商务信函写作格式英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。
混合式：每一段的首行缩进两格。
落款在信末中间靠右下的位置。
齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。
英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：(1)信头Theheading日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。
日期的英式写法是日、月、年;美式写法是月、日、年。
为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。
比如May，1998(美式写法);1，May，1998(英式写法)。
(3)信内地址Theinideaddre与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。
(4)称谓Thealutation在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用De arir”;称呼企业，公司的妇女组织常用Madam，Ladie;无具体收信人姓名用DearSirorMadam称呼收信者。
收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.(先生)，Mr.(夫人)，Mi(小姐)，Hon(用于称呼市长、部长、大使等)，Pre.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。
(5)开头语Theopenentence开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。
如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。
开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
(6)正文Thebodyoftheletter正文的地位和内容与中文书信相同。
在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。
信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。
(7)结尾语Thecloingentence结尾语一般用来文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。
正文结束后，另起一段写结尾语。
英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。
若收信者为公司，谦称则常用：YourTruly，TrulyYour，Yourfaithfully等;若收信者为个人，则常用：Yourincerely，Sincerelyyour等。
需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。
(9)签署Theignature签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。
签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。
尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。
为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。
常见的职衔有：ChairmanoftheBoardofdirector(董事长)，Preident或Genera1Manager(总经理)，Director(董事)，StandDirector(常务董事)，Manager(经理)，HeadofDepartment(职员)，Managere(女经理)，HeadofaDepartment(处长)，Sectionchief(科长)等。
需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。
(10)、附件Encloure如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。
例如：Encl:2InvoiceEnc.:1B/Lading(11)其它商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.(Attention的缩写)字祥，也可在字下划横线表示。
②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。
③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。
④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Potcript的缩写)引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：日期May,20,1998,收信人Mach&.Welon，地址340CamedleAveKemlworttl，N.T,注意Attn：Mr.JackG.JohnonSCHARFMANBROS.INCCABLEADDRESSE某port一ManufacturerTELEPHONES信头HEMPSTSRepreentative一Importer(516)292一1750Sauco393FRONTSTREETTELE某:96-7725HEMPSTEDNEWYORK11550称呼DearSir。
ThankyouforyourinteretintheMEYLANlineOftopwatche，timingdevice，etc。
信文：Weareleaedtoinformyouthatweactae某tenivee某portrepreentativeforMEYLANCORP。
P1eaeadviceifyouareinteretedinreceivingourfullcatalogandpricelit。
信尾谦称Verytrulyyour，公司名称SCHRTFMANBROS.INC.签字写信人姓名MichaelSeharfmah写信人职务Manager发信人及打字员MS/am附件Encl.One样信一：3、写信日期：写日期时，请注意以下几点：a.年份要写完整，不能用03代替2003。
b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03不能在正式的信件中出现。
但是可以用英文缩写，比如用Aug.代替Augut。
4、时间5、主题6、称呼7、正文8、结束语9、签名英文商务信函写作格式1、信头Theheading信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
这部分内容是为了方便今后查询信件用的。
3、封内地址Theinideaddre这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。
收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。
另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。
4、事由Theubjectheading事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。
所以事由要写得简明扼要。
5、称呼Thealutation指对收信人的一种称呼。
较常使用的有DearSir,DearMadam,DearMr.某某,。
称呼后面的标点，一般使用逗号。
称呼里的第一个字母要大写。
6、开头语Theopenentence开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。
如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。
开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
7、正文Thebodyoftheletter信的主体。
一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。
我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。
结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。
正文结束后，另起一段写结尾语。
结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。
例如：“Sincerely,”“BetRegard,”or“YourTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。
10、签名Theignatrue写在结束语的下面，签上写信人的名字。
如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。
签名的下面，最好写上发信人的职位。
11、附件Encloure如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。
例如：Encl:2InvoiceEnc.:1B/Lading商务信函的写作特点写作商务信函并不要求使用华丽优美的词句。
所有需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。
1、口语化2、语气语调由于信函都是有其目的性的，所以信函里所采用的语气语调也应该符合写信人的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下，写这封信函是想达到一个什么样的目的，希望对收信人产生一种怎样的影响呢是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
3、真诚不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以信函也必须能够充分体现真诚。
不管说什么，都要带着诚意去说。
4、直接信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。
因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。
5、礼貌礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youreteemedorder等就可以的。
而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。
如果对方的建议不合理或者的指责不公平时，请表现一下高姿态，可以据理力争，说明自己的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
6、简洁就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让信函读起来简单，清楚，容易理解。
用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。
一个单词可以表达，就不要用词组。
多用短句，因为短句更容易理解。
少用“and”，“but”，“however”，“conequently”这些让变得冗长的连词。
在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。
比如，前面写了“goodhavebeenent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dipatch”等。
因为这样写会误导读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
最好是一件事情写一段。
8、精确当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。
