文件归档登记表

西安市电子文件归档与电子档案管理细则附表
20120214
201400313修改表3、6
表1
电子文件登记表（首页）
电子文件登记表（续页）
第页
电子文件移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交机构名称、移交文件年度、批次等描述
2.内容描述：按文件内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子文件数量：按文件总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
电子档案登记表（首页）
电子档案登记表（续页）
表6
电子档案移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交单位或全宗号、移交档案年度、批次等描述
2.内容描述：按档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子档案数量：按档案总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
表7
电子档案管理登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表8
电子档案迁移登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表9：
光盘盒封面标签图示例
注：长121mm，高121mm。

表10：
光盘盒封底标签图示例
精品文档
注：长151mm,高118mm;两边“光盘编号”栏宽各为7mm。

表11：
光盘盘面示例
精品文档
表12
电子档案机读目录
精品文档
精品文档。

文件管理记录表格
目录
1.质量记录清单
2.外来文件清单
3.受控文件清单
4.文件发放/回收登记表
5.文件借/调阅登记表
6.文件更改单
7.文件作废申请单
8.文件销毁申请表
9.文件销毁清单
10.文件归档登记表
版号/修订号：表号：
质量记录清单
版号/修订号：表号：
外来文件清单
版号/修订号：表号：
受控文件清单
版号/修订号：表号：
文件发放/回收登记表
版号/修订号：表号：
文件借/调阅登记表
版号/修订号：表号：
文件更改单
编制：审核：批准：
注：更改内容若填写不下可另行附页。

版号/修订号：表号：
文件作废申请单
编号：
注：此表编制、审核、批准由原文件编制审核批准人员或接替其岗位的人签名。

文件销毁申请表
编号：
文件销毁清单
版号/修订号：表号：
文件归档登记表
编号：。

档案归档督办表
一、督办事项
此列应详细列出需要归档的具体事项，包括文件名称、归档范围、归档要求等。

二、责任人
此列应明确列出负责该事项归档的人员姓名，以便于跟踪和督办。

三、完成时间
此列应明确列出该事项的完成时间，以便于对进度进行监控。

四、进度状态
此列应实时更新该事项的完成进度，以便于了解和掌握归档工作的实际情况。

五、存在问题
此列应详细列出归档工作中存在的问题，包括技术问题、管理问题等，以便于及时解决和改进。

六、督办部门
此列应明确列出负责对该事项进行督办的部门，以便于对归档工作进行全面监控。

七、督办要求
此列应详细列出对督办事项的具体要求，包括督办方式、督办频次等，以便于对归档工作进行有效的督促和指导。

八、备注
此列可以用于填写其他需要特别说明的事项，例如重要提示、注
意事项等。

深圳市三鑫科技发展有限公司
工程项目资料归档登记表
年份 :项目名称 :项目负责人 :
资料存档
存档部门
序号资料名称
要求
份数归档人1★动工报告原件
2★施工图、电子版施工图原件
3★技术交底（要求施工人员真实署名）
4现场来往文件 ( 联系函、更改、签证等 )原件
5资料进场报审单原件
要求供应商供应的资料 :
61、材质证明、合格证、检验报告（如：石材放射
性试验报告）原件2、入口资料报关单、入口资料商检报告
7
8★9★
10★11★
12★13 14★15 16施工日记
四性试验报告（三性试验报告）
项目部资料复检资料：
1、玻璃节能检测报告
2、铝板检测报告
3、石材检测报告
4、石材背栓拉拔检测报告
5、铝材检测报告
6、钢材检测报告
7、防火棉燃烧性能检测报告
8、保温棉检测报告
1、结构胶与相关资料的相容性试验报告
2、结构胶23℃拉伸粘接性试验、邵氏硬度等物理
性能检测报告
1、密封胶与相关资料的相容性试验报告
2、密封胶惯例物理性能检测报告
3、密封胶与石材的污染性能检测
锚固栓拉拨试验报告
吻合设计强度的正确计算书
署名手续齐全、图纸完好的完工图纸
工程已交付使用证明，业主建议
工程隐蔽工程记录和检测报告
原件
原件
原件
原件
原件
原件
原件
17消防查收报告
18★完工查收证明原件19★结算书原件20获奖证书原件21★整套完工查收资料移交书原件22★项目章原件23加盖项目章的文件台帐归档
24★施工组织设计方案原件25★安全专项方案设计原件。

附表1（咨询企业名称）武汉市XX造价咨询有限公司（造价咨询业务类别）B类（应明确为具体的咨询业务类别）附表2卷内目录附表3建设工程造价咨询相关资料交接单委托单位：武汉XX集团（公司）工程名称：XX建设工程项目类别：结算审核委托方于2007年X月X日将下列资料交给咨询人:附表4工程造价咨询项目实施方案咨询操作过程中重点、难点的具体实施措施附表5施工现场勘查记录附表6建设工程预算结算协调会议记录会议议题：关于XX建设工程有关事项须协调1. XX2. XX会议确认意见：最终意见:1. XX2. XX建设单位签字盖章：XX施工单位签字盖章：XX审核单位签字盖章：XX 附表7建设工程预结算材料价格签证单施工单位签字盖章：XX审核单位签字盖章：余XX 建设单位签字盖章：XX附表8建设工程造价咨询报告书武造字[2000 ]xxx号关于XX建设工程造价咨询报告xxxx：受贵单位咨询委托，对XX工程XXXX竣工结算进行审核。

我公司遵循客观、公正、公平的原则，依法维护建设、施工单位的合法权益，如实确定建设工程造价。

参与本次咨询工作的造价工程郑重声明：1. 我们在本咨询报告中陈述的事实是真实的和准确的；2. 本咨询报告中的分析、意见和结论是我们自己公正的专业分析、意见和结论；3. 建设工程造价存在固有的不确定性，本咨询报告的结果仅依据《建设工程造价咨询合同》约定的工作内容负责，对合同范围外的材价等市场变动因素造成的造价变化不予承担责任；4. 我们与本咨询报告中的编审对象没有利害关系，也与有关当事人没有个人利害关系或偏见。

造价工程师（签章）：执业资格证号：执业资格证号：一、建设单位名称：二、施工单位名称：三、建设工程名称：四、建设时间：五、建设规模：六、建设地点：七、审核责任：八、编制依据：九、审核方法：十、审核作业日期：十一、咨询说明：十二、咨询结论：项目负责人（签章）：造价工程师执业资格证号: 造价工程师执业资格证号: 造价工程师执业资格证号: 造价员执业资格证号：造价员执业资格证号：xxx程造价咨询有限公司（工程造价咨询执业印章）附表9造价咨询业务成果文件扉页格式（可与公司发文制度相结合）项目名称：造价咨询成果文件名称：项目编号造价咨询单位负责人：造价咨询单位技术总负责人:项目负责人：项目专业造价工程师：项目专业造价员：本成果文件签发人:日期：造价咨询单位名称:造价咨询单位资质等级:资质证书编号：注：项目负责人（造价工程师担任）为成果文件签发人。

归档载体登记表的填写一份好的档案材料，必须要有一份好的载体。

载体是指记录或反映客观事物的实体，如纸、绢、玻璃、塑料等。

它是人们进行科学研究或其他活动中用来保存材料的主要手段和方法之一。

因此，在档案管理中载体有着十分重要的作用。

而档案文件又是以纸为载体保存下来的，所以档案文件也有一定的特殊性。

由于纸质档案具有较高的强度、不易被损坏、便于保管和利用等特点，在长期历史发展过程中，逐步形成了大量纸质档案。

这就要求我们要重视纸质档案的整理和归档工作。

在整理纸质材料时，要注意以下几个问题：1.归档内容要全面2.装订形式要统一3.装盒前不能出现“未归档”四个字4.装订后及时检查5.发现有错误及时更正1.归档内容要全面要想使纸质档案能够全面地反映社会经济、政治、文化发展的历史面貌，归档的纸质材料就必须真实地反映这一时期社会经济发展的基本面貌。

那么，在归档时怎样才能全面地反映这一时期社会发展的基本面貌呢？首先是要将各部门、各单位上报给国家档案局的文件材料收集齐全并进行整理，在确定归档范围时要特别注意文件的重要性和对归档范围内档案资料质量要求。

其次是要根据文件的形成过程和文件本身保存时间长短等因素确定每个单位归档材料的具体情况。

再次是对归档内容要进行认真分析。

然后根据这些文件材料在一定时期内形成时间、内容、形成方式、来源情况综合评价，确定是否将其作为档案重点收集材料，并进行归类登记。

最后是要根据不同层次与类别划分不同的归档范围，将那些具有保管价值而又不需要永久保存的资料（如照片或光盘等）归类在某一特定区域内，并按一定时期进行整理。

这样才能使档案达到全面完整地反映社会发展面貌和社会经济、政治、文化发展基本面貌的要求。

2.装订形式要统一所谓装盒，是指将档案按其内容、类别等装入相应的塑料档案盒中，并用封条封紧的一种档案整理方法。

（1）。

归档载体是以塑料档案盒为基本单位进行归档的。

所谓“装盒”，就是将档案材料装入塑料档案盒后密封好然后再进行整理装盒。

归档电子文件移交、接收检验登记表 TY-16-1工程说明TY-04说明：由工程施工、无损检测或监理单位分别填写。

填写工程主要内容以及开工时间、完工交接时间、重大设计变更、工程质量初评、以及无损检测、监理、工程交工技术文件编制情况等。

为加强工程资料的可追溯性，防止产生歧义，本次修订将交工技术表格中“工程编号”的含义明确如下：工程编号在开工前进行检验批划分的过程中确定（参见TY-33工程划分明细表），一般采用数字编码分级表示，它是交工技术表格内容所对应的单位工程、分部工程、分项工程、检验批编号，应填写表格内容所涵盖范围的同级编号，例如，隐蔽记录、安装记录中的工程编号应填写对应的检验批编号，工程说明中的工程编号应填写单位工程编号，主要设备及备品、备件交接清单可视交接范围填写分部或单位工程编号。

施工单位图纸会审记录TY-24施工日志TY-19施工组织设计（方案）报审表JL-A02技术交底记录TY-31工程质量保修承诺书为保证×××××××工程在合理使用年限内正常使用，×××××××建筑公司向工程业主××××××××有限公司，在工程质量保修期内作以下承诺：一、工程质量保修范围和内容：。

二、质量保修期：质量保修期从工程实际竣工之日算起。

分单项竣工验收的工程，按单项工程分别计算质量保修期。

保修期限如下：1、地基基础和主体结构工程，为设计文体规定的该工程的合理使用50年。

2、屋面防水工程，有防水要求的房间和外墙有防渗漏，为5年。

3、电气系统，给排水管道，设备安装为2年。

4、装修工程为2年。

5、仪表控制系统1年。

三、质量保修责任：1、属于保修范围和内容的项目，承包人应在接到修理通知之日后3天内派人修理。