文件归档登记表表格格式

硬件系统： 系统软件： 应用软件： 存储载体：
硬件系统： 系统软件： 应用软件： 存储载体：
被迁移归档 电子文件情况
记录数： 迁移时间： 操作者：
字节数：
填表人(签名) 审核人(签名) 单 位(盖章)
年月 日 年月 日 年月 日
形成部门
文件 特征
完成日期 载体编号
通讯地址
电话
硬件环境 (主机、网络服务器型 号、制造厂 商等)
设备环 境特征
操作系统
软件环境 (型号、版本等)
数据库系统
相关软件 (文字处理工具、文字 浏览器、压缩或解密 软件等)
记录结构 (物理、逻辑)
文件记 记录字符及图形音 录特征 频、视频文件格式
文件载体
文件 交接
载体 编号
保管 期限
备注
表 A．3 归档电子文件移交、接收检验登记表
检验项目
单位名称 移交单位：
接收单位：
载体外观检验
病毒检验
真实性检验
完整性检验
有效性检验
技术方法与相关软件说明 登记表、软件、说明资料检验
填表人(签名) 审核人(签名) 单位(印章)
年 月日
年月日
年 月日
年月日
年月日
年月日
表 A．4 归档电子文件登记表(首页)
录特征 式
文件载体
型号： 数量： 备份数：
记录 类型
载体类型 联系人
口定长 记录总数 口可变长 口其他 总字节数
口一件一盘 口一件多盘
口多件一盘 口多件多盘
填表人(签名)
制表 审核
审核人(签名)
年月日 年月日
表 A．2 电子文件登记表【续页】
第页

附录一：
归档电子文件存储格式及载体
（一）归档电子文件存储格式 基本数据类型 数据库 文本 声音 图形 图像 视频 网页 幻灯片 课件 表格
格式
DBF DOC WPS TXT PDF RTF
MP3 WAV MIDI DXF
GIF TIFF JPEG BMP XBM RM AVI MPEG-2 MPEG-4
附录五：
检验项目 载体外观检验
病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件 说明资料检验
归档电子文件移交检验表
检查情况
填表人（签名） 审核人（签名）
单位（印章）
移交单位 年月日 年月日
年 月日 接收单位
年月日
年月日
元素类型 标识符 背景信息
结构信息
元数据元素 分类号* 全宗号* 文件号*
文件形成单位* 文件责任者* 文件形成时间* 接收单位 接收人 接收时间 关联 覆盖范围 语种 使用日志 文件标题* 主题词* 内容描述 密级* 用户权限 保管期限* 处置授权机构 处置责任者 处置行为 处置时间 保存日志 载体* 载体规格* 数据类型* 数据格式* 存储位置 应用环境
SGML HTML XML PPT
DRC XLS
（二）归档电子文件存储载体 载体名称
规格
CD-R
650M
CD-RW DVD-R 磁盘<
650M 4.7G 软盘、硬盘
用途 脱机保存 数据交换 数据交换 数据交换
附录二：
编号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Байду номын сангаас5 26 27 28 29 30

第三章 保证电子文件信息安全的 技术措施
电子文件是高科技的产物，信息安全技术 对于维护电子文件的原始性、真实性至关重 要。目前这方面的技术主要有：
1.签署技术。
对电子文件进行签署的目的在于证实该份文件 确实出自作者，其内容没有被他人进行任何改动。 电子文件的签署技术一般包括证书式数字签名和 手写式数字签名。证书式数字签名的原理是，发 方利用自己的不公开的密钥对发出文件进行加密 处理，生成一个字母数字串，与文件一起发出， 同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用 发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验数 字签名，是将专门的软件模块嵌入文字处理软件 中，作者使用光笔在计算机屏幕上签名，或使用 一种压敏笔在手写输入板上签名，显示出来的 “笔迹”如同在纸质文件上的亲笔签名一样。计 算机数字转换器来捕获手写签名，同时对电子文 件的内容、结构等进行打包处理。
电子档案管理应遵循档案收集、整理、 保管、利用、鉴定、统计等管理原则。但它 与纸质等载体档案确有很大区别，它的记录 形式是数字化系列。任何电子档案，当使用 技术和设备将信息内容记录在磁性材料或光 盘等载体后，就永远离不开这种技术和设备， 它不能离开这种生成环境和设备而单独存在， 人们只有采用这种记录档案信息内容的技术 和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别 它的信息内容。
4、电子文件物理结构与逻辑结构的复杂 性及对元数据和背景信息的依赖性。
文件的物理结构是指其信息存诸于载体上 的位置及分布情况，例如文件的正文、图形、 批示、附件等部分各自在载体上的存诸位置。 文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如 文件中的文字排列、章节构成、各页的先后 顺序、插图、标号等。
5、电子文件信息与载体的可分离性。
电子档案的长期保存，却是非常困难， 需要有不断更新的技术和设备作保障。电 子文件归档及电子档案管理需要有技术和 设备，电子档案的生命周期是由电子档案 内容而定，而保证电子档案生命周期的存 在，取决于载体的寿命、电子计算机软硬 件的生存周期和载体所载档案与电子计算 机软硬件平台的一致性。所以说，电子档 案管理是一项极其复杂的技术工程，从这 个意义上说，也可把电子档案管理称为 “电子档案技术工程”。

西安市电子文件归档与电子档案管理细则附表
20120214
201400313修改表3、6
表1
电子文件登记表（首页）
电子文件登记表（续页）
第页
电子文件移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交机构名称、移交文件年度、批次等描述
2.内容描述：按文件内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子文件数量：按文件总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
电子档案登记表（首页）
电子档案登记表（续页）
表6
电子档案移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交单位或全宗号、移交档案年度、批次等描述
2.内容描述：按档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子档案数量：按档案总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
表7
电子档案管理登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表8
电子档案迁移登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表9：
光盘盒封面标签图示例
注：长121mm，高121mm。

表10：
光盘盒封底标签图示例
精品文档
注：长151mm,高118mm;两边“光盘编号”栏宽各为7mm。

表11：
光盘盘面示例
精品文档
表12
电子档案机读目录
精品文档
精品文档。