EP-01文件控制程序
- 格式：doc
- 大小：54.00 KB
- 文档页数：3
1目的
为保证环境管理体系文件的适宜性、完整性和有效性，对文件进行控制，包括与EMS有关的外部文件控制，确保对环境管理体系有效运行起重要作用的各个场所都得到、使用相应文件的有效版本。
2 适用范围
适用于与环境管理体系有关的全部文件的控制。
3 职责
3.1 工程部负责组织环境管理体系文件的编制、发放和管理。
3.2 各部门负责归口条款的相关管理、技术文件的编制、和管理。
3.3 各部门负责做好本部门文件的管理。
4 程序
4.1 文件编号及编写
4.1.1 文件的编码
a)环境手册
YJ-EM
环境手册代号
公司代号
b)程序文件
EP-XX
顺序号
程序文件代号
c)作业文件
WI-XX-XX
顺序号
编制部门代号
作业文件代号
注：部门代号以部门名称的汉语拼音字母第一个组成，各部门代号如下：
计划部-JH 物控部–WK 营业部-YY 采购部-CG 品质部-PZ工程部-GC 工模部-GM 管理部-GL 生产部-SC 生产部五金车间-SCW 生产部钣金车间-SCB生产部焊磨车间-SCH 生产部铁线车间-SCT
d)图纸：以客户的原图编号
e)工艺文件
GY-XX-XX
顺序号
编制部门代号（同作业文件）
工艺文件代号
f)环境记录编号
ER-XX-XX
顺序号
编制部门代号（同作业文件）
环境记录代号
g）外来文件编号
自带编号则按其编号，若无时：
WL-XX-XX
顺序号
收到或纳入公司文件控制的年份
外来文件代号
外来技术文件（包括国家产品标准等）按标准原编号规定执行。
4.1.2 文件的编写
环境手册与程序文件由工程部组织成立文件编写小组编写，作业文件等由各相关部门编写。
4.2文件审核和批准
4.2.1 《环境手册》、《程序文件》由管理者代表审核，总经理批准后发布。
4.2.2 《作业文件》由归口管理部门负责人审核，管理者代表批准后发布。
4.3 文件发放
4.3.1 根据文件内容和工作性质，《环境手册》、《程序文件》、《作业文件》由工程部提出发放范围清单，管理者代表批准后发放，文件以<文件发放回收记录>发放，文件使用者办理领用手续。
4.3.2 凡受控文件（指工程部负责回收、更换、更改的文件）均应盖有“受控文件”章标识和发放号，发放号由01开始，依次递增。
4.3.3 受控文件专人使用，并妥善保管，不得复印。
4.3.4 受控文件如发生丢失或损坏（严重影响使用）时，文件持有者应提出补发或更换申请，经管理者代表批准后予以补发或更换。
补发文件发放号启用新发放号，并在发放记录中予以注明；更换文件发放号仍使用原发放号。
4.3.5 顾客或外单位需要体系文件时（此属非受控文件，工程部不负责回收、更换、更改），应经管理者代表批准，由工程部办理发放手续，不盖“受控文件”章，不编发放号。
4.3.6 营业部按订单编制<生产通知单>给计划部和工程部，计划部椐此编制<生产指令单>等发放至生产部等部门，以上均形成相应的文件发放记录。
4.3.7 工程部按<生产通知单>编制的工艺文件和图纸，按《工艺文件管理规范》的要求发放。
4.4 文件更改
4.4.1 文件需更改时，由提出更改的部门负责人填写〈文件更改申请表〉，经管理者代表批准后，由工程部或相关部门负责组织进行更改；每次文件更改，其修改状态由0、1、2……变更。
4.4.2 文件更改时，应注明注明修改状态，填写更改记录，按原发放范围发放更改页，收回原页，对收回的原页加盖“作废”印章，集中销毁。
4.4.3 除环境手册外，《程序文件》和《作业文件》更改时，在工程部保存的该文件正本后附上相应更改内容的<文件更改页>，作为更改的记录。
4.5 文件换版
4.5.1 文件经大量修改或多次更改（四次以上）后应进行换版，换版后的新文件版本分别标以B、C、D 等。
4.5.2 工程部根据原发放范围发放新文件，即时回收旧文件，填写相应的<文件发放回收记录>。
4.5.3 回收作废文件，对无保留价值的作废文件,由工程部加盖“作废”印章，经工程部经理批准后实施销毁，销毁情况记录予<文件销毁清单>中。
4.5.4 如果处于某种目的而保留作废文件时，经工程部经理同意后，加盖“作废”印章方可留用。
4.6 文件管理
4.6.1 工程部负责环境管理体系文件正本保管。
4.6.2 工程部负责编制公司的〈文件总览表〉实施公司文件的管理。
4.6.3 文件应保存在适宜场所，并注意防火、防潮、防霉等。
同时应做到查询方便。
4.6.4 借阅文件应办理借阅手续，公司人员借阅时应征得工程部经理同意，外单位人员借阅须经管理者代表同意。
借阅者须在指定时间内归还，正本一律不得外借。
4.6.5 直接引用的外部文件，由管理者代表批准后方可使用，并按文件发放规定进行发放。
4.6.7 对环境管理体系运行有关的所有场所，必须确保使用文件的有效版本。
4.6.8 有时效性的文件，过期自动失效，不作回收，使用部门应集中归档，到期销毁。
4.7 各部门应定期全面检查文件的有效性、完整性，如发现不符上述规定应及时纠正。
4.8 外来文件控制
4.8.1 与组织所确定的策划和运行环境管理体系所需的外来文件由工程部负责收集，识别其适用性，并控制分发以确保其有效。
4.8.2 工程部负责收集与环境管理体系有关的国家政策、法规等的最新版本，统一编号，加盖受控印章，填入〈外来文件清单〉，需用者办理借阅手续借阅。
4.9 每年年终由工程部组织对现有环境管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。
4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应按上述规定执行。
4.11 环境记录的文件应执行《环境记录控制程序》。
5.相关文件
《环境记录控制程序》
6.环境记录
〈文件总览表〉
〈文件发放回收记录〉
<文件更改申请表>
〈文件更改页〉
〈文件销毁清单〉
〈外来文件清单〉。
