01文件控制程序

1 目的为确保公司质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须使质量管理体系有关的文件被有效控制，特制订本程序。

2 范围适用于公司质量管理体系有关的文件和资料的控制。

3 职责3.1 品质部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的归口管理。

3.2 各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。

3.3 管理者代表负责质量管理手册的批准和发布。

4. 术语解释4.1 文件：凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件均属于。

4.2 作业指导文件：为各部门制定的运行质量管理体系的日常指导工作文件。

包括管理标准、工作标准（职务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。

4.3 记录表单：属工作文件；是对应产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等，所做的原始记录。

可代替作业指导文件，为质量体系有效提供直接证据。

4.4 外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等；被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准。

5 工作程序5.1 文件的编写和审批5.1.1 质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。

5.1.2 程序文件由各相关职能部门人员编写，管理者代表审核，总经理批准。

5.1.3 作业指导文件、记录表单由各主管部门或各业务技术人员编写，各相应部门负责人审核，管理者代表批准。

5.2 文件的状态5.2.1本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。

受控文件必须始终保持为有效版本，在文件页眉上注有“受控”字样；非受控文件本公司不负责更新或换版，仅供外界人员使用。

5.3 文件的分类公司质量体系文件参照ISO 9001:2008标准分为三类：5.3.1 质量手册·············QM5.3.2 程序文件·············QP5.3.3 工作文件：a）作业指导文件:···········WIb) 记录表单：·············QRc) 外来文件：·············ED5.4 部门代码，文件编码：见《质量文件编码规定》，“JJ — WI — PZ— 01”。

昆山金亿机械电器有限公司文件与资料控制程序1．目的：对本公司文件与资料实施控制，确保对本文件要求的文件和以及必要的外来文件进行控制。

2．范围：适用于本公司关键材料、元器件采购、生产、检验、包装至施工、客户服务等各阶段作业中，公司内部、顾客及供应商提供的文件和资料的控制。

3．职责：4．控制内容4．1文件编号原则：各项文件制订、修订由品管科以编号原则编号。

编号原则：质量手册：用QM-★★表示。

其中字母QM代表质量手册，第一、二位数字代表流水号。

程序文件：用OP-★★表示，其中QP代表程序文件，第一、二位数字代表文件编号。

检验文件：用QJ-★★表示，其中QJ代表检验文件，第一、二位数字代表文件编号工艺文件：用QW-★★-★★表示，其中QW代表工艺文件，第二位数字01表示工艺守则、02作业指导书、03 设备操作规程、04 管理作业文件，第三位数字表示文件的顺序号；技术条件\企业标准\产品图纸\设计文件：用QP-★★表示。

QP代表技术条件\企业标准\产品图纸\设计文件，第二位数字代表文件流水号。

外部文件：用WL ★★★★★★--★★表示，其中第一、二位字母代表外单位，第三、四、五、六、七、八位数字年月日，第九、十位数字代表文件流水号。

4.2文件制订、修订、废止作业（1）文件制订作业：由各部门指定专人，或编制部门主管审核后发行及控制。

（2）文件修订作业：文件若不合于现状，需修改增订，修改后的文件再依文件作业的程序发行。

（3）文件废止作业：由提议部门填写「文件修订、废止申请单」，品管科做废止，回收已发出的所有该项文件。

（4）报告记录的制订、修订、废止作业：所有制订的报告记录直接由品管科汇总成册，依规定编号，后续若有修订、废止时，编号不变，分发新报告记录及回收旧报告记录。

4．3文件分发、回收作业（1）经颁布发行的文件，品管科复印适当份数后发行，并请收文部门签收。

修订及废止时，品管科发行新版时，回收旧版文件，回收并加盖“作废”以做区别。

昆山杰特兴电子实业有限公司编号J-COP-01-2011版本 A 1文件类别程序文件页码 1 / 6 页文件名称文件控制程序生效日期2011-09-201 目的为确保质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须对质量管理体系有关的文件进行控制。

2 范围适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。

3 职责3.1质量部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的管理。

3.2各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。

3.3总经理负责质量管理手册的批准和发布4 工作程序4.1文件的编写和审批4.1.1质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。

4.1.2程序文件由各相关职能部门人员编写，体系专员审核，管理者代表批准。

4.1.3工作文件、专业技术文件由各部门或各工程技术人员编写，各相应部门负责人审核，管理者代表批准。

4.2文件的状态本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。

受控文件必须始终保持为有效版本，并加盖蓝色受控印章，非受控文件本公司不负责更新或换版仅供外部人员使用。

4.3 文件的分类公司文件分为三类4.3.1 质量手册4.3.2 程序文件4.3.3 工作文件A．作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准、工作标准（职编制审核批准日期日期日期文件类别程序文件页码 2 / 6 页文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。

B．其他质量文件：可以针对产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等。

4.4 文件的编号方法4.4.1 质量管理手册编号方法：XX - QM------XX----XXXX编订年份版本号A，B，文件类别代号：QM-质量手册；企业代号：4.4.2 质量管理程序文件编号方法：XX - COP ------XX----XXXX编订年份编订序号，01，02，…文件类别代号：COP-程序文件；企业代号4.4.3 质量工作文件编号方法如下：XX - XX ----XX---XX工作文件序号，001，002，…部门代码WI-工作文件本公司代号4.4.4质量记录编号方法如下：XX - XX ----XX---XX记录表单序号，001，002版本号（A1、A2～A10；B1～）部门代码本公司代号文件类别程序文件页码 3 / 6 页文件名称文件控制程序生效日期2011-09-204.4.5 公司及各部门代码部门代码部门代码部门代码公司代码J 工程部RD 行政人事部AH生产计划部PMC 生产管理部P 财务部 F 采购部S 质量部Q 市场营销MS4.4.6 文件格式原则上采用以下要领：1）名称栏记入编制文件的名称、标题。

山西长信工业有限公司程序文件CXCX-01A/0版文件控制程序受控状态：编制部门：经济节能处审核人：闫建刚批准人：常元光2013-7-1批准2013-7-3实施~ 1 ~更改状态表版本号修改号修改条款修改页码批准人实施日期A版0 发布－常元光2013-7-3~ 2 ~文件控制程序1 目的为了使管理体系内各文件得到规范、有效管理，确保各使用处文件均为有效版本的适用文件，特制定本程序。

2 适用范围适用于综合管理体系文件的控制。

3 术语3.1 受控：是指文件的编制、审批、评审、更新、发放、使用、作废等过程都处于控制状态，确保在使用处可获得适用文件的有效版本。

3.2 管理手册：阐明管理体系的范围、方针、目标，删节说明，规定管理职责，描述管理体系要求及相互关系的文件。

3.3 程序文件：对相关的控制活动规定具体实施内容、范围、目的、职责、方法和步骤，以实现管理要求的文件。

3.4作业文件：对某些操作或控制过程做出更加具体规定的文件，是程序文件的支撑性文件。

3.5管理文件：指职能部门代表公司在履行管理职能时，对公司相关部门和单位提出要求所形成的管理文件。

管理文件等同于公司专业管理制度或办法。

3.6电子文件：指按规定程序产生，以数码形式记录于计算机硬盘、磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并通过特定网络系统传送的文件。

4 主要职责4.1总经理负责批准发布管理手册。

4.2各专业管理者代表负责审核、总经理负责批准程序文件；各专业管理处室负责作业文件审核、管理者代表负责批准。

4.3公司经济节能处为综合管理体系文件的归口管理，负责策划编写体系文件，组织编制质量、安全、环境综合管理手册、程序文件等各类管理体系相关文件的编制、评审和修改。

负责管理手册、程序文件等文件（含外来文件）的发放、回收和处置。

4.4其余各单位负责相关文件的编制、使用和保管，建立本部门文件控制清单。

5 工作程序~ 3 ~5.1文件的分类5.1.1管理类文件：主要包括管理手册（含职业健康安全、环境、能源目标、指标和管理方案）、程序文件、管理文件（如公司专业管理的管理制度、管理办法等）；5.1.2技术类文件：主要包括技术标准、环境标准、安全标准、工艺技术规程、标准化作业指导书、设备规程、检验规程、试验规程、测量设备校准办法、技术图纸、绩效参数等。

修订记录：1. 目的本程序说明全公司文件控制，包括香港写字楼及国内生产部过程对综合管理文件作出控制，包括文件建立、批核、分发及更新。

2. 范围适用于本公司所有管理体系运行下的所有文件与资料。

3. 定义3.1管理体系文件：本公司管理体系运行流程文件，如各种工作程序、工作规范等。

3.2程序文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。

3.3指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。

3.4表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。

凡具有下列条件者称为正式表单：a．使用期及保存期超过三个月以上。

b．正式附属于管理手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。

3.5 外来文件: 国际标准、国家标准、行业标准、客户提供之文件数据等非本公司内部所发行的文件数据均属之。

3.6电子文件:在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

4. 责任4.1 文控人员4.1.1文控人员由管理者代表选任；4.1.2负责综合体系文件之保存、发放、更新及记录；4.1.3按综合体系文件类别给予所属编目；4.1.4监督各部门文件及表单使用的有效性；4.2 主管/ 经理4.2.1负责将有效的受控文件传达其所属部门，确保受控文件副本是有效性；4.2.2所有受控文件在各部门容易取阅及得到适当之保存；4.2.3将已作废受控文件回收或撒离现场。

4.3 管理者代表负责审批体系文件及订立《受控文件发放总表》内收件人或部门。

5. 程序5.2 受控文件包括如下两类：第一类体系文件受制方式，以首页盖上红色「受控文件」印章监控，正本文件需在反面盖「正本」、「受控文件」印章，文控人员将最新版本登录入《受控文件清单》内，相关部门在《受控文件发放总表》上签收并将最新版本登录入《受控文件清单》内。

版本：C/0 文件编号：AFK/CX01-2019 第1页，共4页生效日期：201907101.目的对与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件及资料进行有效的控制，确保各相关场所使用的文件和资料是有效版本。

2.适用范围适用于本公司有关质量、环境、职业健康安全管理体系的所有文件和资料（包括外来的技术文件和顾客提供的图样）的控制。

3.职责3.1总经理负责管理体系手册和程序文件的发布和实施；3.2管理者代表负责组织编制手册、程序文件并对其进行审核；3.3各部门负责编制本部门的相关程序文件；3.4三级文件由相关部门和人员编制，经部门主管审批后发布；3.5四级文件由各部门编制，经部门主管审批；3.6总经办负责文件和资料的归口管理；3.7制造部负责公司技术文件的管理；3.8有关部门负责各自部门的专用文件及资料的保管。

4.工作程序4.1文件和资料的控制范围a.一级文件：质量、环境、职业健康安全手册；b.二级文件：程序文件；c.三级文件：作业指导书、管理文件、规章制度、操作文件、技术文件等；d.四级文件：各类表单；e.外来文件：产品或行业标准、法律法规、同行或兄弟企业的参考资料等；f.与体系有关其他文件。

4.2文件的编制4.2.1文件编制要求：a.规定版本号－A/0，表示第A版，第0次修改；b.进行文件编号：1.一、二级文件编号AFK／－a)前两个空格表示文件类型代码，根据附录1填写；2.三级文件的编号AFK- －－a)前两个空格表示文件类型代码，根据附录1填写；b)第三、四空格表示所属部门，根据附录2填写；C) 第五、六空格表示顺序号，01－99；3.四级文件的编号AFK- －a)前两个空格表示部门代码，根据附录2填写b)第三、四空格表示顺序号， 01－99；4．外来文件的编制 AFK- －a)第一、二空格表示文件类型代码，根据附录1填写b)第三、四空格表示顺序号， 01－99；4.2.2编制权限版本：C/0 文件编号：AFK/CX01-2019 第2页，共4页生效日期：201907104.3文件的审核4.4文件的批准4.5文件的发布和发放：4.5.1一、二级文件经管理者代表审核，总经理批准后颁发；4.5.2三级文件经部门主管审核批准，总经办登记后发布；4.5.3四级文件经部门主管批准，由总经办备案后发布；4.5.4一、二级文件由总经办根据附录3对文件进行受控编号，文件领用人或部门须在《文件发放回收记录表》上签名，方可领用；4.5.5三级文件发布后，由编制部门实施文件发放，文件使用人或部门须在《文件发放回收记录表》上签名后方可领取；4.5.6与体系有关的外来文件和资料，由文件接收部门根据附录1的要求对外来文件进行编号后，由接受部门自行管理，相关部门或人员需要使用时，经接受部门主管同意后方可借阅。

文件控制程序1 目的为保证公司体系文件和资料得到有效控制，确保公司相关部门和船舶获得有效文件，特制定本程序。

2 范围适用于公司体系内相关部门和船舶。

3 定义内部文件：是指本公司体系内全部文件及相关附件、附页等。

外来文件：是指由外部机构发布的，本公司体系执行的有关所有法规性文件（包括主管机关、船级社颁发的强制性规定、规则；推荐性指南和标准；航海图书资料；船舶与设备的技术资料等）4 职责4．1 公司总经理负责批准发布质量、职业健康安全、安全管理手册（简称管理手册）。

4．2 指定人员（管理者代表）负责除管理手册以外体系相关文件的批准。

4．3 行政部是公司行政文件的主要管理部门。

4．4 安全办是体系文件的主管部门。

负责拟定体系文件框架，组织建立和完善体系文件，编制《有效文件清单》，对体系相关部门明确体系文件管理要求，对体系文件实行动态管理，确保体系文件的适宜性和有效性，对各部门编制的体系文件审核，并做好体系文件的标识、编码、发放、登记和归档工作。

4．5 相关部门负责与本部门相关程序、操作须知文件，岗位职责等的编写。

4. 6 船舶负责编写本船主要设备的操作规程，由船长或轮机长审批后实施。

5 内部文件的控制5.1 文件编写与审核5.1.1 管理手册由安全办组织编写、指定人员（管理者代表）审核，总经理批准发布。

5.1.2 程序文件由相关部门组织编写，部门负责人审核，指定人员（管理者代表）批准发布。

5.1.3 各岗位管理职责、操作须知等文件由相关部门编写，体系室负责人审核后报指定人员批准发布。

5.1.4 安全办负责编制公司《有效文件清单》和《记录总清单》，报指定人员（管理者代表）批准发布。

5.2 文件编码5.2.1 文件编码由安全办统一规定，统一标示，易于查阅。

5.2.2 文件编码标示安全管理手册——“SMM”程序手册——“P”应急反应手册——“SME”职责手册——“SMF”操作须知手册——“SMO”同一手册中不同的文件用不同的文件序号加于区分，一般情况下序号从“01”开始，每个文件序号加“1”，紧接着文件编码填写，文件编码加序号即为该文件的“文件编号”。

瑞泰遮阳制品(台州)有限公司RHINO OUTDOOR PRODUCTS（TAIZHOU）CO.，LTD 批准审核吴建光受控印章文件控制程序编码：Q/RHINO.QA.001 日期:2009.4.281.目的为保证公司在质量体系运行中,所有质量活动场所使用的文件均为有效版本的文件(包括外部文件),以防止使用失效或作废的文件。

2．范围2.1适用于质量体系运行中，与质量活动有关的文件的控制和管理；2.2客户提供或外来文件和资料。

3．支持文件无4．定义文件：信息及其承载媒体，示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等；注：①媒体可以是纸张、磁盘、光盘、其他电子媒体、照片或标准样品、或它们的组合；②低层文件与高层文件抵触者，低层文件的抵触部分为无效。

5．职责5.1总经理负责公司各项质量管理体系文件的审批；5.2品管部/体系文管中心:负责相关质量管理体系文件的编制与审核,发放及管理；5.3研发部/工程文管中心: 负责相关工程技术文件的编制与审核,发放及管理；5.4品管部负责检验指导书的编制、发放及管理；5.5各部门负责部门内相关文件资料的审批、发放及管理；5.6文员负责文件的整理、编号、发行、回收、作废、存档、保管。

6．工作程序6.1文件及资料的分类及编号文件分为两类：一类为技术性文件，另一类为管理性文件；依据文件来源不同还可分为内部文件和外来文件两种。

6.1.1质量体系文件依架构及界定不同分为四个层次：版本号 A 编写吴建光附录A:文件编码格式1．质量手册 A 版本号质量手册代码2．程序文件:Q/RHINO3．三阶文件:Q/RHINO·××·××部门代码·流水号4．表格编号:F-QA-×××流水号部门代码5．部门代码：人事行政部：HR 财务部：FD 信息部：IT采购部：PSD 生产部：PD 品管部：QA研发部：RD 设备部：EM 金工车间：SW电焊车间：WW 喷塑车间：PC PE车间：PE包装车间：PW 物料：WH 储运部：SP计划部: PL附录B：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D程序文件清单F—QA-004 附录C：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D文件发放记录表F-QA-001附录D：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D文件接收记录表F—QA-002 附录E：附录F：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D修订记录F-QA-003。

1、目的对品质系统的文件和资料进行控制,规范其批准、发布、归档、更改及回收处理的方法。

2、范围适用于工厂的品质系统文件、外来文件、表格。

3、参考无4、定义4.1 外来文件---指外来的标准、参考资料，客户提供的图纸、工程标准/规范等。

4.2 主本文件---指保存在文件控制中心的品质系统文件、外来文件、表格等的原件。

4.3 受控文件---受更新控制的文件。

5、权责5.1 文件编制人5.1.1 确保所编制的文件符合ISO9001：2008标准和工厂实际运作的要求；5.1.2 文件的格式符合规定；5.1.3 文件按规定的流程审批并交给文控员进入文件发布流程。

5.2 文控员5.2.1 提供新增文件的文件编号；5.2.2 提供待修改文件的现行修订号；5.2.3 审查文件格式和审批程序是否符合本程序的规定；5.2.4 按规定的流程发放文件；5.2.5 按要求组织回收和处理作废文件；5.2.6 编制、修改(需要时)主本文件清单；5.2.7 管理和检查品质系统文件。

5.3 各相关部门5.3.1 签收受控文件并归档；5.3.2 按文件控制中心的要求退回作废文件；5.3.3 确保本部门的文件完整、有序。

6、程序6.1 文件的编制6.1.1 文件之编制或修改由各使用部门自行根据需要起草或修改文件。

6.1.2 新文件编制前，文件编制人须向文控员申请文件编号：首先说明文件的类型，由文控员根据文件清单确定可用的文件编号，给文件编制人使用。

6.1.3 修改文件时，由文件编制人向文控员索取现行文件的主本和修订号，然后进行修改。

6.1.4 文件须符合ISO9001：2008标准和工厂实际运作的要求。

6.1.5 文件编制人须注明文件修订日期、预定的生效日期并签名。

6.2 文件编号6.2.1 本公司文件编号一般是AA-BB型。

6.2.1.1 AA表示文件类别，以字母表示。

其中:QM表示质量手册SP表示程序文件WI表示作业指导书QI表示进料检验规范QO表示最终检验规范6.2.1.2 BB表示同类文件的顺序号,以数字表示。