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各位同事:以下整理一些邮件注意事项,尤其请注意加粗红色字段, 有需要的同事可以自我检查提高邮件处理能力,尤其是注意邮件泄密和基本礼仪方面的.一主题1．尽量不要空白标题2．标题要简短，不宜冗长，能真反映文章的内容和重要性.3．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理4．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。
二称呼与问候1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼主收件人,也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x**”称呼，但要把性别先搞清楚。
2．Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。
三正文1. Email正文要简明扼要，行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2. 注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观,保持就事论事的态度。
3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4. 一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
邮寄匿名信注意事项1. 可千万别用真名啊，你想想，匿名信不就是要隐藏自己嘛，要是写上真名，那还叫什么匿名信啊！就好比你去参加化妆舞会还戴着自己的工作牌，这不是一下子就暴露啦！例子：比如你写匿名信举报某个人的不良行为，要是署上自己名字，人家不就知道是谁干的啦！2. 信纸也不要太特殊哦，别搞那种花里胡哨或者一看就知道是你的专属信纸呀！你是要匿名，不是要搞独特秀！和平时不一样的信纸就像是黑夜里的萤火虫一样显眼。
例子：假设你平时都用粉色带香味的信纸，写匿名信也用这个，那不就很容易被猜到嘛！3. 字要写得普通一点呀，要是你的字很有特点，那别人不一眼就看出来啦！这就跟你的签名一样，独特的笔迹可是很容易被发现的呀！例子：像有的人写字特别大或者特别小，或者是有独特的写法，这可不行哦！4. 内容别太情绪化啦，别一股脑把愤怒啊或者其他强烈的情绪都倒出来，不然别人很容易从你的语气里猜到是你呀！要像平静的湖水一样。
例子：比如你因为生气把信写得很冲，人家一瞧，就感觉这语气像是你平时发火的样子。
5. 地址什么的也别写自己熟悉的呀，万一人家顺藤摸瓜找到你咋办！就像躲猫猫不能躲在自己家一样嘛。
例子：要是写了自己家附近的地址，那不是给自己找麻烦嘛！6. 邮寄的时候也要小心啊，别大摇大摆地去，找个人少的时间和地方，不然被别人看到了不就白搭啦！这可不能马虎啊！例子：你想象一下，你当着一群人的面投信，多引人注目啊！7. 别用自己常用的口头禅或者说话方式呀，这些都是能暴露你的小细节呢！就像是你的个人标识一样。
例子：倘若你平时总说“哎呀呀”，信里也出现这个，可不就容易被发现嘛。
8. 用词也要普通一点哦，别弄些高深莫测或者只有你懂的词，不然别人一猜就八九不离十啦！跟大家的用词差不多就行。
例子：你要是用个特别偏僻的词，人家不就会怀疑是你这个“文化人”写的啦！9. 最后啊，一定要检查再检查，别有什么遗漏或者明显的破绽，不然这匿名信不就白写啦！可别功亏一篑呀！例子：你写完后好好看看，有没有哪里会让别人联想到你。
快递邮寄中的15个重要事项随着电子商务的快速发展，越来越多的人选择通过快递来寄送物品。
然而，在发出快递之前，我们需要了解一些重要的事项，以确保邮件能够安全送达。
以下是15个在快递邮寄过程中需要注意的重要事项：1. 准备好物品：在寄送快递之前，确保物品已经被妥善准备好，并且适合邮寄。
对于易碎物品或者有特殊要求的物品，要采取额外的保护措施。
2. 选择可靠的快递公司：选择可靠的快递公司可以确保邮件的安全和及时到达。
在选择快递公司时，可以参考朋友的建议、在线评价以及快递公司的信誉等因素。
3. 填写准确的收件人信息：填写准确的收件人姓名、地址和联系方式是确保快递能够成功投递的关键。
如果信息填写错误或者不完整，将会导致邮件无法送达或者延迟送达。
4. 封装物品：选择合适的包装材料，确保物品在运输过程中不受损。
使用气泡膜、泡沫塑料或者纸箱等适当的材料来保护物品。
5. 了解禁寄物品：不同的快递公司和国家对于禁寄物品有不同的规定。
在寄送物品之前，了解并遵守相关规定，避免邮件被扣留或者退回。
6. 填写海关申报单：对于国际邮寄，填写准确的海关申报单是必须的。
根据物品的价值、用途和原产地等信息填写，以便海关进行相关的清关手续。
7. 使用保险服务：对于较为贵重或者易碎的物品，可以考虑购买保险服务，以便在物品损坏或丢失的情况下获得赔偿。
8. 选择适当的运输方式：根据物品的大小、重量和紧急程度，选择合适的运输方式。
例如，对于较大的物品可以选择货运，而对于小件物品可以选择快递邮寄。
9. 确保包裹完整：在封装快递包裹时，确保所有物品都已经包含在内，并且没有遗漏。
检查包裹是否完整可以避免物品丢失或者错发的情况发生。
10. 網上追踪快遞狀態：使用快递公司提供的在线追踪服务，随时查看快递的状态和送达进度。
这样可以更好地掌握快递的情况。
11. 防止快递丢失：在寄送物品时，可以在包裹上粘贴条码标签，并保留运单副本以备查证。
这样可以增加找回丢失物品的几率。
发邮件应该注意的事情发邮件是现代社会中非常常见的一种沟通方式，但是在发邮件时，我们也需要注意一些礼仪知识，以保持良好的沟通和合作关系。
以下是在发邮件时需要注意的一些事情：1.明确邮件主题：在撰写邮件时，应该清晰明确地写下邮件的主题。
主题应该简明扼要地概括邮件的内容，让收件人能够快速了解邮件的目的和重要性。
这样可以帮助收件人更好地处理邮件并提高邮件的回复率。
2.使用礼貌用语：在邮件的开头和结尾需要使用适当的礼貌用语。
例如，在开头可以使用“尊敬的”、“亲爱的”等称呼，而在结尾可以使用“谢谢”、“敬祝”等表达感谢和祝福的用语。
这样能够给收件人一个友好和尊重的印象。
3.注意邮件的格式：邮件的格式应该简洁明快，让人一目了然。
可以使用段落来分隔内容，使用标题来突出重点，使用下划线和斜体来强调关键词。
同时，要注意使用合适的字体和字号，并避免使用过多的颜色和装饰。
4.避免拼写和语法错误：在撰写邮件时，要特别注意拼写和语法的正确性。
错误的拼写和语法会给收件人带来困惑和误解，影响邮件的传达效果。
可以借助拼写检查工具来帮助自己检查拼写和语法错误。
5.用简洁明了的语言：邮件的内容要简洁明了，避免冗长和啰嗦。
可以使用简单的语言来表达清晰的意思，并尽量避免使用复杂的词汇和句子。
同时，要注意用词得当，避免使用有可能引起歧义或冒犯他人的词语。
6.谨慎使用抄送和密送：在抄送和密送邮件时，要谨慎选择收件人。
抄送邮件意味着将邮件的内容公开给其他人，而密送邮件则隐藏了其他收件人的身份。
在使用抄送和密送时，要考虑到其他人的隐私和合适性，并确保只发送给有必要的人员。
7.注意邮件的敏感性：有些邮件包含敏感信息或涉及到私人事务，这些邮件在发送和处理时需要特别小心。
可以将这些邮件标记为私人或保密，并妥善管理邮件的保存和处理，以确保信息的安全性和保密性。
8.回复及时：收到邮件后，应该及时回复。
即使无法立即解决问题，也要回复一个简短的邮件以确认收到，并表示会尽快回复详情。
在邮件发送前需要注意的事项2023年，邮件已成为人们在日常生活和工作中不可或缺的通讯方式。
尽管我们用邮件交流已经很习以为常了，但是需要注意的问题却不少。
下面整理了在邮件发送前需要注意的事项，希望对大家能有所帮助。
一、邮件主题正确的主题是一个优秀邮件的关键。
首先，邮件的主题应该清晰明确地传达信息。
其次，邮件主题应该尽量简短明了，不要超过10个字。
最后，在建立新邮件时，应该使用具有意义的、有代表性的主题，以便在以后的搜索中清晰地识别邮件内容。
二、收件人选择正确的收件人是让邮件传递信息的关键。
在发送邮件前，请确保你发送给的是正确的收件人群体，这个群体是你真正需要传达信息的对象。
如果你的信息不是为该收件人准备的，收件人就会很烦恼，并且可能会限制与你的通讯。
三、邮件内容在撰写邮件内容时，应该保持清晰、简短的风格。
首先，应该简单列出邮件的目的和主要内容。
其次，避免使用任何不必要的词汇或表达方式。
最后，在发送邮件前，仔细检查一遍邮件的排版、语法、拼写和意思。
四、附件如果邮件内容中包含附件，请确保附件的大小不超过邮件服务器的最大限制。
大多数邮件服务器将邮件大小限制在10MB以内，如果有大文件需要发送，请考虑使用其中一个在线存储服务，例如Dropbox、Google Drive、OneDrive等，或者通过分割文件实现。
五、邮件格式在撰写邮件时，请选择正确的邮件格式。
纯文本格式的邮件可能更易于传达，但如果需要传递一些复杂的信息并附带图片或图形，则需要应用HTML格式。
但是，请注意，不要在HTML邮件中使用太多复杂的附加信息，否则邮件可能会在某些电子邮件客户端程序中被拦截或被标记为垃圾邮件。
六、邮件排版邮件的排版应该清晰，避免出现太多文本。
大段的文本可能会让读者感到很烦扰，并且不会很容易被理解。
尽可能编辑短小的段落，并使用箭头、数字或符号在水平方向上创造一个逻辑上的线索。
七、邮件签名在每封电子邮件中，都应该包含一个清晰、有效的电子邮件签名，里面应该包含完整的姓名、电话号码和电子邮件地址。
发送电子邮件的注意事项发送电子邮件已经成为日常工作中最常用的沟通方式之一、然而，由于电子邮件的使用如此广泛，人们往往在写作和发送邮件时忽略了一些重要的细节。
以下是一些关于发送电子邮件的注意事项，以确保您的电子邮件专业，高效地传达您的意图，并避免可能发生的误解或错误。
1.选择合适的主题：主题应准确地概括您的邮件内容，并帮助收件人明确邮件的重要性。
避免使用过于笼统的主题，这样可能会导致邮件被忽略或误解。
2.清晰明确的表达：在写邮件时要尽量简洁明了地表达要点，避免使用过长的句子和复杂的词汇。
使用简洁的段落和分段，以便读者能够更容易理解和回应您的邮件。
3.使用正确的语法和拼写：请务必使用正确的语法和拼写。
任何拼写或语法错误都会给读者留下不专业或粗心的印象。
使用自动拼写检查工具来避免这些错误。
4.尊重收件人的时间：邮件应该尽可能简洁明了，并且仅包括相关的信息。
避免在邮件中使用重复的信息或废话。
如果涉及复杂的问题，请考虑使用附件或其他链接提供详细信息。
5.确认收件人：在发送邮件之前，始终仔细检查收件人的电子邮件地址。
发送给错误的人可能带来不必要的麻烦或失误。
在回复或转发邮件时，还需谨慎检查邮件的收件人列表，确保只发送给相关人员。
6.使用礼貌和正式的语气：电子邮件是一种书面沟通方式，所以请使用正式和礼貌的语气。
避免使用庸俗语言或过于直接的措辞。
如果不确定如何表达自己的观点，请尽量使用客套性和委婉的措辞。
7.注意邮件的格式：电子邮件应该具有适当的格式和结构。
在邮件的顶部包括称呼和个人信息，接着是引言，然后是内容，最后是结束语和签名。
在每段之间使用空行来提高可读性。
8.小心使用抄送和密送：抄送（CC）和密送（BCC）功能可以在邮件中抄送其他人员或隐藏收件人。
但是，请谨慎使用这些功能，并确保只将邮件发送给必要的人员。
过度使用抄送和密送可能会导致不必要的混乱和信息泄露。
9.回复及时：尽量在收到邮件后的24小时内回复。
发送电子邮件时的注意事项发送电子邮件是现代社会中一项常见的沟通方式。
然而，随着电子邮件的普及，很多人在写邮件时却忽略了一些重要的注意事项。
本文将为大家总结一些发送电子邮件时需要注意的事项，希望对大家在日常工作和生活中有所帮助。
一、邮件主题的选择在发送电子邮件时，选择一个恰当的邮件主题是非常重要的。
邮件主题能够在短时间内向收件人传递你的意图，帮助对方更好地理解邮件内容，并能够在繁忙的工作中优先处理。
因此，在选择邮件主题时，应尽量简明扼要地概括邮件内容，并确保主题与邮件内容一致，避免误导或引起歧义。
二、认真仔细地撰写邮件正文邮件正文是表达自己想法和意图的重要途径，所以在撰写邮件正文时需认真仔细，确保用词准确、简洁明了。
通过分段落的形式，将邮件内容分为多个小段落，以提高可读性。
在句子结构上，可以适当运用修饰语、连接词等，使邮件语言更加流畅。
同时，还要注意语法和拼写错误，避免给读者造成困扰。
三、清楚明确地陈述意图在邮件正文中，陈述自己的意图是非常重要的。
无论是询问问题、交代工作还是邀请别人参加活动，都需要在邮件中清晰明确地表达自己的意图。
可以通过用粗体或者其他格式突出关键信息，帮助对方更好地理解你的意图。
同时，如果有相关的支持材料或者参考资料，也可以在邮件中附上链接或者附件，便于对方查看。
四、尊重对方的时间和隐私在撰写邮件时，应尊重对方的时间和隐私。
不要过于冗长，避免在邮件中跑题或者罗嗦。
如果需要讨论复杂问题，可以使用段落或者编号的方式，以清晰明了的方式展示出来。
同时，也要注意不要过于依赖邮件，可以在邮件中询问对方是否有时间进行进一步的讨论，或者要求面谈或电话沟通。
五、及时回复邮件在收到他人发来的邮件时，应尽量及时回复。
尽管有时候不能立即给出详细回复，但在收到邮件后，应尽快回应，告知对方是否收到邮件，是否需要更长时间进行回复。
如果邮件需要进一步讨论或者有争议，也可以使用问答的方式进行邮件的交流，避免造成不必要的误解和纠纷。
信函邮寄规范招商工作中，需有大量信函、少量包裹邮寄，针对各类信函，包裹的不同作用制定以下邮寄规范：1、邮寄平信（小信封、大信封）由平台业务助理依照《抄写信封的规范》将邮件邮编、收信地址、收信人、用黑色钢笔（中性笔）字迹工整准确无误的填写好，经平台经理在《发函登记本》上签名同意后，交信息组发函专人统一邮寄；2、遇重点客户或紧急事务，需抢时间邮寄，挂号信，特快专递包裹，特种函件除经平台经理签字外，必须经数控中心经理终审方可邮寄；3、原则上各平台不分省单寄邮政函件，如确因工作需要、平台费用充足，可由业务助理拟定申请，由平台经理签字后，交商务总监审批确认方可邮寄。
三、客户信息报告1、商务助理处理一、二次来电、函信息后；2、一次来电、来函信息分省输入各省份信息分录表，抄信封并及时寄出相应资料；3、二次来电、来信信息及时转交对应各商务代表并详细登记到重点信息登记表上；5、将电话记录表及一次来信分日期装订成册存档备查；6、填写信息统计日报表、全国信息累计表、媒体反馈信息累计表及每月底做媒体反馈分析报表；7、上述报表渠道管理部存档备查；四、谈判前期准备1、客户背景资料准备A、客户姓名B、客户职业、工作经历、C、客户资金状况D、前期沟通状况E、参与谈判者随行人员状况2、本方资料准备A、合同四份、相关资料、样品；B、经销商登记表；C、法人或委托人签名盖章；D、定金收据；附件五谈判后期工作处理1、达成协议1、各部门对经销商进行追款；2、经销商打款并传真电汇回执单至公司，对应商务代务在传真件下方注明所属平台、地域、经销商姓名，并复印三份交渠道管理部行政助理；3、渠道管理部行政助理传真复印件交至财务一份通知查款，一份交至数控中心统计在途款项，余下一份自行留底。
（行政助理每日上午11点，下午4点到财务部查询当日到款情况，如有到款，通知相应平台助理；4、财务通知到款后由行政助理填写一式六份《到款通知单》交对应部门；5、商务助理接《到款通知单》，请示平台经理批准后，填写《要货申请表》（注明广告片类别、数量，随货发出），同时办理《经销商委托书》及相关证照复印件（盖公章）以挂号信寄出；6、商务代表、数控部经理、总经理在《要货申请表》上签字确认；7、《要货申请表》经数控部经理复核，签字并传真给厂部申请办理发货；8、厂部收到《要货申请表》后，经杨总审核确认发货；9、厂部将货发出后，以电话方式告知数控部货物已发，数控中心通知相应商务助理；10、商务助理电话问询经销商货物是否如期抵达（一周内），如货物未及时到达经销商处，应立即通知数控中心查询货物发送情况。
邮局邮件寄送规定在现代社会中，邮局扮演着重要的角色，为人们提供信件和包裹的寄送服务。
为了确保邮件能够安全、准确地送达目的地，邮局有着一些规定，以下是关于邮局邮件寄送的一些规定和注意事项。
一、邮件尺寸和重量限制根据邮局规定，信件的最大尺寸为长尺寸不超过60厘米、高尺寸不超过30厘米、厚度不超过20厘米以及重量不超过2千克。
对于包裹或大件物品，其尺寸和重量有更加详细的规定，可以向邮局咨询以获取准确信息。
二、封装和包装要求邮件在寄送过程中需要经受多次运输和处理，因此封装和包装的质量至关重要。
对于信件，建议使用信封进行封装，确保信件无法在运输中弯曲、折叠或者被损坏。
对于包裹，应选择合适的包装材料，如纸箱或气泡信封，并填充适量的缓冲材料，以提供一定的防护和减少震动。
此外，包裹外部应清晰标注寄件人和收件人的地址和联系方式，以便邮局能准确送达。
三、禁止邮寄物品为了确保邮件寄送的安全和遵守相关法律法规，邮局规定了一些禁止邮寄的物品。
这些物品包括但不限于易燃、易爆、有毒、有害的物质，枪支和弹药，毒品以及冒牌商品等。
寄件人在寄送物品之前，应当了解并遵守相关规定，以免违反法律和造成不必要的麻烦。
四、时效和追踪邮局提供不同的邮件服务，根据不同的时效要求，收费和寄送时间也会有所不同。
一般来说，普通邮件服务的寄送时间较长，而快递服务则可以更快地将邮件送达目的地。
如果寄件人对邮件的时效性有较高要求，可以选择快递服务，并支付相应的费用。
此外，邮局还提供邮件追踪服务，寄件人可以通过提供的追踪号码实时查询邮件的寄送状态。
五、特殊服务和附加保障邮局除了基本的邮件寄送服务外，还提供一些特殊服务和附加保障。
例如，挂号邮件服务可以提供一定的追踪和确认收件的功能，适用于一些重要文件或价值较高的物品。
国际邮件服务则可以帮助人们将邮件寄送到其他国家和地区。
此外，为了保障邮件的安全，邮局还提供了包裹保险服务，让寄件人在遭受损失时能够得到一定的赔偿。
邮局寄递注意事项随着物流行业的不断发展，邮局作为一种传统的寄递方式，仍然被广大市民所依赖和使用。
然而，在使用邮局寄递服务时，我们也需要注意一些细节和事项，以确保我们的邮件或包裹能够安全、准时地送达目的地。
以下是一些值得注意的邮局寄递注意事项：1.包装材料的选择在邮局寄递前，我们需要选择合适的包装材料来保护邮件或包裹。
首先，我们应选择坚固的包装箱或信封，以确保物品不会在途中受损。
其次，可添加必要的防震和缓冲材料，例如泡沫填充物或空气袋，以确保物品在运输过程中不会受到撞击或挤压。
2.重量和尺寸的限制不同的邮寄服务可能有不同的重量和尺寸限制。
在选择邮局寄递时，我们需要事先了解所选服务的具体限制要求。
如果超过限制，可能会导致额外费用或无法寄递。
因此，确保所寄物品符合邮局规定的限重和尺寸是非常重要的。
3.填写完整准确的寄件信息准确和完整的寄件信息是确保成功寄递的关键。
在填写快递单或标签时，我们需要确保写明收寄人的姓名、地址、电话号码等详细信息。
不要忽略这些细节，以免造成邮件或包裹无法送达或延误的情况。
4.选择适合的寄递服务邮局提供各种不同的寄递服务，例如平邮、挂号信、特快专递等。
在选择寄递服务时，我们需要根据邮件或包裹的紧急程度、重量和目的地等因素来进行合理选择。
特别是对于重要或贵重物品，建议选择追踪能力强、安全性较高的服务。
5.了解禁寄物品和限制物品邮局有一些禁止寄递的物品，例如易燃、易爆、有毒等危险物品。
此外，也有一些限制物品，例如液体、电池等。
在寄递前，我们需要了解并确认邮局所规定的禁寄物品和限制物品清单，以免造成不必要的麻烦和延误。
6.保留寄件凭证在邮局寄递时，我们会收到一份寄件凭证或快递单。
这是邮局与寄件人之间的重要凭证，用于查询、证明和追踪邮件或包裹的进程和状态。
因此，我们需要保留好这份凭证，并在需要时妥善保存和使用。
7.及时查询和跟踪如果我们寄递的邮件或包裹无法准时到达目的地，或者遇到其他问题，我们可以通过邮局提供的查询和追踪服务来了解进展情况。
信件寄發注意事項一、請於信封上書明：（一）受信者為單位或系所者：請寫全名，如電資中心的網路測詴中心不可以只寫網路測詴中心，一定要加上電資中心；如管理學院的模式與模擬研究中心，不可以只寫模式與模擬研究中心，一定要寫管理學院。
（二）受信者人名請書寫全名，切勿僅書寫「林小姐」字樣。
（三）連絡電話：手機為10碼；單位分機為5碼。
本校為受信者，發信人之填寫範例□□□－□□新竹市大學路1001號 系(院、或單位) 館 樓 室手機 或分機 收二、各單位寄出信件注意事項：大宗信件或各單位寄出信件必須註明寄件人單位、姓名及單位分機號碼。
本校為發信者時，填寫範例：交通大學□□□－□□新竹市大學路1001號 系(院、或單位) 館 樓 室發信人姓名，手機 或分機 □□□－□□（受信者郵遞區號）市 路 號 樓 室公司收三、外國信件請寄件人寫明單位系所的英文全名(請勿用縮寫)。
郵資類別支付注意事項一、發文有收據、憑證、合約等，以掛號郵資寄出。
二、通知、書函、發文副本，以平信郵資寄出。
三、有時效性之掛號或平信，則以限時寄出。
（例如一週內要到達或急須對方回覆之函件）四、滿二十件以上之郵件，以大宗寄出。
五、大宗掛號，需造冊排序，一式四份交寄。
六、大宗郵件應裝填完整，信封載明收件人及其地址。
七、大宗郵件內有重量不一之函件，應另交寄，並須以口頭告知發信人員。
一、承辦人員於創稿時，請勿使用單位登記桌的帳號。
以免受文機關對公文有意見時，無法連絡承辦人員。
二、承辦人員若擁有多個單位之身分，於創稿時，應先注意確認其代為發文的承辦單位。
以免將來查詢、檔案調案及銷毀時，造成權責上的困擾。
三、發文之附件電子檔，以不超過1MB為原則，掃描之電子檔案亦同。
四、受文單位請承辦人員務必繕打全名，如國科會：請繕打為行政院國家科學委員會；中科院：請繕打為中山科學研究院；中研院：請繕打為中央研究院…..等。
五、函稿若為回覆來文之創稿，應於說明欄內敘明：「依據來文機關、來文日期及來文字號辦理」等字樣。
六、創稿時，不得使用已使用過之回收紙列印函稿及其附件。
以維公文之法律性及儲存時效。
七、承辦人創稿後，須先經單位主管核章後，才能於電子公文系統執行送出。
八、經核決後之紙本公文及其電子檔都會先回承辦單位。
單位登記桌應先將紙本公文送給承辦人確認。
承辦人應依決行事項妥善處理，並需檢查附件齊全後，送給單位登記桌於公文流程系統上，執行電子文送總發，紙本公文送文書組發文。
九、發文附件為支票、收據者，請務必先確認金額、單位無誤後，再送至文書組發文。
十、公文之附件務必多備一份歸檔備查。
其頁碼之編寫接續於本文函稿之後。
十一、發文之附件如已先行寄發，或於發文後，另行寄送者，應於公文說明欄內加以說明。
十二、已核決之發文函稿，請確認公文管理系統是否已送總發。
十三、承辦人員跑公文流程時，要注意每個單位都要執行電子檔簽收及送出的步驟；若交予他人代跑公文時，亦需告知此一重要步驟。
以免因電子流程未執行，而耽誤公文處理時效。
十四、單位登記桌應切實執行前項任務。
若上一個會簽單位未執行簽收及送出時，應主動通知該單位登記桌，請其執行，不能僅將紙本公文送出而不執行公文管理系統之送出作業。
十五、密件創稿時，須設定解密條件，並先以隨身碟儲存電子檔。
列印紙本文後，主旨欄位須改為密不錄由。
承辦人或其單位主管須親自跑所有的會核流程，以免洩漏機密。
十六、承辦人員製作機密文件時〃親自繕打公文或交由文書組繕打人員繕打後，需將函稿及其附件放入機密文件信封袋內，於信封上填註相關資料，密封完妥後，交由檔管人員點收歸檔。
十七、機密公文之寄發，應裝置兩個信封。
外信封上須註明本校之發文字號，內信封上須加蓋「密」字。
十八、任何公文之繕打發文，皆須經校長或校長授權代理人決行。
十九、公文附件如需蓋校印者，請於確認公文核決後，先送給文書組監印人員用印，再送繕打發文。
一、任何文件，皆須經校長或依本校分層負責明細表規定授權各層主管判發者，得至文書組用印。
二、除已決行之公文（或簽呈）外，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「國立交通大學用印請核單」，依前項規定流程申請用印。
三、蓋用支票之校長印鑑章，仍由秘書室保管及蓋用。
四、有關合約、協議等事項，先經有關單位審查實質內容之妥當性，簽章後再送秘書室作程序審查。
最後再送文書組用印。
五、保證事項應先專案簽准後，再行請印。
六、大量印刷使用印信，應先報請核准拓製印模套印，並由申請套印單位負責管制印製數量及銷毀拓製印模。
七、經簽奉核准者之例行性表冊，申請蓋印時，應影印原簽附於用印文件後，至文書組用印。
八、以影印本申請用印之文件，由經辦單位加蓋「核與正本相符」章戳並蓋章證明後，再行申請用印。
九、請印人應清楚須要用印的種類、數量及蓋印之處。
一、在收到文書組送來之紙本公文時，單位登記桌人員必須同時在電子公文系統做簽收動作；若此件公文需陳情改分時，在電子公文系統上點選陳情改分，並在紙本公文上由一級主管註明改分單位及蓋章，且在電子公文系統備註欄上註明改分之單位，再送回文書組處理。
二、若需公文簽辦單，請至文書組網頁下載使用。
(.tw/ga1/files/download/20080102120241.doc)三、若公文需做銷號，經單位主管裁示後，請於電子公文系統備註欄說明銷號原因。
四、承辦人收到有時效性的公文請儘速處理，若需改分其他單位，請將紙本公文連同公文系統上的資料儘速回傳文書組，以免延誤公文處理時效。
五、正式公文(含簽辦單)及附件，請勿使用回收紙列印。
六、承辦人收到電子公文，若須以簽稿併陳（收發文同號、或收發併案）方式會核，在單位登記桌分承辦人後，請於會辦單位設定時，設定為本單位自行核決，再送出至單位登記桌分承辦人擬稿即可。
回覆來文之創稿，應於說明欄內敘明依據來文機關、來文日期及來文字號辦理。
七、承辦人簽辦紙本公文，須先經單位主管核章後，才能於電子公文系統執行送出。
公文歸檔注意事項一、紙本公文上應填寫與電子公文相同之分類號及保存年限。
二、編寫頁碼方式：（一）收文：依序為簽辦單、公文函、附件等編寫頁碼，第1頁寫總頁數，如1/總頁數。
（二）發文：依序為函稿、簽稿會核單、附件等編寫頁碼，第1頁寫總頁數，如1/總頁數。
（三）收發同號：發文在上，收文在下，頁碼依序編寫。
（四）公文2頁以上，承辦人應於兩頁接縫處蓋上職章或騎縫章。
（五）建議以鉛筆於公文頁面下方中間位置處編寫。
三、附件歸檔應配合事項：（一）附件不歸檔（本校公文附件不歸檔項目如下列所示）：1.現金、有價證券及其他貴重物品。
2.司法訴訟有關物證。
3.流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。
4.易變質而不適長期保存之物品。
（二）附件不需歸檔1.發文方面：(1)計畫期中、期末報告；(2)計畫申請書；(3)計畫成果報告書；(4)教授、研究生回國報告書；(5)教授、研究生出國申請書及申請經費補助。
2.收文方面：(1)教授、研究生申請參加會議、研討會之原件退回者(未獲補助者)；(2) 贈閱書籍、月刊等。
四、附件不歸檔時，須於公文文面空白註明「附件承辦單位抽存」並經權責長官核准。
歸檔案件有下列情形之一者，應退還承辦單位補正：（一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
（二）案件污損或內容不清楚者。
（三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
（四）案件未編列文號或文號有誤者。
（五）案件未填註保存年限或分類號者。
（六）案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
（七）案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
（八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。
（九）案件與歸檔清單之登載不符者。
（十）案件未能以原件歸檔，且未經簽奉權責長官核准者。
（十一）未辦畢案件不得先行歸檔。
前項所稱之補正，應由承辦業務相關人員查明補註蓋章，並經機關權責長官核可後，併同原案歸檔備查。
五、機密案件歸檔方式：歸檔前先詳閱【機密檔案專用封套】背面說明辦理密封，並詳實填註。
公文分類注意事項一、各單位承辦人於擬辦公文時，應依業務性質於公文流程系統中點選適當之分類號及保存年限。
凡一案件涉及2類目以上者，應依重要及具體等特性，分入最適切之類目或主要事由所屬類目。
二、分類號之填寫係依檔案及業務性質為分類標準，以下例示僅供參考。
例1：校慶、畢業典禮等活動分工，請選填010105。
例2：各單位或系所自行辦理未達公告金額之採購或工程案件，請選填040605。
例3：系所申請補助延攬科技人才，請選填050313。
例4：系所洽聘外校教師兼課，請選填050311。
例5：本校各院、系、所及中心自辦之研討會及承接之研究計畫較多，仍請各院、系、所及中心爰往例選填各單位之分類號。
例6：法令規章等相關文件之分類標準：（一）本機關制（訂）定與修訂之法律、法規命令、行政規則、解釋令（函）相關公文及法制作業過程之計畫、意見諮詢與機關協商等相關紀錄應「永久保存」。
（二）他機關制（訂）定與修訂之法律、法規命令、行政規則、解釋令（函）相關公文，保存「十年」。
（三）他機關研修法令意見徵詢及法規宣導相關公文，保存「三年」。
三、分類號之填寫方式可逕至文書組網頁最新消息查閱參考範例。
（.tw/ga1/news.php）四、大學適用檔案管理局訂頒之共通性檔案分類基準共四項，分別為：教育、政風、人事、主計，各單位承辦人可逕至文書組網頁上參考分類說明。
（.tw/law/index.php?dep_id=4）五、本校經檔案管理局審定之檔案分類暨保存年限區分表請逕至文書組網頁之法令規章下載參考使用。
（.tw/law/law_more.php?dep_id=4&id=18）六、若有新增之類目名稱與保存年限，應與文書組檔案管理人員共同協商增訂事宜。
附件七檔案調閱注意事項一、借調檔案以與承辦業務有關者為限。
因業務需要，借調非主管案件時，應送會承辦業務主管同意。
二、檔案經電子或其他方式儲存者，借調時，非有必要，應避免使用檔案原件。
三、申請借調檔案時，應以案件或案卷為申請單位，每單以1案為原則，並由調案人填具調案單，載明下列事項，經承辦單位主管核准後，送檔案管理單位調取：（一）調案人姓名及單位。
（二）檔號及文號。
（三）案由或案名。
（四）調案申請日期。
四、借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。
五、調案人借調檔案以15日為限，調案人應於調案歸還期限前辦理還卷，如無法依限歸還檔案時，應於調案歸還日期前向文書組辦理展期。
但展期次數不得超過3次；展期屆滿時，仍需使用檔案者，應於屆期前先行歸還後，再依規定辦理借調。
六、機密檔案調閱：（一）機密檔案調閱，調案人應依規定填寫調案單，並經業務單位主管核准後送檔案管理單位辦理。
