第3章 办公中的表格制作

举例 假日值班表、日程安排表、会议议程表等 个人求职申请表、项目开工审批表等 出货单、发货单、退货单、价目表等 商品销售统计表、损益表、统计报表等 学生成绩表、公司销售表、人事档案表等 有各个月份考勤表格组成的年度考勤汇总表
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3.1.2 电子表格制作的软件选取
（1）规则的文字表格用Word中“插入表格”方法，或者直接利
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（4）在第二页表格的“所在部门意见”后面的单元格中， 分两行输入“（盖章）”和“年 月 日”，然后选中该单 元格，单击右键，从快捷菜单中选择“单元格对齐方式”对 应的对齐方式列表中（参见教程的图3-35），选择第3行中间 的“靠下居中对齐”按钮，从而将单元格的对齐方式设置为 垂直方向靠下、而水平方向居中对齐的效果。
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图3-26 绘制出的表格框架
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3．拆分单元格，并调整行高与列宽
（1）在如图3-3所示第1行所在的单元格中，继续利用铅笔绘 制出其中拆分后的各个单元格，并适当地调整各个单元格的宽度。
（2）将鼠标放置到图3-4的第5行、第2列所在的单元格，然 后单击“表格工具”→“布局”→“拆分单元格”命令按钮。
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3.3 复杂的文字表格制作实例
1 3.3.1 利用Word“绘制法”制作不规则的表格 2 3.3.2 利用Excel制作不规则的文字表格实例
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3.3.1 利用Word“绘制法”制作不规则的表格
【例3-3】2013年“五一”劳动节将至，某公司需要评比优 秀员工，现在需要制作如教程图3-25所示格式的优秀员工登 记表，供候选人来填写申报，然后上交上级部门进行审批。
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6.表格的其他格式优化操作
操作步骤如下：
（1）依次分别单击表格左上角的小方块（“移动表格”控 点），从而全选表格，然后按照【例3-2】中操作步骤（9） 讲过的方法，设置两个部分表格的外部粗匣框线效果。
（2）选取“工作履历”单元格后面项目名称所在单元格， 然后单击“表格工具”→“设计”→“表样式”→“底纹” 命令按钮，从弹出的颜色列表中选择“浅绿色”，并单击其 对应的命令按钮，之后相应的单元格将会添加上浅绿色的底 纹。
与电子表格制作有关的常用术语很多，包括：行、行 数、行高、列、列数、列宽、插入点、单元格、单元 格内容、合并单元格、拆分单元格、表斜线、斜线表 头、报表、拆分表格、表格与文本转换、表格标题、 计算等等。
电子表格的组成元素参加下页图示：
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图 3-1 电子表格的组成元素
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图3-14 “职称外语登记考试报名汇总表”的效果
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3.2.2 利用Excel的“填格法”制作规则的表格
具体操作步骤如下：
（1）启动Excel 2007，新建一个空的工作簿，然后打开Sheet1 工作表。
（2）输入标题文字。 （3）调整身份证号所在18列单元格的宽度。 （4）输入表格中的其它文字内容。 （5）合并相关单元格。 （6）设置字体和段落格式。 （7）设置表格的边框线。 （8）页面设置。 （9）分页预览。 （10）打印预览。 （11）打印操作。
问题分析：
•该表格是一个相对不很规则的表格，其中存在部分单 元格需要合并的情况，因此本例利用上面【例3-3】中 讲解的Word绘制法来制作是可以的。
•但是，通过观察可以看出，上面表格中那些“大”的 单元格，很明显地可以看出是由多个“小”的合并而 成，因此下面考虑利用Excel来制作这个表格，对于那 些比较“大”的单元格，进行合并居中处理即可。
（3）在弹出的“拆分单元格”对话框中，“列数”输入 “5”，“行数”输入 “4”，单击“确定”按钮，则原单元格 拆分为4行5列。
（4）根据表格的实际需要，通过拖动行与行之间的分隔线， 使得各行的高度合适，用同样方法设置列的合适宽度。
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4.文字的录入及其格式设置
（1）在单元格中输入文字，输入的文字默认为靠上、左对 齐。
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3.1.4 电子表格的一般处理流程
1．表格的创建 2．表格整体的缩放与移动 3．表格行高、列宽的调整与斜线表头设置 4．表格中单元格的拆分与合并 5．表格边框与底纹背景的设置 6．表格中单元格、行、列的编辑 7．表格单元格中文字的对齐方式设置 8．表格中的排序、筛选与计算 9．表格与文本的转换操作 10．拆分与合并表格
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（3） 将“主要事迹”四个文字在其单元格中设置为分散 对齐。操作时，先选取对应文字，然后单击“开始”→“段 落”→“分散对齐”命令按钮，之后弹出“调整宽度”对话 框，可以看到“当前文字宽度”为“4字符”，在“新文字 宽度”中输入“20字符”，然后单击“确定”按钮，则这四 个字将分散到20个字的宽度。
用Excel填表完成。
（2）单元格悬殊的复杂文字表格，建议利用Word的“绘制表格”
方法制作。
（3）形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单
元格组合而成，适宜于用Excel制作，大的单元格可通过选取
整个单元格区域，然后“合并居中”来实现。
（4）包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格数据统
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3.2 规则文字表格的制作
1 3.2.1 利用Word的“插入法”制作规则的表格 2 3.2.2 利用Excel的“填格法”制作规则的表格
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3.2.1 利用Word的“插入法”制作规则的表格
【例3-1】制作图3-2所示的“A市2009年考录公务员各部 门职位需求数量一览表”。
《办公自动化实用教程》
（第三版）
第3章 办公中的表格制作
本章目录
3.1 电子表格制作基本知识 3.2 规则文字表格的制作 3.3 复杂文字表格的制作
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3.1 电子表格制作基本知识
1 3.1.1 常用表格的类型划分
2 3.1.2 表格制作的软件选取
3 3.1.3 电子表格的组成要素
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3.1.4 表格处理的一般流程
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3.1.1 常用表格的类型划分
根据对办公业务中表格使用的调查分析，办公用表格包括 如下表所示的几种类型。读者要对这些常用表格类型做到 心中有数，并对办公中用到的表格能够对号入座。
类型 A .文字表格
B.数字表格
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详细分类 A1 规则的文字表格 A2 复杂的文字表格 B1 数字不参与运算 B2 数据统计报表 B3 数据库格式表格 B4 数据关联表格
（2）输入标题文字和表格上面的编号和日期等信息。 （3）根据表格结构，在相应单元格中输入表格项目的 名称。
（4）合并相关单元格。 （5）设置表格的边框线。 （6）设置文字格式。 （7）调整表格大小。 （8）调整单元格中文字的垂直方向。 （9）最后，在对表格进行页面设置，并进行分页预览、 打印预览等操作，如果感觉不满意，可以再进行格式的调 整；如果整体效果可以，就可以进行表格的打印操作。
（2）下面将表格中个别单元格中的文字方向调整为竖排 方向。
（3）单元格中文本对齐方式的设置。 （4）设置标题文字的格式。
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5.表格的拆分
操作步骤如下：
（1）将鼠标放置到“工作履历”所在的单元格中，然后单击 “表格工具”→“布局”→“合并”→“拆分表格”命令按钮。 之后，表格就从“工作履历”所在的行往下拆分成另一个表格。
具体操作步骤。
1．制作表格标题
（1）启动Word 2007，建立一个新文件。
（2）在文档的第一行输入标题“优秀员工登记表”。
（3）在文档的第一、二行分别输入文字“优秀员工登 记表”和“填报单位：”。
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3.3.1 利用Word“绘制法”制作不规则的表格
2．绘制表格的框架 操作步骤如下： （1）单击“插入”→“表格”→“表格”→“绘制表格” 按钮，鼠标变为铅笔形状。 （2）拖动铅笔状的鼠标，使之在文档上有角度地拉动，绘 制出矩形的表格外框。 （3）按住鼠标左键，使之直线移动，按照表格形状的要求， 在矩形内绘制行、列框线，出现图3-26所示表格框架。之后， “表格工具”功能菜单出现，并切换到“设计”选项卡，在 其中的右侧提供了“绘制表格”以及“擦除”命令按钮，用 它们可对表格修改。
（2）将鼠标停留到拆分成两个表格中间的空行开始位置，按下 <Ctrl+Enter>组合键,插入一个分页符,使下面的表格部分另起一 页。
（3）用鼠标指向第一页表格最下面的框线，按下左键，然后向 下拖动到适当位置；按照同样方法，调整第二页表格中相关单元 格的高度，使表格在页面上显示合理；另外，根据内容需要，调 整第二页表格中“工作履历”后面几列的宽度。
•从上面表格还可以看出，表格列数最多的部分为8列， 行数最多的部分为10行，加上标题和表前信息总共12 行，因此这个表格只需要占用Excel一个工作表的A1： H12单元格区域即可，其中的关键是将相关的文字内 容输入到适合的单元格中。
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具体操作步骤如下：
（1）启动Excel 2007，新建一个空的工作簿，然后打开 Sheet1工作表。
计报表和数据库表格，建议务必使用Excel制作，以便使用其
强大的数据运算、数据分析和图表制作能力。
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3.1.3 电子表格组成的常用术语
表格是由若干行列组合而成。为了表示的方便，表格 的各个组成部分都有一个确定的名字。描述一个报表 的关键特征有表头、主栏、宾栏、数据框、数据项、 表尾等。