巧用EXCEL提高工作效率

巧用办公室软件提高工作效率现代办公室环境中，使用办公室软件已经成为了一种常态。

通过巧用办公室软件，我们可以提高工作效率，更加高效地完成各项任务。

本文将以Word、Excel和PowerPoint这三种常用办公室软件为例，探讨如何利用它们来提高工作效率。

一、利用Word进行高效文档处理Word是一款常用的文字处理软件，可以用于编辑和格式化各种类型的文档。

以下是一些巧用Word的技巧，以提高文档处理效率：1. 使用文档模板：在工作中，我们经常需要创建相似格式的文档，比如报告、合同等。

为了节省时间和努力，我们可以创建自定义的文档模板，包括格式、页眉页脚等，以便在需要时直接使用。

2. 利用快捷键：熟练掌握Word的常用快捷键可以大大提高操作效率。

比如，Ctrl + C和Ctrl + V分别用于复制和粘贴，Ctrl + B和Ctrl + I分别用于字体加粗和斜体。

3. 使用自动编号和目录：Word提供了自动编号和目录功能，可以帮助我们快速生成和更新文档的目录和编号。

这样可以省去手动编辑的麻烦，同时保证文档的准确性。

二、利用Excel进行数据处理和分析Excel是一款功能强大的电子表格软件，它可以帮助我们处理和分析各种类型的数据。

以下是一些巧用Excel的技巧，以提高数据处理和分析效率：1. 使用公式和函数：Excel提供了各种内置函数，如SUM、AVERAGE、VLOOKUP等，可以帮助我们快速进行数据计算和分析。

同时，我们也可以根据需要创建自定义的公式和函数，以满足特定的数据处理需求。

2. 利用数据透视表：数据透视表是Excel中一项强大的功能，它可以帮助我们对大量数据进行快速汇总和分析。

通过透视表，我们可以轻松生成清晰的数据报表，更加直观地了解数据的特点和趋势。

3. 自动化数据录入：如果我们需要频繁地录入大量的数据，可以考虑利用Excel的数据输入表单功能。

通过创建数据输入表单，可以方便地进行数据录入，同时减少输入错误的可能性。

百度文库十大经典文档表格Office办公宝典，经典学习秘籍，秘技+实例+简单易学=轻松高效短时掌握，高手之路必备-推荐下载，和同学朋友分享珍藏，现阶段免费下载，请火速下载收藏！Excel 使用技巧集锦——163种技巧目录一、基本方法71.快速选中全部工作表72.快速启动E XCEL73.快速删除选定区域数据 74.给单元格重新命名85.在E XCEL中选择整个单元格范围86.快速移动/复制单元格87.快速修改单元格式次序 88.彻底清除单元格内容89.选择单元格910.为工作表命名911.一次性打开多个工作簿 912.快速切换工作簿1013.选定超级链接文本（微软O FFICE技巧大赛获奖作品）1014.快速查找1015.修改默认文件保存路径 1116.指定打开的文件夹1117.在多个E XCEL工作簿间快速切换1118.快速获取帮助1119.创建帮助文件的快捷方式1120.双击单元格某边移动选定单元格1221.双击单元格某边选取单元格区域1222.快速选定不连续单元格 1223.根据条件选择单元格1224.复制或移动单元格1225.完全删除E XCEL中的单元格1326.快速删除空行1327.回车键的粘贴功能1328.快速关闭多个文件1329.选定多个工作表1330.对多个工作表快速编辑 1431.移动和复制工作表1432.工作表的删除1433.快速选择单元格1434.快速选定E XCEL区域（微软O FFICE技巧大赛获奖作品）1535.备份工件簿1536.自动打开工作簿1537.快速浏览长工作簿1538.快速删除工作表中的空行1539.绘制斜线表头1640.绘制斜线单元格1641.每次选定同一单元格1642.快速查找工作簿1743.禁止复制隐藏行或列中的数据1744.制作个性单元格17二、数据输入和编辑技巧181.在一个单元格内输入多个值 182.增加工作簿的页数183.奇特的F4键184.将格式化文本导入E XCEL185.快速换行196.巧变文本为数字197.在单元格中输入0值198.将数字设为文本格式199.快速进行单元格之间的切换（微软O FFICE技巧大赛获奖作品）2010.在同一单元格内连续输入多个测试值2011.输入数字、文字、日期或时间2012.快速输入欧元符号2113.将单元格区域从公式转换成数值2114.快速输入有序文本2115.输入有规律数字2116.巧妙输入常用数据2217.快速输入特殊符号2218.快速输入相同文本2219.快速给数字加上单位2320.巧妙输入位数较多的数字2321.将WPS/W ORD表格转换为E XCEL工作表2322.取消单元格链接2423.快速输入拼音2424.插入“√”2425.按小数点对齐2426.对不同类型的单元格定义不同的输入法2427.在E XCEL中快速插入W ORD表格2528.设置单元格字体2529.在一个单元格中显示多行文字2530.将网页上的数据引入到E XCEL表格2531.取消超级链接2632.编辑单元格内容2633.设置单元格边框2634.设置单元格文本对齐方式2635.输入公式2636.输入人名时使用“分散对齐”（微软O FFICE技巧大赛获奖作品）2737.隐藏单元格中的所有值（微软O FFICE技巧大赛获奖作品）2738.恢复隐藏列2739.快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软O FFICE技巧大赛获奖作品）2740.彻底隐藏单元格2841.用下拉列表快速输入数据2842.快速输入自定义短语2843.设置单元格背景色2944.快速在多个单元格中输入相同公式2945.同时在多个单元格中输入相同内容2946.快速输入日期和时间2947.将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间2948.在E XCEL中不丢掉列标题的显示3049.查看与日期等效的序列数的值3050.快速复制单元格内容3051.使用自定义序列排序（微软O FFICE技巧大赛获奖作品）3052.快速格式化E XCEL单元格3053.固定显示某列3154.在E XCEL中快速编辑单元格3155.使用自动填充快速复制公式和格式3156.为单元格添加批注3157.数据自动输入3258.在E XCEL中快速计算一个人的年龄3259.快速修改单元格次序3260.将网页上的数据引入到E XCEL表格中331.在网上发布E XCEL生成的图形332.创建图表连接符333.将E XCEL单元格转换成图片形式插入到W ORD中344.将W ORD内容以图片形式插入到E XCEL表格中345.将W ORD中的内容作为图片链接插入E XCEL表格中346.在独立的窗口中处理内嵌式图表357.在图表中显示隐藏数据 358.在图表中增加文本框359.建立文本与图表文本框的链接3510.给图表增加新数据系列 3511.快速修改图表元素的格式3612.创建复合图表3613.对度量不同的数据系列使用不同坐标轴3614.将自己满意的图表设置为自定义图表类型3715.复制自定义图表类型3716.旋转三维图表3717.拖动图表数据点改变工作表中的数值3818.把图片合并进你的图表 3819.用图形美化工作表3820.让文本框与工作表网格线合二为一3921.快速创建默认图表3922.快速创建内嵌式图表3923.改变默认图表类型3924.快速转换内嵌式图表与新工作表图表4025.利用图表工具栏快速设置图表4026.快速选取图表元素4027.通过一次按键创建一个E XCEL图表4128.绘制平直直线411.巧用IF函数清除E XCEL工作表中的0 412.批量求和423.对相邻单元格的数据求和424.对不相邻单元格的数据求和 425.利用公式来设置加权平均436.自动求和437.用记事本编辑公式438.防止编辑栏显示公式439.解决SUM函数参数中的数量限制4410.在绝对与相对单元引用之间切换4411.快速查看所有工作表公式4412.实现条件显示44五、数据分析和管理技巧451.管理加载宏452.在工作表之间使用超级连接 453.快速链接网上的数据464.跨表操作数据465.查看E XCEL中相距较远的两列数据466.如何消除缩位后的计算误差（微软O FFICE技巧大赛获奖作品）477.利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算478.W EB查询479.在E XCEL中进行快速计算4810.自动筛选前10个4811.同时进行多个单元格的运算（微软O FFICE技巧大赛获奖作品）4812.让E XCEL出现错误数据提示4813.用“超级连接”快速跳转到其它文件49六、设置技巧491.定制菜单命令492.设置菜单分隔线503.备份自定义工具栏504.共享自定义工具栏505.使用单文档界面快速切换工作簿506.自定义工具栏按钮50一、基本方法1.快速选中全部工作表右键单击工作窗口下面的工作表标签，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可（）。

Excel使用计巧一、让数据显示不同颜色在学生成绩分析表中，如果想让总分大于等于500分的分数以蓝色显示，小于500分的分数以红色显示。

操作的步骤如下：首先，选中总分所在列，执行“格式→条件格式”，在弹出的“条件格式”对话框中，将第一个框中设为“单元格数值”、第二个框中设为“大于或等于”，然后在第三个框中输入500，单击[格式]按钮，在“单元格格式”对话框中，将“字体”的颜色设置为蓝色，然后再单击[添加]按钮，并以同样方法设置小于500，字体设置为红色，最后单击[确定]按钮。

这时候，只要你的总分大于或等于500分，就会以蓝色数字显示，否则以红色显示。

二、将成绩合理排序如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。

操作步骤如下：先选中所有的数据列，选择“数据→排序”，然后在弹出“排序”窗口的“主要关键字”下拉列表中选择“总分”，并选中“递减”单选框，在“次要关键字” 下拉列表中选择“姓名”，最后单击[确定]按钮。

三.分数排行:如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。

操作步骤如下：先选中所有的数据列，选择“数据→排序”，然后在弹出“排序”窗口的“主要关键字”下拉列表中选择“总分”，并选中“递减”单选框，在“次要关键字” 下拉列表中选择“姓名”，最后单击[确定]按钮四、控制数据类型在输入工作表的时候，需要在单元格中只输入整数而不能输入小数，或者只能输入日期型的数据。

幸好Excel 2003具有自动判断、即时分析并弹出警告的功能。

先选择某些特定单元格，然后选择“数据→有效性”，在“数据有效性”对话框中，选择“设置”选项卡，然后在“允许”框中选择特定的数据类型，当然还要给这个类型加上一些特定的要求，如整数必须是介于某一数之间等等。

另外你可以选择“出错警告”选项卡，设置输入类型出错后以什么方式出现警告提示信息。

如果不设置就会以默认的方式打开警告窗口。

班主任工作巧用“Excel”摘要：文章就如何改变繁杂琐碎、枯燥费时、效率不高的旧有班主任工作模式展开论述，提出利用功能丰富、数据处理能力强大、vba函数拓展性能良好的excel软件解决原来的班主任工作模式存在的问题。

关键词：班主任工作 excel 信息技术从2001年毕业参加工作以来，我担任班主任工作有十多年，在刚开始的几年班主任工作中，我主要是从身边的老班主任身上学习经验，比如对学生教育要松紧结合，严宽相继，既要懂得关爱学生，又要懂得严格要求。

在生活方面详细了解学生家庭情况、在校生活状况，在学习方面全面掌握学生的学习情况、进退步趋势，等等。

要做好这些工作，一是要求班主任的基本素质较高，二是班主任要投入大量的时间和精力。

如果沿用原来的常规方法，由于班主任工作繁杂琐碎，则常常忙得团团转，而且效果不尽如人意。

如何才能够使班主任工作事半功倍呢？现代信息技术具备很强的数据管理功能，这对于班主任完成管理工作有非常大的帮助，将学生的基本情况数据化后，教师的分析处理更加及时。

利用信息技术构建的网络联系平台，拓展了老师与家长、老师与学生的交流平台。

目前我校计算机配置和学生的信息技术应用水平都比较高，对于班主任利用信息技术开展班主任工作没有太大障碍。

客观来说，信息技术具有不可替代的数据处理功能和信息整合功能，它具有解决班主任日常管理和教育中的诸多难题的能力。

显然在班主任管理工作中就应用信息技术的机会非常多，其中最具代表性的就是对数据分析统计软件excel的应用，下面我就班主任管理工作中excel软件的妙用展开论述。

一、利用数据软件excel整理、分析和管理学生的基本信息班级管理是系统工程，班主任要对学生背景资料进行分析与管理，如家庭成员情况，家庭经济情况，学生在家庭中的表现等；要对学生学习成绩进行跟踪和管理，包括横向比较、纵向比较、归类分析等；要对每一个学生的平时表现及发展特点进行记录、存储等；excel数据库软件可以帮助班主任顺利、高效地完成这项工作。

使用Excel中的巧妙公式提高工作效率在现代社会中，提高工作效率是每个人都希望实现的目标。

而在处理数据和统计分析方面，Excel作为一款功能强大的电子表格软件，是广大职场人士必备的工具之一。

本文将介绍一些Excel中的巧妙公式，以帮助提升工作效率。

一、VLOOKUP函数VLOOKUP函数是Excel中非常常用的函数之一，用于在数据表中根据某个关键字来查找数据。

它的基本语法如下：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)其中，lookup_value是要查找的值，table_array是要查找的数据表，col_index_num是要返回的列数，range_lookup是一个逻辑值，表示是否进行近似匹配。

通过使用VLOOKUP函数，我们可以快速有效地在大量数据中找到我们所需的数据，而不需要手动浏览整个数据表。

这对于需要频繁查找和筛选数据的工作来说，可以极大地提高效率。

二、IF函数IF函数也是Excel中常用的函数之一，用于根据逻辑条件返回不同的结果。

它的基本语法如下：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)其中，logical_test是要进行判断的条件，value_if_true是当条件为真时要返回的值，value_if_false是当条件为假时要返回的值。

通过使用IF函数，我们可以快速有效地根据不同的条件返回不同的结果。

例如，我们可以设置一个条件判断，当某个数值大于等于某个阈值时，返回"合格"，否则返回"不合格"。

这可以帮助我们快速对大量数据进行批量处理，提高工作效率。

三、SUMIF函数SUMIF函数是Excel中非常有用的函数之一，用于根据条件对指定范围内的数据进行求和计算。

它的基本语法如下：SUMIF(range,criteria,sum_range)其中，range是要进行条件判断的范围，criteria是条件，sum_range 是要进行求和计算的范围。

谈如何巧用Excel提高水文水利分析计算效率摘要：在水文水利计算中，数据处理的工作量往往很多，传统的数据人工处理方法效率慢，而且容易出现计算错误。

excel作为一种常用的办公软件，有强大的数据运算、分析和统计能力，将excel引入到水文水利计算中能有效提高水利水文计算效率，提高计算准确性。

本文通过excel中的公式、函数与vba编程等功能，对如何巧用excel来提高水文水利计算效率这一课题进行分析。

关键词：excel 水文水利分析计算效率一、前言在水文水利工作中，一个非常重要的部分就是处理水文水利的相关数据，将数据进行分析、统计和整合、分类是水文水利工作中的重要部分。

由于数据分析和整理工作较为繁琐，而且富有变化性，因此，建立一个可以同时处理所有相关数据的程序是不现实的，而若是每一个工作都单独编写程序又会浪费太多时间，降低工作的效率，提高工作的复杂性。

因此，就需要一个易于操作又功能强大的软件对水文水利的相关数据进行处理，excel就能够很好地满足水文水利日常数据处理的要求。

将excel软件与水利工作结合在一起，不仅是水利工作数字化、信息化建设的要求，也是科技发展的必然趋势。

如今，excel软件已经成为水文水利中重要的日常工作软件，通过科学、合理地使用excel可以提高工作效率和计算结果的准确度，工作人员通过掌握excel中的公式运用和vba编程，能够快速而又针对性的解决绝大部分水文水利数据分析计算问题。

二、excel的相关数据处理在水文水利工作中，经常要处理大量原始数据，这也是水文水利数据分析计算工作的前期必要准备工作。

通过excel软件，能够实现这些数据的分类筛选、排列组合等基本操作处理。

在这些基础操作的帮助下，工作人员能够迅速查找到需要的数据资料进行下一步的分析整合。

除了基本的数据筛选、排序和分列功能，excel还可以帮助工作人员对缺失的数据进行补充或插补。

在水文水利工作中，常常需要准备长期的水文数据作基础，这其中的时间跨度可能会达到数十年。

巧用Excel公式函数提高钢结构数据处理效率作者：薛普李惠忠韩咸武来源：《城市建设理论研究》2013年第36期内容提要：举例介绍利用Microsoft Office Excel自带的公式和函数功能，加强加快对有着庞大数据量的钢结构产品零件清单的处理，以提高工作效率。

关键词：Excel公式函数、零件清单、数据处理、效率中图分类号：TU391文献标识码： A1.前言钢结构产品往往构件繁多，其零件清单数据量十分庞大。

作为最常见的数据分析处理软件，Microsoft Office Excel功能强大，使用便捷，故在钢结构产品的数据处理中也得到广泛应用。

然而，不同的Excel处理过程，其工作量和准确性不同。

尤其当数据庞大时，效率相差会很大。

本文结合工作实例，介绍利用Excel自带的公式函数功能，加强加快钢结构数据处理效率的方法技巧。

2.工作实例2.1公式“Xn=Xn-1”帮助零件查找从属装配体图号某零件清单报表如下。

其中，“536***”为装配体图号，“6-***”为零件号。

图1：零件清单例表为汇总各装配体中同一零件的总数量，需先对报表中各零件进行排序处理。

这样，就会打乱原有数据行的顺序，使零件号与所属装配体图号分离，失去对应关系，不利于后续的数据整理。

若再返回原清单中一一查找，则费时费力，效率降低。

对此，如果能在零件号数据行中加入对应从属的装配体图号，使之随零件号一起整行移动而不分离，就可保留对应关系，消除后续问题。

具体实现方法如下：2.1.1插入复制复制“代号”列，并在其前插入所复制的列。

图2：插入复制2.1.2筛选并输入公式图3：筛选在“零件长度”列筛选项中选中“非空白”项，以筛选出不含装配体图号行的清单形式。

然后在单元格A3中键入公式“=A2”。

图4：输入公式2.1.3填充图5：填充点住A3单元格的填充柄（单元格右下角“十”字形光标）向下拖动，或双击填充柄，完成对复制“代号”列的公式填充。

图6：图号插入完成这样，在恢复“零件长度”筛选项为“全部”后，就完成了给各零件号行加入从属装配体图号的过程。

Excel的个奇淫巧技让你的电子操作得心应手Excel是一款功能强大且广泛应用于办公场景的电子表格软件。

它可以帮助我们处理数据、进行数据分析和制作图表等，提高工作效率和数据可视化能力。

除了基本的单元格操作外，Excel中还存在着许多个奇淫巧技，下面将介绍一些让你的电子操作更得心应手的技巧。

1. 快捷键的利用快捷键是提高操作效率的重要工具，掌握一些常用快捷键可以极大地节省时间。

比如，Ctrl+C复制、Ctrl+V粘贴、Ctrl+Z撤销等常用的快捷键可以帮助你更快地完成操作。

此外，还有一些特殊的快捷键可以帮助你更好地处理数据，比如Ctrl+Shift+箭头键可以选中一系列连续的单元格，Ctrl+Shift+Page Up可选中当前单元格所在的整列，Ctrl+Page Up可选中当前单元格所在的整行等等。

2. 数据筛选和排序Excel提供了强大的数据筛选和排序功能，可以帮助我们快速找到需要的数据并进行排序。

选中数据区域后，点击数据菜单中的"排序和筛选"可以打开筛选功能。

通过设置筛选条件，可以快速筛选出符合条件的数据。

而排序功能可以根据指定的列进行升序或降序排序，使数据更加有序。

3. 条件格式化条件格式化是Excel中一个非常实用的功能，它可以根据用户定义的条件，自动对选定的数据进行格式化。

比如可以设置当某一列的数值大于某个阈值时，该单元格背景色变为红色，以便快速定位异常数值。

使用条件格式化可以使数据更易于辨认，提高数据的可读性。

4. 公式的应用Excel的最大特点之一就是强大的计算能力，它提供了丰富的内置函数，可以满足各种计算需求。

掌握一些常用的公式可以帮助我们快速进行数据计算和分析。

比如SUM函数用于求和，AVERAGE函数用于平均值计算，MAX和MIN函数分别用于求最大值和最小值等等。

灵活运用这些函数，可以减少繁琐的手工计算，提高工作效率。

5. 数据透视表数据透视表是Excel中强大的数据分析工具之一，它可以帮助我们快速进行数据汇总和分析。

巧用EXCEL基本功能提高职院校管理工作的效率摘要：在高职院校的日常管理中，一些临时性的工作由于没有相应的软件配套，需要耗费大量的时间和人力，excel是一个非常优秀的数据处理软件，实用性极强，将某些基本功稍加提高，就可以使得枯燥繁琐易错的数据录入过程变得简单，达到事半功倍的效果。

本文通过实例将excel中常用的两个基本功能（设置单元格格式中的自定义格式和数据有效性）加以加强，提高了工作人员的工作效率。

关键词：教学管理 excel 自定义格式数据有效性学校教学管理工作分常规工作和临时工作两大类，常规工作就是在固定的时间按照固定的流程进行的，大致可分教学安排流程、日常教学流程、日常考务流程管理。

常规工作可以有相应的专业教学管理软件配套，通常情况学校都是购买商业公司开发的软件，从软件使用的角度来看，通用性强的，适应性就比较差，但是学校出于资金等方面的考虑不太会按照自身的需要定制某些功能。

另外，实际情况是现在的学校和以往不一样了，体制变化，规模扩大，从教务处这个点开始，到系部、教研室、各位老师，到班级、学生，基本上都涉及多个部门、多类人员一起协调参与。

在日常的教学管理中，经常会有一些临时性的工作出现，这些基本上是一年一次或者几年一次的工作式样多，任务重，由于学校的专业管理软件没有相应的功能，往往要耗费巨大的人力物力，而且其中一个环节出错或者效率低下，就会影响到全局。

虽然现在学校的教学工作者和管理工作者的计算机软件的应用能力有了普遍的提高，但是如果在运用上没有针对性的改进，仅仅限于简单功能的使用，那么对于整个教学体系而言，整体的效率低下是一个不争的事实。

比如就excel 而言，在使用过程中，大部分的时间耗费在数据录入的过程中，如果我们有针对性地改进一下excel的录入方式，或者提高一下excel 的基本功能的使用水平，效率就能大幅度地提高，就能轻松地应付一些临时工作。

下面以常见的制作等级考试报名表为案例介绍怎样快速高效地完成一些临时性工作的方法。