酒店客人接收传真邮件服务程序

Procedure:程序:A.Incoming Fax/Telex/Cable/E-mail for hotel guests:酒店客人的传真/电报/电传/邮件的处理：1.For in-house guests, message will be sent to inform guests for collection.对于在住客人，留言必须整理好并送到客人的房间。

2.For all urgent faxes/telexes/cables/e-mails, guest should be contacted immediately bytelephone for collection. If the guest is not in the room, a message will be sent to informhim for collection.对于紧急的传真/电报/电传/邮件，必须通过电话方式与客人联系。

如果客人不在房间，应以留言的形式通知他。

3.For same day arriving guests, Front Desk Clerk should immediately attach it to theregistration cards in order to hand it over to guests upon their arrival.对于同一天抵达的客人，前台接待必须立即在登记单上附上这些消息以便客人抵达时立即可以得到它。

4.For future arriving guests, the fax/telex/cable/e-mail will be placed in envelope andkept in ‘Hold for collection’ cabinet by alphabetic order. On the day of guests’ arrival,the Front Desk Clerk will retrieve it from the cabinet and attach it to the registrationcards.对于未来将要抵店的客人的这些传真/电传/电报/邮件，必须用信封装好并按字母顺序存放于收集柜内。

酒店邮件处理制度 The document was prepared on January 2, 2021
邮件处理制度
1．收到邮递员交来的各类邮件时，需进行分类。

2．邮件的接收、派发及退回过程均要求作签收记录。

3．住客邮件
（1）将标明房号的邮件交前台问询处，查询确认后，由行李生送给客人签收；
（2）如发现收件人没有在酒店人住时（包括已退房或已订房的客人），应将此信保留一周，并而每天早上由问询处查询一遍，如仍无人接收，由问询处在信上加以注明，退回邮局处理。

4．员工邮件
（1）所有邮件由大厅服务处（行李邦）送有关部门签收；（2）对于未注明部门而不能确认的邮件，由问询处统一送人事部处理．人事部确认后转交有关部门或个人；
（3）无人认领的邮件需加以注明并交口问询处退回邮局。

酒店前台接待流程是怎样的酒店前台是酒店与客户之间的桥梁，是客户了解酒店的窗口，酒店前台的接待工作流程很有必要了解。

下面是店铺为你整理的酒店前台接待工作的流程，希望对你有帮助。

酒店前台接待流程(一) 接待散客入住程序及注意事项：1.当客人进入大厅，距总台两米远时，应目视客人，向客人微笑示意，并问候：“先生/小姐，您好!(早上好/下午好/晚上好)”。

(1)如正在接听电话，只需目视客人，点头微笑，示意客人稍候。

(2)如正在处理手头文件，应随时留意客人的到达。

2.确认客人是否预订(1)如客人预订了房间，请客人稍等，并根据客人预订时使用的姓名或单位查找预订单，与客人进行核对。

(2)如客人未预订，有空房时，应向客人介绍可出租的房间的种类，价格，位置。

等候客人选择，并回答客人询问，没有空房时，应向客人致歉，并向客人介绍附近宾馆情况，询问是否需要帮助。

可帮其联系。

(3)如客人只是询问，并非入住，应耐心解答客人的询问，并欢迎客人光临。

3.入住登记(1)持住宿登记单上端，同时持笔的下端，递给客人，请其填写。

(2)核实人证是否一致，对证件进行扫描并保存。

(3)核查住宿登记单是否填写齐全，如有缺项或不详的情况，应询问或根据证件补充完整。

如客人无贵重物品寄存，请其在登记单的右下角签名。

并记录下车牌号。

(4)确认付款方式(挂帐、信用卡、现金)。

(5)将证件，房卡，一起交给客人，并提醒初次到酒店的客人所住房间的大概位置。

(6)如有大件行李，可让行李员为其搬运。

(7)通知房务中心及总机房，将入住资料输入电脑。

备注：①入住时，要解释清楚房价，特别是凌晨特价、钟房价和之后续住房价。

②会员卡、贵宾卡一般入住时出示有效，否则无效。

(接待修改房价一定要注明原因，开房价变更单)。

③住宿登记单上，住几个人写几个人的名字，以便开门。

入住时要询问客人住几天，以便刷几天的房卡，收几天的押金。

同时，电脑上时间也要与此一致，以方便楼层。

坚持姓氏称呼。

酒店快递服务流程的步骤## Hotel Courier Service Process Steps.1. Receive Guest Request:The guest can request a courier service by contacting the hotel's front desk, concierge, or using the hotel's mobile app. They will need to provide details such as the package's destination, size, and preferred delivery time.2. Confirm Service and Details:The hotel staff will confirm the guest's request and provide an estimated delivery time and cost. They will also inform the guest of any additional requirements, such as packaging or customs documentation.3. Prepare the Package:The guest can bring the package to the designated drop-off point or have hotel staff collect it from their room. The package should be securely packed and labeled clearly with the recipient's address.4. Courier Pickup:A designated courier will collect the package from the hotel at the agreed-upon time. The courier will review the package's details to ensure accuracy.5. Customs Clearance (if applicable):If the package is being shipped internationally, it may require customs clearance. The courier will handle this process on the guest's behalf, ensuring that all necessary documentation is completed.6. Delivery to Recipient:The courier will deliver the package to the recipient at the specified address. The recipient will need to sign for the delivery, and a proof of delivery will be provided.7. Notification to Guest:The hotel will notify the guest once the package has been delivered successfully. The guest will receive a confirmation email or message with tracking information and the recipient's signature.8. Additional Fees (if applicable):The cost of the courier service may vary depending on factors such as the package's size, weight, destination, and delivery speed. The hotel will provide the guest with a detailed breakdown of any additional fees before the service is confirmed.## 酒店快递服务流程的步骤。

邮件处理制度
1．收到邮递员交来的各类邮件时,需进行分类;
2．邮件的接收、派发及退回过程均要求作签收记录;
3．住客邮件
1将标明房号的邮件交前台问询处,查询确认后,由行李生送给客人签收；
2如发现收件人没有在酒店人住时包括已退房或已订房的客人,应将此信保留一周,并而每天早上由问询处查询一遍,如仍无人接收,由问询处在信上加以注明,退回邮局处理;
4．员工邮件
1所有邮件由大厅服务处行李邦送有关部门签收；
2对于未注明部门而不能确认的邮件,由问询处统一送人事部处理．人事部确认后转交有关部门或个人；
3无人认领的邮件需加以注明并交口问询处退回邮局;。

酒店邮件处理制度1. 引言邮件作为一种常用的沟通工具，在酒店行业中扮演着重要的角色。

为了提高邮件处理效率和质量，确保酒店与客人、合作伙伴之间的顺畅沟通，制定酒店邮件处理制度是非常必要的。

本文档将旨在详细介绍酒店邮件处理制度的各项要点和操作流程。

2. 酒店邮件处理原则2.1 及时回复每封入箱的邮件都应在24小时内得到回复。

尽快回复客户和合作伙伴的邮件，展现酒店高效专业的形象。

2.2 语言准确规范邮件中使用的语言应具备准确性和规范性，避免拼写和语法错误。

遵循礼貌用语和商业函件的写作规范，确保邮件内容的清晰易懂。

2.3 客户优先客户的邮件始终应被优先处理。

不论客户的问题有多复杂，都应快速响应并提供准确有效的解决方案。

2.4 保护客户隐私在邮件处理过程中，务必注意保护客户的隐私信息。

不得将客户的个人信息泄露给第三方，严防信息安全风险。

3.1 邮件收件箱管理3.1.1 创建专门的酒店邮件收件箱，用于接收并统一管理酒店相关邮件。

3.1.2 定期清理邮件收件箱，将已处理完毕的邮件移至归档文件夹中。

3.2 邮件筛选和分类3.2.1 针对不同邮件的性质和紧急程度，进行邮件筛选和分类，确保高优先级邮件得到及时处理。

3.2.2 确定优先级后，将邮件分类分发至相应的处理人员进行处理。

3.3 邮件回复和跟进3.3.1 收到邮件后，迅速进行回复并表明收到邮件的时间。

3.3.2 根据邮件内容，提供准确、详细的回复，并附上相关的酒店政策、产品说明等。

3.3.3 如需进一步跟进，将邮件转发至相关部门进行处理，并及时回复客户，说明处理进展。

3.4 邮件存档和备份3.4.1 处理完毕的邮件应及时归档，避免混淆和重复处理。

3.4.2 定期对邮件进行备份，确保邮件数据的安全性和可恢复性。

4.1 使用模板回复4.1.1 针对一些常见的问题和请求，准备好预先制作的邮件模板。

4.1.2 在回复邮件时，根据实际情况选择适用的模板，并进行针对性的修改和补充。

酒店报刊；信函；邮件收发管理规定
1前厅部礼宾员负责酒店所有外来的报刊，信函以及邮件的收发工作。

邮递员将信函、邮件送至礼宾台处，由礼宾员和邮递员进行交接。

填写登记表，并详细记录报刊；信函；邮件的数量，名称并签字确认。

2礼宾部对于当天接收到的邮件，信函应做到尽可能的当天发放，尽量不要把信件保存在本部门。

对于不能够当天发放的信件应该做好登记，统一管理，防止信件的损坏和丢失。

3礼宾员接到外来信件后应该第一时间确认信件的接收人是否为我酒店人员，如不能确认请联系大堂副理。

对于非酒店人员或已离职的原酒店人员除非接到特殊交代，否则原则上一律拒收。

4信件到店时应尽快通知接收人其信件以到店，是否同意礼宾代为接收。

在确认得到接收人的同意后才可以接收，尤其是酒店领导或是集团领导的信件需要更加注意。

5信件在到达后应通知接收人尽快来签字领取，（如果是酒店领导或是集团的信件应由礼宾员及时送抵）。

6礼宾员应按照信件收发表格认真填写每一个收到的信件的详细情况，包括报刊发送情况，并且做到班班交接。

对于交接后发生的信件损坏和丢失情况由接班员工自己承担。

7礼宾部员工绝对不允许私自拆看他人信件，对于在信件收发过程中不清楚该怎么做时要咨询大堂副理，请不要擅做主张，如不按规定办事，后果自负。

散客接待工作流程（一）、散客接待1、当宾客来到前台时，问候并询问宾客是否有预定。

2、查阅宾客证件，在电脑中找出宾客预定，并找出宾客预定单和宾客确认预定信息。

如果宾客没有预定，及时查看是否有空余房间，给予客人选择和报价。

3、递给宾客入住登记单和笔请客人在其上签字确认。

4、根据宾客要求选择好房间并作登记，如果有预定则将预留房间打开做登记。

5、检查宾客填写的住宿卡上的签名并核对身份证件等有效证件是否一致，如果一切正确，迅速的为客办理完手续并收取相当于房费1.5倍的押金，同时将准备好的早餐券，钥匙递交给宾客，并请行李员帮助宾客将行李送至该房间。

6、祝宾客住宿愉快（旅途愉快）。

7、将资料放入住店房间资料夹中，以便客人退房时使用和归档。

（二）、重要客人（VIP）的接待程序通常VIP客人都由大堂副理或者是前厅经理接待，但是前台也同时接待。

1、在VIP到达的当天早晨，要首先将该房间准备好，并填写VIP接待报告。

2、通知大堂副理或者值班经理检查该房间是否存在问题，如果存在，及时更好或者维修。

3、预先将登记卡，欢迎信封，住房手册打印好.4、将VIP接待通知单由礼宾送至餐饮部5、VIP到达时，需同大堂副理或者前厅经理一同在酒店大门迎接，并陪同客人去房间登记，同时介绍房间的各种设施和用途。

6、通知餐饮部送欢迎果篮。

7、祝宾客住宿愉快。

（三）、房间销售及状态控制程序1、知道当天和未来几天房间的出租情况。

2、检查宾客预订到达表和离店表，了解当天客人出入人数。

3、每天早、中、晚与客房做房态核对。

4、中午12：00后，与预计离店客人但尚未离店客人取得联系确认离店时间，如果客人要求续住，需核对房间押金是否充足，如果不足，需要客人到前台或者由礼宾去房间收取押金。

5、下午18：00后，取消保留到当天18：00未到的预定（在房间比较紧张的情况下采用，如果不是很紧张还是可以保留，但是前提是必须通过预定人留的联系方式对其联系询问，看是否有调整或更改）。

酒店传真、书信来往和签订合同制度
1.传真
（1）接传真后了解其内容，向领导汇报，请求处理的具体方式。

（2）回复传真时，要注意检查电文，特别是报价传真，一定要审核价格是否准确，以防止出现错漏。

（3）回复传真后，凡要求订房并需经领导确认的，要复印一份交预订部订房后存档。

2.书信
（1）接到书信后，要了解其内容，针对具体的情况，向领导汇报。

（2）复信写好后，要认真检查交领导审阅，上级领导认可后盖上本部门的印章，复印一份留档，把原稿寄出。

3.合同
（1）制订合同前，先要了解该年度的团体房价、餐价，司陪房价、餐价及散客价、回扣率。

（2）做好合同后，先呈领导批阅，批复后送打字室打印。

（3）合同取回后，要认真审核，确保准确无误后，盖上本部印章，呈领导签署。

签好后复印一份存档，把签好的合同寄发（或让对方旅行社到酒店签署）。

（4）收到签复合同后，在登记册上分类登记，复印一式三份，交预订部门一份、财务部门两份。