文件管理程序
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程序文件类 文件编号
文件管理程序
1. 目的：有效管制各类文件的制订、审核、批准、保管、发放、修改等流程，以利于制度之建立及落实。
2. 适用范围：本公司质量方针、品质手册、程序文件、规章制度、技术标准的制订、审核、批准、保管、发放、修改全过程之管制。
3. 名词定义：
3.1 制度文件：指规定、程序、规格、标准等内容书面化。
4. 管理权责：
4.1文件管理中心：总经理室为本公司文件管理中心，负责本程序之设订与修改，并执行总检作业以及分类制度管制；负责制度文件编辑、收发、定稿和正本保管及执行情形之检核。
4.2主管部门：为业务之直接相关单位，负责与所担当业务直接相关制度之研拟、维护、修订及督导各单位执行情形。
4.3执行单位：为业务间接相关单位，负责本单位应配合事项的确实执行。
5. 文件分类与编号规则：
5.1 编号格式（代号）
□ □ ------□ □ □
流水号
层次文件代码
5.2 代码：
品质手册 程序文件 操作标准 管理制度
6. 文件保管
6.1 各项制度文件之保管人为单位主管，并以最安全及迅速调阅之方式储存之。
6.2 总经理室负责与保管人联系、检查保管情况，负责将其依序记入《制度文件一览表》，并附于各专属档案夹之最前页，所接收之文件需依《制度文件一览表》顺序存放于专档案夹（图册夹）内。
6.3 逾期失效之制度文件除总经理室应保留原案（须与该作废文件之次前正本一起保存）外，其余由总经理室销毁或作废，作废文件必须有“作废”字样方可保留。
6.4 各项制度文件不得擅自涂改或复印使用，若须标注重点，以不改变原意为原则。
6.5 所有文件除副总经理（含）以上干部书面批准外，不得携带出厂或对外传真。
6.6 除审核及直属主管外，文件不得借给外科室使用，若因业务需要，须提文件有清单由副总经理批准向总经理室借阅。
7. 管理程序
7.1 拟案：凡本公司所属员工对其担当之相关业务，认为有必要书面制度化时，须经科级（含）以上主管同意后以《文件审核表》提出申请并附草案。除特别指定外，各项制度拟案应由业务直接担当者负责。
7.2 审核与批准：审核单位的确定由副总经理或管理者代表依本程序文件关联单位确定审核单位，审核可采用会议评审或传阅评审的方式。经评审有异议时，由批准人最终确定方案，各项制度文件之审核批准权限依下表规定办理： 分类 审核 核准 编号发行
管理制度 副总经理 总经理 总经理室
品质手册 副总经理 总经理 总经理室
程序文件 部门经理 （副）总经理 总经理室
操作标准 科长 部门经理 总经理室
表单类 科长 部经理 总经理室
7.3 整理编号
7.3.1总经理室负责整理编号，校对编号后，依上述核准权限呈核执行。
7.3.2发行格式统一标准。
7.3.3使用封面统一格式。
7.3.4本公司所有文件第一次发行为第0版，第一次修订为第1版，余类推。
7.3 发布实施
7.4.1制度文件的发行对象由副总经理确定。
7.4.2总经理室依发行对象复制分数后，再于每页加盖红色发行章及副本章发行。
7.4.3接收单位应于《文件分发签收记录表》上签收（签名或盖章），总经理室归档。
7.4.4文件修改、再版发行、旧版作废，原案总经理室存档；如因使用单位有实际需留作参考时，该文件可不用收回，但需由总经理室在文件稿上加盖作废章。
7.4.5各项制度执行单位主管，应负督导执行之责，务必使所属按规定确实执行。
7.4 修订：
7.5.1凡本公司所属员工对其担当业务相关制度，发觉有不适或质疑难行或可有改善时，经科级（含）以上干部同意后以《文件审核表》向总经理室提出修订申请，并附《制度修订对照记录表》。
7.5.2其修订之审核、批准、发行同新订定。
7.5 停用、增（补）发申请停用须由总经理室通知（副）总经理批准，增发须由申请单位提出书面报告，（副）总经理批准。
7.6.1各单位文件被收回时须在《制度文件一览表》内注明。
7.6.2总经理室正本文件及经核准文件申请单一起放入草案内，并在《制度文件一览表》内注明。
7.6.3各单位需增加文件副本或文件毁损、遗失的，凭批准的书面申请到总经理室办理补发手续。
7.6 各单位因管理上的需要可将各程序、标准之流程或重要参数或数据表制成流程看板或相关看板，以利管理，但不得违背原程序、标准之规定，且须有该单位之主管签章核准，并注明年月日及原程序、标准的编号、版次信息。
8. 附则：各项制度施行所需表单应列入相关质量记录程序中。
9. 附件与记录：
9.1 《制度文件一览表》
9.2 《文件审核表》
9.3 《文件分发签收记录表》
9.4 《制度修订对照记录表》
9.5 《文件封面》
9.6 《文件格式》
9.7 《文件管制章》
9.8 《文件需求书面申请单》
