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最新03内外部沟通控制程序03内外部沟通控制程序1、目的建立和疏通信息渠道，加强信息流通接口管理，防止信息传递的失真和延误，保证与公司整体运作的相关信息能得到及时的沟通和处理，快速应对市场和顾客要求，在公司内建立起高效运作机制，形成团队合作的气氛，谋求供方、员工、公司和顾客的共同发展。
2、范围适用于与本公司整体运作有关的内、外部信息沟通的管理。
3、术语依照ISO9000：2005及ISO/TS16949：2009中的术语。
4、职责4.1各部门负责做好本部门职责范围内的内、外部沟通和相关信息的收集和整理。
4.2质量部负责统筹与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.3管理部负责统筹与公司管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
对公司各部门的信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。
4.4市场部负责与顾客有关的要求进行沟通，并在公司内部及时传递。
5、工作程序5.1沟通内容（信息）的分类5.1.1外部信息5.1.1.1与产品质量有关的外部信息：①顾客、第二方审核、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息；②产品标准类信息；③市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息；④顾客的质量信息及投诉等；⑤其它外部与产品质量相关的各类信息。
5.1.1.2与公司管理相关的外部信息：①政府及有关部门颁布的与公司运作有关的信息，如法律、法规、条例等；②市场、行业动态（包括竞争对手）中与本公司管理相关的信息；③与本公司有合作关系的社会机构、团体、企业等的相关反馈信息。
5.1.2内部信息①质量体系运行情况、质量方针、目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等；②员工对有关产品质量的建议和意见等；③公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况；④财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况；⑤员工有关公司内部管理的建议和意见等。
5.2信息的收集信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。
修正版深圳市XX）科技有限公司企业标准程序文件拟制:批准:受控状态: □受控□非受控发放编号:2017—7—1 发布2017 —7- 1实施修正版深圳市XXX科技有限公司发布修正版9、内外部沟通控制程序1目的为促进公司内部各职能层次之间和与外部之间的信息交流，提高质量管理体系运行的有效性，特制定本 程序。
2适用范围凡公司内部各级人员及公司与顾客之间有关信息的交流均适应。
3职责外部意见回复： 系统事业部/结构事业部/板卡事业部。
4程序4.1公司内外部意见沟通流程（附件一） 。
4.2内部沟通4.2.1公司内部沟通的主要方式:文件传递形式。
如内部问题反馈表、技术服务报告、顾客抱怨处理报告、内部刊物等;电子媒体传递形式。
如电子邮件、内部网络等。
4.2.2内部沟通的主要内容:4.2.2.1 关于质量方针、质量目标信息：公司制定或需重新修订质量方针、质量目标时，由总裁负责召集相 关部门负责人以会议形式进行沟通、交流，管理者代表负责组织对公司质量方针、质量目标的宣导、学习和 贯彻实施，确保在内部得到沟通。
4.2.2.2 关于质量体系流程信息：当因各种因素导致现有流程影响运作效率时，各部门可以《内部问题反馈 表》的方式向体系中心进行反馈，由体系中心调查分析后，可与相关部门进行协商讨论确定新的运作流程或 方式，之后修改相应的二、三阶文件并发行到相关部门执行。
有关质量管理体系相关信息还可以通过质量例 会、内审、管理评审等活动确保有关质量管理体系的相关信息在公司内得到良好的沟通。
4.2.2.3关于部门职责信息：当公司内部部门之间或部门内个人职责之间发生冲突、职责“真空”或因部门或个人未能尽职尽责做好自身工作而影响到其它部门或人员时, 式反馈到人机资源部，由人机资源部对问题进行调查、分析、评估后，采取相应的措施明确职责，传递到相 关部门，并追溯因职责问题引起的待解决的事项，直至该事项解决为止。
4.2.2.4关于质量抱怨或顾客抱怨信息: a ）当前一个工序产品品质引起下个工序或别的部门抱怨时，抱怨部门须及时将抱怨内容通过《内部问题反馈文件编号：IQM09-2017Ba ) 会议形式。
企业跨部门沟通培训课件企业跨部门沟通培训课件一、前言部门之间的沟通是企业顺利运转的关键，良好的跨部门沟通能够提高工作效率，促进团队协作，加强组织内部的信息共享和协调。
为了帮助员工提高跨部门沟通能力，本次培训课程将重点介绍企业跨部门沟通的意义、方法和技巧。
二、企业跨部门沟通的意义1. 提高工作效率：跨部门沟通能够帮助各部门间及时了解工作进展和计划，避免信息滞后和重复劳动。
2. 促进团队协作：通过跨部门沟通，不同部门的员工能够更好地协同工作，共同解决问题，提高综合素质和团队凝聚力。
3. 优化资源利用：跨部门沟通能够避免重复投入资源和产生不必要的浪费，实现资源的最优化配置。
4. 加强信息共享和协调：跨部门沟通能够促进组织内部信息的流通与共享，避免信息孤岛，提高决策效果和绩效。
三、企业跨部门沟通的方法1. 设立沟通渠道：建立跨部门的沟通渠道，如定期召开联席会议、成立跨部门工作组等，以便进行信息交流和协调。
2. 建立良好的人际关系：通过建立良好的人际关系，提高跨部门沟通的效果。
可以通过定期的交流活动和团队建设来加强人际关系。
3. 培养开放的沟通氛围：鼓励员工积极表达意见和建议，建立开放、互信的沟通氛围。
通过倾听和尊重他人的观点，促进信息的畅通和共享。
4. 使用适当的沟通工具：根据不同的沟通目的，选择适当的沟通工具。
如电子邮件、电话、会议等，以达到高效的沟通效果。
四、企业跨部门沟通的技巧1. 目标明确：在进行跨部门沟通时，应明确自己的目标和需要传达的信息，避免无意义的废话和误解。
2. 倾听和理解：在与他人沟通时，要主动倾听对方的意见和观点，理解对方的立场和需求。
避免自以为是和片面性的判断。
3. 清晰明了：在表达自己的意见和观点时，要简明扼要，清晰明了。
避免使用专业术语和复杂的词汇，以免引起他人的困惑。
4. 不同沟通风格：针对不同的沟通对象和场合，应根据对方的特点和需求，选择合适的沟通风格和方式。
如对于不善言辞的人，可以使用直接明了的方式进行沟通；对于强势的人，可以采用委婉和耐心的方式进行沟通。
内、外部沟通和信息交流控制程序1 目的和范围1.1 目的为增进理解，建立内外部沟通和信息交流网络，及时传递、处理有关环境、职业健康安全和质量管理方面的信息。
加强公司员工和相关方的信息沟通和协商，以提高员工参与实现管理目标的能动性和工作效率，促进相关方的参与和满意，进而提高管理体系的有效性，特制定本程序。
1.2范围1.2.1公司内部的沟通与协商，信息交流：包括管理者、员工、职能部门之间的信息交流。
1.2.2 公司与相关方的沟通：包括与供方、顾客、上级单位、行业管理部门等的沟通和信息交流。
2相关文件下列标准包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
《纠正和预防措施控制程序》MP08.06—20073 工作流程：注：△为主要监视测量点4 资源需求通讯工具、办公用品、基础设施等。
5 职责5.1 公司总经理负责信息交流和内、外部沟通的协调工作。
5.2总经理办公室确保在公司内部和外部建立适当的信息交流和沟通过程，并确保对管理体系的有效性进行沟通。
5.3工程管理一部负责质量、环境、职业健康安全管理方面的内外部信息交流与沟通管理。
5.4 工程管理二部负责建立与供方的沟通渠道。
5.5 市场经营部负责建立与顾客的沟通渠道。
5.6 工会、总经理办公室负责建立与员工的沟通渠道。
5.7 公司各职能部门、分公司、项目部负责信息的收集、传递、执行、反馈。
5.8分公司、项目部负责与业主、监理和社区建立有效的联系方式，收集来自社区居民的相关要求信息。
5.9 紧急状态下的信息沟通由收到或产生单位直接传递公司主管领导或政府部门。
5.10 重大信息在处置前应先向各分管领导征求拟办意见。
6 工作程序6.1 信息交流和沟通的内容信息交流分为外部信息交流和内部信息沟通。
6.1.1 外部信息交流的主要内容有：a) 市场经营相关方信息以及产品信息；b) 顾客要求、投诉、相关方关注的信息、事故报告等；c) 方针、目标通告相关方；d) 法律、法规、标准，有关规定及其更改信息的获取；e) 管理体系监视与测量、认证与监督检查的信息；f) 来自上级主管部门、行业的信息；g) 其它外部信息。
*******有限公司
程序文件
内外部沟通控制程序
文件编号： GC-QP5.5.3-2010-03
文件版本： B/1
编制/日期：
审核/日期：
批准/日期：
2010年10月20日发布 2010年10月20日实施
*******有限公司发布
程序文件.内外部沟通控制程序
1 目的
运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。
2 范围
公司全体员工、各职能部门以及相关方。
3 职责
3.1人事行政部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通
联络。
3.2营销部负责与客户的沟通。
3.3品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。
3.4 采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。
4.工作程序
4.1内部沟通
4.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。
4.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。
4.1.3公司大会。
4.1.3.1会议内容包括：上月重大事件的回顾与总结，后期公司发展方向性展望与宣导。
4.1.3.2会议由行政部经理主持，公司全体人员必须参加。
4.1.4主管例会
4.1.4.1一般为每周一次。
a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的计划与展望，
对各部门的合理建议。
b.主管例会由部门负责人轮流主持，由各部门负责人参加。
必要时，部门负责人可
带与会议相关的本部门员工参加会议。
c.会议记录执行情况由人事行政部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。
4.1.5部门会议
4.1.
5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。
4.1.
5.2门会议一般由部门负责人主持，部门内中基层干部参加；必要时可全体参加，部门会议可形成记录。
4.1.6班组会议
4.1.6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。
4.1.6.2班组会议由班组长主持，各班组员工参加。
a.班组会议一般不会形成记录，但会议内容在班组范围内具有强制性。
b.书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告等。
4.1.7各部门之间进行信息传递和交流，属较简单处理的事宜可用现场口头交流或电话方式沟通；属较重要的事宜应以书面联络或电子邮件的形式沟通。
书面沟通必须确保相关信息的传递质量、及时性、有效性，以免耽误处理问题的时机。
4.1.8行政部对公司的规章制度、会议精神或各部门的好人好事、奖罚公告等在公布栏内公布，以传递公司管理趋向和员工操行现状。
4.1.9标语是宣导公司精神和管理目标的标识，亦是更新员工的思想理念，营造团队精神和管理氛围的有效工具。
行政部可根据公司现状及发展要求，张贴相关的企业文化标语等宣传品。
4.1.10上司与下属以谈话方式进行沟通或布置工作任务,在巡视与指导工作时进行现场的机会教育。
4.1.11下属在工作中发现问题及时向上司口头报告或以书面形式汇报上司,上司应作相应的处理并反馈给下属。
下属要适时向上司汇报所交付工作任务的完成情况。
4.1.12可利用公司内部网站发布相关信息。
4.2外部沟通
4.2.1外部沟通包括与客户、供应商、相关方的沟通。
4.2.1.1与客户的沟通
a.与客户的沟通一般以营销部为窗口，必要时，其它部门应参与和协助。
b.与客户相关的订单接收与评审、客户意见反馈、满意度调查、退货处置的相关沟
通过程参照《与顾客有关的过程控制程序》规定执行。
4.2.1.2与供应商的沟通
a.与供应商的沟通一般以采购部为窗口，必要时，其它部门应参与和协助。
b.与供应商相关的评审、退料处置等参照《采购控制程序》规定执行。
4.2.1.3与外部相关方沟通时，各部门与对应的相关方进行沟通。
包括联络的接收，文件形成和答复。
4.2.1.4无论内部、外部沟通。
属较重要事项的沟通效果都要上报部门负责人。
必要时，须在沟通记录上签核。
4.3记录
4.3.1各种沟通后可形成的记录，应在相应层级予以保存，以作后续跟踪与追溯。
4.3.2各层级沟通形成的记录形式可包括书面、电子档、影像、实物等多种形式。
4.3.3各种沟通记录作为公司管理文件的合理补充，具有相应层级的强制性，任何部门及个人都必须遵照执行。
必要时，记录内容可分解到各级管理文件内，以便标准化的执行。
5 相关文件
5.1 内部审核控制程序
5.2 管理评审控制程序
5.3 与顾客有关的过程控制程序
6 相关记录
5.1 QR/5.5.3-01 会议记录
5.2 QR/5.5.3-02 工作联络单
附加说明：
本标准由品质部起草
本标准由品质部归口管理
附：
内外部沟通流程控制图。
