公司总机管理制度

第一章总则第一条为规范公司总机接待工作，提高服务质量，树立公司良好形象，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司总机接待人员的日常工作。

第三条总机接待人员应严格遵守国家法律法规，遵循公司规章制度，热情、礼貌、耐心地为来电客户提供优质服务。

第二章接待职责第四条总机接待人员负责接听公司内外来电，转接重要电话，确保信息畅通。

第五条接听电话时，应主动报公司名称，礼貌用语，认真记录来电者信息。

第六条对来电咨询业务，应耐心解答，提供准确信息；对不清楚的问题，应及时转接相关部门或领导。

第七条对紧急电话，应优先处理，确保重要信息及时传达。

第八条对客户投诉，应认真听取，做好记录，并及时反馈给相关部门或领导。

第九条总机接待人员应主动学习业务知识，提高业务水平，确保为客户提供专业、高效的服务。

第三章接待规范第十条接听电话时，应保持声音清晰、态度和蔼，语速适中，语调亲切。

第十一条接听电话时，应遵守以下用语规范：（一）问候用语：您好，欢迎致电[公司名称]，请问有什么可以帮您的？（二）转接电话：您好，[被转接人姓名/部门]正在忙碌，请您稍等，我将为您转接。

（三）结束通话：感谢您的来电，祝您生活愉快！第十二条接听电话时，应遵守以下行为规范：（一）保持电话线路畅通，不得随意离岗。

（二）接听电话时，不得做与工作无关的事情。

（三）不得在电话中泄露公司机密。

（四）不得在电话中争吵、辱骂客户。

第四章考核与奖惩第十三条公司对总机接待人员的工作进行定期考核，考核内容包括接听电话数量、服务质量、业务水平等方面。

第十四条对考核优秀者，给予表彰和奖励；对考核不合格者，给予批评和指导，必要时进行培训或调整岗位。

第五章附则第十五条本制度由公司人力资源部负责解释。

第十六条本制度自发布之日起实施。

一、总机接待人员应熟悉本制度，并严格执行。

二、总机接待人员应保持良好的职业素养，树立公司良好形象。

三、本制度如有未尽事宜，由公司人力资源部负责解释和修订。

天马行空官方博客：/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：175569632电话管理办法1.总则1.1.制定目的1)将电话管理予以合理化以利业务进行。

2)充分发挥电话的最大效力，节省成本。

1.2.适用范围凡隶属使用本公司的国内外长途电话及市内电话（含公私事），依本办法所规范的体制管理。

1.3.权责单位1)管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。

2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。

2.管理办法2.1.电话总机（话务员）管理办法1)总机话务员应接转迅速、准确，用语简炼、清晰、耐心，应使用“您好”、“请”、“对不起”等礼貌用语。

2)总机接听外线电话的基准用语为“您好，××公司”，当对方告知分机电话号码时，说“请销等”；如分机占线，说“对不起，电话占线，请销后再打”。

3)总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次没人接听即挂线。

4)5)话务员上班时间不得与人在电话在闲聊，不得偷听或泄漏公务机密。

6)7)不得在总机拨挂电话，非相关人员不得在总机上操作。

8)凡工作时间内外来私人电话除重大急事外，总机应婉拒接线。

2.2.挂接电话2.2.1.电话使用1)时间控制在5分钟内，最多不得超过10分钟，长话短说。

2)使用前应对洽谈内容稍加构思记录。

3)各部门人员遇电话铃响时，应马上拿起话筒，不等对方讲话，得先说出公司、部门名称。

4)5)凡外来电话，接话人外出时，应由总机或部门人员礼询对方事由，留言转告。

2.2.2.长途电话使用1)2)公司尽可能使用如IP电话等节省成本的方式拨打长途电话。

3)从业人员因公务需要使用长途电话时，须先填写《使用长途电话申请单》，经单位主管核准后送交总机拨号。

4)5)单位主管因公务需要使用长途电话，也须填写《申请单》后送交总机拨号。

总台人员在每次拨打长话前应登录《长途电话使用登记表》备查。

6)每月初管理部应将上月《长途电话使用登记表》与电信局的《长途电话清单》进行核对，核算出各部门的长话费用，需要时算到个人。

酒店前厅部总机规章制度第一章总则一、为规范酒店前厅部总机工作，提高服务质量，特制定本规章制度。

二、本规章制度适用于酒店前厅部所有总机岗位工作人员，必须严格遵守。

三、酒店前厅部总机是酒店服务的重要窗口，工作人员必须尽职尽责，热情周到地为客人提供服务。

第二章岗位职责一、酒店前厅部总机工作人员主要职责如下：1. 接听来电，耐心解答客人问题，为客人提供准确的信息。

2. 协助客人办理入住和退房手续，正确处理客人要求。

3. 接待来访客人，引导客人前往目的地。

4. 维护前厅部环境整洁有序，保持总机工作区域清洁。

5. 协助处理客人的投诉和意见，确保客人满意度。

6. 配合其他部门工作，完成领导交办的其他工作任务。

第三章工作规范一、工作准时1. 工作人员必须准时上班，不得迟到早退。

2. 上班前要做好准备工作，包括检查设备，清理工作区域等。

二、形象着装1. 工作人员必须穿着整洁，仪表端庄，不得穿着凌乱，头发梳理整齐。

2. 禁止穿着暴露、不雅或不符合酒店形象的服装。

三、礼貌待客1. 工作人员要以礼貌待客，微笑服务，言行举止得体。

2. 不得对客人不礼貌或发表有损酒店形象的言论。

四、信息保密1. 工作人员要保护客人的隐私信息，不得泄露客人个人资料。

2. 内部资料也需保密，不得向外透露。

五、工作技能1. 工作人员要不断提升自己的工作技能，不断学习培训。

2. 遇到问题要及时解决，不得推诿责任。

第四章纪律管理一、工作人员必须遵守酒店的各项规定，不得违反。

二、对于违反纪律的工作人员将按照酒店规定予以处罚，包括口头警告、书面警告、停职、降职甚至开除。

三、对于工作表现突出的工作人员将予以表彰奖励。

第五章附则一、本规章制度经酒店管理层审议通过后生效，对员工具有约束力。

二、本规章制度由前厅部总机主管负责解释。

三、本规章制度自颁布之日起执行。

如有变动，将重新审议通过并通知员工。

酒店前厅部总机规章制度在提供优质服务的同时，也是对工作人员的约束和保障。

公司总机管理制度公司总机是企业日常通信的重要工具，对于保障企业内外沟通的顺畅与高效起着关键作用。

为了规范公司总机的使用与管理，提升通信质量，确保通信流程的高效进行，特制定本公司总机管理制度。

一、总机管理责任公司总机的管理责任由公司行政部门负责，具体人员为行政部门主管。

行政部门主管需确保本公司总机管理制度的实施与执行，并负责总机系统的维护与更新。

二、总机的使用与保管1. 总机的使用a. 总机接听人员应以礼貌、热情的态度，准确、迅速地处理来电，并及时将来电相关事宜通知到对应处理人员。

b. 总机接听人员应遵循统一的电话接听用语，语速应适中，声音要亲和自然，语调稳定，避免使用方言或行话。

c. 在接听电话时，应记录来电人姓名、单位、联系方式、来电事由等重要信息，以便后续查询和跟进。

d. 严禁在总机座席上处理个人事务、接打私人电话或进行无关工作的聊天。

2. 总机的保管a. 公司总机安装在行政部门内部，接待大厅或其他指定区域，必须定期进行检查与维护，确保总机设备的正常运行。

b. 总机操作权限应根据职责及需要进行分配，未经许可，不得擅自更改设置、删除或添加电话号码。

c. 总机设备不得私自携带离开工作岗位，离岗时应关机或切换到其他接听人员处于待机状态，以确保通话的顺畅。

三、总机接听和转接流程1. 总机接听a. 总机应24小时保持通畅，确保来电的畅通无阻。

b. 来电咨询公司业务的，总机接听人员应以礼貌的口吻详细解答，如遇不熟悉的问题应立即转接到相关人员解答。

c. 来电索取、咨询与员工私人信息相关的，总机接听人员应严格保密，遵守公司信息安全政策。

2. 总机转接a. 总机接听人员应根据来电事由准确判断并转接到相应部门或人员，确保来电信息的迅速到达目标人员。

b. 转接电话时，总机接听人员应简要告知来电人信息转接目标并等待确认，确保转接正确无误。

四、总机备份与应急处理1. 总机通信记录备份a. 公司总机应定期备份通信记录，并妥善保存备份数据，确保通信记录的安全和可用性。

公司通讯管理制度范文第一章总则第一条根据公司的业务需要和发展要求，为了加强和规范公司内部的通讯管理，特制定本通讯管理制度。

第二条本制度适用于公司内部各级部门和人员的通讯活动管理。

第三条通讯管理应以加强内部沟通和协作、提高工作效率为目标，遵循公平、公正、高效、安全、便捷的原则。

第四条公司内部通讯包括口头和书面两种形式，包括但不限于会议、报告、通知、公告、邮件、聊天工具等。

第五条公司内部通讯应当遵循法律法规和公司规章制度，不得泄露公司机密和他人隐私，不得传播虚假信息和不良言行。

第六条公司鼓励员工积极利用通讯工具进行专业知识学习和交流，提高自身能力和业务水平。

第七条通讯工具的采购、使用和维护由公司统一管理，不得擅自更改设置或私自安装其他软件。

第八条公司对通讯记录和通讯内容进行监督和审查，并对违反规定的行为进行相应处罚。

第九条公司建立通讯管理制度宣传和培训机制，让员工充分了解和遵守本制度。

第二章通讯工具管理第十条公司提供的通讯工具包括但不限于公司内部网络、固定电话、移动电话、电子邮件、即时通讯工具等。

第十一条通讯工具的采购应当符合公司的要求和规定，并由专门的人员进行维护和管理。

第十二条员工必须妥善保管妥当使用通讯工具，个人在使用通讯工具时应当遵守公司规定的时间、地点和方式。

第十三条不得擅自将通讯工具外借、转让或私自更改设置，不得将通讯工具用于非工作相关活动。

第十四条公司对通讯工具进行定期检查和维护，确保其正常运行和安全使用。

第三章通讯内容管理第十五条公司对员工的通讯内容进行监督和审查，以确保其合法合规和工作相关。

第十六条员工在通讯过程中不得泄露公司机密和他人隐私，不得传播虚假信息和不良言行。

第十七条员工不得以公司名义发布未经授权的信息，不得以个人名义发布与工作无关的信息。

第十八条公司对违反通讯管理规定的员工将依据公司相关规定进行处理，包括但不限于口头警告、书面警告、通报批评、辞退等。

第四章监督与评估第十九条公司对通讯管理制度的执行情况进行监督和评估，及时发现问题并提出改进意见。

电话总机服务管理制度一、总则为规范电话总机服务管理，提高工作效率，提升服务质量，制定本管理制度。

二、适用范围本管理制度适用于公司内各部门的电话总机服务管理，包括电话接听、转接、留言和记录等。

三、工作标准1.接听电话（1）电话响铃3声内应接电话，用标准用语如“XX公司，您好，有什么可以帮助您？”。

（2）接听电话时，要保持礼貌、语速适中，态度亲切。

（3）如需转接电话，应事先告知被转接者。

2.转接电话（1）收到转接电话时，需询问被转接者是否方便接听。

（2）如被转接者不方便接听，应记录信息并及时转达给被转接者。

3.留言记录（1）接听电话时，如需留言，应记录详细信息，包括留言者姓名、联系方式和主要内容。

（2）留言记录应整理并及时转达给相关人员。

4.服务质量（1）电话服务员应严格遵守服务标准，提供优质的电话服务。

（2）对于复杂问题，电话服务员应主动向上级领导求助，不擅自做主。

四、工作流程1.电话接听（1）电话服务员应按规定时间接听电话，并记录来电信息。

（2）对来电信息进行分类整理，根据不同情况进行及时转接或留言。

2.电话转接（1）电话接听员在接到需转接的电话时，应征得被转接者同意后进行转接。

（2）转接完成后，应告知被转接者相关信息，避免信息遗漏。

3.留言记录（1）电话服务员应记录留言者的姓名、联系方式和主要内容，确保信息准确完整。

（2）留言记录应分类整理，并及时转达给相关人员。

4.问题处理（1）对于遇到的问题，电话服务员应及时向领导汇报，寻求解决方案。

（2）遇到疑难问题时，应与同事进行讨论，协商解决方法。

五、绩效考核1.接听率将电话接听率作为绩效考核指标之一，要求电话接听员按时接听电话，提高接听率。

2.转接率转接率是绩效考核的重要指标之一，要求电话服务员正确、及时地进行电话转接。

3.留言率留言率也是绩效考核的重要指标之一，要求电话服务员记录留言信息准确完整，提高留言率。

4.服务态度服务态度是绩效考核的重要内容之一，要求电话服务员提高服务态度，保持亲切礼貌。

十一、公司总机管理制度
一、总则
1.1 目的
公司总机是公司内外沟通的重要工具，为了规范总机的使用和管理，制定本管
理制度。

1.2 适用范围
本管理制度适用于公司所有部门及员工在总机使用中的行为。

二、总机管理责任部门
2.1 总机部门
总机部门负责公司总机的设备管理、维护和日常运行，确保总机系统的正常运行。

2.2 行政部门
行政部门负责公司总机的使用管理和员工培训，监督各部门遵守总机管理制度。

三、总机使用规定
3.1 使用权限
•只有经过培训并获得授权的员工才能使用公司总机。

•员工不得私自更改总机配置和设置。

3.2 使用方式
•员工拨打总机外线电话时必须遵守电话接待礼仪，礼貌用语。

•接听总机来电时，应及时、准确地转接或记录留言。

3.3 保密要求
•员工在接听电话时必须注意保护公司机密信息，不得透露未经授权的信息。

•禁止将总机密码、账号等信息泄露给未授权人员。

四、总机维护规定
4.1 定期检查
总机部门定期对总机设备进行检查，确保设备正常工作。

4.2 故障处理
出现总机故障时，员工应立即向总机部门汇报，并积极配合处理。

五、总结与展望
本公司总机管理制度的制定和执行，旨在提升公司内外沟通效率，保护公司信息安全。

希望员工严格遵守管理制度，共同维护公司总机系统的正常运行，提升公司形象和竞争力。

总机管理制度一、总则为了规范总机工作，提高服务质量，保障通讯顺畅、高效，特制定本管理制度。

二、岗位设置1. 总机主管：负责总机的日常管理运作，协调各部门与总机之间的工作关系。

2. 总机操作员：负责接听来电、转接电话、记录联系信息等基本工作。

三、工作职责1. 总机主管（1）负责总机的日常管理工作，制定并执行工作规范、程序。

（2）统筹协调总机操作员的工作，安排班次和休假。

（3）处理总机操作员的日常工作中出现的问题和纠纷，解决各种纠纷。

（4）定期进行总机工作的检查和考核，及时纠正工作中存在的问题。

（5）协助总经理处理紧急事件，保障公司安全和秩序。

2. 总机操作员（1）接听来电，按照规定流程转接电话或记录信息。

（2）及时转达领导或相关人员的电话信息。

（3）熟练使用电话做好接线工作，保持话音清晰、服务态度礼貌。

（4）做好来访人士的登记，引导其前往指定地点。

（5）维护总机设备设施的日常维护工作，保证设备设施安全可用。

四、工作流程1. 接听来电（1）总机操作员应在规定时间内接听来电，用礼貌的语言进行问候。

（2）根据来电人要求，转接电话或记录信息。

2. 转接电话（1）根据来电人的要求，及时转接电话至指定部门或人员。

（2）如对方不在，应记录信息并告知对方有电话留言。

3. 记录信息（1）对来电信息进行记录，包括来电人姓名、联系方式、咨询内容等。

（2）确保信息记录准确无误，便于日后查询。

五、工作规范1. 服务态度（1）总机操作员要保持良好的服务态度，对待来电人员要有礼貌、耐心。

（2）在接听电话时，要用清晰、流畅的语言表达，保持电话畅通。

2. 保密工作（1）总机操作员要严格遵守保密规定，对公司机密信息保密。

（2）不得将来电信息外泄，确保电话通讯安全。

3. 工作纪律（1）总机操作员要按时上班，保持工作状态良好。

（2）在工作中要服从总机主管的安排，遵守操作规程。

六、工作危机处理1. 突发事件（1）如遇火灾、停电等紧急情况，总机操作员要及时报告上级，并按照应急预案处理。

酒店总机夜班管理制度一、总则为提高酒店总机夜班工作效率，确保酒店夜间接待工作的顺利进行，特制定本制度。

本制度适用于酒店总机夜班工作人员，包括接待员、电话员等相关人员。

二、岗位职责1. 接待员：负责接听客人的电话预订房间、查询房价、解答客人问题等工作。

2. 电话员：负责接听、转接电话，协助接待员处理客人预订房间、查询房价等工作。

3. 夜间管理员：负责监督和协调夜班工作，确保夜班工作正常进行。

三、作息时间1. 夜班时间为晚上11点至次日早上7点，每班工作8小时。

2. 每月排班根据实际情况进行，夜班工作人员需提前调整作息时间，确保工作状态良好。

四、工作流程1. 夜班开始时，夜间管理员向夜班工作人员宣布当晚工作注意事项，包括客人入住情况、特殊需求等。

2. 接待员和电话员各自分工，接听客人电话、处理相关事务。

3. 夜班工作人员需对房态进行及时更新，确保客人入住信息准确无误。

4. 夜班工作人员需根据客人需求，及时处理客人问题，提供优质服务。

5. 夜班结束前，夜间管理员对当晚工作进行总结，记录客人反馈情况，以备后续改进。

五、工作标准1. 夜班工作人员需保持精神饱满，专注工作，不得打瞌睡、私自休息。

2. 夜班工作人员需熟悉酒店相关信息，能够熟练操作电脑系统，确保工作效率。

3. 夜班工作人员需具备良好的沟通能力和服务意识，能够耐心解答客人问题。

4. 夜班工作人员需保持工作环境整洁，确保工作区域干净整洁。

六、工作纪律1. 夜班工作人员需遵守工作纪律，不得私自离开岗位，必须按时上班下班。

2. 夜班工作人员不得私自接受客人搭讪，不得私自泄露客人信息。

3. 夜班工作人员需服从领导指挥，听取夜间管理员安排，不得擅自更改工作流程。

七、奖惩制度1. 优秀夜班工作人员将获得表扬和奖励，提高工作积极性。

2. 违反工作纪律的夜班工作人员将受到批评和教育，情节严重者将受到处罚。

3. 夜班工作人员需遵守酒店相关规定，配合上级工作，以确保酒店夜班工作有序进行。

公司通讯管理制度第一条：为了提高公司的经营管理，节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。

第二条：本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话以及为员工配备的____等。

第三条。

公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。

第四条：电话总机的管理电话总机由行政部的前台人员负责值守，所有外线电话均需由前台人员负责接转。

前台人员的接听电话必须使用标准用语。

标准用语如下：接听外线电话时，应说“您好。

迎海集团，请问您找哪位。

”；当对方告诉分机号码时，应说“请稍等。

”；如果分机占线时，应说“对不起，电话占线，请您稍后再打过来”前台人员接听内线电话时，应说“您好，前台”。

第五条：电话分机的管理公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位员工提供一部电话分机。

员工应电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，____(员工姓名)”。

讲电话时声音不可太大，以免影响他人。

电话分机一般不开通长途直拨功能，总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的，须提出书面报告，经部门经理初审、主管领导审核后，报公司总裁批准后方可开通。

对已开通长途直拨功能的电话分机，由员工个人负责长途功能的使用管理。

不得借予他人拨打长途电话，一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，停止其电话分机长途直拨功能并按公司奖惩条例给予相应的处分。

员工因临时工作需要打长途电话的，须填制《长途电话申请单》，经部门经理初审核，主管领导审批后，递交行政部经理签字后到前台挂拨，或由前台拨通后接入员工的分机上。

拨打长途电话时，必须使用ip特服号(如17909、17951)，以节约费用。

禁止利用公司____聊天。

员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。