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商务英语函电的格式及范文English: In business English correspondence, the format is crucial for maintaining professionalism and clarity. The typical format for a business letter includes the sender's address, date, recipient's address, salutation, body of the letter, closing, and signature. It's important to use a clear and professional font, such as Arial or Times New Roman, and to keep the language formal and polite. When writing the content of the letter, it's essential to be concise and to the point, avoiding unnecessary jargon or excessive detail. In addition, the tone of the letter should be respectful and considerate, regardless of the nature of the communication. Providing clear and detailed information, along with a specific call to action or request, can help ensure that the recipient understands the purpose of the letter and knows how to respond. Lastly, it's important to proofread the letter carefully for any grammatical or typographical errors before sending it out.中文翻译: 在商务英语函电中，格式对于保持专业性和清晰性至关重要。
商务电子邮件的格式范文6篇在电子邮件的写作中要注意哪些呢?如何写好一封规范的电子邮件呢?在写电子邮件时候，要采用日常办公运用的商业信函格式，使用正规的文字，不用或避免应用网络语言，诸如3Q、IFU等。
主题栏：主题明确，一目了然，让人知道个所以然，不会是一头雾水，不知所云，当作垃圾邮件删除掉。
称谓：准确，切不可含糊不清。
是先生别称成了小姐;是小姐别喊成了先生。
这是大忌讳!一次，青岛一家公司发信到公司，把我们公司的运营总监张可先生称呼成了张可小姐。
搞得张先生郁闷一天。
当你搞不清对方准确的性别时候，那就称老师就没错。
主体：简明，扼要，把事情说清楚就可以了，不要罗嗦，拖泥带水的。
事情多，写的多，那最好是分成几小段，看的清楚明了。
祝语：可以写祝您工作愉快，工作顺利，或者顺祝商祺等都可以，表示真诚。
落款：公司名称，个人姓名，日期。
另外，在信件中一定要写明你的联系方式，最好是手机，随时保持畅通。
尊敬的读者朋友：非常感谢您长期以来对《世界经理人》杂志的支持!为了回报您对我们的拥护，我在这里很荣幸地邀请您成为我们上线1周年的尚品·人生网的尊贵会员，您将享受到我们仅为尚品·人生网站会员提供的所有优惠和特权，更有机会在尚品·人生网的社区中结识其他与您一样成功的精英人士!您只要点击“接受”，便可自动成为尚品·人生网站的尊贵会员。
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非常感谢您的关注，期待您加入尚品·人生网!此致敬礼!CRAIG PEPPLES 环球资源执行总裁《世界经理人》《尚品·人生》出版人xxx，您好，我是北京雅致人生管理顾问有限公司的王艳。
很高兴能够认识您，并有幸将我们公司介绍给您。
我们公司培训主要以素质技能技巧为主，曾经成功的为IBM/HP/SUMSUNG/微软、中海油、大唐移动、北京移动、信息产业部电信研究院服务过，欢迎您访问我们公司的网址：,对我们公司有更多的了解。
常用商务信函的格式和范例businessletter 商务信函是商业交流中常用的一种书信形式，它具有规范的格式和模板范例。
本文将介绍常用商务信函的格式和范例，以帮助读者准确地撰写商务信函。
一、信函格式商务信函通常包括以下几个部分：1. 信头：包括发件人的名称、地址、电话和传真等联系方式。
通常位于信纸的顶部左侧。
2. 日期：写明信函起草的日期。
位于信头的下方左侧。
3. 收件人信息：包括收件人的姓名、公司名称、地址等信息。
位于日期的下方左侧。
4. 称呼：根据收件人的职位和姓名进行称呼，如"尊敬的先生"或"尊敬的女士"。
位于收件人信息的下方。
5. 正文：信函的主要内容部分，要求语句通顺、内容准确。
6. 结尾：表达对收件人的祝福或感谢，并署上发件人的姓名。
7. 签名：发件人在结尾下方签上自己的名字。
8. 附件：如有需附加文件则在信尾注明。
二、商务信函范例1. 邀请函[您的公司名称][您的地址][您的联系方式][日期][收件人姓名][收件人公司名称][收件人地址]尊敬的先生/女士，我司将于[活动日期]在[活动地点]举办一次[活动名称]，特邀请贵公司的代表参加。
此次活动旨在[活动目的]，将有[活动内容]。
我们由衷希望贵公司能够派出专业人士参与活动，并与我们共同探讨[活动主题]。
此次活动也将给与会者提供宝贵的交流和合作机会。
请提前回复您的出席意向，以便我们做好接待准备。
您可以通过电子邮件或电话与我联系。
感谢您的慷慨支持，期待您的莅临。
此致，[您的名字]2. 感谢信[您的公司名称][您的地址][您的联系方式][日期][收件人姓名][收件人公司名称][收件人地址]尊敬的先生/女士，非常感谢贵公司在[合作事项]方面给予的大力支持和帮助。
我们非常欣赏您对我们的信任，并对贵公司的专业性和合作精神深表赞赏。
在与贵公司合作期间，我们深刻体验到了贵公司的诚信与专业素质，这为我们的合作打下了坚实的基础。
电子商务信函范例第一篇：电子商务信函范例EDWARD S.ROWSEJanice DriveWilmington, DE 19810-3016302 475 0575/302 528 0864 cellEDUCATIONB.S.Chemical Engineering, University of New Hampshire, DurhamEXPERTISE•Nylon polymer polymerization and extrusion compounding.•Polyester polymerization and extrusion compounding and solid phase polymerization.•Acrylic polymerization and extrusion.•Ethylene copolymers polymerization and extrusion.•Rubber polymerization and extrusion.•Recycling of plastics, industrial waste, consumer waste.•Product development of plastics.•Plastics plant design, construction, and start up.•Plant safety analyses.•Basic data assembling and use in project design•Plant cost reduction, optimization.•Bulk material handling, solids flow, pneumatic conveying.Single screw extrusion Twin screw extrusionFarrel Continuous Mixers and Banbury Mixers and extrusion Screw injection molding processesPROFESSIONAL EXPERIENCEIndependent Consultant20002000•Oversaw the site selection ad relocation of the Elvanol® polyvinyl alcohol(PVA)plant fromGreenville to Laurens, SC.•Led the front-end loading of Elvanol® powder handling and packaging at Greenville, SC, andLaPorte, TX.• Headed the team defining the projects needed to optimize the packaging and bulk handlingsystem at Sabine River, Works, Orange, TX;led the front-end loading for new packaging line.•Consulted on a team that reduced the bottleneck at the Keldax® facility a t M.A.Hanna in Dyersburg, TN, and increased its capacity from 250 million to 320 million pounds a year.• Worked as project team leader with a full-service design contractor to design and estimate thecost($6 million)of a system for adding Bynel® compoundin g capacity at the plant in Dordrecht, Netherlands.Senior Technology Associate, Fabricated Products Department19831979 •Directed a $5 million project optimizing the acrylics process.•Led the team that optimized the Lucite®/Elvacite® manufacturing processes for cost, capacity,and quality, included several successful projects for bulk handling and compounding.Division Engineer, Engineering Polymers1963-1970•Headed the start-up and expansions of DuPont’s first plastics compounding division inParkersburg, WVA.•Directed the team that developed and commercialized the manufacturing process for the original family of glass-reinforced Zytel® nylon products at the plant at Wapakoneta, OH.CREDENTIALS• EIT Certificate in West VirginiaACADEMIC AND PROFESSIONAL AFFILIATIONS• American Society of Plastics Engineers• American Institute of Chemical EngineersHONORS• DuPont Executive Committee Award in 1991 •Edward S.Rowse# 955The CECON Group, Inc.第二篇：电子商务信函写作技巧1）跟新买家建立联系dear mr.jones:we understand from your information posted on that you are in themarket for textiles.we would like to take this opportunity to introduce our companyand products, with the hope that we may work with bright ideas imports in the future.we are a joint venture specializing in the manufacture and export of textiles.we haveenclosed our catalog, which introduces our company in detail and covers the mainproducts we supply at present.you may also visit our online company introductionat which includes our latest product line.should any of these items be of interest to you, please let us know.we will be happy to give you a quotation upon receipt of your detailed requirements.we look forward to receiving your enquires soon.sincerely,john robertscompany:xxxxxxxadd:xxxxxxxtel:xxxxxxxxfax:xxxxxxxxxemail:xxxxxxxxx2）对新买家要求建立业务联系的回复dear mr.jones:we have received your letter of 9th april showing your interest in our completeproduct information.our product lines mainly include high quality textile products.to give you a generalidea of the various kinds of textiles now available for export,we have enclosed acatalogue and a price list.you may also visit our online company introduction atwhich includes our latest product line.we look forward to your specific enquiries and hope to have the opportunity to work together with you in the future.sincerely,john roberts company:xxxxxxxadd:xxxxxxxtel:xxxxxxxxfax:xxxxxxxxxemail:xxxxxxxxx3）向老客户介绍公司的最新产品信息dear mr.jones:we have refreshed our online catalog at and now it covers thelatest new products, which are now available from stock.we believe that you will find some attractive additions to our product line.once youhave had time to study the supplement, please let us know if you would like to take thematter further.we would be very happy to send samples to you for close inspection.we will keep you informed on our progress and look forward to hearing from you.sincerely,john robertscompany:xxxxxxxadd:xxxxxxxtel:xxxxxxxxfax:xxxxxxxxxemail:xxxxxxxxx第三篇：电子商务信函回复TEXT ONE :Request for InformationSample reply to an RFIDear Mr.Charles Aznavour,Thank you for your inquiry dated 16 July.We are pleased to hear that you are interested in our products.We have sent you a copy of our latest catalog by DHL ,together with samples of some of the materials we regularly use in manufacturing of our products.I regret to say that we cannot send you the full range of samples.You can be assured ,however ,that our products are of the quality you expect.Mrs.Angela Wang,our Sales Manager ,will be in France next month and would be pleased to visit you.She will have with her a wide range of our products.When you see them ,we think that you will agree that only the best quality materials are used ,and that the high standard of workmanship will appeal to the most discriminating buyer.We also manufacture a wide range of widgets in which you may be interested.You can find a full illustration of them in our online catalog atWe look forward to receiving an order from you.Your sincerely ,Chen Guo Yu ,General ManagerDynamic Exports Shanghai Electronic Co.,Ltd信息查询回复样本：尊敬的Charles Aznavour 先生：您7月16日的查询现已收到。
电子商务的求职信格式
尊敬的招聘团队，
我是XXX，来自XXX，非常荣幸有机会向贵公司投递我的求职信。
我在XXX大学电子商务专业本科毕业，对电子商务行业充满热爱和兴趣。
我相信我丰富的实习经验和专业知识能够使我胜任贵公司的相关职位。
在我大学期间，我曾在一家知名电商公司实习，负责平台运营和客户服务工作。
在这段实习经历中，我学会了如何利用数据分析和市场营销策略提升销售额和用户体验。
我也熟练掌握了常用的电商平台操作技巧，比如XXX、XXX等。
在与团队合作和客户沟通中，我展现了优秀的团队协作能力和客户服务意识。
我也在实习期间考取了电商相关的认证资格，比如XXX 证书，证明了我的专业能力。
我具有良好的沟通能力、快速学习能力和团队合作精神，能够适应快节奏的工作环境。
我熟练掌握Office办公软件，熟悉Photoshop等设计软件，能够独立完成电商运营工作所需的文案撰写和图片处理等工作。
我也具备较强的数据分析能力，能够结合用户行为数据和市场趋势制定有效的营销策略。
我对贵公司的发展前景和企业文化深感钦佩，希望能有机会加入贵公司，并为贵公司的电子商务业务发展贡献自己的力量。
我相信我的专业知识和实践经验使我能够胜任贵公司的相关职位，并且我愿意不断学习和提升自己，为贵公司的发展贡献自己的才华和热情。
感谢您抽出宝贵的时间阅读我的求职信，希望能有机会与贵公司面谈，期待能够成为贵公司的一员。
祝贵公司越来越辉煌！
此致
敬礼
XXX。
商务电子邮件格式范文公函是平行文。
在写作时，一般包括四大部分：标题、行文对象、正文、落款。
下面网要分享给你的是商务电子邮件格式范文，希望你能喜欢。
商务公函格式 1.标题一般采用公文规范标题法，即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。
也有的只有事由和文种。
2.行文对象是指公函受文者，写在事由之下的第一行左边，顶袼，后面加冒号。
3.正文是公函的内容即事项，是发函者要告诉对方的具体事情，由三部分组成，即发函因由，发函事项以及结语等，事项部分基本上是叙述和说明的方法，如有要求部分则要根据行文内容来安排，不可过多。
结语多使用特此复函。
4.落款。
包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。
公函的注意事项(一)函的主旨要集中一般要求一函一事，当然也可写出此事的几个方面，但函件宜短不宜长。
去函要有鲜明的目的性，复函要有明确的针对性，不要把一些不相关或离题较远的事写进去，显得主旨不突出。
(二)行文要开宗明义函件来往都要开门见山，直陈其事。
开头要注意礼貌用语，但也要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞无味的套话。
表达要简洁明快，直奔主题。
(三)语言要有分寸感函件应注意措辞，语气要委婉、平和、恳切、分寸得当，不可强人所难，既要符合本机关职权身份，又要尊重对方，讲究礼节，忌用指令性语言。
商务电子邮件格式范文1 公司：贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉，特函告如下：一、综合险。
在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。
如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。
二、破碎险。
破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。
该险现行保险费率为2%，损失只赔超过5%的部分。
三、保险金额。
我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10%投保，我方当照此办理。
我方希望上述答复将满足贵方的要求，并等候贵方的答复。
公司年月日商务电子邮件格式范文2 Dec. 12， 20xxDear Prof：On behalf of the Foreign Languages Department， I am pleased to invite you to attend our Christmas Party. Our students will put on a short play Christmas Carol- - directed by Ms.xxx， our American teacher. It would give us great pleasure to have yourpresence. The Party will be held in the Students Center of our College， on Saturday， December the twenty-sixth at seven p.m.We are looking forward to your arrival. The favor of a reply is requested.Yours sincerely，XXXX商务电子邮件格式范文3 公司：贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉，特函告如下：一、综合险。
公函是平行文。
在写作时，一般包括四大部分:标题、行文对象、正文、落款。
为了帮助大家更好的写作商务邮件格式范文，山草香整理分享了11篇中文商务电子邮件格式范文。
一、做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作，做到手续完备，及时准确。
需要清退归档的，资料应做好登记和立卷工作。
二、要负责做好公司内外来访人员的接待工作，认真热情，态度和蔼，做到积极主动、不推诿、不拖拉。
三、要负责保管和正确使用公司印鉴，开具介绍信或出具证明，做好登记，做到有据可查不出差错。
四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。
五、要负责公司各类行政会议的通知，记录和办公会议纪要、决议、决定的起草，印发，同时协助公司领导起草有关行政文件。
六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜，并将完成情况及时汇报。
办公室主任（副）主任岗位责任制：一、按着办公室的职责，要负责主持办公室的全面工作。
二、在经理领导下，要负责组织起草公司行政综合性的工作报告、决议、规划和决定等文件。
要负责各种事项的通知，会议决定的草拟和发布。
三、要负责办公室内部的基础建设和业务知识的学习，监督检查部门的岗位责任制的执行，努力提高工作水平和工作效率。
四、协助经理组织安排经理办公会议议程，并做好会议记录，同时要负责检查会议的执行情况。
五、要负责审核以公司名义所发的决定、报告等文稿，并及时转呈领导签阅，建立相应的登记薄。
六、认真及时处理，批转传阅上级有关文件和其它事项的通知。
七、要负责公司人事档案及统计等项工作。
八、要负责公司的安全保卫工作。
九、要负责组织协调各部门共性的综合性工作，及时做好领导交办的其它事宜。
十、注意了解与全局有关的情况和问题，搞好信息反馈工作，并提出解决办法，为领导决策提供参考。
十一、会同党支部共同抓好办公室的政治和业务学习，思想政治工作，坚持“两个文明”一起抓。
尊敬的客户：您好！感谢贵司在以往的合作中对我司产品及服务的信赖与支持。
中文电子商务邮件范文尊敬的客户：您好！感谢您选择我们的电子商务平台进行购物。
我是您的专属客户经理，我将为您提供全方位的服务，确保您的购物体验尽善尽美。
首先，我想对您在我们平台上的购物表示感谢。
我们非常重视您所选择的商品，并将尽最大努力确保您购买的商品的质量和准时交货。
我们与众多优质供应商建立了长期合作关系，以确保我们的产品质量可靠，并且在商品的亮相时间上经过严格的把关。
此外，为了方便您的购物，我们的电子商务平台提供了多种支付方式，包括支付宝、微信支付、银联在线等。
您可以选择最适合您的支付方式进行结算。
同时，为了保护您的个人信息和支付安全，我们采取了一系列高级加密技术和安全措施，确保您的信息在传输和保存过程中得到最大程度的保护。
在购物的整个过程中，我将与您保持密切的联系。
如果您对商品有任何疑问或需要更多的信息，请随时与我联系。
我会尽快给您答复，并根据您的需求提供最详细的产品介绍和建议，以帮助您做出明智的购买决策。
另外，为了感谢您对我们的支持和信任，我们会不定期地推出一些优惠活动和特价商品。
这些活动将通过邮件和短信的方式通知您，以便您及时掌握促销信息并享受到更多的购物优惠。
最后，请允许我再次感谢您选择我们的电子商务平台进行购物。
我们将竭尽全力为您提供最满意的服务，希望我们的产品和服务能给您带来极大的快乐和便利。
如果您有任何问题或意见，请随时与我联系。
期待与您的更多合作！谢谢！客户经理 XXX中文电子商务邮件范文（二）尊敬的客户，感谢您选择与我们合作，我是XX公司的销售代表。
为了更好地了解您的需求并提供定制化的解决方案，我特意为您准备了一封电子邮件，详细说明了我们公司的产品和服务。
请仔细阅读以下内容，并随时与我联系，如果您有任何问题或需要更多信息。
首先，我想向您介绍我们公司的产品和服务。
我们是一家专注于电子商务解决方案的公司，提供一系列与电子商务相关的产品和服务，包括网站开发和设计、电子支付解决方案、电子商务平台开发和定制等。
电子商务求职信格式
【电子商务求职信】
尊敬的招聘经理：
我是XXX，非常感谢您抽出宝贵的时间阅读我的求职信。
我
对贵公司正在招聘的电子商务相关职位非常感兴趣，希望能够加入贵公司，并为公司的发展贡献自己的专业能力和热情。
我拥有XX大学电子商务专业的本科学历，毕业后在某知名电商公司从事电子商务相关工作已有X年的工作经验。
在这段
工作经历中，我承担过多个不同层级的项目，分别负责过线上推广、店铺运营、数据分析等多个方面的工作。
通过不断的学习和努力，我逐渐积累了丰富的经验，并深刻理解了电子商务行业的运营模式和发展趋势。
在上一家公司工作期间，我参与了多个线上活动的策划和执行，包括双11购物节、618电商节等，负责活动的整体设计和推
广渠道的选择。
通过我的努力，这些活动都取得了非常不错的销售业绩，得到了领导和同事的一致好评。
我对数据分析也有自己独特的见解，能够通过数据分析来挖掘用户需求、优化产品和推广策略，为公司创造更多的商业价值。
除了专业能力之外，我具备团队合作的精神和领导能力。
我在工作中善于沟通和合作，能够很好地与同事同事合作，共同完成任务。
我也不断学习和提升自己，参加过多个电商相关的培训和讲座，不断地完善自身的知识储备。
我选择贵公司，是因为贵公司在电子商务领域具有很强的竞争力和发展潜力。
我对贵公司的发展前景和企业文化深感钦佩，愿意与贵公司一同成长，为公司的发展和壮大贡献自己的力量。
希望贵公司能够给予我一个展示自己的机会，我深信，我定会成为贵公司的有力支持和合作伙伴。
期待能够得到您的回复，谢谢！
此致
敬礼
XXX。
竭诚为您提供优质文档/双击可除电子商务信函格式篇一：商务邮件范例以及格式注意事项一、事务邮件：x经理/总：您好！非常荣幸能够代表我公司与您联系。
我是xxxx公司的xxx（职位）的xxx（姓名），今天将您所感兴趣的我司产品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电话：*********，或联系xxx（该客户的具体主管以上负责人）手机号：xxxx。
恭祝商祺！xxx二、问候邮件：例一：x经理/总：您好！在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！（在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利！）xxx公司xx敬上例二：x经理/总：您好！生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。
祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！xxx公司xx敬上例三：x经理/总：您好！一份真诚，能胜万两黄金；一缕温暖，能抵万里寒霜；一句真心的问候，送来我最美好祝愿：忙碌的日子不要忘记照顾自己的身体，祝您身体健康，工作顺利！xxx公司xx敬上例四：x经理/总：新年好！值此20XX新年来临之际，xxxx（公司）向贵公司表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福，感谢您长期以来对我们的支持和信任！在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。
未来的中国是服务的王国，得服务真谛者得天下！你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、融洽、激情的消费天空。
您的标准就是我们努力的方向。
在私下直言批评的是我们的真朋友！请提高您对我们的标准！让我们共同携手创造明天、后天!我们的团队还很幼稚，需要指点、批评、鼓励等各种成长的“营养素”，这是您赐予我们最有价值的礼物。
愿我们成为您生命中的礼物，虽然不期而至闯入您的世界，但从此为您打开全新的一扇窗——那一片天空下，生命真挚而温暖，彼此尊重、呵护，彼此温暖。
这是我们共同的愿景，这是我们共同的理想！新春来临，万象更新，xxxx全体员工衷心祝愿贵公司大展宏图、事业兴旺！顺祝春节愉快，身体健康，阖家欢乐！xxxx公司三、感谢信：x经理/总：您好！感谢您长期以往对我司的支持与信任，注意：一、关于主题1.一定不要空白标题。
2.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。
3.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。
4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。
5.可适当用使用大写字母字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
6.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要Re一大串。
7.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。
二、关于称呼与问候1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。
邮件的开头要称呼收件人。
称呼是第一行顶格写。
2.email开头结尾最好要有问候语“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。
结尾常见写个“祝您顺利”之类的。
若是尊长应使用“此致敬礼”。
注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
三、正文1.email正文要简明扼要，行文通顺。
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重。
2.注意email的论述语气尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。
3.email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
保持你的每个段落简短干练。
4.一次邮件交待完整信息5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查四、附件1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。
3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。
4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。
6.如果附件过大（不宜超过2mb），应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana或者Arial字型，字号用五号或10号字即可。
六、结尾签名1.签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般不超过4行。
2.不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。
过于正式的签名档会让对方显得疏远。
你可以在ouTLooK中设置多个签名档，灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。
七、回复技巧1.及时回复email收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是2小时内。
对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2.进行针对性回复当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
3.回复不得少于10个字4.不要就同一问题多次回复讨论如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。
此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
篇二：商务信函的格式和范文商务信函的格式和范文商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。
其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。
其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
文种特性〔一）语气口语性每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。
人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。
而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。
无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。
（二）内容直接性企业每天都要阅读大量信函文件。
商务信函不需要用华丽的词句。
所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。
用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。
当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。
（三）态度真诚性商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。
不管说什么，都要带着诚意去说。
把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。
这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
（四）主旨单一性商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。
（五）格式规范性商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。
外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。
（六）地位平等性商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。
商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。
（七）要求时限性商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。
因此，接收对方的信函后必须及时回复。
目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。
商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。
（一）信头信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。
1发信人名称及地址发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。
还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。
2．标题作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。
标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。
事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。
常见的商务信函标题有以下两种形式：(1)由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。
(2）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：机动车索赔”。
3函号函号即编号，分为对方编号和己方编号。
在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。
函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。
常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或（xxxx)“函第x号”的形式；二是采用直接编号的形式，如“第x号”。
4称谓称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。
其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。
书写时有以下两种称谓：(1)泛指尊称。
“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。
尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、“尊敬的销售部经理”等。
(2)具体称谓。
即具体指名道姓的尊称。
在姓名后面加称谓语。
这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。
因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。
称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。
5．收信人地址、单位收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。
（二）正文正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。
正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。
1问候语问候语也即应酬语或客气语。
开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。
一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”,“近来生意可好，效益颇高”等。
如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。
如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。
2主体主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。
不同的商务信函的内容是不同的。
