COP-01-文件控制程序

A) 顾客导向过程（COP）
顾客导向过程是指输入和输出直接和外部顾客联系的过程，直接对顾客满意产生影响的过程：
C01 ——营销管理及与顾客有关过程
C02 ——设计和开发/先期质量策划过程
C03 ——产品制造与工作环境管理过程
C04 ——防护、交付与服务过程
C05 ——顾客满意控制过程
B)支持过程（SP）
支持是为了实现公司的经营目标，支持顾客导向过程（COP）功能的必要过程。

通过识别和控制以下支持过程（SP），确保实现公司的经营目标。

SP01 ——文件控制过程
SP02 ——记录控制过程
SP03 ——人力资源管理过程
SP04 ——设施设备工装管理过程
SP05 ——过程确认控制
SP06 ——产品实现策划控制过程
SP07 ——供应商管理过程
SP08 ——采购控制过程
SP09 ——标识和可追溯性管理过程
SP10 ——顾客财产控制过程
SP11 ——监视和测量设备的控制过程
SP12 ——过程的监视测量过程
S013 ——产品的监视和测量过程
SP14 ——不合格品控制过程
SP15 ——数据分析过程
SP16 ——纠正和预防措施控制过程
C)管理过程（MP）
管理过程是管理顾客导向过程（COP）与支持过程（SP）的关系，确定组织结构，做出管
理决策，确定管理目标及其评价其绩效的过程。

通过识别和控制管理过程（MP），确保公司有效决策和持续改进。

M01 ——体系策划与业务计划管理过程
M02 ——管理评审管理过程
M03 ——内部审核管理过程
M04 ——持续改进过程。

昆山杰特兴电子实业有限公司编号J-COP-01-2011版本 A 1文件类别程序文件页码 1 / 6 页文件名称文件控制程序生效日期2011-09-201 目的为确保质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须对质量管理体系有关的文件进行控制。

2 范围适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。

3 职责3.1质量部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的管理。

3.2各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。

3.3总经理负责质量管理手册的批准和发布4 工作程序4.1文件的编写和审批4.1.1质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。

4.1.2程序文件由各相关职能部门人员编写，体系专员审核，管理者代表批准。

4.1.3工作文件、专业技术文件由各部门或各工程技术人员编写，各相应部门负责人审核，管理者代表批准。

4.2文件的状态本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。

受控文件必须始终保持为有效版本，并加盖蓝色受控印章，非受控文件本公司不负责更新或换版仅供外部人员使用。

4.3 文件的分类公司文件分为三类4.3.1 质量手册4.3.2 程序文件4.3.3 工作文件A．作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准、工作标准（职编制审核批准日期日期日期文件类别程序文件页码 2 / 6 页文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。

B．其他质量文件：可以针对产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等。

4.4 文件的编号方法4.4.1 质量管理手册编号方法：XX - QM------XX----XXXX编订年份版本号A，B，文件类别代号：QM-质量手册；企业代号：4.4.2 质量管理程序文件编号方法：XX - COP ------XX----XXXX编订年份编订序号，01，02，…文件类别代号：COP-程序文件；企业代号4.4.3 质量工作文件编号方法如下：XX - XX ----XX---XX工作文件序号，001，002，…部门代码WI-工作文件本公司代号4.4.4质量记录编号方法如下：XX - XX ----XX---XX记录表单序号，001，002版本号（A1、A2～A10；B1～）部门代码本公司代号文件类别程序文件页码 3 / 6 页文件名称文件控制程序生效日期2011-09-204.4.5 公司及各部门代码部门代码部门代码部门代码公司代码J 工程部RD 行政人事部AH生产计划部PMC 生产管理部P 财务部 F 采购部S 质量部Q 市场营销MS4.4.6 文件格式原则上采用以下要领：1）名称栏记入编制文件的名称、标题。

COP01文件管理程序深圳市某某某某有限公司深圳市某某某某有限公司为了能很好地管理本公司质量体系内的所有文件，使公司文件在发行、修改、回收等方面都做到有效地控制。

二、使用范围：本公司质量体系内所有文件以及所有的外部提供文件等。

三、定义：3.1外部文件3.1.1国家规定，法令及以此为准的规定等公用规定。

3.1.2客户提供的在技术方面的规格、要求等。

3.2受控正本：即受控文件的原稿3.3受控副本：即受控文件的复印件3.4旧版：即文件修改以前的原稿四、职责：4.1行政部（文控中心）：负责公司所有文件的分发回收控制。

4.2各部门文件制作人：负责相关文件的修改、保管。

4.3各部门负责人：负责相关程序文件的审核、作业指导书的批准。

4.4管理者代表：负责手册的审核以及程序文件的批准。

4.5总经理：负责质量手册的批准。

五、程序内容：QM—01深圳市某某某某有限公司表示质量程序文件序列号表示作业指导书表示部门代码表示公司代码ZC-FM-□□--□（版本号）表示流水号表示部门代码表示公司代码/5.2文件版本的更换：文件首次制作发行为A版（作业指导书和表格可不注明），第一次修改后变更为B版，第二次修改后为C版……以此类推，当达到第27次时，从AA开始，再AB……5.3受控文件的拟定与修改：受控文件的修改与拟定必须由原制定部门负责，经相应的职责权限负责人审核批准后，文件方可交文控中心受控发放。

深圳市某某某某有限公司5.5文件的发放：经拟定或修改的文件经审批后，送到文控中心，经文控中心判断符合公司体系要求后，正本控制，并复印副本，将副本盖上受控文件章，将副本发放到相关部门，相关部门领用人在正本文件上签名签收。

5.6文件的回收与作废：新版本文件发放时，同时须将所有的旧版文件回收文控中心，旧版正本文件盖上作废文件章，由文控中心至少保存一年，旧版副本文件由文控中心作废。

5.7参考文件的发放：当客户或其它外界需用相关文件的时候，在所复印的副本上加盖参考章，所有盖有参考章的文件，本公司将不再回收与管理，当文件有修改时，亦不作任何通知版本的更换。

1 目的和范围对与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。

本程序适用于质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件（含外来文件）的控制。

2 引用文件《记录控制程序》3 职责3.1 行政部负责文件归档管理，3.2 各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。

4 工作程序4.1 文件分类4.1.1 文件包括：B) 质量/环境/职业健康安全手册（包括形成文件的质量/环境/职业健康安全方针和质量/环境/职业健康安全目标）；b) 形成文件的程序；c) 为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件（如作业程序、工作规范、管理规定等）；d) 外来文件（法律、法规、标准、上级文件等）；e) 记录（一种特殊类型的文件）。

4.1.2 文件可分为“受控”和“非受控”两类。

“受控”文件为更改通知版本，在发生更改时能追溯到全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本。

4.1.3 文件可以是任何媒体形式，如硬拷贝、电子媒体等。

4.2 文件的编写及审批4.2.1 质量/环境/职业健康安全手册和程序文件由管理者代表组织编写，管理者代表审核，总经理批准。

4.2.2 其他文件由相关部门负责人组织编写，总经理审批。

4.2.3 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。

制定部门：行政部页次：第 2 页共 5 页4.3 文件的发放4.3.1 质量/环境/职业健康安全管理体系文件分为“受控文件”版本和“非受控文件”版本两种状态,受控文件正本应在文件封面页至末尾页右下角加盖“受控文件”印章，由行政部存档；受控文件副本发放前应在封面页至末尾页右下角加盖“受控文件”印章；非受控文件在发放前应在文件封面页至末尾页右下角加盖“謹供参考”印章，非受控文件正本应由行政部存档。

所有非受控文件不受文件修改的控制。

4.3.2文件在发放时必须由文控员在《文件收发登记表》上登记受控号和去向。

非受控文件则在文件正本反面签上接受文件人姓名及日期。

文件修订记录1.0目的为文件控制程序提供指导，并规定文件控制程序的运作和执行。

确保公司质量系统内所使用之文件，确保各场所使用的均为有效版本。

2.0范围本文件适用于公司与公司管理体系相关的所有文件。

3.0定义3.1一级文件：管理手册。

是根据已制定的方针、目标和适用的标准来描述管理体系的文件。

3.2二级文件：程序文件。

是用来描述实施体系要素所涉及到的各职能部门活动的文件。

3.3三级文件：检验标准书、操作指引、作业指导书、工艺文件、工艺流程、产品图纸、其它作业指引类文件等。

3.4四级文件：执行管理体系时作记录用的表格。

3.5外来文件：客户及供应商提供的图纸、有关的国家、国际标准及法律法规等。

3.6体系文件层次结构：4.0职责4.1文控员：负责所有体系文件打印前的格式及相关核准，生效后的分发、原件的保管、作废文件的回收等。

4.2各部门负责人：负责对本部门内体系文件的编写、培训和宣导。

4.3各部门文员：负责本部门内体系文件的签收和保管。

5.0程序5.1文件编写规范5.1.1一阶文件由编写人员根据实际情况进行设计，经管理者代表审核同意后格式不予限定。

5.1.2二阶文件的格式统一，文件主体中需包含目的、范围、定义、职责、程序内容、相关文件、相关表单。

5.1.2.1目的：执行该控制程序后的预期效果。

5.1.2.2范围：该程序文件所涵盖的组织或作业范围。

5.1.2.3定义：对文件中专用名词予以解释。

5.1.2.4职责：执行文件时所涉及到的相关部门或人员的权限与职能描述。

5.1.2.5内容：程序运行的内容。

5.1.2.6相关文件：与该程序文件相关的其它文件。

5.1.2.7 相关表单：该文件内容中引用的表单。

5.1.2.8 流程图：文件中规定的主要作业流程。

5.1.3文件章节次编号： 1.0→1.1→1.1.1→1.1.1.11.1.1.2（依此类推）5.1.4二阶文件的排版5.1.4.1页边距：上为2cm ，下为2cm ，左为2cm ，右为1.5cm ，装订线在左侧为1.0cm 。

COP-03 内部审核控制程序1目的：公司内部定期审核本公司质量管理体系的各项活动是否与ISO9001：2000标准要求相符合，及时发现问题采取纠正或预防措施，确保体系得到保持和完善，并不断持续改进。

2适用范围：适用于本公司质量管理体系的内部审核。

3相关文件（1）COP-01《文件控制程序》；（2）COP-02《质量记录控制程序》；（3）COP-05《纠正和预防措施控制程序》。

4定义4.1 观察项——在内部质量管理体系审核中所发现的轻微问题，但这些问题对产品质量、质量管理体系不会产生严重影响，将其提出来只是加强预防作用。

可不做文件形式的记录来保存。

4.2 一般不合格项——一个独立的对程序或质量管理体系要求的不符合/值得引起注意的小问题。

4.3 严重不合格项——一个对于标准的严重违反、或者整个体系的完全不符合、或者缺少质量体系要求之不符合问题点，它有可能需较长的时间才能纠正。

5职责5.1 行政部ISO负责—组织审核工作并编排检查表。

—制定内部质量管理体系审核年度计划。

—评核及跟进有关各项改正及预防行动的进行及其有效性。

—保管质量管理体系审核记录。

5.2 各部门负责人—配合审核小组对自己的管理范围内进行的审核工作；—执行所需的改正及预防行动。

6资历及培训内部质量管理体系审核员（简称内审员）须具备本公司认可的内审员资格鉴定。

7内容7.1根据行政部ISO所制定的《年度内部审核、管理评审计划》的安排，内容时间要求，每二次间隔时间不超过12个月，进行内部审核。

当有重大技术、组织改变或有部门负责人要求等原因时，亦可进行特别内部审核。

7.2 审核工作须由一些与被审核部门没有直接责任的审核员担任，管理者代表兼任或者委托行政部ISO负责人任审核组长以统筹审核过程。

7.3 内部审核策划须包括但不局限于：—被审核部门或区域；—审核程序及时间安排；—审核依据的标准；—审核所用的检查表；—验证上一次审核的纠正措施、预防措施；—审核员的资格；—报告审核中发现的问题及其解决的措施。

LOGO北京刚佳杰利科技有限公司编号：COP-01版本：A-0页码：1/8文件控制程序制订：日期：审核：日期：批准：日期：使用部门：受控状态：修改记录序号修改章节修改内容12345678LOGO 北京刚佳杰利科技有限公司编号：COP--01版本：A-0页码：2/8 文件控制程序1.0 目的本程序规定了质量体系文件、技术文件的编制、审批、收发、修订、作废、使用、回收等控制方法，确保公司质量体系文件、技术文件和技术资料的发放、使用、回收的全过程得到有效的管理与控制，符合公司质量体系要求。

2. 0适用范围本程序适用于支撑整个质量系统的文件及资料，文件包括质量手册、运作程序、作业指引、质量记录、技术文件；资料包括为本公司运作程序所规定之保存报告及记录资料。

3.0 定义3.1受控文件：须随时保持最新资料，并需分发、签收、回收、销毁记录的文件，该文件由文控在文件上加盖“受控文件”印章，以便于识别；3.2非受控文件：分发时为最新资料，但更改及修订时不需要回收的文件。

如提供给顾客的质量手册；3.3内部文件：公司正常运行内部编制产生的各种文件；3.4外来文件：非本公司内部所编制的文件，包括顾客提供的与产品相关的图纸、规格等技术资料，国际、国家、地方标准，与产品相关的安全规格、标识及相关的法律、法规；3.5一阶文件：质量手册，指依照ISO9001：2008标准，为描述本公司质量管理体系而制定的纲领性文件；3.6二阶文件：程序文件，指为了实现质量管理手册（或承诺），各部门制订一系列有效策划、运行和控制所需的文件；3.7三阶文件：对某一作业或活动的作业方法所作的规定进行具体描述的指导性文件。

3.8四阶文件：表格记录；4.0 职责4.1总经理：负责一阶质量手册、二阶程序文件的批准。

4.2管理者代表：4.2.1负责一阶质量手册、二阶程序文件的审核；4.2.2定期组织评审体系运行适应性并监督持续改进；4.3 行政部：北京刚佳杰利科技有限公司 编号：COP-01 版本：A-0 页码：3/8文件控制程序4.3.1 负责编制和修订一阶质量手册；4.3.2负责文件校对审核，包括文件格式、文件之间的相容性； 4.3.3负责文件编号，受控文件纸件及电子档管控； 4.3.4负责文件的登记、发放、存档、作废、销毁管理。

备等。

管理评审计划报总裁批准。

5.3.2 管理者代表负责组织将总裁批准后的管理评审计划下发给参加管理评审的有关人员，各相关人员按安全准备管理评审输入报告。

5.3.3 管理评审计划的审批原件由文控中心归档保存。

5.4管理评审的输入5.4.1评审输入的准备5.4.1.1参加管理评审的人员在收到管理评审计划后，依据评审目的和内容，通过调查研究，分析有关的记录，并在规定的时间内准备好需提交的总结性资料和报告。

具体分工依据所制定的《管理评审计划》执行。

5.4.1.2ISO9001应输入的评审：1)质量目标和改进活动的状况和结果2)管理评审措施项目的状况3)审核和组织自我评定的结果4)顾客的反馈5)与市场的有关因素6)水平对比活动的结果7)供方的业绩8)改进机会和建议9)不合格的过程和产品的控制5.4.1.3ISO14001、OHSAS18001应输入的评审：1)内部审核的结果和组织应遵守的适用法律法规和其他要求的合规性评价结果；2)参与和协商的结果3)来自外部相关方的相关交流信息、包括抱怨；4)组织的EHS绩效；5)目标的实现程度；6)事件调查、纠正措施和预防措施的状况；7)以前管理评审的后续措施；8)客观环境变化时，包括与公司EHS有关的法律和其他要求有关的发展变化；9)改进建议。

45.5召开管理评审会议5.5.1 管理评审会议由公司总裁主持；行政部负责作好会议的相关准备工作，并作好会议签到和会议记录。

其会议记录的原件由文控中心保存。

5.5.2 管理评审的内容参加管理评审会议的人员，应按管理评审计划的安排，对所提交的报告/数据进行逐项的分析并就以下内容进行评审： 5.5.2.1 内、外管理体系审核情况。

5.5.2.2 组织应遵守的适用法律法规和其他要求的合规性5.5.2.3 纠正与预防措施实施效果(包括前次管理评审跟踪措施的实施情况)。

5.5.2.4 EHS 事件调查、纠正措施和预防措施的状况5.5.2.5 过程控制情况(包括过程的受控，必要时对某些过程改善或优化) 5.5.2.6 产品质量状况(包括重大质量问题)。