总经办岗位职责

四川派克杰纸业有限公司总经办岗位职责1、总办工作具有参与政务、掌管事务、搞好服务等主要功能，是企业发展的基本保障，对推动公司的发展进程有着重要的作用。

2、总经办办职能（1）对外联络：协调与政府主管部门、社会职能机构的关系，建立良好的疏通渠道, 促进公司与社会各界包括同行业企业的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象；（2）制度制定：起草、修改、完善各项行政管理制度（包括会议、发文、档案、印章、固定资产、图书、电话、卫生、办公用品领用等），监督、检查、落实公司行政制度的执行；（3）文件与档案管理：负责内部和外部文件的收取、编号、传送、催办，负责内部文件打印、复印、传真收发、函件发送、报刊杂志订阅，负责各种合同、资料、文件、图书、证书的归档和管理，负责公司注册、变更等登记手续办理；(4)会议管理: 负责公司内部会议的安排，整理会议记录，对会议决定进行催办、查办和落实,代表公司出席有关会议，负责或协助公司组织对外重要会务及企划、公关活动;（5）物资管理：负责办公用品及劳保用品的购买、发放、保管；(6)费用管理：编制公司年度行政费用预算，控制行政费用支出，确定费用分摊范围，按月份分摊各项办公费用；(7)信息管理：负责公司公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通内外联系、保证上情下达、下情上报；负责有关信息的整理和分析，为公司决策提供依据；（8）党务工作管理：负责党建带团建、工会、妇女等工作的开展与活动的组织安排。

（9）其他：按照总经理的要求，正常发挥综合监督职能的作用，维持公司正常的工作秩序。

3、监督流程及内容：（1）行政工作：每月总结各部办公用品的请购情况，统计通报并存档，作为考核评比的依据。

对公司运营过程中各项规章制度的执行情况进行检查、记录、汇总后向总经理汇报。

同时对整改落实情况跟踪检查，督促落实。

每季度检查各部的工作计划完成情况。

（2）生产安全工作：每季度对各部的生产安全运营情况进行检查，重点检查领导对安全工作的落实情况，检查安全教育培训记录是否齐全，各种设备的安全保养、检测是否及时进行等保证安全平稳运营的工作。

对评优选先有一票否决权。

（3）其他勤杂工做：对公司勤杂、日常事务工作的定期、度定期检查，对不符合公司规章制度要求的要跟进督促落实。

总经办主任职务名称：总经办主任直接上级：总经理直接下属：文员岗位职责：1.在总经理的领导下，主持总经办的全面工作，组织对各部办公室各岗位工作的指导与监督部门工作。

2.负责组织收集和了解各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作，协调公司外部的相关业务工作，掌握公司主要活动情况，为公司领导决策提供意见和建议。

3.负责公司各种公共关系的建立。

4.负责组织公司行政、人资统计、档案、印信、劳动纪律、消防、安全、公司车辆、食堂、保洁、公共卫生等有关管理制度的拟定、修改、补充、实施和考核评比工作。

5.汇总各部门的年终工作总结和下一年计划。

6.负责公司各种会议的筹备、组织工作。

7.负责做好公司来宾的接待安排。

8.负责公司办公用品、劳保用品的采购、发放管理工作。

9.负责组织每季度末对各部门的综合检查、督导，并将检查结果汇总、按奖惩制度实施情况公布存档。

10.完成公司领导交办的其它工作任务。

总经办文员职务名称：总经办文员直接上级：总经办主任岗位职责：1.协助总经办主任做好日常行政事务工作。

2.做好公司各种会议记录（纪要），并整理打印，负责公司各类文字资料的起草（普通文稿）及打印工作，及时分发至各部门。

3.接听电话，做好记录及时转达相关人员。

负责总经办设备的使用及保养。

4.负责公司证明、印信、文档的管理，做好借用登记及催回工作。

负责及时将有关文档资料整理归档、登记、利用工作。

5.协调其他部门做好相关工作，起到沟通协调、上传下达的作用。

6.负责每月统计、汇总的各部门办公用品、劳保用品的请购计划、购入后的入库、发放、建帐，并同财务定期核对帐务。

7.负责协助领导来访客人的接待、服务工作。

8.协助总经办主任对公司各项工作综合检查、督导材料的记录、整理、汇总、存档工作。

9.协助总经办主任对各类员工工服的定购、发放，并严格执行发放标准。

员工离职后旧工服收缴等统计工作。

10.负责每月末对公司办公用品、劳保用品的库存核查盘库上报，每月初的物品领用、发放及记录。

11.负责公司办公家具、设备、办公用品、劳保用品等的采购。

12.完成领导临时交办的各项工作。

办公室员工行为规范一、岗位规范。

（1）遵守上班时间，因故迟到和请假的,必须事先电话联络。

（2）遇有工作部署应立即行动，并做到有步骤、迅速踏实地进行。

（3）工作中不扯闲话、不要随便离开自己的岗位。

（4）长时间离开岗位时,可能会有电话或客人,事先应拜托给同事。

椅子全部推入，以示主人外。

（5）不打私人电话，不从事与本职工作无关的私人事务。

（6）在办公室内保持安静，不得大声喧哗。

（7）办公用品和文件须妥善保管,使用后马上归还到指定位置。

（8）文件保管不能随意处理,或者遗忘在桌上、书柜中。

（9）重要的记录、证据等文件必须根据公司文件管理制度归档。

（10）下班时，文件、文具、用纸等要整理，要收拾桌子，椅子归位。

关好门窗,检查处理火和电等安全事宜。

切忌粗心大意，不关电脑等办公电器，不锁抽屉、文件柜即下班离去。

二、形象规范1、着装（1）服装正规、整洁、协调、无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣。

（2）鞋、袜保持干净，鞋面洁净，在工作场所不赤脚，不穿拖鞋，不穿短裤。

52、仪容（1）头发梳理整齐,不戴夸张的饰物。

（2）男员工修饰得当，头发不掩耳、不触领，不留长胡须。

（3）女员工淡妆上岗，修饰文雅，且与年龄、身份相符。

（4）保持口腔清洁，工作前忌食葱、蒜等有刺激性气味的食品。

3 举止（1）精神饱满，注意力集中，无疲劳状、忧郁状和不满状。

（2）保持微笑，目光平和，不左顾右盼、心不在焉。

（3）坐姿良好。

上身自然挺直，两肩平衡放松，后背与椅背保持一定间隙，不用手托腮。

（4）不翘二郎腿，不抖动腿，椅子过低时，女员工双膝并拢侧向一边。

（5）避免在他人面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、抠鼻孔、挖耳朵等。

（6）不能在他人面前双手抱胸，尽量减少不必要的手势动作。

（7）站姿端正。

抬头、挺胸、收腹、双手下垂置于大腿外侧或双手交叠自然下垂。

三、语言规范1、语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和。

2、与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反应冷漠。

3、用谦虚态度倾听、不要随意打断别人的话。

4、严禁说脏话、忌语。

5、使用“您好”、“谢谢”、“不客气”、“再见”、“不远送”、“您走好”等文明用语。

四、社交规范1、接待来访（1）接待来访热情周到，做到来有迎声，去有送声，有问必答，百问不厌。

（2）迎送来访应主动问好或话别，设置有专门接待地点的，接待来宾至少要迎三步、送三步。

（3）来访办理的事情不论是否对口，不能说“不知道”、“不清楚”。

要认真倾听，热心引导，快速衔接，并为来访者提供准确的联系人、联系电话和地址或引导到要去的部门。

2、访问他人（1）遵守访问时间，比预约时间提前5分钟到达。

（2）如果因故迟到，提前用电话与对方联络，并致谦。

（3）访问领导，进入办公室要敲门，得到允许方可入内。

（4）用电话访问，铃声响三次未接，过一段时间再打。

3、使用电话（1）电话铃响三声之内要主动接听，接电话时，要先说“您好”。

（2）使用电话应简洁明了，不要用电话聊天。

4、交换名片（1）名片代表客人，用双手递接名片。

（2）看名片时要确定姓名。

（3）拿名片的手不要放在腰以下。

（4）不要忘记简单的寒暄。

五、会议规范1、事先阅读会议通知或做好准备，针对会议议题汇报工作或发表自己的意见。

512、按会议通知要求，在会议开始前5分钟进场。

3、开会期间关掉手机或设成振动，不从事与会议无关的活动。

4、发言简洁明了，条理清晰。

5、认真听别人的发言并记录，不得随意打断他人的发言。

6、公司内部会议，按秩序就座。

7、不要随意辩解，不要发牢骚，保持会场肃静。

六、安全卫生环境1、工作时既要注意自身安全，又要保护同伴的安全。

2、提高安全知识，培养具备发生事故和意外时的紧急管理能力。

3、爱护公司公物，注重所用设备、设施的定期维修保养，节约用水、用电及易耗品。

4、有维护良好卫生环境和制止他人不文明行为的义务。

5、养成良好的卫生习惯，不随地吐痰，不乱丢纸屑、杂物，办公室内不得吸烟。

6、如在公共场所发现纸屑、杂物等，随时捡起放入垃圾桶，保护公司的清洁。

7、定期清理办公场所和个人卫生。

将本人工作场所物品区分为有必要与没有必要的，有必要的物品按规定管理，没有必要的清除掉。

七、上网规定1、在工作时间内不得在网上进行与工作无关的活动。

2、不得利用互联网制作、复制、查阅违反宪法和法律、行政规定的以及不健康的信息。

3、不得对计算机信息网络功能和应用程序进行删除、修改或者增加。

4、不得制作传播计算机病毒等破坏程序。

八、人际关系1、同事关系：懂得“理解与尊重他人比什么都重要”，营造“同欢乐，共追求”的氛围。

2、尊重他人：肯定、赞扬他人的长处和业绩，对他人短处和不足，进行忠告、鼓励。

3、相互合作：在意见和主张不一致时，应理解相互的立场，寻找能共同合作的方案。

4、禁止派别：不允许在工作岗位上以地缘等形式拉帮结派。

九、心灵沟通1、虚心接受他人的意见。

2、不要感情用事。

4、真诚对待他人。

对他人有意见应选择合适的时机和场合当面说清，不要背后乱发议论。

5、不要看他人的笑话，在公众场合出现他人有碍体面，有违公司规定的行为时应及时善意地提醒。

516、对领导的决策要坚决执行。

有保留意见的，可择机反映，但在领导改变决策之前，不能消极应付。

7、不要胡乱评议领导、同事或下级，更不能恶语伤人。

8、对公司规章制度等信息，可对此提出意见和建议。

员工日常行为规范一、言语1、上班初次见面，彼此问好致意：“您好”、“早上好”等。

不要冷面相向，匆匆而过。

2、接听电话首先问好，随后通报姓名，或说：“这里是四川派克杰纸业有限公司，您好!”不要抓起电话就问：“喂!你找谁?”态度粗鲁。

3、谈话或打电话时，语气和言词要注意场合掌握分寸，给人好感。

不要不注意场合分寸令人难堪，也有损自己的形象。

4、称呼同事或冠以“先生”“女士”或直呼其名，注意亲切有礼。

不要给同事乱起外号。

伤人自尊，惹人反感。

5、在办公场所言语温和平静，激动时尽量控制语气音调，给人的印象是：成熟，有自制力。

不要喧哗吵闹，既妨碍他人工作，又有损个人形象。

6、研究工作时，坦诚发表意见，论事不论人地交换意见，进行讨论。

二、行为1、坚持“对人保持不变的尊重”的信念。

平等待人、友善待人；以礼相待，以诚相待。

2、爱护派克杰财物，维护派克杰利益。

厉行节约，以最少的耗费争取最好的效果。

3、爱护公司一草一木。

时刻维护院落卫生整洁。