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现代秘书学与秘书实务上编现代秘书学原理第一章秘书学概说第一节秘书学的基本概念——秘书“秘书”一词最早出现在汉代《汉书·叙传》古代秘书有三种解释:1、指封建帝王宫禁内收藏的各类经典文献2、指谶纬图箓。
这类图书以隐语、咒语预决吉凶,占卦未来,推算气数,带有浓厚的迷信色彩。
3、掌管图书,著书立说的“秘书监”(汉)现代秘书的含义:秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导在实施管理的人员。
1、秘书活动的根本对象是领导者。
2、秘书活动的根本职能是辅助管理。
3、秘书活动的根本方式是处理信息和事务。
4、秘书的根本性质是辅助性。
第二节秘书活动的起源起源的两个必要条件是:文字的出现和国家的出现1、起源:原始时代2、萌芽:商朝3、保存完整:《尚书》第三节秘书学的研究对象、学科架构、学科特点和研究方法秘书学的概念:秘书学是一门以秘书活动为研究对象的学科。
秘书学的学科特点:综合性和应用性中国秘书学的发展:1951年第一次全国秘书长办公厅工作会议的展开1981年第二次全国秘书长办公厅工作会议的展开(北京)(会议总结了30年秘书工作的经验,重申并完善过去实施的有效秘书工作制度,使秘书工作重新走向现代化、科学的轨道)1985年第三次全国秘书长办公厅工作会议的展开(重要)(着重研究在新形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋助手作用)“四转变”1,偏重办文办事——既办文办事又出谋献策2,从收发传递信息——综合处理信息(收发信息和信息反馈)3,单凭老经验办事——实行科学化管理4,被动服务——争取主动服务“三服务”1,为中央服务2,为中央各部和各省各自治区服务3,为人民服务第二章秘书系统及其组织形态第一节秘书系统的基本要素一、主体要素二、手段要素三、对象要素第三章秘书系统的职能(重点)(特征和原则是重点)秘书系统的职能:辅助决策、处理信息、督促检查、协调关系、办理事务第一节辅助决策含义:在决策的全过程中,给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。
秘书实务接待方案作为公司的秘书，接待高层领导、客户、供应商等尤为重要。
为了提升公司形象，合理安排接待流程以及细致周到的服务是必不可少的。
本文将从接待的前期准备、接待过程的安排及后期跟进等方面，为大家提供一份完善的秘书实务接待方案。
前期准备在接待前的准备阶段，需要关注以下几点：1. 接待对象信息的了解在接待之前，我们需要先对接待对象的信息进行了解。
主要包括对方的身份、职位以及来访目的等。
根据对方的信息，我们可以有针对性的准备接待流程、礼仪及其它接待细节。
2. 接待人员的分工与协作在接待前，需要将接待人员进行分工，确保所有分工明确，各自分工协调配合。
同时，需要针对不同的接待对象及来访目的，安排专业的接待人员。
3. 准备接待场所准备接待场所是接待前必须做好的一项工作。
需要选定合适的接待场所，对接待场所内部进行卫生清洁、整理布置，保证整洁有序。
4. 准备接待用品在接待前，应做好接待用品的准备工作，例如：茶水、矿泉水、糖果、鲜花、信封、名片等。
在选择接待用品时，应根据接待对象的身份和来访目的进行合理的选择。
5. 安排接待时间在接待前，应做好时间段的安排。
如有多个来访人员，需做出合理的安排，尽量不影响正常工作的进展。
同时，为了表达公司的诚意，可在接待前进行相关准备，例如：准备接待对象喜欢的饮品、小食等。
接待过程在接待过程中，应避免失礼行为，专业优质的服务有助于提升公司形象。
下面是接待过程的一些注意事项：1. 正式接待在接待对象到达时，接待人员应沉着稳重，热情友好的迎接来访者，并按照来访者的身份与来访目的，进行合理的接待方案。
如有贵宾的到访，要以礼相待，主动为贵宾介绍公司的业务、发展历程及未来规划等相关情况。
2. 茶点服务在茶点服务方面，应考虑到接待对象的口味偏好以及文化背景，为其提供合适的茶点服务。
茶点应新鲜干净，配菜应简单美味，服务方式要有礼有节，以体现公司的专业形象。
3. 会议室服务在会议室服务方面，应事先对会议室进行清理整洁，保证会议室内部物品维修良好，同时需要配备好相关的会议设备，例如：投影仪、话筒、笔记本电脑等设备，为来访者提供优质的会议服务。
秘书实务接待方案一、前言秘书是一种负责组织、统筹、协调和促进业务的职业，秘书实务是秘书工作的重要内容之一。
在工作中，秘书经常需要接待来自不同背景的人群，包括上级领导、客户和合作伙伴等。
因此，秘书实务接待方案对于秘书的工作效率与职业素养有着至关重要的影响，本文将从以下几个方面提出秘书实务接待方案。
二、接待前的准备工作1.接待场所准备•在接待场所清洁、整洁、通风的基础上，应根据接待对象的不同需要进行布置和装饰。
例如，接待领导时应展示公司的发展成果和企业文化等内容，接待客户时则应以产品展示为主。
2.信息准备•了解接待对象的身份、职务、背景等信息，对接待对象进行分析，确定接待方案和应对策略。
•准备会议资料，如会议议程、会议策划等。
3.人员准备•招待人员应穿着整齐干净，形象良好，并向员工传达接待方案和敬客待人的基本礼仪。
三、接待过程中的注意事项1.接待礼仪•准时到达接待场所，热情洋溢地向客人问候，并为他们主动提供帮助和协助，给予客户舒适的感觉。
•在对客人进行礼貌、耐心、诚恳的接待过程中，要注意自己言谈的举止和态度，要遵守礼仪、守时、避免私人话题等。
•在对客人进行介绍时，应注意称呼和身份表述，以表达敬重和礼貌。
2.注意细节•在接待过程中要注意客人的细节，如客人的喜好、嗜好和习惯等，尽可能为客人提供舒适和贴心的服务。
•对于客人的需求和问题，应及时和专业地回答或解决，并给客人提供必要的帮助和支持。
3.会议安排•在会议开始前，应核对会议议程，检查会议所需的资料和设备是否已备好，并做好相关沟通和协调工作。
•在会议进行中，要时刻关注参会人员的情况，及时调整会议进度和氛围，发挥好主持作用，确保会议圆满成功。
四、接待后的工作1.感谢函•在接待完成后，应及时发送感谢函，以表达公司对客户、领导等的感谢之意，并回顾接待过程中客户提供的反馈和建议。
2.联络沟通•对接待对象进行跟踪维护和定期联络，关注其工作阶段，向其提供必要的帮助和支持。
第十章接待工作复习重点1.什么是接待与接待工作?答: 接待就是对来访者的接洽与招待。
接待工作是指一个社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待, 联系洽谈等服务性活动, 它是秘书机构的一项经常性的事务工作。
2.接待工工作有哪些作用?答：（1）展示形象的重要窗口；（2）牵线搭桥的主要形式；（3）获取信息的有效渠道。
3.接待有哪些类型?答: （1）按接待对象的国别划分, 接待可分为, 内宾接待和外宾接待；（2）按接待的组织划分，接待可分为, 上级来访接待,平级来访接待，下级来访接待和群众来访接待；（3）按事先是否有约划分，可分为有约接待和无约接待。
4.接待工作应遵循哪些原则？答: （1）热情大方原则；（2）细致周到原则；（3）确保安全；（4）节俭节约；（5）内外有别。
5.接待实施的一般程序是什么?答: （1）迎接及安排来宾生活；（2）看望及商定活动日程；（3）礼仪性会见与宴请；（4）按日程开展活动；（5）送别；（6）小结。
6. 秘书如何做好接待准备工作?答: 秘书应从三个方面做好接待准备工作：（1）心里准备---------总的要求是以礼待人, 尊重来客,, 努力合作. 秘书接待客人时要注意诚恳, 尊重, 合作和公平（2）信息准备---------信息准备包括两个方面, 一是, 对来宾的基本情况要做到心中有数, 二是, 接待材料准备.（3）方案准备--------- 秘书部门必须制定接待方案, 作为接待工作的依据, 接待方案一般包括接待方针, 接待规格, 接待组织, 活动方式等内容.7.接待实施有哪些具体要求?\答: 由于接待的对象不同, 来宾的任务不同, 对待的方法要求也不同.（1）接待上级机关来宾的要求-------- 上级机关领导来视察工作时. 要请本单位的领导亲自出面接待, 以示尊重, 如属一般业务问题, 可由业务部门负责接待, 但事后要向领导汇报。
（2）接待平级机关来宾的要求-------- 一般由本机关领导出面迎接. 如本单位领导有事不能分身, 经领导委托, 秘书部门领导或工作人员可出面迎接, 如果是业务联系, 可由对口部门负责人接待, 重要业务问题, 要向主管领导人汇报.（3）接待本系统来宾的要求-------- 本系统下属单位人员来访的目的, 一般有两中情况, 一是汇报请示工作, 二是反映问题, 这些单位来人, 除领导点名找来的以外, 一般由机关负责人负责接待.对来汇报人员,秘书人员应该详细记录汇报内容.8.秘书如何做好外宾接待工作?答: 要做好外宾接待工作. 既要做好遵循国籍惯例, 符合外交礼仪, 又要根据本国,本民族,和地区的特点, 符合我们的风俗习惯和交往礼仪, 既要到达发展友谊,交流合作的目的.又要坚持内外有别, 不卑不亢的原则. 同时接待外宾还要注意：（1）严守外事记录。
秘书实务具体工作内容
秘书实务的具体工作内容包括以下几方面：
1. 接待工作：负责接待来访人员，了解他们的需求，并将他们引导到相应的人员处；接听和转接电话，并提供必要的信息。
2. 文件管理：负责文件的收集、整理、归档和保管，确保文件的安全和易于查找。
3. 行政协助：协助上级主管安排会议和行程，准备会议文件和材料，记录会议纪要，并根据需要安排和组织培训活动。
4. 信息管理：负责整理和管理各种信息，包括邮件、报告、备忘录等，并及时传达重要信息给相关人员。
5. 会务管理：负责组织和管理各种会议、活动和座谈会，包括场地的预定、会议材料的准备、参会人员的邀请和接待等。
6. 出差安排：负责安排上级主管的出差行程，包括机票、酒店预订、交通安排等，并提供必要的出差支持。
7. 文件起草和处理：负责起草和处理各种文件，如信函、备忘录、报告等，并确保文件的准确和及时地发送和处理。
8. 其他工作：根据具体的工作需要，还可能负责其他行政和办公室工作，如采购办公用品、处理办公设备的维修等。
以上仅为秘书实务的一般工作内容，具体工作内容可能会因不同的公司和行业有所差异。
接待文秘工作总结
作为一名文秘，接待工作是我工作中最重要的一部分。
在过去的一段时间里，我不断总结经验，不断提高自己的接待能力，下面就来分享一下我的接待文秘工作总结。
首先，作为一名文秘，我深知接待工作的重要性。
在公司中，接待工作是公司形象的一部分，也是公司对外交流的窗口。
因此，我始终以礼貌、热情的态度对待每一位来访客人，努力为他们提供优质的接待服务。
其次，我注重细节，做好接待准备工作。
在接待工作中，我会提前了解来访客人的身份、目的，为他们准备好相关资料和文件，确保接待过程中的顺利进行。
同时，我也会提前检查接待区域的整洁和环境，确保给客人一个舒适的接待环境。
另外，我懂得倾听和沟通的重要性。
在接待过程中，我会倾听客人的需求和意见，及时解决他们的问题，给予他们专业的建议和帮助。
同时，我也会和客人进行有效的沟通，了解他们的需求和意见，为公司提供宝贵的反馈信息。
最后，我会及时总结和反思接待工作。
在每一次接待结束后，我都会及时总结工作中的不足和不足之处，努力改进和提高自己的接待能力。
同时，我也会向同事和领导请教，学习他们的经验和做法，不断提高自己的接待水平。
总的来说，作为一名文秘，接待工作是我工作中最重要的一部分。
通过不断总结和提高，我相信我能够做好接待工作，为公司提供优质的服务。
希望我的接待文秘工作总结能够对大家有所启发和帮助。
秘书实务接待方案作为公司的秘书，接待工作是一个非常重要的部分。
良好的接待工作不仅能够给客户留下良好的印象，还可以提升公司的形象和信誉度。
因此，本文将提供秘书在接待工作方面的实务方案，并分享一些提高接待效率的方法。
1. 接待场所的准备工作在为客户准备接待场所之前，秘书应该提前了解客户的信息和要求。
根据客户的需求来选择符合要求的场所，并在客户到达之前，提前进行一系列的准备，包括但不限于：•通风换气。
确保客户进入时环境清新、舒适；•确定好座椅数量，保证客户有足够的座位；•保持洁净、整洁的场所；•摆放必要的会议用具，比如笔记本、文件夹、饮用水和外语翻译器等；•保证该场所满足客户对于隐私和保密性的需求。
2. 接待方案接待的步骤有以下几种情况：•电话接待。
在接听来电时，必须要有礼貌、亲切，了解来电者的需求或问题，遵照公司的规定和流程回答客户的询问。
•当面接待。
在面对客户时，必须要先适当的问候，了解客户的情况。
秘书应着装得体，在接待的时候要有礼貌、信任且领悟客户的难处。
接待时尽量采取客户主动说话的形式，根据其个人特点，找出其最关心的问题，耐心地解答。
•出行接待。
当客户到达公司时，秘书应该在门口迎接，热情引导客户到达接待室，同时秘书必须十分尊重客户的身份和需求，建立一种暖心、亲善的沟通关系。
3. 接待效率的提升•技能培训。
要让接待的秘书们具备专业的接待能力，他们应受到相应的技能培训，如口头沟通技巧、身体语言、文化差异和基本礼仪，这些技能对于提高接待质量十分重要。
•使用电子设备。
随着信息化技术的不断进步，现在许多公司都使用自己的电子系统来完成接待和管理。
例如，一些公司使用电子预约系统或自动叫号系统。
这些系统可以更好地管理客户信息，提高效率并减少错误的可能性。
4. 总结一个好的接待工作有助于提升公司的形象和声誉，同时也可以让客户感到受到关注和尊重。
作为秘书，良好的接待工作也让公司更有竞争力。
因此，我们应意识到接待工作的重要性，努力提高接待的效率和质量，为公司赢得更多的商机。
1.什么是接待与接待工作？
接待，就是对来访宾客的接洽与招待。
接待活动由来访者、接待者、来访意图、接待方式等要素组成。
接待工作，是指一个社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动，它是秘书机构的一项经常性的事务工作。
2.接待工作有何作用？
接待工作的作用是：展示形象的重要窗口；牵线搭桥的主要形式；获取信息的有效渠道。
3.接待有哪些类型？
按接待对象的国别划分，接待可分为内宾接待和外宾接待。
按接待的组织关系划分，可分为上级来访接待、平级来访接待、下级来访接待和群众来访接待。
按事先是否有约划分，可分为有约接待和无约接待。
4.接待工作应遵循哪些原则？
接待工作要遵循以下原则：热情大方；细致周到；确保安全；俭省节约；内外有别。
5.秘书如何做好接待准备工作？
(1) 心理准备：要做到诚恳；尊重；合作；公平。
(2) 信息准备：通过各种途径予以了解来宾的人数、单位、姓名、职务、来意等。
(3) 方案准备：拟定出相应的接待方案，方案应包括接待方针、接待规格、接待组织、活动方式、接待日程、接待经费和生活安排等内容。
(4) 布置与检查：较大规模的接待，应召开接待会议，布置接待任务，明确各自职责；还应对有关单位的准备情况进行检查，督促落实。
6.什么是有约接待和无约接待？
接待按事先是否有约定划分，可分为有约接待和无约接待。
有约接待，即事先与单位领导或秘书部门有约定的接待工作。
有约接待根据来客的身份和重要程度，分为高规格接待和日常的一般性接待。
无约接待，即来访者没有与单位领导或秘书部门事先约定，而是临时来访的接待工作。
对于临时来访客人，秘书也要有礼貌地询问客人的来意，再根据当时情况，凭借自己以往的接待经验，采取适当的处置方法，或婉言挡驾，或引介到有关部门，或报告领导者决定是否接见。
7.试述接待实施的一般程序。
接待实施的一般程序包括：迎接及安排来宾生活；看望及商定活动日程；礼仪性会见与宴请；按日程开展活动；送别；小结。
8.接待实施有哪些具体要求？
对上级领导机关来宾、平级机关来宾、本系统来宾、无约临时来宾等不同类型的接待，各有一些不同的具体要求。
(具体阐述参见教材第274-276)
9.外宾接待有哪些具体内容和具体要求？
外宾接待的主要内容包括：弄清来宾的情况；拟定接待方案；成立接待组织；准备有关资料；预订住房、车辆及有关事务；确定接待规格；安排会见、会谈、宴请、馈赠等实质性活动；提供事务性服务和迎来送往等。
在接待过程中，秘书应该注意以下具体要求：
(1) 严守外事纪律。
(2) 坚持平等互利。
(3) 尊重来宾习惯。
(4) 讲究礼节礼貌。
(5) 注意仪容服饰。
(6) 树立时间观念。
