修订次数表示，版本以A、B-Z表示，修订次数以0-9表示，经多次更改（从0到9时）或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换成新版和新修订次数，新修订次数从0次开始。 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------
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3 审 核 文件编制、修订后审核人员在文件审核栏中签字确认。
1.各级文件的审核权限见4.1.
2.审核人员可以邀请相关人员参与，以提高其合理性和适用性。
3.审核人员必须认真的履行职责审查全部内容
4 批 准 文件审核后批准人员在文件批准栏中签字确认。
1.各级文件的批准权限见4.1.
2.所有文件都必须经过授权人员的批准方能生效。
3.批准人员对文件的正确负责任。
电子文档的审批记录可以设定修改权限的方式进行；
审批记录还可以审批人的邮件回执等方式；
5 文件归档管理 编制部门将审批后的文件原稿以及涉及的《文件、BOM更改单》交与质量部文控，同时交一份电子档文件，文控在《文件受控、分发记录》中注明，并将电子版放入公共盘，IT部门设置浏览、修订、存储权限。
◆ 各类质量数据、记录及表单的保存期限依据《记录控制管理程序》的相关作业内容进行管理。
◆ 任何人均不得于正式文件上加以标记、书写或涂改任何文字、符号，否则视为无效文件。
◆ 文件编号方式见下附表1；
6 文件发行 文控将审批后的文件在纸质文件每页上加盖“受控文件”章后，分发到文件涉及人员及相关部门。并请收文人员于《文件受控、分发记录》上签收。具体分发部门见附表2。
◆ 自行打印的、无红色“受控文件”章的文件为非受控文件；
◆ 电子版设定浏览权限
◆ 一级、二级文件的发放方式：由文控扫描已批准的文件，邮件分发至各相关部门/岗位，保存邮件分发记录及邮件回执以作为文件分发记录；并将文件的扫描件存放在公司内部共享文件夹中。
◆ 三级文件的发放方式：由文控复制，并加盖“受控文件”章分发至各相关职能部门。
