档案数字化加工平台软件功能需求书

档案管理信息系统技术需求书一、引言随着信息技术的不断发展和企业规模的扩大，档案管理的重要性日益凸显。

传统的手工档案管理方式已经无法满足现代企业对档案高效、准确、安全管理的需求。

为了提高档案管理的效率和质量，实现档案管理的信息化、规范化和科学化，特制定本档案管理信息系统技术需求书。

二、系统目标和总体要求（一）系统目标1、实现档案的数字化管理，包括档案的录入、存储、检索、借阅、归还等全过程的信息化管理。

2、提高档案管理的效率和准确性，减少人工操作带来的错误和繁琐。

3、保证档案的安全性和保密性，设置不同的权限级别，对档案的访问和操作进行严格的控制。

4、提供便捷的查询和检索功能，能够快速准确地找到所需的档案信息。

（二）总体要求1、系统应具有良好的稳定性和可靠性，能够长时间稳定运行，确保档案数据的安全和完整。

2、系统应具有良好的兼容性和可扩展性，能够与企业现有的信息系统进行集成，并能够根据企业的发展需求进行功能扩展和升级。

3、系统应具有友好的用户界面，操作简单方便，易于上手和使用。

三、功能需求（一）档案录入功能1、支持多种档案类型的录入，包括文本、图片、音频、视频等。

2、能够自动提取档案的关键信息，如文件名、文件类型、创建时间、修改时间等。

3、支持批量录入功能，提高录入效率。

（二）档案存储功能1、采用先进的存储技术，确保档案数据的安全和可靠存储。

2、对档案数据进行分类存储，便于管理和检索。

3、支持大容量存储，能够满足企业长期的档案存储需求。

（三）档案检索功能1、提供多种检索方式，如关键词检索、分类检索、日期检索等。

2、能够快速准确地检索到所需的档案信息，并显示检索结果的详细信息。

3、支持模糊检索和精确检索，满足不同用户的检索需求。

（四）档案借阅功能1、实现档案的在线借阅申请和审批，提高借阅效率。

2、对借阅的档案进行跟踪管理，记录借阅时间、归还时间等信息。

3、支持设置借阅期限和提醒功能，确保档案按时归还。

（五）档案归还功能1、对归还的档案进行检查和确认，确保档案的完整性和准确性。

锐尔档案数字化加工管理软件简要说明锐尔档案数字化加工管理系统是网络版软件，通过FTP服务器及数据库服务器完成档案数字化加工流程控制、工序管理及工作情况查询统计功能，可以实现加工流程自定义（标准流程为档案领取、档案整理、批量扫描、影像修正、质量审核、PDF批量转换、档案重新装订、档案归还、数据备份等流程），整个档案数字化加工管理系统涉及七个软件模块，下面是各个软件模块的简要说明：1.档案交接整理子系统该软件模块包括三部分功能，一部分是档案交接情况登记，档案领取和归还，包括领取批次，领取案卷数，件数，盒数，领取人，领取时间，归还人，归还时间；一部分为档案整理情况登记，档案整理和装订，包括档、件号，题名，页数，整理人，整理时间，装订人，装订时间；第三部分为现有档案索引数据的导入及交接单据打印。

2.档案扫描影像优化子系统该软件模块负责档案的批量扫描、影像优化、质量审核等工序，主要工作为使用高速扫描仪将档案批量扫描后数字化为影像文件，再对影像文件进行优化处理，并对扫描或影像优化进行质量审核。

该软件模块的详细功能描述请参考另外一份文档。

该软件模块为核心模块，通过FTP和数据库系统及流程配置信息进行流程的控制和工序管理。

3.流程控制及管理子系统该软件模块对档案数字化加工流程的流转进行控制和科学管理，使系统能根据加工单位的实际需求自动适应不同的数字化加工流程。

该软件模块实现工序的自定义功能，在该工序完成流程的自定义。

4.PDF批量转换子系统该软件模块在服务器自动运行，将已通过质量审核的档案影像文件批量转换为PDF文件，可以根据时间的定义自动进行PDF文件的转换。

该软件模块支持双层PDF，通过购买授权可以将文档转换为双层PDF。

5.影像数据自动备份子系统该软件模块在服务器自动运行，可以根据时间的定义自动将档案影像数据自动备份到备份设备中，可以支持两套备份设备，该软件模块自动甄别已备份数据，只备份增量数据。

6.工作人员管理子系统对参与到数字化加工流程中的工作人员进行管理。

档案数字化加工平台软件功能需求书第一章：软件工作流程图现场网络环境为局域网，所有岗位独立工作，红色为数据上传路线，黑色为下一个岗位数据下载路线第二章：加工工艺流程图1、档案移交2、档案登记6、打印新目录3、扫描4、图像处理5、双机录入、数据自动挂接7、质检8、数据提交审核9、装订10、档案归还11、数据导入第三章软件功能需求说明文档一档案信息登记1、岗位概述档案信息登记的主要目的是对所有的档案以卷或者是盒为单位的盒面及卷面信息进行录入，将此项信息录入到系统当中的主要目的是为了计算所有档案的数量（卷及盒）以及进度跟踪或流程追溯。

2、登记的内容登记信息的主要内容是档案盒面信息或者是卷面信息，盒和卷的层次关系（见图1-1），有些档案一盒当中只有一卷，有些档案一盒内有多卷，共用一个盒号，但是卷号不同，盒号信息登记见，卷面信息登记见（图1-2），由于客户不同登记的信息也不同，该文档是以公证处业务档案扫描加工为案例，登记的信息如下：（图1-1）（图1-2）盒面、卷面信息打开加工系统，输入登记岗位人员的工号及密码，进入到系统当中，点击“创建任务”出现一个界面框，再对需要登记的信息输入进去，主要登记的信息为图1-2红色标注出的内容。

登记完成后，点击任务提交完成该卷该盒的信息登记工作，再点击“创建任务”进行下一盒的档案信息登记。

3、系统要求1）、信息登记的内容可支持一录也可以支持二录一校功能。

2）、信息录入完成之后上传到服务器中如果数据库内有重复数据系统能够自动提醒。

3）、信息录入完成之后将数据上传到服务器当中。

4）、完成第一条录入后，再按“回车”键就到第二条继续录入。

5）、日期系统为自动分辨功能，月不能小于0大于12，日不能小于0大于31，会根据正常的日期来判定，如2007年1月1日，系统会默认为2007年01月01日。

二档案扫描1、岗位概述扫描主要是完成纸张文档的扫描录入，形成标准压缩格式的电子影像文件。

同时，文档扫描子系统具有丰富的图像处理功能，能监控扫描质量，能灵活地对重新扫描、补扫等进行控制。

一．档案信息采集点击系统设置—>”档案馆全宗定义”，输入全宗号和全宗名称，点击”添加”按钮，如全宗号“fygs”，全宗名称“飞扬公司”。

如图1.点击“档案管理“ ”定义档案模板“。

单击全宗名，如”飞扬公司“，单击菜单栏的”添加节点“，输入节点名称，如”文书文档“，可以选择分类节点和模板节点，如”分类节点“，即可添加分类节点，添加完分类节点再添加模板节点，点击节点名称，单击菜单栏”添加节点“，输入节点名，选择相应选项。

如图注意模版节点名一般是由时间决定，2001年之前选择”案卷级“和”文件级“，之后只选”件盒级“，这里只限文书档案。

2.添加完节点后定义节点的结构等。

先选择需定义结构的节点，如“1999案卷级“，在右边会显示系统自带的相关节点的模版，选中合适的一个，如”案件档案（案卷级）“，可以对此模板进行修改自己所需要的。

定义好后，点击创建即可。

相当于创建了一个数据库。

3.结构定义好后，定义字段，单击“录入字段“，选择自己所需要的字段，单击保存设置按钮即可。

4.可以定义录入界面，点击“定义录入界面“按钮系统会自动跳转到录入界面的定义界面。

单击需要调整的控件，然后进行拖动。

双击空间可编辑相应控件的属性。

点击保存6. 定义档号规则：档号是对档案的唯一标识，规则一般为全宗号+年度+案卷+卷内顺序号，可以通过连接符连接。

点击档号规则，进入档号规则定义界面，双击左边的字段名称，即可选中字段名会出现在右边的列表中，然后在上方的“连接符”后输入连接符，点击“>”即可添加连接符。

追加可以定义字段所对应的标号。

如操作为“替换”，字符串1为“1”，字符串2为“全宗号”5.定义报表维护：点击“报表维护”，进入报表维护界面，在上方选择报表模版。

拖动到下方，或点击添加。

单击报表模版，会在右下方出现相应的报表字段，可以选择报表字段进行分页。

在需要分页的字段前勾上“√”，点击“保存分页字段”。

当然，我们可以自己定义报表模版，后增加报表模版。

档案管理系统软件功能需求分析档案管理系统软件功能需求分析目录2功能和性能要求.档案数据采集与加工模块.4 档案接收系统.4数据移植.5馆藏历史档案数字化.5档案数据存储及管理模块.5档案信息标准化管理.5档案分类.6档案数据著录.6档案信息鉴定.6存储管理.6目录管理.6信息统计.6报表打印.6实物条码管理.6档案数据查询利用模块.6档案信息开发.7综合智能查询.7档案借阅管理.7支持网站信息发布.7系统维护模块.8系统维护主要要求.8基础数据维护.8权限管理系统.8用户管理.8数据备份与恢复.9信息加密.9版权保护.9日志管理.9档案综合管理.9系统帮助模块.91主要功能描述档案管理系统应具备档案的综合管理功能。

系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别(OCR)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编（数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能实现根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能）；检索查询；借阅管理；档案利用；档案编研；辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。

主要功能一是通过与公文管理子系统的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档，通过系统提供的数据接口，将需要归档的信息传输至档案管理系统。

二是通过对已有馆藏文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案等的数字化，实现档案的全面自动化管理和提供不受用户站点限制的网络查询利用服务。

根据当前IT技术在档案行业的应用潮流，参照国内数字化档案馆的应用需求，档案管理系统应包括以下几个方面的模块：●档案数据采集与加工模块●档案数据存储及管理模块●档案数据查询利用模块●系统维护模块●系统帮助模块2功能和性能要求档案管理系统按照信息流的过程应分为五个功能模块：档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据的查询利用、系统维护管理和系统帮助。

档案管理系统需求分析说明书实例档案管理系统需求分析说明书一、引言随着信息技术的快速发展，档案管理系统已成为企业和组织有效管理档案的重要工具。

本文旨在详细分析档案管理系统的需求，以便开发出一款适合用户需求的档案管理软件。

二、需求分析1.基本功能档案管理系统应具备以下基本功能：1、档案的创建、编辑、删除、查询、借阅、归还等功能；2、支持多种档案类型，如文本、图片、视频、音频等；3、具备批量处理、快速检索、快速导入导出等功能。

2.辅助功能为了更好地管理档案，系统应具备以下辅助功能：1、权限管理：对系统用户进行权限分配，确保档案的安全性和保密性；2、数据备份：定期备份档案数据，确保数据安全可靠；3、系统日志：记录用户操作日志，方便追踪和监控系统使用情况。

3.扩展功能为了满足用户的个性化需求，系统应具备以下扩展功能：1、支持移动端操作，方便用户随时随地访问系统；2、集成其他办公系统，实现档案信息的共享和整合；3、提供API接口，方便与其他系统进行数据交互。

4.性能要求为了保证系统的稳定性和高效性，应满足以下性能要求：1、响应速度：应确保系统在短时间内对用户操作进行响应；2、可用性：系统应具备良好的用户体验，易于学习和使用；3、稳定性：系统应能在各种环境下稳定运行，避免因硬件或软件故障导致的数据损失。

三、市场分析经过市场调研，发现目前档案管理系统市场以国外产品为主导，国内产品相对较少。

主流产品主要关注档案的基本管理和安全保障，但在用户体验和扩展功能方面仍有待提升。

此外，市场上也存在一些开源档案管理系统，但可能存在安全和稳定性问题。

四、用户需求根据调研，用户对档案管理系统的需求主要包括：1、方便快捷的档案创建、管理和查询操作；2、安全可靠的档案存储和备份机制；3、灵活的权限管理和数据保护功能；4、良好的移动端支持和跨平台操作；5、丰富的扩展功能，如与其他办公系统的集成、API接口等。

五、开发计划基于以上需求分析，我们制定了以下开发计划：1、需求采集：与用户深入沟通，明确系统需求和目标。

1.项目需求分析档案数字化是数字档案馆最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，就可通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案。

为了迎接档案馆信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案馆业务部门的服务水平，×××档案馆决定对馆藏纸质档案、照片进行数字化加工，建立全文数据库。

×××档案馆档案数字化将根据核心业务要求，通过委托加工形式将馆藏纸质、照片档案扫描转换成数字化影像，建立全文数据库，为档案馆内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

1.1.档案扫描内容及数量（现场调研,项目实际情况）档案数字化（XX年至XX年间文件和文书档案，有手写稿、打印稿，有横排的、也有竖排的，纸质差别较大，并有极少部分照片、图纸）。

馆藏纸质档案扫描页数为约XX万页（XX盒），均按A4幅面计算；本项目所涉及A3及以上幅面按比例折算成A4幅面。

1.2.扫描工作环节与质量要求档案扫描工作包括目录补录、拆装整理、扫描与图像处理、保存格式存储、文件目录与全文的挂接，并确保扫描图像、挂接的质量，档案及其档案信息的安全。

各工作环节要求如下：1、总则：严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。

2、目录补录：扫描文件的目录，一般由洞桥镇档案馆提供，对于个别文件需要补录目录的，则由扫描单位进行补录。

目录补录要求，按×××档案馆所提供的文件目录数据库结构与著录要求进行。

3、档案整理：扫描之前，应在保护档案不受损害的前提下，拆除装订物（资料及档案内的成册材料不能拆），按×××档案馆的要求区分扫描件和非扫描件，并对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰；扫描完成后，拆除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐。

档案管理系统软件功能需求分析一、引言档案管理系统软件是一种在今天的信息化社会中应运而生的重要工具，它可以帮助企业、机构和个人方便地记录、管理和检索各种类型的档案。

而这个系统软件的使用对于提高管理效率，保障档案安全以及规范管理十分重要。

因此，本文将从用户的角度出发，对档案管理系统软件进行功能需求分析。

二、系统概述档案管理系统软件是为机构、单位等提供档案管理功能的一种应用软件。

该系统需要建立一套完整的档案管理模式，对存放在机构、单位内部的各类档案进行全面管理，包括档案分类、存储、检索、借阅、销毁等环节。

简单来说，该系统需要将文档、表格、图片等多种文件格式整合在一个平台上，方便对其进行不同方面的管理。

三、应用场景本文所述的档案管理系统软件主要应用于政府机构、医院、银行、大型企业、学校等机构或单位。

在这些机构和单位中，档案数量非常大，且种类不断增加。

这就需要一套完善、规范的档案管理体系，以便将档案进行分类、储存、检索、借阅、销毁等统一管理。

四、功能需求分析4.1 登录注册功能为了让不同的人员使用该系统，需要实现登录注册的功能。

不同层次的权限可以对应不同的功能，以保证数据的安全性。

管理员可以对注册用户进行权限的分配和管理，同时可以添加、删除用户账号等操作。

4.2 档案信息管理功能系统需要提供针对档案信息的管理界面，方便管理员或用户对已录入的档案进行查看、编辑和删除的操作。

同时，也应实现添加档案信息的功能，包括档案名称、所属部门、保管责任人、档案编号、档案分类等信息。

4.3 档案分类和查询功能系统应具备对档案进行分类的功能。

管理员可以自定义各类档案的分类方式并在系统中进行管理。

同时，系统需要提供检索档案的功能，支持模糊搜索等操作。

尤其对于大型机构、单位的档案管理，档案分类和查询功能至关重要。

4.4 档案借阅和归还功能可以通过该系统，用户可以申请档案借阅。

管理员可以审核并处理借阅申请。

一些敏感档案可能需要审核部门或单位的相关人员后才能进行借阅操作。