收发文及档案管理

学校办公室收发文管理制度范文引言在学校办公室工作中，高效地管理收发文工作是确保学校各项业务正常运行的重要一环。

为了规范办公室收发文的流程和提高工作效率，制定一套科学合理的收发文管理制度是非常必要的。

本文将围绕学校办公室收发文管理制度，详细介绍其内容和要求，以期提供一个参考范本供学校制定和优化相关制度时使用。

一、收文管理1. 收文登记1.1 办公室收到来自学校内部和外部的各类文件，应立即进行登记。

登记内容包括：文件标题、发文单位、文件字号、收文日期等。

1.2 收文登记表应按照时间顺序进行编号，并进行存档备查。

同时，应制定电子收文登记系统，实现电子化管理和查询。

2. 收文分发2.1 收到文件后，办公室应根据文件的紧急程度和内容进行分类。

2.2 分发给相关部门时，要根据文件的要求和需要，注明办理期限，并在指定的时间内进行跟踪督促。

3. 收文处理3.1 办公室收到文件后，应及时进行初步审阅，了解文件内容、要求和影响范围。

3.2 针对不同类别的文件，制定相应的处理办法，如：会议通知要及时通知相关人员，行政文件要进行归档等。

二、发文管理1. 发文申请1.1 需要办公室发文的单位或个人，应填写发文申请表，并提交给办公室。

1.2 发文申请表包括：文件标题、发文单位、文件字号、申请人、紧急程度等信息。

2. 发文审核2.1 办公室收到发文申请后，应按照规定的程序进行审核。

2.2 审核主要包括发文的合法性、针对对方单位的陈述是否准确、发文内容是否完整等。

3. 发文登记3.1 审核通过后，办公室应对发文进行登记，并进行编号。

3.2 发文登记表应包括：文件标题、发文单位、文件字号、发文日期等信息。

4. 发文传递4.1 发文传递需要按照指定的方式进行，如：邮寄、传真、电子邮件等。

4.2 发文传递后，办公室应及时进行记录，并将传递情况反馈给相关部门。

三、存档管理1. 文件归档1.1 文件归档应按照一定的分类和编号规则进行。

1.2 归档时，应注明文件的存放位置、归档人员和归档日期。

文书档案管理制度文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。

文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。

一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。

文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。

2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。

3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。

二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。

凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)交两份给文书统一收集管理。

2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。

外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。

3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。

三、档案管理制度(一)归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

2、重要会议材料，包括会议____通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料(即内____文件)，如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。

5、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第一章总则第一条为加强我单位收发文及档案管理工作，确保文件、资料的安全、完整、规范，提高工作效率，根据国家有关法律法规和上级主管部门的要求，特制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有收发文及档案管理工作，包括文件的收发、登记、传阅、归档、保管、利用等环节。

第二章文件收发管理第三条文件收发工作由办公室负责，具体职责如下：1. 负责接收上级机关、同级机关和下级单位的来文；2. 负责单位内部文件的制发；3. 负责文件的登记、分发、传阅；4. 负责文件的归档和保管；5. 负责文件的销毁。

第四条收发文的基本流程：1. 收文：接收文件时，应认真核对文件名称、文号、密级、发文机关等信息，确认无误后，及时登记《收文登记簿》。

2. 发文：制发文件时，应按照规定的格式和程序进行，经单位负责人审批后，及时打印、封装，并注明收文单位。

3. 传阅：对需要传阅的文件，应填写《文件传阅单》，明确传阅范围、时限和责任人。

4. 归档：文件传阅完毕后，应及时归档，确保文件完整无缺。

第五条文件登记管理：1. 收文登记：收文时应详细登记文件的基本信息，包括收文号、发文单位、文号、密级、文件标题、收文日期等。

2. 发文登记：发文时应详细登记文件的基本信息，包括发文号、发文单位、收文单位、文号、密级、文件标题、发文日期等。

第三章文件传阅管理第六条文件传阅应遵循以下原则：1. 及时性：文件传阅应及时，不得延误。

2. 保密性：涉密文件传阅应严格保密，不得泄露。

3. 完整性：文件传阅应确保文件完整，不得遗漏。

第七条文件传阅流程：1. 填写《文件传阅单》，明确传阅范围、时限和责任人。

2. 将文件传阅至相关责任人。

3. 责任人应在规定时限内阅毕并签字。

4. 文件传阅完毕后，应及时退回办公室。

第四章文件归档管理第八条文件归档应遵循以下原则：1. 完整性：归档文件应完整无缺，包括正文、附件、复制件等。

2. 保密性：涉密文件归档应严格按照国家保密规定执行。

第一章总则第一条为加强本单位公文收发档案管理工作，确保公文传递的准确、及时、安全，提高公文处理效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有公文收发档案管理工作。

第二章组织机构与职责第三条设立公文收发档案管理部门，负责公文收发档案管理的日常工作。

第四条公文收发档案管理部门的主要职责：1. 制定和完善公文收发档案管理的规章制度；2. 负责公文的收发、登记、传递、归档等工作；3. 负责档案的整理、保管、利用和销毁工作；4. 负责对公文收发档案管理工作的监督检查；5. 负责开展公文收发档案管理业务培训和指导。

第三章公文收发程序第五条公文收发实行统一登记、统一编号、统一传递制度。

第六条收文程序：1. 对收到的公文，首先进行登记，包括公文编号、标题、来文单位、接收时间等；2. 对需要办理的公文，按照公文处理流程及时传递给相关部门；3. 对不需要办理的公文，及时退回或销毁。

第七条发文程序：1. 凡涉及本单位重大事项的公文，由主办部门起草，经主管领导审核后，提交办公室审批；2. 办公室对审批通过的公文进行编号、登记，并制作文件；3. 发文部门根据公文性质，通过机要通信、电子公文等方式发送。

第四章档案管理第八条档案整理应按照档案分类、编号、装订、归档等规定进行。

第九条档案归档应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得缺件、漏件；2. 真实性原则：确保档案内容的真实性，不得伪造、篡改；3. 保密性原则：对涉密档案，严格保密，确保档案安全。

第十条档案保管应遵循以下规定：1. 严格按照档案保管期限进行保管；2. 定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；3. 对破损、褪色的档案，及时进行修复。

第十一条档案利用应遵循以下规定：1. 严格按照档案利用审批程序办理；2. 保障档案的完整性和保密性；3. 不得擅自复制、传播档案内容。

第五章监督检查第十二条公文收发档案管理部门定期对公文收发档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。

公司文件收发档案管理制度1. 背景公司作为一个组织机构，文件的收发和档案的管理是必不可少的。

通过规范的文件收发和档案管理制度，可以提高公司效率，促进信息的流通和利用，减少工作人员的工作量，提高工作质量和效率。

2. 适用范围本制度适用于公司内所有部门的文件收发和档案管理工作。

3. 文件收发3.1 收文公司所有的收文应按以下要求进行操作：（1）收文人员应当及时领取公司来文，并对来文进行分类整理；（2）收文人员对收到的每一份文稿都必须认真阅读，并在文稿的右上角注明收文日期和收文人员；（3）针对每份文稿的主题和性质，将其交给相应的业务部门进行核实和处理；（4）在核实和处理完成后，将处理结果注明于文稿，并在规定的时间内及时发回原文送件人，并将来文存档。

3.2 发文公司所有的发文应按照以下要求进行操作：（1）发文人员应当了解收件人的身份、职务和需求，选择合适的方式和形式，准确、简明、明确的表达文意；（2）针对需求不同，发文可以采取信函、传真、电子邮件、短信等不同形式，并保存相应的材料；（3）发文人员应当在发文抄送单上注明收件人、福彩快三平台收到日期、发件人等基本信息，并将抄送单附在发出的文稿上；（4）发文人员应当定期检查所发出的文件，在保证文件安全和完整的前提下，及时将过时或不需要保留的文稿予以销毁。

4. 档案管理4.1 档案的归档公司的所有档案应按以下规定进行归档：（1）所有归档的文稿必须经过合法授权且内容真实准确；（2）将文稿归档前，应当对文稿进行必要的分类整理，按照文件类型、名称、编号、时间等要素，进行规范的归档操作；（3）对于重要的档案，一定要进行备份，确保档案材料的安全性和完整性；（4）档案馆库的存储和保管过程中，应当注意防潮、防火、防鼠等管理工作，保证档案的安全有序。

4.2 档案查阅在必要的情况下，公司员工可以通过档案查阅进行获取所需信息。

档案查阅应按照以下规定进行：（1）员工必须提出书面申请，注明查阅文件的名称、时间、编号、目的等信息，并在规定的时间内向档案管理员提交申请材料；（2）所有的查阅操作必须在统一的档案查阅室内进行，不能擅自带离任何档案资料；（3）档案查阅室内应设有专人负责，严格按照公司取消权限的规定执行；（4）对于重要的档案资料，员工必须遵守商业机密、保密和商业利益安全的要求，绝不可泄露和传播。

xxxx有限公司收发文、档案管理规定编号：二〇二〇年十月一日xxxx有限公司收发文、档案管理规定一、总则1.为加强公司的收发文管理工作，提高收文处理的速度和确保收发文处理的规范性；加强档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，结合公司实际情况，特制订本管理规定。

2.本规定适用于公司及各直属部门。

二、定义1.本规定中的收文管理是指对收到的公文进行处理，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办及反馈等程序。

2.本规定中的发文管理是指包括文件的草拟、审核、签发（会签）、复核、用印、分发、文件整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

文件是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件等。

3.凡各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的资料（包括文本资料、电子记录资料、声像资料和实物资料等），必须按规定定期向公司综合部移交，集中管理，公司所有员工均有保护公司档案的义务。

三、职责1.综合部为收发文管理的归口管理部门，负责收发文管理工作，对各部门收发文管理的规范性予以监督检查。

2.公司档案由综合部集中管理，指定专（兼）职人员负责档案管理工作。

各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档整理，然后移交至综合部档案室。

移交档案时，要严格履行移交手续。

四、收文管理（一）文件的拟办和批办1.签收登记内、外来文均由综合部负责签收登记；并由综合部填制信息批阅单，注明收文日期、收文编号、发文单位、公文名称等。

2.收文编号（1）其他来源的收文按外【收文年份】流水号编号。

（2）内部文件按文件来源部门简称【收文年份】流水号编号。

3.拟办和批办文件由综合部按规定拟定信息说明及处理建议，按先部门后领导的顺序进行公文处理。

（二）文件的承办1.凡需要承办的来文，综合部须在当天将文件流转给承办部门或分管领导。

2.承办部门相关人员和分管领导应该对来文认真审阅，并须签署明确意见、建议及姓名和日期；综合部应该将这些意见或建议及时呈送对该来文所涉事项有决定权的公司领导，并由该领导签署具体意见、建议或决定。

第一章总则第一条为加强本单位的文件收发和档案管理工作，确保文件收发、传递、归档、保管、利用的规范化、制度化，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的文件收发和档案管理，包括但不限于公文、内部文件、合同、资料等。

第三条文件收发和档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 规范化、制度化原则；3. 及时、准确、安全原则；4. 保密原则；5. 便于利用原则。

第二章文件收发第四条文件收发工作由单位指定的部门或专人负责，其他部门和个人不得擅自收发文件。

第五条文件收发工作应做到以下几点：1. 收到文件后，应立即进行登记，包括文件名称、发文单位、文号、收件人、收到日期等；2. 文件登记后，应按照文件分类进行整理，并妥善保管；3. 文件传递过程中，应确保文件完整无损，不得擅自拆封、涂改、遗失或损坏；4. 收到紧急文件或特急文件时，应立即上报领导，并尽快处理；5. 收到需会签的文件，应及时转送相关部门或领导会签；6. 收到需回复的文件，应在规定时间内回复，并及时将回复文件送至收件人。

第六条文件传递方式：1. 电子文件：通过单位内部邮件系统或网络传输方式传递；2. 纸质文件：通过专人递送、邮寄或专人取送等方式传递。

第三章档案管理第七条档案管理包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。

第八条档案收集：1. 收集单位应按照国家档案法规和行业标准，对各类档案进行收集；2. 收集档案时应确保档案的完整性和准确性；3. 收集档案时，应区分档案的密级，并采取相应的保密措施。

第九条档案整理：1. 档案整理应按照档案的分类、编号、排列顺序进行；2. 档案整理应确保档案的整洁、有序、便于查找；3. 档案整理过程中，应做好档案的标识、分类、编目等工作。

第十条档案保管：1. 档案保管应按照档案的密级、保管期限、载体特性等要求进行；2. 档案保管应保持档案的清洁、干燥、防潮、防虫、防火、防盗等；3. 档案保管应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。

第一章总则第一条为加强公司收发文及档案管理工作，确保文件收发、传递、归档、保管、利用等环节的规范化、制度化，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有收发文及档案管理工作。

第三条公司收发文及档案管理工作应遵循以下原则：1. 规范化：文件收发、传递、归档、保管、利用等环节必须按照规定程序进行，确保文件安全、完整、准确。

2. 保密性：严格保密文件，防止泄密事件发生。

3. 及时性：确保文件及时收发、传递，提高工作效率。

4. 完整性：确保文件档案的完整性，便于查阅和利用。

第二章文件收发管理第四条文件收发工作由公司综合办公室负责。

第五条收文处理程序：1. 文件接收：收到文件后，及时进行登记，包括文件名称、文号、收文日期、来文单位、密级、紧急程度等。

2. 文件分类：根据文件内容、密级、紧急程度等进行分类。

3. 文件传递：将文件按照分类传递给相关部门或领导。

4. 文件登记：对已处理的文件进行登记，包括处理日期、处理结果等。

第六条发文处理程序：1. 文件起草：各部门根据工作需要起草文件。

2. 文件审核：文件起草部门将文件提交给综合办公室审核。

3. 文件签发：综合办公室审核通过后，提交给公司领导签发。

4. 文件打印：文件签发后，由综合办公室负责打印、分发。

第三章文件归档管理第七条文件归档工作由综合办公室负责。

第八条归档范围：1. 公司内部正式文件；2. 公司内部非正式文件；3. 各部门报送的文件；4. 公司领导批示的文件；5. 其他需要归档的文件。

第九条归档程序：1. 文件整理：对归档文件进行整理，确保文件完整、准确。

2. 文件分类：按照文件类别、密级、紧急程度等进行分类。

3. 文件编号：对归档文件进行编号，便于查阅和利用。

4. 文件存放：将归档文件存放在指定的档案柜中。

第四章文件保管与利用第十条文件保管工作由综合办公室负责。

第十一条文件保管要求：1. 保持档案柜整洁、通风、干燥；2. 定期检查档案柜，确保文件安全；3. 严格保密，防止文件丢失、损坏、泄密。

第一章总则第一条为加强公司文件收发工作，确保文件传递的准确、及时、安全，提高文件处理效率，维护公司档案的完整性和安全性，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文件收发工作，包括公文、信函、资料等。

第二章职责分工第三条文件收发管理职责：1. 设立文件收发管理员，负责公司文件收发工作的具体实施；2. 文件收发管理员应具备一定的公文处理能力和保密意识，确保文件收发工作顺利进行。

第四条各部门职责：1. 各部门负责人应确保本部门文件收发工作的规范性，及时将文件传递至相关部门；2. 各部门应指定专人负责接收、处理本部门收到的文件。

第三章文件收发流程第五条文件接收流程：1. 文件收发管理员收到文件后，应进行登记，包括文件名称、文号、发文单位、收文日期等；2. 文件收发管理员对文件进行分类，并按照文件类型和紧急程度进行分拣；3. 将文件送至相关部门，并通知接收人；4. 接收人签收文件，如发现文件有误或缺失，应及时反馈给文件收发管理员。

第六条文件发送流程：1. 需发送文件时，发送部门填写《文件发送单》，注明文件名称、文号、收文单位、发送日期等；2. 文件收发管理员根据《文件发送单》进行文件准备，并确保文件完整、准确；3. 文件收发管理员将文件送至收文单位，并通知接收人；4. 接收人签收文件，如发现文件有误或缺失，应及时反馈给文件收发管理员。

第四章文件归档第七条文件归档流程：1. 文件收发管理员对已处理的文件进行整理，确保文件完整、分类清晰；2. 按照档案管理要求，将文件归档至档案室；3. 档案室对归档文件进行分类、编号、登记，确保档案的完整性和安全性。

第五章文件保密第八条文件保密要求：1. 文件收发管理员应严格遵守国家保密法律法规，确保文件保密；2. 文件收发过程中，不得泄露文件内容；3. 文件归档后，档案室应加强安全管理，防止文件丢失、损坏。

第六章附则第九条本制度由公司办公室负责解释。

第十条本制度自发布之日起施行。

一、总则为规范公司收发文及档案管理工作，确保公司文件、资料的安全、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位涉及收发文及档案管理的工作。

三、职责分工1. 总经理负责审批公司重要文件，监督文件收发、归档等工作；2. 综合办公室负责公司文件收发、登记、分发、归档等工作；3. 各部门负责人负责本部门文件的管理，确保文件的安全、完整；4. 所有员工应遵守本制度，配合综合办公室做好文件收发、归档工作。

四、收发文管理1. 文件收发：综合办公室负责接收、登记、分发文件。

收文时应认真核对文件名称、文号、密级等信息，确保准确无误。

2. 文件分发：综合办公室根据文件内容、密级和相关部门职责，将文件及时分发至相关部门。

3. 文件归档：各部门收到的文件，应及时整理、归档。

归档时应按照文件分类、编号、时间顺序排列，确保档案的完整性和可查性。

五、档案管理1. 档案分类：公司档案分为永久、长期、短期三种保管期限。

各部门应按照档案保管期限，对文件进行分类、归档。

2. 档案编号：档案编号应按照公司档案分类规定进行编号，确保档案编号的唯一性和准确性。

3. 档案保管：档案保管应保持清洁、整齐、干燥，防止虫蛀、霉变、丢失等现象发生。

4. 档案查阅：查阅档案需经部门负责人批准，综合办公室负责提供档案查阅服务。

查阅过程中，应爱护档案，不得随意折叠、涂改、撕毁。

六、保密管理1. 公司文件、资料属公司内部资料，未经授权，不得擅自对外泄露。

2. 综合办公室负责公司文件的保密工作，确保文件在收发、分发、归档等环节的安全。

3. 员工应自觉遵守保密规定，不得泄露公司秘密。

七、奖惩1. 对在收发文及档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反本制度，造成文件、资料丢失、损坏或泄露公司秘密的，将依法追究责任。

八、附则1. 本制度由综合办公室负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

（注：本制度仅供参考，具体内容可根据公司实际情况进行调整。