环境信息沟通程序

信息交流控制程序修订记录﹕制定部门﹕制定﹕审核﹕核准﹕1 目的﹕建立、实施并保持一套程序，对本公司环境因素和环境管理体系的有关信息进行程序化管理，保证内部与外部信息交流的有效性。

2 范围﹕本程序适用于公司环境管理内、外部信息的交流。

3 定义﹕无4 职责﹕4.1. EHS委员会为环境信息的综合管理部门，负责与上级环保部门、行政主管部门等相关方信息的接受、传递和处理，并记录其决定；4.2.各职能部门指定专人负责本部门环境信息交流和记录。

5 作业流程﹕5.1. 总则5.1.1 信息交流分内部信息交流和外部信息交流。

5.1.2 信息内容应真实。

5.1.3 信息交流的途径可以是口头的或书面文档，以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具。

5.1.4 信息传递要求准确、快捷，输入、输出控制良好。

5.2.内部信息交流：公司环境管理体系运行中内部各层次和各职能间的交流。

5.2.1内部信息包括：5.2.1.1日常信息：环境方针、环境目标、环境指针、环境管理方案、监测记录、内部审核与管理评审报告；环境法律、法规和其它要求的传递；有关化学物质的毒性、安全、数据等以及体系正常运行时的其它记录等。

5.2.1.2 不符合信息：日常运行中和体系内部审核时不符合报告，纠正和预防措施处理记录等。

5.2.1.3 紧急信息：出现火灾、台风、爆炸等情况下的环境信息与记录。

5.2.1.4 重要环境信息：与重要环境因素相关的信息、有较大环境影响的环境事故等。

5.2.1.5 其它内部信息：员工的建议、投诉等。

5.2.2 内部信息交流处理5.2.2.1 信息由相关部门收集回馈到EHS委员会，并及时按照相应程序的规定传达到各部门。

对需处理的不符合信息或需协调的重要信息应由相应负责部门填写记录并及时传递到EHS委员会，原则上应在3日内予以答复。

5.2.2.2 各职能部门根据体系实施情况，定期（至少每半年一次）向管理者代表汇报，包括环境绩效、运行控制、目标指针和环境管理方案实施情况以及法律法规的遵循情况，详见《环境监测与测量控制程序》BWUX-OHSEP-E015。

1.0目的通过在公司对内和对外建立有效的沟通渠道，确保环境管理体系的持续有效及与外部环境相关方信息交流的及时、有效和通畅。

2.0适用范围本程序对环境管理体系过程及其实施有效性的内外部协商、沟通的管理和控制作出了明确的规定。

3.0定义(略)4.0职责4.1环境管理委员会负责维持本公司有关环境管理的内部协商、交流。

4.2环境管理委员会与管理部负责对外交流。

4.3部门环境管理负责人负责实施、监督信息交流运作状况。

5.0运作流程5.1内部沟通5.1.1内部沟通内容可包括：1)环境方针、目标、指标；2)适用的环境法律、法规及其他要求；3)重要环境因素；4)环境绩效监测和测量结果；5)组织环境绩效；6)管理评审、内部审核结果；7)环境管理体系适宜性、充分性、有效性等；8)员工参与环境影响管理方针和程序的制定和评审；9)员工参与商讨影响工作场所环境影响的任何变化；10)参与环境事务；11)了解谁是员工代表和管理者代表。

5.1.2内部沟通方式：1)会议方式；每周例会，每月/季度开会对环境方面事宜进行商讨；2)报告分发、通告栏、墙报、电话、email、微信的方式；该方式以实际需要进行3)培训方式；依照年度培训计划，每月展开。

4)提交意见，参与相关事务的讨论、协商。

以需要进行小组讨论。

5.1.3内部沟通的对象：总经理、各单位主管和相关员工5.1.4管理流程1)管理部与环境管理委员会负责每天接收信息，以《信息交流表》形式传递到相关部门；2)每月由相关部门进行分析、评价或提出对策及答复意见；3)管理部负责记录的保管。

5.2外部沟通5.2.1外部沟通内容可包括：1)环境管理手册、环境承诺、环境方针、目标指标的外部宣传；2)环境法律、法规及其他要求收集、更新；3)相关执行部门检测和测量数据的接收和回复；4)相关方环境投诉的接收和回复；5)重要环境因素的传达；5.2.2外部沟通方式：口头、电话、通知、通报、书面报告、微信、邮件、刊物、会议等5.2.3外部沟通的对象：股东和投资者、客户、供方、社区居民、政府、非政府组织等。

环境安全卫生信息交流管制程序范本第一章总则为了保障环境安全卫生，提高信息交流的效率和准确性，制定本程序。

第二章信息交流管制的基本要求1、所有相关部门及人员必须遵守本程序的规定，认真履行信息交流的义务，确保信息的准确、及时和保密。

2、信息交流管制的目的是确保环境安全卫生的有效运行，提高信息的可靠性和准确性。

3、信息交流管制的原则是全面、公正、透明、高效。

第三章信息交流管制的内容1、信息收集和整理（1）各部门应按照环境安全卫生信息的种类、来源和重要程度，建立信息收集和整理的制度和流程。

（2）信息收集和整理要确保准确性，采用科学的方法进行数据采集和整理，统一进行标准化处理。

（3）信息收集和整理要及时，按照规定的时间节点进行，确保信息的时效性。

2、信息传递和沟通（1）各部门应建立信息传递和沟通的渠道和平台，确保信息的畅通和准确传递。

（2）信息传递和沟通要规范，采用明确的表达方式，确保信息的准确性和完整性。

（3）信息传递和沟通要高效，根据信息的紧急程度和重要性，及时回复和处理。

3、信息保密和安全（1）各部门应建立信息保密和安全的制度和措施，确保信息的机密性和安全性。

（2）信息保密和安全要落实责任，明确各个环节的责任人和岗位职责，加强信息的管理和监督。

（3）信息保密和安全要进行培训，提高人员的保密意识和操作技能，防止信息泄露和丢失。

第四章信息交流管制的责任与监督1、各部门应明确信息交流管制的责任人，建立信息交流管制的工作机构。

2、信息交流管制的责任人负责制定具体的工作方案和工作流程，组织实施，并定期进行评估和改进。

3、信息交流管制的工作机构负责协调各部门之间的信息交流工作，解决信息交流中的问题和矛盾。

4、信息交流管制的工作机构负责监督和检查各部门的信息交流工作，并提出改进意见和建议。

第五章信息交流管制的裁决与纠纷解决1、信息交流管制中发生的纠纷和争议，应首先通过协商解决。

2、协商解决不成的，可以通过上级部门的协调或者法律途径进行解决。

制定: 审批：核准：1目的1.1本程序规定了在公司内不同层次和职能部门，公司与客户、公司与供方之间建立适宜的沟通渠道，确保管理体系的有效性。

2 范围2.1本程序适用于公司内从总经理到员工的纵向内部沟通和各职能部门之间的横向内部沟通，以及公司与客户，公司与供方之间的外部信息交流及沟通。

3参考文件3.1《法律法规及其它要求控制流程》3.2《纠正及预防措施流程》4定义4.1相关方：是指关注本公司环境表现（行为）或受本公司环境表现（行为）影响的个人和团体。

例如：临近工厂、居民、第三方、客户和政府机构等。

5职责5.1企业管理部负责与外部检测机构、认证机构进行联络沟通，行政部负责与相关政府部门与供应商的联系，安全组负责与安全生产及消防主管部门的联系。

5.2市场部负责与客户的联络沟通。

5.3采购部负责与供方的联络与沟通。

6内容6.1纵向内部沟通6.1.1上下级的沟通：建立管理评审会议，每年至少举行一次，由总经理主持，各部门总监/经理/主管参加，及时将最高管理者的指示传达到各级人员，同时也能让最高管理层迅速了解各部门工作动态和环境目标完成情况，倾听各部门主管人员的意见及合理化建议，以便作出有效的改进措施；对于重大的环境事故如火灾、化学品泄漏等，由安全组负责召开会议处理。

6.1.2由下至上的沟通：利用提案活动推动整个组织总体目标的达成。

6.2横向内部沟通6.2.1如适用，企业管理部负责向各部门收集环境信息，汇总整理后传达各部门6.3外部信息交流6.3.1外部信息的内容，至少但不限于以下方面；A）适用的环境法律法规变化的信息；B）环境方面的合同的处理及更改；C）客户反馈的信息；D）政府部门（环保和消防等）对公司的要求；E）周边单位和居民对公司在环保方面的投诉及期望等；6.3.2外部信息的接收和处理：A）外部环境信息由各对口部门接收、记录，并及时将环境方面的信息传达给相关部门，由对口部门进行调查并提出处理意见，必要时报总经理批准后答复对方；B）企业管理部负责将认证机构监测、检查结果等信息传达给相关部门，当检查结果出现不符合情况时，按照《纠正与预防措施控制程序》进行处理；C）政策、法律法规、标准类的信息由企业管理部负责收集、更新、整理，按《环境法律法规及其它要求控制程序》进行处理；D）行政部负责答复周边单位及居民、各级员工及进入作业场所的人员对环境问题的要求和投诉。

环境信息交流管理程序（ISO14001：2015）1.目的对于公司环境相关信息进行程序化管理，保证内部与外部信息交流的有效性。

2.范围适用于公司内外部门和环境管理有关的信息交流。

3.职责3.1体系推进组负责内部环境管理信息交流。

3.2综合办、综合办负责与行政机关及政府部门等方面的环境管理信息交流。

3.3体系推进组、销售部和品质部负责其他相关方的环境管理信息交流。

4.程序4.1公司相关信息。

4.1.1内部交流信息内容a.环境培训的信息；b.监测、测量结果的信息；c.不符合与纠正措施的信息；d.应急准备和响应的措施；e.环境管理体系审核结果的信息；f.管理评审结果的信息；g.员工的建议。

4.1.2外部信息交流内容：（见附图一）a.环境方针；b.行政机关的法令、条例的变更等信息；c.政府部门、社区、团体相关环境要求4.2信息交流程序4.2.1外部信息的接收与处理涉及到相关方的投诉、政府部门的要求，由接受部门填写《环境信息记录表》，由体系推进组负责调查核实，环境管理者代表提出处理意见，向总经理汇报，由责任部门负责实施，并向相关方答复。

其它信息通过窗口部门来接收、处理，并将处理结果及时传达至相关方。

4.2.2内部信息的对外传达4.2.2.1环境方针由体系推进组总体负责，提供环境方针样稿并登记备案，执行对外公布，作好发放记录。

4.2.2.2应急准备与响应信息的对外公布由综合办负责，详见《应急准备与响应程序》。

4.2.3内部信息的接受及处理4.2.3.1由上往下传递的信息公司的环境方针、目标、指标、体系文件、内审、管理评审结果等经总经理公布或环境管理者代表授权，由体系推进组向各部门发布，再由各部门传达至有关人员。

4.2.3.2由下往上传递的信息监测和测量的结果，员工的建议，培训的效果等由有关人员向各部门的负责人汇报，将环境保护方面的信息传至体系推进组，经体系推进组研讨、环境管理者代表和总经理同意后，通过所在部门给予答复。

EHS体系协商、沟通与信息交流控制程序体系管理-开始阅读1.目的为了规范和获取外部的环境、职业健康安全信息，并做好内部信息沟通。

确保环境、职业健康安全管理体系有关信息接收、处理和反馈。

保证员工充分参与公司的环境、职业健康安全事务的协商与管理。

2.范围本程序适用于公司环境、职业健康安全事务的协商和内、外部信息交流的管理。

3.术语及定义无4.职责4.1 EHS管理者代表负责重大环境、安全信息处置的审批，并与EHS管理领导小组进行环境、职业健康安全信息交流。

4.2 EHS管理部为公司环境、职业健康安全信息交流的职能部门，负责外部环境、职业健康安全信息的受理、协调、沟通和传达及合理建议活动的组织和实施，并负责向管理者代表报告环境、职业健康安全相关信息。

4.3 各部门负责作好本部门有关的环境、职业健康安全信息（公司内、外部）的收集、筛选、确认、报EHS管理部汇总。

5.内容5.1 信息分类5.1.1 内部需要交流的信息A.公司的方针、目标及相应的管理方案信息；B.公司的环境因素识别、危险源辨识、控制的信息；C.公司获取、识别的国家法律、法规、标准及其他要求类的信息；D.政府主管部门对公司的有关环境、职业健康安全的要求；E.公司管理组织机构、各职能及层次的职责、权限的信息；F.教育培训信息；G.相关方的要求、投诉及处理信息；H.公司涉及有关环境、职业健康安全的管理变化信息；I.公司内、外部监控信息（包括日常测量、内审、管理评审、外审等）；J.员工的合理化建议与协商结果；K.公司EHS体系取得的绩效信息；L.应急准备与响应相关信息；M.其他与EHS体系运行有关但不涉及公司机密的信息。

5.1.2 外部需要交流的信息A.公司需要向政府报告的涉及环境、职业健康安全的事项；B.发生的环境、职业健康安全事故及处理结果事项；C.涉及公司对供方、服务方的环境、职业健康安全要求（基于重要环境因素与显著危险源）；D.涉及公司使用的供方、服务方有关的法律法规信息；E.相关方的投诉处理结果；F.其他外部个人或团体希望了解且不涉及公司机密的信息。

信息交流与沟通控制程序文件编号：1 目的为了保证公司质量、环境管理体系信息交流的及时性，有效性，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。

2 范围本程序适用于公司质量、环境管理体系信息交流的传递和处理。

3 职责3.1 交流、沟通工作由总经理、管理者代表、总经理办公室、综合部等各部门负责实施。

3.2 总经理办公室牵头管理内外交流沟通过程。

3.3 各部门3.3.1 负责来自于公司内外部的有关质量、环境的信息的接收、处理、应答、回复。

3.3.2 规定交流的方式并予以实施，并对处理结果进行确认。

3.3.3 必要时形成记录，进行统计分析并报告。

4 程序4.1 内部沟通4.1.1 沟通内容a) 正常信息，如方针、目标指标、检查监测记录、重要环境因素、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等。

b) 不符合、潜在不符合信息，如内审、外审中的不符合报告、纠正和预防措施处理记录等。

c) 合规性评价的信息。

d) 紧急信息，如发生火灾等。

e) 满足顾客和相关方要求的重要性，法律法规要求的重要性。

4.1.2主要沟通方式a) 部门间的沟通：①公司定期召开部门经理办公例会。

会议应包括各部门负责人介绍上月的体系运行状况，并每月报告本部门的目标指标情况，必要时在统计分析的基础上采取了纠正措施和预防措施。

②有文件规定的，按规定方式进行沟通。

③电子邮件、口头沟通等。

b) 自上而下的沟通：①公司每周一召开晨会，内容应包括及时通报有关顾客和其他相关方要求、法律法规要求（特别是相关要求发生变化时），有关领导关于质量和环境管理体系的指示和要求。

②总经理通过定期召开的部门经理办公例会，提出关于质量和环境管理体系的指示和要求。

③总经理通过体系文件的发布，规定各部门和子公司负责人的职责和权限。

④管理者代表不定期通过内部简报、宣传栏等方式，以提高员工关注顾客的意识及满足法律法规要求的意识。

c) 自下而上的沟通：①各部门通过定期召开的部门经理办公例会，向总经理汇报体系运行状况和改进需求。

信息沟通控制程序（QC080000-2017）1、目的为了保证有关环境物质的信息及法律、法规及客户的要求的传达,确定相关的信息管理流程。

2、范围厂内全体人员及组织以外相关团体。

3、职责由管理代表负责对相关环境信息进行审核与经营有关环境管理物质有关规定经总经理书面批准后发放。

4、定义无5、作业内容5.1业务部或其它部门收到环境相关信息,应立即召集相关部门进行研讨确认后制定公司的内部规定,内部文件由文控中心分发各相关部门,并做好分发记录。

5.2窗口部门负责将法律法规及客户的信息向传达。

5.3收到相关信息后,应告知部门内所有的人员并严格按照环境管理委员会制定的措施执行。

5.4由管理部、营业部从各种媒体各的相关法律,法规,技术部门标准及从客户了解有关的要求及最新信息,当相关的法律法规有修订时,管理部或营业部实时组织相关文件的更新修订。

5.5内部沟通5.5.1按公司管理思路“沟通要清晰,权责要明确,措施要严励,素质要提高,能耗要降低”的对各部门进行倡导。

5.5.2以部门会议、发文、宣达通告等形式进行有效沟通。

5.5.3对客户提供的环境管理标准,需经环境管理委员会讨论并确认,再转化成为公司内部环境管理文件,分发到各个部门。

5.6顾客沟通5.6.1业务人员接到客户的需求若有疑问及时跟客户询问；5.6.2主动跟客户交流(电话、传真、邮件等)获取最新需求；5.6.3营业部、管理部根据客户反馈的信息,及时跟踪处理；5.7供货商的沟通5.7.1由文控中心将环境管理标准的相关数据分；5.7.2由采购人员对供货商实施环境管理活动进行监督与指导；5.7.3与供货商交流(电话、传真、邮件等)传达最要求。

6、相关文件/记录6.1相关文件无6.2记录外来文件收发管制表。

环境信息交流控制程序1．目的为了收集、处理本公司内部和来自外部相关方的环境信息；确保信息渠道畅通，使环境管理体系有效运行。

2．适用范围适用于公司内部和来自外部相关方的环境信息交流、处理。

3．定义（略）4. 职责4.1 各部门：负责本部门环境信息的接收、处理及传达；4.2 企管理行政组：负责社区、邻居及政府相关方环境信息的接收、处理；4.3 环境管理者代表：负责公司环境信息的总体协调处理。

5．程序内容5.1 内部环境信息交流5.1.2 内部信息交流渠道与方式5.1.2.1内部信息交流的渠道：a.文件制定发行、培训;b.通告栏、宣传栏、E-mail、电话及广播宣传；c.通过公司内部会议交流、沟通；d.内部沟通反馈或公司信箱提报。

5.1.2.2 环境信息沟通的方式a.横向交流沟通；b.众向交流沟通；c.横向与众向结合的方式沟通。

5.2 外部环境信息交流5.2.1 外部环境信息内容及接收对口部门5.2.2 外部信息的接收处理5.2.2.1外部信息的接收：a.各对口部门负责对口信息的收集、获取、受理或传达，并将相关环境信息内容记入《环境信息接收处理记录》；b.非对口接收部门在接收到相关环境信息后需及时转达至对口接收部门或反馈至企业管理部，由企业管理部组织对口部门接收处理。

5.2.2.2外部信息的处理：对口部门在收集、获取、受理或传达、回复外部信息时按以下方式进行处理，并将处理结果及时记录于《环境信息接收处理记录》中：c.法律及其它要求的信息由收集、获取对口部门根据《法律法规及其它要求控制程序》予以处理；d.涉及重要环境因素的环境信息，对口部门负责人及时向环境管理者代表报告，并依实际情况开出《纠正措施报告》要求责任部门制定具体的改善措施进行处理；e.来自外部相关方的要求、建议、投诉等由对口部门受理，答复必要时亦由对口部门实施或与环境管理部门协商处理。

但涉及重要环境因素的回复内容须事先经得环境管理者代表的同意；f.若提供给外部的环境信息涉及公司机密，由提供部门与企业管理部协商，须经环境管理者代表确认后方可实施；g.重要事故或紧急情况时的通报按《紧急应变控制程序》实施；h.所有外部相关方信息的处理结果记录，须备份一份交企业管理部保存。

现场环境信息交流与沟通1、内部信息交流项目安全环保部负责有关环境管理信息的收集、传递和处理.包括接收到的我公司的环境管理要求、通知；工程部、技术部及时将所获取的相关环保信息传递至安全环保部/项目环境管理员；项目安全环保部/项目环境管理员及时将项目环境监视和测量中发现的问题以及内外部审核情况通报至相关部门及岗位；信息交流的方式可以是电话方式，也可以是书面或网络方式.但对于较重要或有追溯性的事项应采取书面方式。

2、外部信息交流项目安全环保部负责收集、接收来自我公司外相关方(业主、监理、设计、环保部门)的有关环保管理方面的信息，并根据需要传递至相关部门和岗位；项目在安全环保部内设立社会群众来访接待机构，接待、记录相关方的关于环保方面的投诉或抱怨，并及时将情况报告至项目领导，以便及时采取措施,达到相关方满意；安全环保部负责收集当地建筑主管部门、环保主管部门发布的有关环保方面规定性文件和信息，及时传达至项目的相关部门及岗位，并组织落实；3、环境管理体系文件我公司的环境管理体系文件在我公司局域网上发布，项目要求各岗位人员认真学习体系文件；项目要求进入本项目的全体人员认真落实我司环境管理体系的要求；1）文件控制所有与环境管理体系有关的文件都应按照受控文件的要求予以控制；行政组负责接收、登记、分发上级或外来的与环境体系有关的文件,并定期(半年)评审文件的有效性,确保文件始终为有效版本；对于已作废的与环境管理体系有关的文件，由行政组按发放记录进行回收，并予以销毁.对有保留价值的文件，征得安全环保部的意见，加盖作废章后进行保存；本项目环境管理手册为受控文件，由项目经理批准后生效；2）运行控制各专业工程师在编制施工技术方案或进行技术交底时，应参照我公司环境保护作业指导书及本手册提出的对重要环境因素的控制要求，做出对环境保护有针对性的规定和要求，明确实施标准，技术组负责保存证实文件；工程部应负责将项目的环境管理要求同指导相关的分包方，使他们了解项目的环境管理要求，并落实.工程部保存通知至分包商的相关证实文件；材料组负责将项目的环保要求通知至相关供应商，并保存其相关的证实文件.材料组在进行物资验证时，同时验证物资的环保要求,并做记录；3、应急准备和响应项目安全环保部负责编制应急准备和响应措施；项目应急准备和响应措施应针对潜在的环境事故或紧急情况，保证在一旦发生紧急情况，有响应的程序来应对，以减少对环境的影响和降低损失；本项目主要是针对装修阶段及物资仓库、油库等易燃易爆区域的消防工作编制应急准备和响4、应措施，该措施由项目经理审批在适宜的施工阶段，由项目安全主任组织项目演练应急准备与响应程序(主要是消防演练),项目环境管理员做出并保存记录(包括照片)；演练的内容主要包括:迅速通知有关单位及人员、抢救(灭火)、疏散、保护重要财产、封闭现场等；。