秘书实务实训案例
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秘书工作实务案例作为一位秘书,工作实践是至关重要的,其重要性不言而喻。
秘书工作实务案例不仅可以帮助秘书不断提高自己的工作能力,同时也可以提高团队的整体工作效率。
下面将介绍一些秘书工作实务案例。
案例一:周杰的日程安排公司大型活动策划中,秘书周杰要负责整个活动日程安排。
周杰必须与各个团队领导协商好日程,同时,还需要不断地与各方商量,以确保整个活动的顺利进行。
为此,周杰在日程安排演练期间,严格按照任务表的要求进行工作。
在与领导协商活动日程的时候,周杰一定要保证主办方的需求得到合理的体现。
同时,在整个活动过程中,周杰需要及时报告整个活动的进度情况,以及与各方商量的事项,以保证活动顺利进行。
案例二:张莉的文件处理作为一位优秀的秘书,张莉每天要接收并处理大量文件。
在处理文件时,她要保证文件的安全性、完整性和机密性。
为此,张莉会在初次接收文件时细心审核内容,确保文件所属部门、机密等级及保密期限等信息填写完整准确。
同时,她还会归档、分类好文件,确保文件的存储和检索高效、方便,以提高工作效率。
在文件处理过程中,张莉还需要及时反馈收到文件的进度情况,以便相关部门掌握文件流转情况,同时,她需要保证每份文件都得到妥善处理。
案例三:刘云的会议组织作为一位秘书,刘云每周要组织不同规模的会议和活动。
刘云充分利用先前的会议记录,仔细分析每个部门的需要,安排会议季的时间、地点、参会人员及议程,确保会议的效率和目标达成。
在会议前,刘云会逐个发出会议通知,并提前向参会人员提供会议材料和相关信息。
在会议期间,刘云不仅要确保会议的顺利进行,还要及时地做好记录汇总、翻译及会议纪要撰写等工作。
总结:以上三个案例,都是针对秘书的日常工作,展现了秘书的工作职责和实际操作,也给读者提供了一些有参考价值的工作实践。
在实际工作中,秘书们可以以此为借鉴,定期总结、学习积累新的经验,提高自己的工作技能,从而更好地完成工作职责,为公司的发展和业务进展做出更大的贡献。
秘书学经典案例30例案例1如此露脸年轻的小王大学毕业以后,应聘到一家规模很大的贸易公司的杭州分公司工作。
凭着他的聪明和能力,经过一段时间的努力,他被分公司的李经理看中,调到经理办公室当秘书,王秘书干得倒也有声有色。
这些天王秘书很兴奋,因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司视察工作。
由于他工作出色,人又机灵,李经理点名让他陪同一起向张副总经理汇报工作。
王秘书心想机会来了,他要精心准备一番,一定要在副总经理面前好好表现一把,不光让李经理脸上有光,说不定借此以后还可以调到总公司工作。
所以,在张副总经理视察其间,王秘书总是抢着介绍公司某些具体情况,侃侃而谈,娓娓道来,从现状到未来发展趋势、从具体工作到宏观评价无一遗漏。
对自己了解得不太准确的情况,也能灵机一动,迅速做出汇报。
对张副总经理给公司布置的任务,王秘书也毫不犹豫地承诺下来。
视察结束后,王秘书还给张副总经理留了名片,表示今后张副总要办什么事,无论公私,都可以直接找自己。
送走张副总经理以后,王秘书对自己的表现有些沾沾自喜,可是,他发现李经理的脸色有些不对头,并没有表扬他,只说了一句:“辛苦了。
”过了几天,王秘书被调到销售科当业务员去了。
他怎么也没有想到会是这个结果,郁闷极了。
分析与评述王秘书该郁闷,他的接待工作越位了,抢了领导的风头,喧宾夺主。
作为领导的秘书在工作中应该有积极主动的精神,辅佐自己的领导做好接待的准备工作,并在接待的过程中做好服务和补充工作。
但是,秘书永远不是主角,是领导背后的影子,对自己的工作和职权都必须有清醒和明确的界定。
王秘书由于忽视对自己工作和职权的界定,“积极主动”过头,出现“越位”现象。
在接待上级领导过程中,一是汇报工作越位,本来应由领导来汇报的情况,他抢先汇报;二是表态越位,超越自己的身份,胡乱表态。
在工作中,秘书热情过高造成工作越位,只要不是“武大郎”式的领导,一般还不会过于计较,但秘书必须严格把握好自己,因为热情过高,表现欲过强而造成工作越位,往往会在不知不觉中干预领导的职权范围,这对于领导来说,是绝对不能容忍的。
秘书实务实训模块一办会案例一会前准备如何做【职业情景】波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。
参加的有本单位、外单位的人员。
总经理让秘书部门负责安排,会上要放映资料电影,进行产品操作演示。
而公司没有放映机。
租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。
会议召开的时间是8月9日上午十点整,而资料放映的时间是十点十五分。
刘小姐打电话给租聘公司,要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。
9日上午,会议开幕前,波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。
刘小姐一看表,呀,已经九点五十分了,放映机还没有送到。
刘小姐马上打电话去问,对方回答机器已送出。
眼看着各地来宾以陆续进厂,刘小姐心急如焚``````思考题:1、假如你是刘小姐,对节下区可能发生的各种情况,应该如何处理?2、假如放映机在十点十分还未送到,你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程?3、向总经理报告后,你还应该做些什么?4、召开大型会议前各种准备工作,包括印象、电子类装置应提前多少时间安排?案例二会务准备要细致、周密【职业情景】一次某地当代表大会的开幕式上,会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌,虽得到补救,但终是一件憾事,并受到批评。
事情发生的过程是,会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿)”中列有“奏(或播放)国际歌”的一项。
大会秘书处一位负责人审稿时,拟把此项放在大会闭幕式进行,于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。
后来大会秘书处主要负责人定稿时,又把该项圈了回来。
会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国际歌此项程序,而对后来又被圈了回来一事,未家注意,因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出,一时形成了冷场。
幸好会务组长急中生智,立即上台挥拍领唱,这样才圆了场。
会后领导同志捉,这一事故该给予批评,吸取教训。
但在关键时刻能得到即使不久,这是好的,这一点值得表扬。
思考题:本案例中,会务准备方面存在哪些问题?案例三“时装秀”方案【职业情景】某服装集团为了开拓夏季服装市场,拟召开一个服装展示会,推出一批夏季新款时装。
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刘小姐马上打电话去问,对方回答机器已送出。
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秘书实务案例秘书实务案例是实际工作中秘书处理不同案例的经验总结,涵盖了许多方面的实务操作和秘书的工作技巧。
秘书实务案例对于秘书员而言,是一种宝贵的工作经验,可以帮助他们更好地处理各种工作难题。
以下是一些秘书实务案例,通过了解这些案例,可以更加深入的了解秘书员的工作。
案例1:婚礼策划叶女士是一位机关干部的秘书,在她工作的时间里,接到了领导的一项任务:策划领导的女儿的婚礼。
叶女士在策划婚礼时,经过精心准备,先后与酒店、摄影、化妆、婚礼布置等多家公司对接,对每个细节都精益求精。
最终,成功地将领导女儿的婚礼策划得相当完美,使得领导非常满意。
案例2:应急处理张先生是一位高端客户经理的秘书,在一次与重要客户接待的过程中,客户突然觉得身体不适,需要前往医院接受治疗。
张先生使用了快速应对的技巧,赶紧与所在城市一个专业医院联系,紧急安排了专车,拉着客户和医生前去医院就诊。
同时,张先生还积极配合公司的紧急应急流程,将客户的病情和处理过程及时汇报给了领导和客户经理。
这样的应急处理斩获领导的高度认可,并赢得了客户信任。
案例3:领导行程安排王女士是一位高级领导的常务助理秘书,在领导出差的时候,领导的日程被提前调整,这时候,王女士需要立即行动:和行程安排有关联的客户和会议都需要重新排期。
通过灵活变通的方式,结合领导的抉择,及时地解决了问题并且使领导的工作不受影响,赢得了领导和合作伙伴的赞赏。
案例4:公司管理运营李先生是一家中型公司的秘书,他不仅要协助领导处理各种业务,还需要管好公司的日常运营。
李先生时刻关注公司的经济运营情况,及时地向领导汇报,并给出了改善经济运营状况的实际意见。
通过他的努力,公司在数年之内实现了良好增长。
案例5:文件收发处理赵女士是一位部门秘书,在处理文件方面经验丰富。
每天都收到大量的文件,处理这些文件是她主要的工作之一。
赵女士会对文件进行分类、记录、整理,保证文件的完整、准确和及时性,并在保证高效率的同时,进行归档工作,确保文件资料有条不紊地维护。
秘书实务案例分析在当今的职场环境中,秘书作为领导的助手和组织的协调者,其工作涉及到诸多方面,需要具备丰富的知识、技能和经验。
以下通过几个实际案例来分析秘书实务中的常见问题及应对策略。
案例一:日程安排的冲突公司名称公司的总经理秘书小李,在为总经理安排日程时遇到了一个棘手的问题。
原本总经理已经确定在某天上午要参加一个重要的商务会议,但突然接到通知,上级领导要来公司视察,时间恰好也定在了同一天上午。
小李首先与商务会议的主办方进行沟通,试图协商更改会议时间。
然而,对方表示此次会议的时间已经提前通知了所有参会人员,并且涉及到多个重要合作方,更改时间难度极大。
随后,小李又与公司内部负责接待上级领导视察的部门进行协调,了解视察的具体流程和时间安排,看是否能够在时间上做出一定的调整。
但经过沟通发现,上级领导的行程安排紧凑,无法更改。
在这种情况下,小李向总经理详细汇报了情况,并提出了自己的建议:将商务会议的前半部分通过视频会议的方式参加,以保证重要信息的获取,然后在会议的后半部分亲自到场参与讨论和决策。
总经理经过考虑,采纳了小李的建议,最终成功解决了日程冲突的问题。
从这个案例中可以看出,作为秘书,在面对日程安排冲突时,需要及时与各方进行沟通协调,了解情况,并提出合理的解决方案供领导参考。
同时,要具备灵活应变的能力,以应对各种突发情况。
案例二:文件处理的失误小王是公司名称公司的秘书,负责公司文件的收发和归档工作。
有一次,小王收到了一份重要的合作意向书,但由于当时工作繁忙,没有及时进行登记和处理,导致这份文件被搁置在了一旁。
几天后,合作方询问合作意向书的反馈情况,公司领导才发现这份文件还未处理。
这不仅给公司的形象造成了负面影响,也可能错失了一次重要的合作机会。
事后,小王深刻反思了自己的失误。
首先,她意识到自己在工作中没有遵循文件处理的规范流程,没有做到及时登记和分类。
其次,她在工作安排上存在不合理之处,没有合理分配时间和任务,导致重要文件被延误处理。
秘书实务综合实训项目:模拟一:迎接人物:夜场总经理徐总夜场经理助手小金(女性)A品牌销售经理黄经理B品牌销售经理钱经理地点:南宁吴圩机场事件:迎接客人事件梗概:徐总、小金到机场迎接黄经理(先下飞机)、钱经理(后下飞机),要求:请同学们围绕这个事件自行分配角色,组织语言,通过表演体现介绍、握手、交换名片、上车等迎接礼仪。
模拟二人物:夜场总经理徐总夜场经理助手小金A品牌销售经理黄经理B品牌销售经理钱经理服务员、迎宾小姐地点:酒店事件:用餐事件梗概:徐总、小金陪同黄经理(先下飞机)、钱经理到酒店用餐。
要求:请同学们自行安排角色,组织语言,通过表演体现就座、点菜、中途打喷嚏、主人开场白、喝酒、敬酒、喝汤等用餐礼仪。
模拟三:电话礼仪人物:荣和房地产公司总经理冯总冯总秘书小金保利房地产公司李总经理李总秘书小于地点:办公室故事梗概:荣和房地产公司与保利地产公司关于在东盟旅游开发区合作项目上达成了共识,现有两方确定一下双方高管会谈时间以及具体事宜。
要求:两位秘书通过电话沟通,体现出电话问候、通话过程和结束电话等相关的电话礼仪。
模拟四:接待人物:荣和房地产公司总经理冯总接待员小和保利房地产公司李总经理故事梗概:李总正在和会议室召开重要总部临时会议,让接待员小和去引领冯总到办公室稍后片刻,冯总已经来到了保利地产公司的楼下,遇见了在这等候多时的接待员小石。
要求:自行组织语言,设计情节,体现引领、待客的细节(引领时走路的位置,开门的正确方式以及斟茶倒水等细节)模拟五:签约仪式人物:荣和房地产公司总经理冯总冯总助理小和保利房地产公司李总经理李总助理小安签约仪式主持人:保利房地产公司吴副总地点:保利房地产公司会议室故事梗概:荣和房地产和保利房地产达成东盟旅游开发区合作协议,冯总应邀到保利房地产洽谈,谈判,双方当即举行签约仪式。
要求:角色分配,自行组织情节和语言,展现签约仪式的整个过程。
模拟六:礼品赠送人物:荣和房地产公司首席规划师于教授冯总助理小和保利房地产公司李总经理李总助理小安模拟表演总结人员地点:公司门口故事梗概:于教授想要保利房地产公司送客客人的一份礼品(比较有特色且比较贵重),冯总助理小和和李总助理小安提出要求,小安很爽快的答应并自行递给小和,李总知道后很不高兴。
秘书实务案例分析题(精选4篇)秘书实务案例分析题篇1有位刚毕业的大学生,到一家公司应聘秘书,老总问她:“会什么”?她说会很多的活,比如动画、计算机、写作,老总问她,你会做卫生吗?秘书气了一句话:我是大学生,我怎么能去做卫生呢?老总再问:碰过办公室的桌面脏了,该谁去做呢?秘书无言以对。
秘书实务案例分析题篇220xx年5月31日,丞心商务中心的前台秘书,相貌不错,体材也很好,当时,全公司的人都在开会,就招呼端来开水,她就使出“十指浃的真功夫”,两手拿着五个装满开水的一次纸杯,端到公司领导面前,领导见完大笑,她还不知道是什么原因笑。
将心比心地想,见到这样的开水,你们也敢喝吗?秘书实务案例分析题篇3有位中专学校教学秘书的老师,后来不甘心当老师,怀着激动的心情加盟秘书公司,没想到刚来几天,就碰地一挡灰。
跑业务,他放不下架子,做文书,他又不让老总满意。
最后呆了两个月又回学校了。
回学校后又不甘心,出来跑遍北京、上海几大城市,想学习人力资源。
一年后,又感觉不对,还是回到秘书公司搞人力资源,说要成为职业秘书教练。
公司就安排在商务中心上班,手下带着几名实习秘书人员。
号称职业秘书教练,他所教出的前台秘书还会在上班时间穿超短裙和背带,搞了老总很不自在,公共接待区的的垃圾也是五天以上不倒了。
老总就火了,反问:你说你能成为职业秘书教练,连自己公司的员工都训练不好,怎么训练别人了,这位“职业秘书教练”无言以对。
秘书实务案例分析题篇420xx年11月,丞心公司刚成立,有个网络部的秘书人员,老总在办公室里面的门开着,秘书人员站在离老总15米的地方站了起来,喊了一声,“过来一下”,意思要老总过去,他要把做出来的动画给老总看,老总纳蒙了,叫老总“过来一下”本身就不对了。
这个秘书人员在一个月后被炒鱿鱼了。
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而公司没有放映机。
租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。
会议召开的时间是8月9日上午十点整,而资料放映的时间是十点十五分。
刘小姐打电话给租聘公司,要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。
9日上午,会议开幕前,波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。
刘小姐一看表,呀,已经九点五十分了,放映机还没有送到。
刘小姐马上打电话去问,对方回答机器已送出。
眼看着各地来宾以陆续进厂,刘小姐心急如焚``````思考题:1、假如你是刘小姐,对节下区可能发生的各种情况,应该如何处理?2、假如放映机在十点十分还未送到,你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程?3、向总经理报告后,你还应该做些什么?4、召开大型会议前各种准备工作,包括印象、电子类装置应提前多少时间安排?案例二会务准备要细致、周密【职业情景】一次某地当代表大会的开幕式上,会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌,虽得到补救,但终是一件憾事,并受到批评。
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但在关键时刻能得到即使不久,这是好的,这一点值得表扬。
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秘书实务案例分析秘书实务案例分析是一种非常有实际意义的工作方法,可以帮助秘书更加深入地了解和掌握实际工作的具体方法和技巧,同时也可以帮助秘书更加灵活应对各种工作场景和问题。
下面,我们就来分析一下几个秘书实务案例。
案例一:会议秘书小华是某公司的会议秘书,经常需要组织召开各种规模的会议,包括公司全员会、部门会议、委员会会议等等。
在一次公司全员会议上,有一位领导发言时间不太准确,导致其他领导的发言时间受到了影响。
小华毫不犹豫地站出来,对领导进行了适当的提醒和引导,并最终成功地调整了发言时间,让会议进程再次回到正轨。
从这个案例中,我们可以看出,会议秘书需要具备很强的组织能力和抗压能力,以及敏锐的观察力和灵活应变能力。
在会议过程中,如果发现异常情况,及时进行处理是非常必要的。
同时,会议秘书还需要熟练掌握各种会议规范和程序,以便更好地进行组织和管理工作。
案例二:公文秘书小李是某机关的公文秘书,经常需要负责文件的起草、审查和归档等工作。
在一次文件起草中,小李发现在标题中少写了一个字,和一位同事进行了交流后,采纳了对方的建议,并通过复审和修改后,最终完成了一份完美的文件。
从这个案例中,我们可以看出,公文秘书需要具备精细化的工作能力和高度责任感,同时还需要熟练掌握各种文书格式和语言表达能力,以便更好地完成工作任务。
在工作中,如果出现问题和漏洞,及时寻找解决方案是非常必要的。
案例三:项目秘书小刘是某公司的项目秘书,经常需要负责项目的策划和实施等工作。
在一次项目实施中,客户提出的一些需求和变更使得项目进度出现了很大的延误,小刘迅速组织了项目组进行研究和商讨,并及时向客户反馈和解释,最终成功地调整了项目进度,保证了项目的顺利实施。
从这个案例中,我们可以看出,项目秘书需要具备团队合作和协调能力,以及领导和管理能力。
同时,项目秘书还需要熟悉各类项目管理工具和方法,以便更好地控制项目进度和质量,以及提高项目的成功率。
综上所述,秘书实务案例分析是秘书人员必不可少的工作方法之一,可以帮助秘书更好地掌握各种实际工作技巧和方法,更加灵活应对各种工作场景和问题。
秘书实务案例分析范文(通用20篇)秘书实务案例分析范文篇1上司感觉身体不适琳达是莫尔食品(成都)公司总经理的秘书。
这天总经理上班后不久,就对琳达说自己的头有点胀,身体不舒服,需要休息一会。
面对这种情况,琳达应该怎么办?下面有5个选项:a、知道总经理的老毛病又犯了,马上到柜子里把备用药找了出来。
b、向总经理建议:“您太疲劳了,回家休息吧!”c、马上与公司里的有关人员打招呼,作个简要说明,今天没有急事就不要来找总经理了。
d、马上调整总经理的工作日程,取消一切约会。
e、请原来做过大夫的刘经理过来给总经理检查一下。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的,并说明理由。
本题d秘书发现上司身体有些不舒服因而有些担心是很正常和自然的。
但是,不能表现得过份了,因为上司不仅事很多,有些也相当重要,作为秘书你可以表示自己的担心,但你不能替上司发号施令。
上司的身体再怎么不舒服,秘书都不能越权。
秘书实务案例分析范文篇2恋人的工作变动琳达是普天制药(中国)公司副总经理的秘书,她的男朋友是公司市场部杰克。
他俩准备在今年国庆节结婚,但由于公司不允许员工之间谈恋爱,所以他俩的关系在公司内部至今尚无人知晓。
这天上午公司开司务会,讨论人事问题,琳达来到会议室为大家添茶。
“最近香港分公司的刘勇病得很厉害,那里的经理来电话让我们赶紧派人去顶替他……”人力资源部的胡经理说。
“派市场部杰克去如何?他还没有结婚。
”公司一位副总这样提议。
“我看可以。
”公司总经理说:“那就这样定了吧,这个月底就发调令,让他过去。
”人力资源部的胡经理马上回答:“行!我们在月底前给杰克办好调令。
”于是杰克去香港工作的事就这样定下来了。
这天下班后,琳达和胡毅又在那家幽静的小酒吧里约会。
“我想蜜月旅行最好还是去新马泰……”克杰说着,递给琳达一本精致的新马泰旅游小册子。
现在琳达感到十分苦恼。
不仅下半岸结婚的计划可能泡汤,即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬。
面对这种情况,琳达应该怎么办?下面有5个选项:a、你下个月就要调到香港分公司去了,我们的婚期可能得推迟。
秘书学案例分析(一)意外的电话这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。
公司有规定,在开董事会时会,参加人员一般不接电话,等散了再说。
十点左右,公司的大客户李总来电话,他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商量。
面对这种情况,于雪应该如何处理?现在于雪有这么几种选择: a、李总,对不起!我们老总正在开会,不能接听电话。
b、李总,实在不凑巧,我们孙总正在参加董事会,估计会议要到12点钟才结束。
回头我们再给您来个电话,您看这样可以吗?c、李总,请您稍等一下,孙总刚刚散会,我马上帮您去找找。
d、李总请您等一下,我马上叫我们孙总来接电话!e、李总,实在对不起,我们孙总不在公司。
问题对于于雪以上几种选择,你认为哪种选择比较合适,请说明理由,并对其他几种选择进行评析。
本题的最佳选择是C。
选A之所以不合适,主要是没有考虑到对方的感受。
对方会想:既然你们孙总在公司,只不过是在开会,那为什么就不能抽几分钟来接个电话呢?你们不是经常高喊“用户就是上帝”的口号吗,为什么在这个时候你开会的事就一定比我的事重要呢?对方可能越想越生气。
所以,尽管于雪回答的语气委婉,态度谦恭,但她这样的回答仍然是不合适的。
选B也不合适。
对方可能觉得自己急得火烧眉毛了,还要等到十二点钟,那心里肯定不是滋味。
选D明显不合适,因为公司有规定,领导人开会时一般不接电话,于雪未经孙总同意就答应对方,那不仅违反了公司规定,而且是非常草率的,如果孙总不来接电话,那她又如何答复客户呢?选E也是不合适的,于雪这样回答多少会让对方觉得孙总是不愿意接他的电话或者是在有意回避他。
如果对方出现猜疑,那就不利于双方今后的合作。
选C是比较合适的,因为当于雪用这种方式回答客户以后,她就可以去向孙总悄悄汇报,听取他的指示,如果孙总认为事情不急,不愿意去接电话,那么,于雪就可以这样回答对方:“实在对不起,这会儿不知孙总上哪儿去了,回头见着孙总,我们就给您去个电话,您看这样可以吗?”如果孙总愿意来接,于雪就可以说刚刚找到了孙总。
秘书理论与实务案例秘书理论和实务案例描述的是秘书工作的基本理论和实际操作经验,下面列举一些典型的案例来说明秘书理论与实务的关系。
案例一:会议安排某公司举行重要会议,秘书需要负责会议的安排工作。
根据秘书理论,秘书要提前了解会议的目的和内容,确定会议的时间、地点和参会人员,并准备会议的资料和设备等。
在实务操作中,秘书根据公司的规定和员工的日程安排,确定了会议的时间,并预订了会议室。
同时,秘书通过邮件或电话通知参会人员,并准备了会议材料和需要的设备。
在会议前,秘书还检查了会议室的布置和设备的运行情况,确保会议的顺利进行。
案例二:文件管理某部门的秘书负责管理部门的文件。
根据秘书理论,秘书要按照文件的重要性和紧急程度进行分类和排序,建立文件档案,确保文件的安全和易查找。
在实务操作中,秘书按照公司的文件管理制度,对收到的文件进行登记和分类,并归档保存。
对于重要的文件,秘书还可以制作备份和存档,以防丢失。
并且,秘书定期进行文件的清理和整理,保持文件的有效性和整洁。
案例三:出差安排某高管需要出差,秘书负责出差的安排工作。
根据秘书理论,秘书要提前了解出差的目的和行程,并联系相关的机构和人员,安排交通和住宿等。
在实务操作中,秘书根据公司的差旅政策和高管的要求,预订机票和酒店,并制作出差行程安排表。
同时,秘书还要与相关人员通知出差的时间,准备出差所需的文件和物品,并协助高管解决出差中的问题和困难。
上述案例通过秘书理论的指导和实务操作的践行,秘书能够更好地完成工作任务,提高工作效率和质量。
同时,秘书理论也通过实务案例的应用,能够更好地验证和完善理论的有效性和可操作性。
秘书理论与实务案例的结合,对于秘书工作的研究和实践都具有重要的意义和价值。
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而公司没有放映机。
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刘小姐一看表,呀,已经九点五十分了,放映机还没有送到。
刘小姐马上打电话去问,对方回答机器已送出。
眼看着各地来宾以陆续进厂,刘小姐心急如焚``````思考题:1、假如你是刘小姐,对节下区可能发生的各种情况,应该如何处理?2、假如放映机在十点十分还未送到,你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程?3、向总经理报告后,你还应该做些什么?4、召开大型会议前各种准备工作,包括印象、电子类装置应提前多少时间安排?案例二会务准备要细致、周密【职业情景】一次某地当代表大会的开幕式上,会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌,虽得到补救,但终是一件憾事,并受到批评。
事情发生的过程是,会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿)”中列有“奏(或播放)国际歌”的一项。
大会秘书处一位负责人审稿时,拟把此项放在大会闭幕式进行,于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。
后来大会秘书处主要会,某机关的总结表彰会改换地点了。
几位领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重新通知? 一气之下,都回家去了。
事后,会议主办机关的领导才解释说,因秘书人员工作粗心,在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系,一厢情愿地认为不会有问题,便把会议地点写在请柬上,等开会的前一天下午去联系,才知得礼堂早已租给别的单位用了,只好临时改换会议地点。