1、立卷工作的组织，包括确定立卷环节、
确定具体立卷人和确定文件的立卷分工范
围。
2、立卷工作通常采取集中和分散两种形
式。
3、立卷工作的步骤：第一步，准备立卷。
第二步，平时归卷。第三步，调整和组卷。
第四步，编目装订。
4、文书立卷归档范围，是立卷工作首先要
解决的实际问题。
5、归档必须以反映本机关主要职能活动和
基本历史面貌的文件材料为重点。所谓主要
职能活动，即本机关围绕主管业务所开展的
一些主要和重大活动。所谓基本历史面貌，
即指本机关的组织和规模的演变。
6、确定归档范围的注意事项：（1）不仅以
上级文件、“红头文件”作为划分归档范围的
依据；（2）不仅以载体作为划分归档范围的
依据；（3）不要忽视组织、人事、纪检、保
卫部门形成的文件材料的统一归档。
7、根据国家档案局1987年12月4日颁发
的《机关档案工作业务建设规范》规定，案
卷质量总的要求是：“遵循文件材料的形成规
律和特点，保持文件之间的有机联系，区别
不同价值、便于保管和利用。”（1）必须将应
归档的文件材料收集齐全完整；（2）遵循文
件材料的形成规律，保持文件之间的有机联
系。遵循文件材料的形成规律，保持文件之
间的有机联系，是立卷工作的基本原则；（3）正确区别文件的不同价值。立卷时能否正确
区分文件的不同价值对案卷质量和档案鉴定
工作都有直接影响；（4）立成的案卷要便于
保管和利用。立成的案卷便于保管和利用，
是文书立卷工作的基本出发点和最终目的。
8、文书档案的保管期限分永久（无止期的
保管）、长期（16——50年左右）和短期（15
年以下）三种。
9、立成的案卷要便于保管和利用要注意以
下几点：（1）适当限制卷内文件材料的数量，卷内文件数量一般在50——100页左右，最
多不要超过200页。（2）照片、录音带、录
像带等声像记录材料，由于保管条件不同，
应当与文件材料分开整理组卷归档。（3）绝
密文电与一般文电分开立卷，以利保守党和
国家机密，也便于保管和借阅利用。（4）所
立的案卷，必须经过认真的编目加工。
10、文件的这些特点是立卷的依据，文件有
六个立卷的特征——即作者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通讯者特征、地区特
征。具体的立卷方法就是灵活应用这六个特
征进行立卷。
11、灵活应用立卷特征，首先要抓住主要特
征，结合其他特征立卷；抓住主要特征，即
抓住这部分文件的主要联系。其次，按照文
件的不同类型，采用不同的特征来组合立卷。
再次，有直接联系的文件材料不能分开立卷。
最后，要分清卷与卷之间的界限，即立出的
每一个案卷、一般都有着一定的特点，卷与
卷要有区别，卷与卷之间的界限要分明，不
能使一个卷的内容成分与另一个卷的内容成分混淆不清。总之，要立好卷必须从本机关
的文件材料的实际情况出发，遵循立卷要求，
正确灵活地运用六个特征的立卷方法，保持
文件之间的联系，保证案卷的质量。
12、立卷的实质性步骤：（1）对已归卷文件
进行检查调整（2）卷内文件排列（3）拟定
案卷标题（4）卷内文件的编目与案卷装订
13、归档，是指文书部门或业务部门将立好
的案卷按归档制度向档案部门移交。归档制
度包括归档范围、归档时间和归档要求三方
面内容。
14、归档范围方面的要求指凡属归档范围的
文件材料，都要进行整理立卷，不管是永久
保管、长期保管、短期保管的，都要向机关
档案部门归档。
15、归档时间，即向机关档案部门移交案卷
的时间。按规定文书部门或业务部门一般在
第二年上半年才把案卷向档案部门移交。有
些专门性案卷由于特殊需要，还可根据具体
情况另行商定归档时间。
16、归档要求，即对归档案卷的质量要求。
机关文书部门或业务部门向档案部门移交案
卷必须根据移交目录清点核对，接收的案卷
应符合下列要求：应归档的文件材料齐全、
完整；文件和电报按其内容的联系，合并整
理、立卷；归档的文件材料，保持它们之间
的历史联系，区分保存价值，分类整理、立
卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
17、案卷目录的作用：能提示全年案卷的内
容，反映出机关一年的工作活动的历史情况；
可起到统计案卷数量的作用；可作为查找案
卷的基本检索工具；可作为文书部门或者业
务部门向档案部门移交案卷的清册，也是交
接案卷的依据和凭证。
18、案卷目录由归档号、案卷号、题名、年
度、页数、保管期限、备注等组成。
19、计算机在文书处理工作中的实际应用主
要有以下九个方面：（1）文字处理（2）收文
登录和检索（3）公文的跟踪催办（4）发文
管理（5）综合统计（6）与通讯设备和通讯
网络结合，进行远距离的文件传送（7）文件
印刷（8）建立各类数据库，为领导和办文人
员提供资料服务（9）辅助文书立卷
20、办公自动化使用的基本技术主要有：文
字处理、数据处理、报表处理、语音处理、
图形处理、图象处理、网络通信等。
21、档案收集工作就是按照国家有关规定，
把分散在各单位、单位各内部机构和个人手
中的档案，以及散失在社会上的零散档案，
通过接收和征集，分别集中到有关的档案室
和各级各类档案馆，实行集中统一管理。
22、档案收集工作包括五个方面内容：（1）
档案室接收本单位文书部门或业务部门归档
之案卷。（2）档案馆接收现行机关具有长远
保存价值的档案。（3）档案馆接收撤销机关
全部档案。（4）档案馆接收和征集历史档案。
（5）档案馆之间相互交换档案。
23、档案收集工作的意义：（1）档案收集工
作是档案工作的前提条件。（2）档案收集工
作是贯彻档案工作基本原则，集中统一管理
档案的一项具体措施。（3）档案收集工作是
档案工作其他业务环节的基础，收集工作的
质量，决定和影响了其他业务环节的质量。
24、档案收集工作的要求：（1）档案收集工
作首先要形成一个数量充分、质量优化、门
类齐全、结构合理的馆藏体系，这是档案收
集工作的首要任务，也是档案收集工作的指
导思想。（2）档案收集工作必须根据档案形
成特点和档案发挥作用的规律，正确处理局
部与整体，当前与长远的矛盾。（3）档案收
集工作应该保持全宗的不可分散性和全宗群
的系统性。（4）档案收集工作要加强馆（室）
外调查，使收集渠道畅通，信息灵敏，以便
统筹安排，及时收集。（5）档案收集工作既
要加强宣传工作，又要制定一系列规章制度。
25、所谓“数量充分”，就是要求各级各类档
案要达到一定的质量标准。所谓“门类齐全”，
就是指档案部门应收集各种门类的档案，不
仅要收集反映党政机关及其他组织管理活动
的普通档案，也要收集各种专门业务活动形
成的专门档案，不仅要收集纸质文件材料，
也要收集各种特殊制成材料的档案。所谓“结
构合理”，就是指档案部门收藏的档案在来
源、内容等方面，应该是合理分布的。
26、归档制度的必要性：从档案室的工作来
看，归档工作是文书工作与档案工作的结合
部，归档既是文书工作的内容，也是档案工
作的内容，它是档案室收集工作的重要内容，
是档案室的最基础的工作，档案室所从事的
档案保管、统计、鉴定、利用、编研等工作，
都与归档工作的质量有关，没有齐全、完整
的档案，要做好机关档案工作是不可能的事
情。由此可以得出这样一个结论：没有归档
制度，或归档制度不健全，就没有完整的档
案，也就没有健全的档案工作。
27、平时收集：是指档案室在执行归档制度
以外，。在平时对那些因执行归档制度不严或
归档制度本身不健全而遗漏的零散文件，加
强收集，以补充归档制度的不足。
28、平时收集的任务：（1）零散文件的收集
（2）“帐外”文件的收集（3）专门文件的收
集
29、平时收集的方法：（1）平时收集工作要
落实到人，明确哪些文件应该由哪些人负责
收集。（2）平时收集工作要及时了解和掌握
本单位工作动向。（3）平时收集工作要把收
集和宣传结合起来，边收集，边宣传，使大
家认识到档案收集的重要性，变被动为主动，
积极争取大家的关心和支持。（4）平时收集
工作要同保密检查结合进行。
30、档案馆档案的收集范围：（1）中央档案
馆（2）省级档案馆（3）县级档案馆（4）各
级专业、专门、部门档案馆。
31、接收期限：根据档案发挥作用的规律，
档案形成之后，暂时在各单位档案室存放一
段时间，然后再接收进档案馆，这就是档案
馆接收档案的期限。
32、接收方法：（1）逐年接收（2）定期接收。
33、当机构发生各种变化时，如何根据不同
变化分别处理档案呢？（1）一单位撤销，而
1
又无其他单位代替它的职能，它的档案，可以由该单位所属的上级主管部门代管，然后，由上级主管部门代行移交给档案馆。（2）一单位并入另一单位，档案可以随同带入，但必须单独保管，不能相互混淆，今后应作为两个单位的档案一起移交进馆。（3）若干个单位撤销，合并成一个新的单位，该新单位可以同时接收被合并单位的档案，但也应分别管理，今后，仍作为各自独立单位的档案整体向档案馆移交。（4）一单位撤销，分离成若干个小单位，档案不能由这些小单位分别保存，应该集中一处，可由其中某一单位代管，今后再行移交。（5）一单位的若干内部组织机构划归另一个单位，或者脱离原单位成为一个新的独立单位，它在原单位活动中形成的档案，发球原单位所有，必须留在原处，不得带走，若使用档案，可借阅或复制。总之，当机构发生变化时，不论何种情况，档案都不能分散，必须全部集中移交档案馆。
34、历史档案的征集途径：（1）向各有关机关、企业、事业单位征集历史档案。（2）向图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门征集历史档案。（3）向个人征集历史档案。（4）向废纸收购部门和造纸厂等单位征集历史档案。（5）向有关国家和地区征集历史档案。
35、历史档案的征集方法主要有：按规定正常渠道的接收、个人捐赠、有薪征集和国家收购、征购等办法。
36、什么是档案的整理工作呢？档案的整理工作，就是对零散的或需要进一步条理化的档案进行分类、排列、编目，使之系统化。简单地说，就是使档案由零乱到系统、由无序到有序的过程。档案整理工作的目的，就是使档案能够全面、历史地反映该单位工作活动面貌，提示文件材料的相互关系，以便于档案的管理和利用。
37、档案整理工作的主要内容是在从文件到案卷、从案卷到全宗的组合过程中进行各种分类、排列等系统化和基本编目工作，这些工作不一定都在同一时期全部进行，而是根据档案的形成特点分阶段进行，在某一阶段从事档案整理的某一过程，但有时也进行全过程的档案整理。
38、档案整理主要有以下四种情况：（1）档案室接收各内部组织机构归档的案卷，然后进行系统排列和编目。（2）档案馆接收了各单位档案室移交的档案后进行进一步的整理。（3）档案馆（室）对档案的局部调整工作。（4）档案馆（室）对零散文件进行全过程的档案整理工作。
39、档案馆（室）对档案的全部整理工作分作以下八个步骤：（1）区分全宗（2）全宗内档案的分类（3）初步立卷（4）卷内文件整理编目（5）类内案卷初步排列（6）案卷加工整理（7）案卷调整与编号（8）编制案卷目录。
40、档案整理工作的意义：（1）是整个档案工作的基础，只有进行科学的整理，才便于档案的鉴定、保管、统计等基础环节的建设。（2）是进一步发挥档案作用的前提条件。（3）
是检查档案收集工作质量高低的依据，可以
促进收集工作的进一步提高。
41、档案整理工作的原则：档案整理工作应
该按照档案形成的特点和规律，最大限度地
保持文件之间的历史联系，充分利用原有基
础，使整理后的档案，便于保管和利用，这
就是档案整理工作的原则也是在档案整理工
作的要求。
42、全宗的概念及其意义：什么是全宗？全
宗就是一个独立单位或一个著名家庭、个人
在社会活动中形成的档案整体。一个独立单
位，有着自己的独立职权，进行一定的活动，
形成的全部档案，构成了一个档案整体，这
个整体就叫做全宗。一个家庭或个人，在活
动中形成的全部档案，反映了自身活动的全
过程，彼此有紧密的联系，也构成为全宗。
全宗是组成国家档案全宗的基本单位，国家
档案全宗是一个国家的全部档案，亦即包括
一个国家的所有档案全宗，每个全宗代表了
每个单位或个人，国家档案全宗，也就是由
无数个全宗汇总而成的。
43、档案为什么必须按全宗整理呢？（1）区
分全宗，是档案整理工作的开始，是首要环
节。（2）按全宗整理档案，是整理档案的一
项重要措施。（3）按全宗整理档案，为档案
利用提供了科学依据。
44、什么叫立档单位呢？立档单位也叫全宗
构成者，就是指能够构成一个全宗的单位或
家庭、个人。全宗是指一组档案，立档单位
是形成该全宗的单位，没有立档单位，就没
有全宗。不是所有的单位都能成为立档单位，
它有一定的构成条件，符合这些条件，才能
作为一个立档单位，它所形成的全部档案，
才能构成一个全宗。
45、怎样才算是一个独立单位呢？（1）是否
有独立行文、处理事务的职权。（2）是否有
独立的财务。（3）是否有一定的人事任免权。
上述三个条件是统一的，通常有此即有彼，
它们从不同侧面反映了立档单位的构成因
素，在实践中，我们发现，如果该组织不具
备第一个条件，就不能构成为一个立档单位；
如果该组织已具备了第一个条件，而不具备
另外两个，在特殊情况下，有时也能构成一
个立档单位，这取决于实际工作效果。
46、立档单位的变化对全宗划分的影响：立
档单位是经常变化的。由于社会实践活动的
发展和变化，原来设立的一些机关，有的扩
大或缩小，有的撤销或合并，有的增设，有
的改名等等，立档单位的这些变化，影响到
档案全宗的划分。当立档单位发生根本性变
化时，全宗随着也要变化，需要重新划分；
当立档单位发生非根本性变化时，全宗不变。
47、哪些是立档单位的根本性变化，哪些是
立档单位的非根本性变化呢？（1）关于立档
单位政治性质的变化（2）关于立档单位基本
职能的变化（3）立档单位虽有变化，但不是
机构基本职能的变化，不应该也无必要重新
划分全宗。上述几种机构变化情况，均属机
构的非根本性变化，它们不产生新的立档单
位，不形成新的全宗，它们在变化前后所形
成的档案，应该是一个全宗。
48、全宗的补充形式：（1）联合全宗（2）汇
集全宗（3）档案汇集
49、全宗内档案的分类，是指运用科学的方
法，对一个全宗内的档案，按其来源、内容
时间和形式上的异同，分门别类，组成有机
体系，有条理地反映立档单位的历史真实面
貌，便于档案管理和利用。
50、全宗内档案分类的意义：（1）分类是档
案整理工作的重要环节，它为下一步骤的整
理工作创造了条件。（2）分类是档案整理工
作的重要组成部分，是系统化的中心环节。
（3）科学的分类，可以最大限度地保持文件
材料之间的历史联系，保证档案整理工作的
质量，便于档案的管理和利用。
51、档案的分类，应有一定的要求：（1）客
观性（2）逻辑性（3）实用性（4）思想性
52、常见的档案分类法：（1）年度——机构
分类法。（2）年度——问题分类法。（3）机
构——年度分类法。（4）问题——年度分类
法。
53、在选择档案分类法时，一般可以从以下
三点去考虑：第一，机构分类标准与问题分
类标准是不能在同一级结合使用的，二者必
居其一。第二，当几种分类标准结合运用时，
现行机关一般是以年度为首要分类标准，机
构或问题其次，而撤销机关一般则可以将机
构或问题为首，年度其次。第三，档案室在
运用保管期限进行案卷分类、排列，一般不
能作为第一层次，只能在年度之后，或第二
层次，或第三层次，甚至不予考虑也是可以
的；档案馆在整理积压档案时，才将保管期
限运用到第一层次，进行案卷的分类、排列。
上述三点，只是在一般情况下，作为确定档
案分类法及其分类方案的依据，具体运用时，
还要看实际效果。要根据本单位的实际情况
出发，灵活运用。档案分类法一旦被选定后，
就应保持相对稳定，不能经常变化，否则，
会使档案分类陷于混乱状态。
54、案卷目录，就是按照案卷排列的顺序，
抄录案卷的标题、保管期限、卷内文件页数
等项目而形成的一本案卷名册。
55、案卷目录的作用：（1）固定了全宗内档
案分类体系和案卷排列的顺序，完成了档案
室的全部档案整理工作，集中反映了档案整
理工作的成果。（2）反映了全宗内档案的内
容和成分，是查找利用档案的最基本的工具，
也是编制其他检索工具的基础。（3）登记了
全宗内所有档案案卷，是档案登记的基本形
式，也是档案统计和检查的重要依据。
56、编制案卷目录的原则是：必须按照全宗
来编制，不同全宗的档案，不能编为一本案
卷目录。
57、编制案卷目录的方法：（1）档案分类以
年度为首要依据，案卷目录就是一年编一本。
（2）以机构或问题为档案分类的首要层次，
编制的案卷目录一般是一个机构一本目录或
一个问题一本目录。（3）档案分类若以保管
期限作为第一层次，相同保管期限的档案，
2
排列在一起流水编号，编成一本案卷目录。此外，如果一个全宗内一部分专门或专业档案因特殊性强而需要单独分类、排列时，这部分档案可以用上述方法与文书档案合编案卷目录，也可单独分编一本或几本案卷目录。
58、档案鉴定工作的概念和内容：档案鉴定工作，从广义角度看，应该包括档案真伪的鉴别和档案价值的鉴定二个部分。档案馆（室）在业务工作中，经常进行的是档案价值的鉴定，其具体工作内容包括：制定鉴定档案价值的原则和标准，判定档案价值，确定档案保管期限，销毁推动保存价值的档案，以及有关档案鉴定的组织工作等等。
59、档案鉴定工作的意义：（1）档案经过鉴定，能从众多的文件中分清玉石，区分出不同的保存价值，便于按档案的不同价值分库或分柜存放，采取不同的保管方法，重点保护珍贵档案。（2）档案经过鉴定，价值分明，便于开展档案的利用工作，积极发挥重要档案的作用。（3）档案经过鉴定，便于应付突然事变，有助于在战争、自然灾害等突发事件中及时抢救有价值的、重要的珍贵档案，不致“玉石俱焚”。
60、鉴定档案价值的基本观点：鉴定档案价值，更确切地说，是鉴定档案的保存价值。在档案鉴定工作中坚持以下三个基本观点：（1）全面的观点。就是要求从全局出发，从各个方面全面地综合地分析和判定档案的价值。（2）历史的观点。就是从产生档案的历史背景出发鉴定档案的价值。（3）发展的观点。就是从事物变化、发展的角度预测档案的长远价值。上述三个观点，是辩证的统一，鉴定时应力求兼顾，从全面、历史、发展的角度充分认识和估计档案的作用，准确地判定档案的保管期限。
61、鉴定档案价值的基本工作方法，是直接鉴定法。所谓直接鉴定法，就是指由鉴定人员直接地、逐卷、逐件、逐页地审查文件，而不是仅仅根据案卷目录和文件标题就判定其价值，这种直接的、具体的审定方法，我们习惯上称之为直接鉴定法。
62、档案鉴定工作的具体方法，就是指具体鉴定每一份或一组文件时，应从文件自身哪些方面去综合分析和判断。一般有以下八个方面：（1）档案文件的来源，即分析文件与立档单位的关系。（2）档案文件的内容。（3）档案文件的数量，即分析文件的完整程度。（4）档案文件的作者。（5）档案文件的时间。（6）档案文件的名称。（7）档案文件的文本。（8）档案文件的外形。
63、文件的哪些内容是比较重要的，具有重大价值呢？主要有：（1）立档单位主要职能活动和基本历史面貌的文件。（2）反映党的方针、政策的文件。（3）反映中心工作和重大事件的文件。（4）反映主要业务活动的文件。（5）具有全局性、典型性的文件。
64、档案鉴定工作的制度基本内容包括以下三个方面：（１）明确统一的鉴定标准。（２）加强鉴定工作的组织领导。（３）制定销毁档案的审批制度和监销制度。65、档案统计工作的意义：（1）档案统计是
认识档案工作的一种重要手段。（2）档案统
计是档案事业建设的一项重要基础工作。（3）
档案统计可以为制定档案工作的方针、政策
和编制档案事业发展规划提供依据。
66、档案统计工作的基本要求为准确性、及
时性和科学性。
67、档案统计工作，分为统计调查、统计资
料整理和统计资料分析三个基本阶段。
68、档案登记是对档案的收进、移出以及整
理、鉴定、保管、检索、编研、利用等情况，
通过簿册、表、单等形式加以记载，以提示
它们的过程、现状和变化。档案登记是档案
统计的初级形式，是为档案统计提供原始资
料的工作，也是维护档案的完整与完全以及
便于开展工作的必要条件。它的基本内容有
两个方面：一是档案数量和状况的登记，二
是档案检索、编研和利用情况的登记。
69、档案检索工具是记录、报道、查找馆（室）
藏档案材料的手段，是档案管理和和提供利
用的工具。它的结构，通常由说明、目次、
主体、附录四部分组成。它的作用与意义可
以概括为：检索工具是打开档案宝库的钥匙，
是帮助档案管理人员进一步熟悉馆（室）藏
和开展各项工作不可缺少的工具，是档案馆
（室）对外宣传报道和馆际间进行情报交流
的重要渠道。
70、档案检索工具的基本职能有以下两种：
（1）档案检索工具的存贮职能（2）档案检
索工具的检索职能。档案检索工具的存贮与
检索职能是互相作用的。存贮是检索的基础
和前提，检索是存贮的应用和反馈。没有存
贮，就没有检索；没有检索，存贮也就推动
了意义。因此说，存贮与检索是不可分割的
统一体，两者共同构成检索工具的基本职能。
71、档案检索工具的种类：（1）按其编制方
法划分，档案检索工具可分为目录、索引、
指南三大类。（2）按检索范围划分，档案检
索工具可分为以一个全宗（或其部分）为对
象的检索工具，以档案馆（室）全部（或主
要部分）档案为对象的检索工具，以一定专
题为对象的检索工具和以若干档案馆的全部
或部分档案为对象的检索工具。（3）按排检
方法划分，档案检索工具可分为分类与主题
两大部类。（4）按检索手段划分，可分为手
检工具与机检工具两大类。（5）按检索功能
划分，检索工具可分为查找性与报道性两种。
（6）按档案的机密程度划分，检索工具可分
为绝密档案目录、机密档案目录、内部档案
目录和开放档案目录等。
72、档案检索工具的形式，按其载体类型可
分为卡片式和簿册式。
73、档案检索工具的编制要求：（1）计划性
与科学性。（2）全面性与准确性。（3）具体
性与快速性。（4）实用性与统一性。（5）补
充性与完善性。
73、档案著录是档案馆（室）编制检索工具
时，对档案内容特征和形式特征进行分析、
选择和记录的过程。它的实质在于准确描述
档案材料的形式与内容特征；进行信息压缩，
提供模拟性显示，以达到标识档案和提供档
案利用的目的。
74、档案著录的意义：（1）档案著录是编制
档案检索工具的首要步骤。（2）档案著录的
质量决定检索工具的质量。
75、档案著录的要求：为了保证编制出的检
索工具科学、实用，档案著录工作应力求做
到：（1）在内容方面有较高的准确性和科学
性。（2）在形式方面要格式符号统一，语言
简明扼要，文字清晰整洁。（3）执行《档案
著录规则》，逐步实现著录标准化。
76、著录项目是用以揭示档案内容和外形特
征的记录事项。
77、著录格式是指条目中各个著录项目的组
织、排列顺序和表示方法。著录格式按其表
示方法的不同可分为：表格法、段落空格式、
段落符号式三种。
78、档案标引，就是对档案内容进行主题分
析，将分析结果赋予检索标识的过程。赋予
分类号标识，称为分类标引；赋予主题词标
识，称为主题标引。
79、几种主要检索工具及其编研方法：（1）
案卷文件目录（2）分类目录（3）文号目录
80、案卷文件目录，亦称“卷内文件目录汇
集”、“全引目录”。它是将全宗或全宗内某一
部分案卷目录和卷内文件目录汇集而成，能
同时以案卷和单份文件为档案单位，通过案
卷和文件题名来揭示和介绍档案馆（室）所
存档案内容和成分的一种检索工具。
81、档案馆（室）是以案卷目录为最基本的
检索工具。
82、案卷文件目录的作用：（1）能全面系统
地揭示档案内容。（2）能迅速准确地提供利
用者所需要的档案材料。（3）有利于移交和
接收工作。（4）为编制其他检索工具提供了
条件。
83、分类目录是从国家机构和社会组织的职
能活动方面来揭示档案馆（室）全部档案的
内容和成分，按照分类表体系组织起来的检
索工具。分类目录因条目数量大，一般情况
下是以卡片形式出现，即多为卡片式分类目
录。
84、文号目录是以文件字号为标志，通过文
件字号途径查找档案的工具。
85、文号目录的格式有两种：一种是条目式
文件字号目录。另一种是文号、档号对照表。
86、全宗指南又叫全宗介绍，是以文章叙述
形式，介绍和揭示档案馆（室）所存某一全
宗档案内容、成分和使用价值的材料。编写
全宗指南是向社会说明某一全宗内保存了些
什么档案材料，以便社会广泛利用。
87、全宗指南的作用表现在：使有关机关、
团体和个人了解某一立档单位的历史、全宗
的历史，全宗内档案材料的主要内容和成分，
为科学研究和工作查考提供所需档案的线
索；帮助档案管理人员熟悉档案内容，更好
地开展档案整理、鉴定、检索、编研、提供
利用等工作，提高档案的科学管理水平；全
宗指南可以作为研究该全宗档案材料的基
础。
3
88、全宗指南的内容：（1）立档单位简要历史（2）全宗简要历史（3）全宗内档案内容和成分介绍（4）全宗指南的辅助工具。为便于全宗指南的使用，可以编制一些辅助工具，如人名索引、地名索引、目录、机关简称表等，附在全宗指南的有关位置。
89、档案利用工作是以利用者为服务对象，以提供馆（室）藏档案为手段，采取多种形式和方法，开发和提供档案为党和国家各项事业及广大社会利用者服务的工作。它经常被人们称为“档案的利用服务工作”，或“档案的提供利用”。档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容与成分，通过多种方式为利用者实际提供档案资料，进行咨询服务。它的特点是，直接传递档案信息为各项工作服务，促进社会主义物质文明和精神文明建设。
90、“利用档案”和“档案”档案是两个不同的概念。“档案利用工作”是指档案馆（室）为满足利用者需要，向利用者提供档案，为利用者服务的工作。“利用档案”是指利用者为研究和解决各种问题，到档案馆（室）利用档案的行为。“利用档案”与“档案利用工作”之间又有密切联系，只有利用者发生利用档案的行为，档案馆（室）才有档案利用工作。有档案利用工作，才能实现对档案的利用。二者同时发生，表现为一个过程的两个方面。而档案利用工作是利用档案的必要条件，利用档案发挥档案的作用，是档案利用工作目的的体现。
91、档案利用工作的意义：（1）档案利用工作体现档案工作的根本目的。（2）档案利用工作是衡量档案部门成绩大小的主要标志。（3）档案利用工作能够检验和推动基础工作。（4）档案利用工作是对档案与档案工作最有效的宣传。
92、如何做好档案利用工作：（1）明确服务方向，坚定服务思想。（2）熟悉馆（室）藏，了解客观需要。（3）正确处理利用和保密的关系。（4）正确处理利用工作与基础工作的关系。
93、档案提供利用的一般方式：档案馆（室）提供档案为社会主义现代化建设事业服务，一般是通过如下三种方式进行的：（1）提供利用档案原件。（2）提供利用档案复制件。（3）根据档案内容综合核定参考资料，制发档案证明、函复查询外调，参加编史修志和撰写文章、专著，以这种方式来提供利用。档案提供利用的具体方法有：组织阅览、外借、制发复制本、举办档案展览、制发档案证明和咨询服务等。
94、档案馆（室）组织利用者在阅览室内查阅和使用档案，是档案利用工作的主要形式。
95、档案外借的范围：档案的单份性和机密性特点要求，在一般情况下档案不能外借使用。但是，在要些特殊情况下，为了照顾利用者工作方便，对某些档案可以适当借出馆（室）外使用。对借出馆（室）外使用的档案，应严格控制借档单位和档案的形式与种类。在借档单位的控制上，应以党政首脑机关为主而兼顾业务部门；以档案的立档单位
为主而兼顾其他单位；以服务政法、监察机
关取证为主而兼顾一般性使用。在控制外借
档案形式与种类上，有复制件的尽量不借原
件；馆（室）藏重复的档案可适当放宽；对
于特别珍贵与残破易损的常规文件、古稀文
本、照片、影片、录音带、录相带等原件不
能外借。
96、开放档案是对已满一定保密期限和可以
公开利用的档案，简化利用手续，允许持有
合法证件的中华人民共和国公民以及社会组
织阅览使用。
97、开放档案的形式，有利用者来馆阅览和
档案馆向社会公布两种。
98、开放档案的意义：（1）开放档案是我国
档案管理改革的一个重大成果。（2）开放档
案是社会主义民主的重要体现。（3）开放档
案有利于社会主义建设事业。（4）开放档案
将推动档案馆事业的发展。
99、什么是科技文件？“科技文件是记录和
反映科学技术活动的文字、图表、声像等技
术文件的总称。”这是对科技文件所作的简
明、确切的定义。这一定义的涵义，可从以
下几方面理解。第一，科技文件是在科技活
动中形成的。第二，科技文件是在现行科技
活动中形成的。第三，科技文件是直接记录
和反映科技生产活动的。第四，科技文件是
一个综合性概念，是指一切记录有科技内容
的科技文件的总称，包括文字、图表、声像
等科技文件。
100、现代科技文件类型复杂，种类繁多，根
据其内容和载体的不同，大体可划分为科技
图样材料、科技文字材料、目录和表格材料，
科技声像材料，科技机读材料等。
101、科技研究文件的形成。科技研究工作一
般是以课题为对象进行的，其工作程序和形
成的文件材料是：（1）研究准备阶段。（2）
研究实施阶段。（3）研究总结阶段。
102、工业产品科技文件的形成。工业产品科
技文件的形成，一是在产品开发过程中，二
是在产品制造过程中。
103、建筑工程科技文件的形成，一般是以整
体工程或相对独立的单项工程为对象进行
的。（1）前期阶段。（2）施工阶段。（3）竣
工验收阶段。
104、设备仪器科技文件的形成。自行设计制
造的设备，形成的文件与产品开发制造基本
相同。外购设备形成的文件是：（1）订货阶
段（2）到货验收阶段（3）安装试车阶段。
105、科技文件积累的要求。科技文件的积累
是科技部门和科技人员的职责，科技档案部
门和科技档案人员要进行监督和指导。（1）
明确积累职责。（2）明确积累范围（3）确保
积累质量（4）完善积累条件。
106、科技文件的积累方式。（1）由科技人员
个人积累。（2）由专兼职资料员积累。（3）
由科技档案部门代为积累。
107、科技文件的鉴别。为了确保科技文件归
档质量，在科技文件整理前和整理过程中，
要对科技文件进行多方面的鉴别。（1）完整
性鉴别。（2）准确性鉴别。（3）文件材料属
性鉴别。（4）归档材料密级鉴别。（5）保管
期限鉴别。
108、科技文件与政务文件的区分。科技文件
与政务文件都是人们在社会实践活动中直接
形成的原始记录，在一个单位内，它们都是
本单位工作活动的记录和产物，具有共同的
属性。但是，科技文件和政务文件又具有不
同的特点，它们各自产生于不同的活动领域，
反映不同的内容性质，有着不同的形成规律，
发挥不同的功能作用。科技文件与政务文件
的区分，根据经验，可概括为三条划分原则。
第一，内容原则。第二，整体原则。第三，
职能原则。对于一些难于区分的文件可以采
用职能原则，即在科技性单位可将介于两者
之间的文件划入科技文件的范围；在非科技
性单位则可以采用相反的方法。上述三条原
则和方法，应以内容原则为主导，结合考虑
整体原则和职能原则。
109、科技文件与科技资料的区分。在一个具
体单位，科技文件和科技资料的区别，主要
表现在两个方面：一是它们同本单位的科技
活动的关系不同；二是它们所具有的作用不
同。科技文件和科技资料尽管有明显的区别，
但也不能忽视两者所具有的密切联系。首先，
都属于科技文献。另外，在一定的条件下，
两者可以转换：一旦以参考目的搜集来的科
技资料被直接采用，或者已经反映本单位某
些科技活动，这种科技资料就具有科技文件
的性质，或者说已经转化为科技文件，应纳
入科技文件的范围。
110、科技文件管理的职责：（1）科技文件管
理是科技部门的职责。“各单位应当把科技文
件的形成、积累、整理和归档纳入科技工作
秩序和科研、生产、基建等计划中，列入有
关部门和有关人员的职责范围。”把科技文件
管理列入科技部门职责的理由有三条：第一，
科技文件是由科技部门和科技人员形成的；
第二，科技文件管理是科技管理的重要组成
部分；第三，科技部门和科技人员最熟悉科
技文件的内容与有关情况。（2）科技文件管
理也是科技档案冰凉的一项任务，有检查和
协助的责任。“科技档案部门有责任检查和协
助科技人员做好科技文件的形成、积累、整
理和归档工作。”其理由有三条：第一，科技
档案是由科技文件转化而来的；第二，科技
档案工作是科技管理工作的组成部分；第三，
做好科技文件的形成、积累、整理和归档工
作，是科技档案部门的一项重要任务。
111、科技文件的管理措施。（1）加强宣传教
育，建立责任保证体系。（2）建立健全制度，
保证正常工作秩序。（3）实行“三纳入”、“五
参与”，优化监督管理。（4）抓住薄弱环节，
促进工作全面发展。（5）运用经济手段，加
强监督管理。以上五个方面的措施是互相联
系、相辅相成的，在实践中可以结合运用。
112、科技档案是直接记述和反映科技活动
的，归档保存的科技文件。这一定义揭示了
科技档案的本质属性，其基本涵义有如下三
个方面：（1）揭示了科技档案的产生领域和
4
内容性质，指出了科技档案同其他档案的区别。（2）明确了科技档案是科技活动的直接记录，指出了科技档案同其他科技文献的区别。（3）明确了科技档案是归档保存的科技文件材料，指出了科技档案同一般科技文件材料的区别。
113、科技档案的特点：（1）专业技术性（2）成套性（3）现实性（4）复用性（5）多样性和数量大。
114、科技档案的基本种类：按科技档案的产生领域和内容性质来划分，可分为五大基本种类：（1）生产技术档案（2）基本建设档案（3）设备档案（4）科学技术研究档案（5）专门性科技档案
115、生产技术档案是人们从事物质生产活动所形成的档案，包括工业生产技术档案和农业生产技术档案两种。
116、科技档案的基本价值。科技档案最本质、最基本的价值是：科技档案是生产力的存在形式，它是构成第一生产力的重要因素，是一种潜在的生产力。科学技术是第一生产力。科技档案是构成第一生产力的重要因素。117、科技档案与科学技术之间的密切关系，主要表现在两个方面：（1）科技档案是科学技术的直接记录。（2）科技档案是科技资源的储备形式。既然科学技术是第一生产力，那么作为科学技术直接记录和储备形式的科技档案不仅是生产力的存在形式，而且是构成第一生产力的重要因素。科技档案是一种潜在的生产力。科技档案作为知识形态的生产力，需要通过形成积累、科学管理和开发利用过程，尤其要与生产力诸要素相结合并发挥作用，才能转化为直接的、现实的生产力。科技档案作为科技知识的一种存在形式，也只有同物质形态的生产力相结合，才能转化为直接生产力。
118、科技档案的作用：（1）科技档案是科技管理工作的依据。（2）是生产建设活动的凭据。（3）是科技研究的必要条件。（4）是科技交流的重要工具。
119、科技档案价值和作用的特点。概括起来有三点：（1）潜在性（2）集成性（3）共享性
120、科技档案工作包括宏观管理和微观管理两方面的内容。
121、科技档案工作宏观管理，是指对整个科技档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导，它包括一系列的组织建设和事业管理。科技档案工作的微观管理，是指以科技档案为管理对象的具体业务工作。宏观管理与微观管理的关系。科技档案工作的宏观管理和微观管理既有区别，又有密切联系，微观管理是基础，宏观管理为指导，两者互相依存，互相促进，从而构成我们社会主义国家规模的科技档案事业。122、科技档案工作的基本任务是：按照一定的原则和要求，完整地保存和科学管理科技档案，大力开发科技档案信息资源，为我国的社会主义事业服务。
123、科技档案工作的条件。实现科技档案工作的基本任务，科技档案部门应当进一步创
造一个良好的工作条件和环境。（1）争取领
导重视和支持。（2）争取科技人员的支持。
（3）逐步改善工作条件。
124、科技档案工作的性质，可从广义和狭义
两个角度来认识。从广义上讲，科技档案工
作具有双重性，它既是国家档案工作的组成
部分，又是国家科技事业的组成部分。从狭
义上讲，就是从各单位的科技档案工作来说，
科技档案工作是一项以科技管理为中心内容
的专业性、服务性和机要性的工作。科技档
案工作的性质，可以概括为科技管理性、专
业性、服务性、机要性四个方面。
125、科技档案管理原则。（1）集中统一地管
理科技档案，是科技档案工作的组织原则。
（2）维护科技档案的完整、准确、系统、安
全。维护科技档案的完整、准确、系统、安
全，是科技档案管理的基本要求。（3）实现
科技档案的有效利用，是科技档案管理的根
本目的。上述三个方面的内容，是互为条件、
互相制约、互相联系的有机整体。
126、科技档案为什么要实行集中统一管理？
（1）集中统一管理科技档案，是社会化大生
产和专业分工的产物。（2）是由我国的社会
主义制度决定的。（3）是实现科技档案现代
化管理的客观需要。
127、科技档案实行集中统一管理的优越性。
（1）科技档案实行集中统一管理有利于形成
和建立科技档案资源储备中心和交流中心。
（2）有助于加强科技管理，符合精简节约原
则。（3）有利于保护科技档案和维护科技机
密。
128、科技档案是否得到有效利用，是衡量和
检验科技档案管理水平和科技档案发挥作用
大小的重要尺度。实现科技档案的有效利用，
必须切实做好如下工作：（1）加强科技档案
管理的各项业务建设，提高管理水平。（2）
编制各种科学的、符合实际需要的科技档案
检索工具，为查找利用提供准确的线索。（3）
加强科技档案的编研工作，为用户准备各种
编研成果。（4）采取各种有效的方式和方法，
积极、主动地为用户提供优质服务。
129、推进科技档案标准化管理的意义。国家
通过制定和实施各项科技档案管理标准，使
全国科技档案工作有统一的规范，以便采用
现代科学技术手段，逐步提高科技档案管理
科学化、现代化水平，为社会主义建设事业
迅速、准确地提供科技信息。
130、科技档案的整理工作的内容。就是对收
集来的科技档案进行系统整理和科学编目，
使之条理化和系统化的工作。从科技档案形
成和运动的全过程来说，其整理工作一般是
通过两个工作过程来完成的。第一个过程，
是在科技文件材料归档前，由科技文件的形
成者，在档案部门的指导下所进行的整理工
作。第二个过程，是在科技文件归档以后，
由科技档案部门独立进行的整理工作。
131、科技档案整理工作的意义。首先，整理
工作是科技档案业务建设的中心环节。其次，
整理工作是开发、利用科技档案信息资源的
基础和前提条件。
132、科技档案整理工作原则的基本含义：首
先，科技档案整理工作的原则是建立在马克
思主义方法论的基础上的。其次，科技档案
整理工作的原则是建立在客观实际的基础
上，科技档案是生产、建设和科技研究活动
的产物，任何科技活动都有其本身的客观规
律和一定的科学程序。第三，科技档案整理
工作的原则是建立在便于保管和利用的基础
上的。总之，只有遵循科技档案的形成规律，
保持科技档案材料之间的有机联系，便于保
管和利用，才能保证整理工作的质量，确保
整理后的档案完整、系统，便于保存和查找。
133、科技档案鉴定的内容：包括两方面的内
容，一是对科技档案价值的鉴定；二是对科
技档案质量的鉴别。这两方面的内容互相联
系，相辅相成。科技档案价值鉴定工作，是
科技档案鉴定工作的主体内容。科技档案的
鉴定，实际上是通过两个阶段来实现的。第
一阶段的鉴定，是在归档之前进行的，即由
有关科技部门在科技档案部门的协助下，对
需要归档的科技文件材料所进行的鉴定。这
一阶段的鉴定是在管理立卷过程中进行的，
鉴定的对象是科技文件材料。第二阶段的鉴
定是在科技档案管理过程中进行的，是由科
技档案室和科技专业档案馆完成的。这个阶
段的鉴定，其主要任务是：核对科技档案的
准确性和完整性，做好相应的更改、补充工
作。上面两个阶段的鉴定是互相联系，相辅
相成的，科技文件归档时的鉴定是基础，科
技档案管理过程中的鉴定是前一阶段鉴定的
继续和完善。
134、科技档案鉴定工作的意义。（1）有利于
保护有价值的科技档案，更好地发挥其作用；
（2）有利于保证科技档案的完整、准确，提
高库藏档案质量；（3）有助于减轻负担，缓
和库房和设备的紧张状况；（4）有助于为计
算机存储和缩微创造条件；（5）能够促进科
技档案各项管理工作水平的提高。
135、规定和影响科技档案价值的因素主要有
以下六种：（1）技术因素（2）功能因素（3）
时间因素（4）典型因素（5）作者因素（6）
名称因素
136、科技档案保管工作的意义。（1）做好科
技档案保管工作，是落实集中统一管理原则
的重要措施。（2）是丰富我国科技文化宝库
的重要手段。（3）是巩固收集、整理等工作
成果和实现有效利用的基本保证。
137、科技档案保管工作的要求。（1）保管人
员要有强烈的事业心和高度责任感，忠于职
守，遵守纪律。（2）要有符合要求的专用库
房和必要设备，为保管工作提供必要的物质
条件。（3）根据需要逐步配备现代化装备，
提高保管工作水平。（4）分析和研究科技档
案损毁的因素，有针对性地解决保管中的实
际问题。
138、科技档案的保管制度主要包括：保密制
度、检查制度和监督科技档案更改补充制度
三种。
139、科技档案统计的要求。（1）目的要明确
5
（2）准确性要高（3）连续性要强（4）速度要快（5）要注意分析研究。
140、国家档案局制定的《档案馆建筑设计规范》，把温度在14—24℃，相对湿度在45—60%规定为我国档案库房的标准温湿度范围。在标准温湿度范围内，温度的日变化允许值为±2℃，相对湿度日变化允许值为±5%。保存胶片档案母片的库房温度控制在13—15℃，相对湿度控制在35—45%。
141、我们把高于30，低于0℃的库房温度，称为不适宜的温度。把高于70%，低于35%以下的库房相对湿度称为不适宜湿度。相对湿度高于70%称为高湿，低于35%的叫低湿。142、库房的东西向墙上不宜设窗。
143、档案库空气污染物的防护措施。可以通过以下措施来减缓空气污染物对档案制成材料的危害。（1）正确选择档案库房的地址（2）提高库房周围绿化覆盖率（3）提高档案库房的密闭程度（4）对库房进行通风时须采取净化与过滤的措施（5）对库房地面、墙面作防尘处理（6）建立健全的管理规章制度
144、对档案害虫的预防。（1）提高库内外的清洁卫生，减少害虫的影响。（2）入库前的档案和档案库房要严格检查和消毒处理。（3）使用驱虫剂，防止害虫对档案的破坏。（4）提高库房温湿度管理，抑制档案害虫的生长、发育和繁殖。（5）对档案进行定期防疫检查。145、档案库房是保存档案的重要基地，档案库房建筑为档案保护提供基本的物质条件，是档案保护技术中的一项重要内容。
146、档案库房建筑的重要性。（1）档案库房建筑是档案保护技术中长期起作用的因素。（2）直接影响管理措施的繁简、效果和费用。（3）档案库房建筑与管理互为补充，缺一不可。
147、档案库房建筑应遵循适用、经济、美观的原则。
148、档案库房地址选择很重要，地址选择不当往往难以补救。要根据档案保护的要求决定取舍。（1）库房选址要有利于防水防潮。（2）库房选址要防有害气体和灰尘。（3）库房选址要保证档案安全，便于提供利用。（4）档案库房周围要留有适当的空地，以便以后扩建。
149、库房应尽量避免设在建筑物的顶层或底层。
150、档案修复的原则。（1）尽量恢复档案的原貌（2）修复所采用的材料、方法，应有利于档案制成材料的耐久性（3）使用的修复方法一定要经过试验，确有把握，才能着手修复（4）修复档案使用的各种加固材料要尽可能是可逆的。
151、编研工作是利用工作的组成部分。利用工作，是使档案部门保存的档案发挥作用的一项工作，有多种形式，编研工作是其中之一。同其它利用工作形式相比，编研工作具有自己的优势。第一，它是一种主动服务型的工作。第二，它能提供系统化的，经过科学整理的档案信息。第三，它可以打破档案利用时间上、空间上的限制。152、编研工作具有两个极为重要的特点：（1）就工作过程言，编研工作的实质在于富集档案中最有价值的部分。（2）编研成果作为编研人员劳动结晶，不可避免带有倾向性，带有编研人员立场、观点、思想倾向的印记。153、编研工作的主体主要是档案工作人员，在分工较细的大中型档案馆是专职编研人员。
154、编研工作的对象是有待开发利用的档案，主要是本单位所保存的档案，包括各种载体、各种形式的档案。
155、编研成果，按照对档案信息加工方式的不同，大致可以分为抄纂型、编述型、著作型三种类型。
156、选题是编研工作的首要环节。
157、选题方向应该着眼于有助于研究揭示历史发展规律，有助于总结历史经验，有助于总结社会上各方面工作并促使它们健康发展，有助于精神文明建设的各种课题。158、在确定具体选题时必需考虑下列因素：（1）选题必须符合社会需要。（2）选题要有相应的档案工作基础。（3）选题要从编研人员状况出发。
159、必须贯彻根据课题内容收集和确定、必要的、有价值的材料的选材原则。
160、在基层单位的编研工作中，编写编述型成果占有主导地位。它们包括文摘、提要、专题目录、全宗介绍、档案馆介绍、科技档案形成说明书、年表、组织沿革、年鉴、基础数字汇集、专题概要、会议基本情况简介等。这些不同的编述型编研成果，可以分为报导型材料和撰述型材料两大类。
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档案工作实务100题含答案档案工作务实一百题 目录 一、常用术语 1什么是高等学校档案 2什么是档案管理 3什么是文书档案 4什么是科学技术档案 5什么是声像档案 6什么是实物档案 7什么是档案文件 8什么是电子文件 9什么是档案收集 10什么是归档 11什么是档案移交 12什么是档案鉴定 13什么是销毁 14什么是档案整理 15什么是立档单位 16什么是全宗 17什么是案卷 18什么是立卷 19什么是档号 20什么是档案利用
21什么是档案开放 22什么是档案公布 23什么是档案保管 24什么是档案保护 25什么是档案装具 26什么是密集架 27什么是档案复制 28什么是档案统计 29学校档案分为哪几类 30什么是兰台 二、机构与职责 31档案馆、档案室的性质是什么 32学校档案馆的职责是什么 33档案管理网络构成要素有哪些 34分管档案工作的校领导职责是什么 35部门分管档案工作负责人的职责是什么 36部门兼职档案员的职责是什么 37学校工作人员在档案工作中的义务是什么三、收集与积累 38各档案室如何做好档案收集工作 39学校档案馆如何做好档案收集工作 40文件材料的立卷是如何分工的 41在归档工作中担负双重职责的部门有哪些 42党群类档案归档范围和保管期限是怎样规定的
43行政类档案归档范围和保管期限是怎样规定的 44教学类档案归档范围和保管期限是什么 45各学院部必须归档的资料是哪些～其他应归的资料是哪些46科学研究类档案归档范围和保管期限是什么 47产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限是什么48基本建设类档案归档范围和保管期限是什么 49仪器设备类档案归档范围和保管期限是什么 50出版类档案归档范围和保管期限是什么 51外事类档案归档范围和保管期限是什么 52财会类档案归档范围和保管期限是什么 53声像档案包括哪些载体 54声像载体类档案归档范围和保管期限是怎样规定的 55 实物类档案的归档范围和保管期限是怎样规定的 56实物类档案的二级类目是怎样划分的 57人物类档案归档范围和保管期限是怎样规定的 58 电子文件的收集与积累包括哪些内容 59收集与积累电子文件有哪些要求 四、档案整理 60归档文件整理的原则是什么 61归档文件质量要求是什么 62归档文件整理步骤有哪些 63文书档案整理单位是什么 64文件分类方法是什么 65如何划分全宗号
档案工作实务考试大纲 第一章文件管理 第一节文件 一、文件的概念与属性 （一）文件的概念 王健主编的《文书学》（21世纪档案学系列教材）中对文件定义作了如此表述：文件是指社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。 中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）的文件定义是：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 从日常使用来看，“文件”一词通常与“文书”、“公文”混用。 （二）公务文件的特点 1．公文由法定作者制发 2．公文具有法定的权威性和现行效用 3．公文具有规范的体式和特定的处理程序 二、文件的种类 （一）通用公文 通用公文一般是指党政机关的规范性文件。 1、命令（令） 2、公报、公告和通告 3、决定和决议 4、指示 5、意见、条例和规定 6、议案和报告 7、请示和批复 8、通知和通报 9、会议纪要 10、函 （二）事务文件 事务文件是各级机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息，安排计划，总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文。 1、计划 2、总结 3、简报 4、工作要点 5、汇报提纲
第二节文件的形成与处理 一．文件的拟写 （一）文件拟写的基础 1．领会意图，明确目的 2．调查研究，获取材料 3．总体构思，拟写提纲 4．起草初稿，认真修改 （二）文件拟写的相关规范 1．行文规范 2．结构规范 二、文书处理程序 文书处理是指围绕文件的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作，包括收文处理、发文处理、文书管理三个环节。 （一）收文处理 1．签收 2．登记 3．审核 4．分送 5．传阅 6．拟办 7．批办 8．承办 9．催办 10．注办 11．归档（销毁） （二）发文处理 1．拟稿 2．核稿 3．签发 4．编号 5．缮印 6．校对 7．用印 8．登记 9．分发 第三节文件整理与归档 一、立卷 （一）立卷基础 1．立卷的概念和含义 文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。 2、立卷特征及其运用
档案工作实务练习题 第一章《文件管理》 第一节文件 一、是非判断题 1、“文书”与“文件”是两个十分相近的概念，两者之间没有区别。（×） 2、文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。（√） 3、中华人民共和国主席、国务院总理、各部部长、各委员会主任以及地方各级人民政府可以发布“命令”。（√） 4、决定可以经过某种会议讨论并投票通过，以机关名义下发。（×） 5、请示和批复都可以越级行文。（×） 二、单项选择题 6、下列哪个文种用于向国内外宣布重要事项或法定事项？（B） A、公报 B、公告 C、通告 D、布告 7、向上级机关汇报工作时所用的文种是（D） A、通知 B、请示 C、函 D、报告 三、多项选择题 8、公务文件有哪些特点？（ABC） A、公文由法定作者颁发 B、公文具有法定的权威性和现行效用 C、公文具有规范的体式和特定的处理程序 D、公文有特定的发布时间 9、文种的选择与下列哪些因素有直接关系？（ACD） A、发文目的 B、发文者的级别 C、发文者权限 D、收发文机关之间的关系 10、有权提出议案的机关包括？（ABCD） A、人民政府 B、人大主席团 C、各专门委员会 D、中央军委 第二节文件的形成与处理 一、是非判断题 1、如有必要，“报告”可以夹带请示事项。（×） 12、两个以上的机关单位联合行文，其行文的机关应当是同级机关。（√）
13、公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一相互关联、衔接有序的工作。（√） 14、拟办和批办都是对文件如何办理提出处理意见，所以两者没有区别。（×） 15、向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。（√） 二、单项选择题 16、下列公文标题拟写有误的是（D） A、关于开展档案安全检查的通知 B、中华人民共和国主席令 C、关于表彰先进党组织的通报 D、关于要求补助档案抢救经费的报告 17、经领导人审定签发的文件稿本是（B） A、修正稿 B、定稿 C、正本 D、存本 18、下列发文字号标识正确的是？（D） A、国办发[2009]001号 B、国办[2009]1号 C、中办[2009]001号 D、中办[2009]1号 三、多项选择题 19、机关在行文时，需要遵循下列哪些原则？（ABCD） A、严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文 B、除非确有必要，一般不得越级行文 C、行文要注意隶属关系 D、行文应分清主送与抄送机关 20、公文的涉密等级包括哪些？（ABC） A、秘密 B、机密 C、绝密 D、密级 21、收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点包括：（ABCD） A、是否应由本机关办理； B、是否符合行文规则； C、内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定； D、涉及其他部门或地区职权的事项是否已协调、会签。 第三节文件整理与归档 一、是非判断题
档案工作实务 1、有文必档，档案室接受本单位一切文件材料(错) 2、国外已经的项目或由外放承包的建设项目，如由外方提供竣工图的，应由外方签字确认(对) 3、电子文件的结构信息包含乐表达作者意图的信息，是构成电子文件最基本的要素(错) 4、机关联合行文、联合召开会议所形成的文件材料原件由(主办单位)归档 5、下面哪项最符合电子文件载体保护的环境要求(温度17?~20?、相对湿度:35%~45%) 6、档案编研成果的辅文根据其性质和功能可分为评述性材料、查考性材料和检索性材料等，其中评述性材料包括(注释，序言) 7、条例是对某一方面的工作做比较全面、系统的规定，用于规定预计比较长期实行的有关综合或者专门领域制度和规范等(具有综合性、执行性强的特点) 8、档案室是机关、企事业单位的内设机构，一般不向社会提供档案查阅利用服务(错) 9、档案网站基本功能包括(档案信息服务功能、宣传功能、网上办事功能、交流功能) 10、立档单位的发文，若判定档案所属全宗，关键在于判定文件的(形成单位) 11、编制项目总平面图和综合管线竣工图，应由建设单位负责或委托有资质的单位编制(对) 12、案卷质量是由案卷封面、卷内目录和案卷装订三部分制定的(错) 13、对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构(办公室)印章的保管期限为永久;其他内设机构和业务工作印章的保管期限为20年(错) 14、档案开放就是档案公布(错) 15、根据《档案馆指南编制规则》(DA/T3-1992)下列哪个选项不属于其中的正文部分(插图) 16、有权提出议案的机关包括(人民政府、人大主席团、各专门委员会、中央军委) 17、文件按其规范性进行划分可分为(公务文书、事务文书)
第四章电子文件管理第五章档案信息化建设 一、单项选择题： 1、电子文件的结构信息是（ C ）p218 A、反映文件来龙去脉和与其它文件的关联信息 B、表达作者意图的信息 C、文件内容信息所依托的载体和所呈现的形式 D、文件保管系统的功能要求和系统环境信息 2、电子文件归档方式主要有两种，即逻辑归档和（ C ）。P242 A、在线归档 B、离线归档 C、物理归档 D、实时归档 3、根据《电子文件归档与管理规范》规定，归档电子文件应一式（ B ）套保存。P243 A、二 B、三 C、四 D、五 4、根据《电子文件归档与管理规范》规定，不允许（ D ）作为归档电子文件长期保存的载体。P243 A、只读光盘 B、磁带 C、一次写光盘 D、软磁盘 5、根据《电子文件归档与管理规范》，对磁性载体每满（ B ）年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。P255 A、1 B、2 C、4 D、6 6、下列关于电子文件的说法，哪个是不正确的？（D ）p218 A、电子文件对计算机软硬件具有依赖性 B、相对于纸质文件，电子文件的信息存取具有不可靠性 C、电子文件的信息和载体可以分离 D、电子文件的信息和载体不可以分离 7、关于电子文件可读性鉴定的要求，哪个是不正确的？（ D）p240 A、检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求； B、检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件、文字材料是否齐全、完整 C、检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件 D、检测电子文件的内容是否正确 8、以下关于电子文件的收集要求描述，（D ）是不正确的p238 A、当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动 B、对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等 C、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集 D、收集电子文件时，不需要收集反映电子文件主要修改过程和办理情况的内容。 9、下面（A ）最符合电子文件载体保护的环境要求？p255 A、温度：17℃～20℃、相对湿度35%～45% B、温度：17℃～30℃、相对湿度45%～55% C、温度：10℃～30℃、相对湿度35%～65% D、温度：17℃～20℃、相对湿度25%～35% 10、关于电子文件长久保存描述不正确的是（ C ）： A、电子文件长久保存需要综合运用技术、法律与管理策略 B、选择合适的载体、数据格式、制定相关标准、运用元数据进行管理是实现电
项目五思考与训练 一、单选题 1.文书档案的基本保管单位是（C ）。 A.文件 B. 组卷 C. 案卷 D. 条款 2.电子档案保管的环境要求湿度为（A ）。 A. 40%~60% B. 45%~65% C. 30%~65% D. 35%~70% 3.完整的电子文件包括内容、背景和（B ）三要素。 A.构造 B. 结构 C. 案卷 D. 条款 4.照片档案主要由底片、照片和（B ）三部分构成的。 A.文件 B. 文字说明 C. 胶片 D. 照片 二、多选题 1.电子档案信息的特点有（ABCD ) A.信息的非人工识读性 B. 信息存储的高密度性 C. 信息与特定载体之间的可分离性 D. 多种信息媒体的集成性 2.电子档案的分类包括（ABCD ） A.文本文件 B. 图形文件 C. 图像文件 D. 数据文件 3.音像档案特点主要有（ABC ） A.直感性强 B. 形意结合 C. 易复制性 D. 多种信息媒体的集成性 4.下列材料属于全宗卷的是（ABCD ） A.档案鉴定材料分析报告 B.全宗指南 C. 档案移交目录 D.分类方案 三、技能题 1.宏达科技创业公司新建了一幢办公大楼，其中拟安排建立一个档案库房，作为档案管理人员的你，该如何协助领导选好档案库房的位置及布局呢？ （1）合理选择档案库房位置： 1 .不宜设在底层或顶层以防潮防湿 2. 不宜设在洗手间或锅炉房的附近 3. 不宜设在楼房的西侧或南侧以防阳光直射 4. 要与档案人员的办公室和生活区分开 5.门窗要加固 （2）合理安排档案库房布局 1. 库房区域应尽可能集中,同一基本大类的档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房 间中。 2. 档案人员办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间. 3. 利用频率较高的档案应存放在靠近办公室的房间里。 2.天地公司利用办公用房作为档案库房，库房内没有配备通风及调节库房温湿度的必要设备。档案人员在档案保管中，满足于做好档案的移近和移出工作，认为只要把档案存放好久可以了，没有对档案保存环境和保存的档案进行检查，没有实施应有的保管措施。由于库房潮湿，保存的档案出现受潮、发霉甚至被虫蛀的情况。结合案例分析：
1、立卷工作的组织，包括确定立卷环节、 确定具体立卷人和确定文件的立卷分工范 围。 2、立卷工作通常采取集中和分散两种形 式。 3、立卷工作的步骤：第一步，准备立卷。 第二步，平时归卷。第三步，调整和组卷。 第四步，编目装订。 4、文书立卷归档范围，是立卷工作首先要 解决的实际问题。 5、归档必须以反映本机关主要职能活动和 基本历史面貌的文件材料为重点。所谓主要 职能活动，即本机关围绕主管业务所开展的 一些主要和重大活动。所谓基本历史面貌， 即指本机关的组织和规模的演变。 6、确定归档范围的注意事项：（1）不仅以 上级文件、“红头文件”作为划分归档范围的 依据；（2）不仅以载体作为划分归档范围的 依据；（3）不要忽视组织、人事、纪检、保 卫部门形成的文件材料的统一归档。 7、根据国家档案局1987年12月4日颁发 的《机关档案工作业务建设规范》规定，案 卷质量总的要求是：“遵循文件材料的形成规 律和特点，保持文件之间的有机联系，区别 不同价值、便于保管和利用。”（1）必须将应 归档的文件材料收集齐全完整；（2）遵循文 件材料的形成规律，保持文件之间的有机联 系。遵循文件材料的形成规律，保持文件之 间的有机联系，是立卷工作的基本原则；（3）正确区别文件的不同价值。立卷时能否正确 区分文件的不同价值对案卷质量和档案鉴定 工作都有直接影响；（4）立成的案卷要便于 保管和利用。立成的案卷便于保管和利用， 是文书立卷工作的基本出发点和最终目的。 8、文书档案的保管期限分永久（无止期的 保管）、长期（16——50年左右）和短期（15 年以下）三种。 9、立成的案卷要便于保管和利用要注意以 下几点：（1）适当限制卷内文件材料的数量，卷内文件数量一般在50——100页左右，最 多不要超过200页。（2）照片、录音带、录 像带等声像记录材料，由于保管条件不同， 应当与文件材料分开整理组卷归档。（3）绝 密文电与一般文电分开立卷，以利保守党和 国家机密，也便于保管和借阅利用。（4）所 立的案卷，必须经过认真的编目加工。 10、文件的这些特点是立卷的依据，文件有 六个立卷的特征——即作者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通讯者特征、地区特 征。具体的立卷方法就是灵活应用这六个特 征进行立卷。 11、灵活应用立卷特征，首先要抓住主要特 征，结合其他特征立卷；抓住主要特征，即 抓住这部分文件的主要联系。其次，按照文 件的不同类型，采用不同的特征来组合立卷。 再次，有直接联系的文件材料不能分开立卷。 最后，要分清卷与卷之间的界限，即立出的 每一个案卷、一般都有着一定的特点，卷与 卷要有区别，卷与卷之间的界限要分明，不 能使一个卷的内容成分与另一个卷的内容成分混淆不清。总之，要立好卷必须从本机关 的文件材料的实际情况出发，遵循立卷要求， 正确灵活地运用六个特征的立卷方法，保持 文件之间的联系，保证案卷的质量。 12、立卷的实质性步骤：（1）对已归卷文件 进行检查调整（2）卷内文件排列（3）拟定 案卷标题（4）卷内文件的编目与案卷装订 13、归档，是指文书部门或业务部门将立好 的案卷按归档制度向档案部门移交。归档制 度包括归档范围、归档时间和归档要求三方 面内容。 14、归档范围方面的要求指凡属归档范围的 文件材料，都要进行整理立卷，不管是永久 保管、长期保管、短期保管的，都要向机关 档案部门归档。 15、归档时间，即向机关档案部门移交案卷 的时间。按规定文书部门或业务部门一般在 第二年上半年才把案卷向档案部门移交。有 些专门性案卷由于特殊需要，还可根据具体 情况另行商定归档时间。 16、归档要求，即对归档案卷的质量要求。 机关文书部门或业务部门向档案部门移交案 卷必须根据移交目录清点核对，接收的案卷 应符合下列要求：应归档的文件材料齐全、 完整；文件和电报按其内容的联系，合并整 理、立卷；归档的文件材料，保持它们之间 的历史联系，区分保存价值，分类整理、立 卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。 17、案卷目录的作用：能提示全年案卷的内 容，反映出机关一年的工作活动的历史情况； 可起到统计案卷数量的作用；可作为查找案 卷的基本检索工具；可作为文书部门或者业 务部门向档案部门移交案卷的清册，也是交 接案卷的依据和凭证。 18、案卷目录由归档号、案卷号、题名、年 度、页数、保管期限、备注等组成。 19、计算机在文书处理工作中的实际应用主 要有以下九个方面：（1）文字处理（2）收文 登录和检索（3）公文的跟踪催办（4）发文 管理（5）综合统计（6）与通讯设备和通讯 网络结合，进行远距离的文件传送（7）文件 印刷（8）建立各类数据库，为领导和办文人 员提供资料服务（9）辅助文书立卷 20、办公自动化使用的基本技术主要有：文 字处理、数据处理、报表处理、语音处理、 图形处理、图象处理、网络通信等。 21、档案收集工作就是按照国家有关规定， 把分散在各单位、单位各内部机构和个人手 中的档案，以及散失在社会上的零散档案， 通过接收和征集，分别集中到有关的档案室 和各级各类档案馆，实行集中统一管理。 22、档案收集工作包括五个方面内容：（1） 档案室接收本单位文书部门或业务部门归档 之案卷。（2）档案馆接收现行机关具有长远 保存价值的档案。（3）档案馆接收撤销机关 全部档案。（4）档案馆接收和征集历史档案。 （5）档案馆之间相互交换档案。 23、档案收集工作的意义：（1）档案收集工 作是档案工作的前提条件。（2）档案收集工 作是贯彻档案工作基本原则，集中统一管理 档案的一项具体措施。（3）档案收集工作是 档案工作其他业务环节的基础，收集工作的 质量，决定和影响了其他业务环节的质量。 24、档案收集工作的要求：（1）档案收集工 作首先要形成一个数量充分、质量优化、门 类齐全、结构合理的馆藏体系，这是档案收 集工作的首要任务，也是档案收集工作的指 导思想。（2）档案收集工作必须根据档案形 成特点和档案发挥作用的规律，正确处理局 部与整体，当前与长远的矛盾。（3）档案收 集工作应该保持全宗的不可分散性和全宗群 的系统性。（4）档案收集工作要加强馆（室） 外调查，使收集渠道畅通，信息灵敏，以便 统筹安排，及时收集。（5）档案收集工作既 要加强宣传工作，又要制定一系列规章制度。 25、所谓“数量充分”，就是要求各级各类档 案要达到一定的质量标准。所谓“门类齐全”， 就是指档案部门应收集各种门类的档案，不 仅要收集反映党政机关及其他组织管理活动 的普通档案，也要收集各种专门业务活动形 成的专门档案，不仅要收集纸质文件材料， 也要收集各种特殊制成材料的档案。所谓“结 构合理”，就是指档案部门收藏的档案在来 源、内容等方面，应该是合理分布的。 26、归档制度的必要性：从档案室的工作来 看，归档工作是文书工作与档案工作的结合 部，归档既是文书工作的内容，也是档案工 作的内容，它是档案室收集工作的重要内容， 是档案室的最基础的工作，档案室所从事的 档案保管、统计、鉴定、利用、编研等工作， 都与归档工作的质量有关，没有齐全、完整 的档案，要做好机关档案工作是不可能的事 情。由此可以得出这样一个结论：没有归档 制度，或归档制度不健全，就没有完整的档 案，也就没有健全的档案工作。 27、平时收集：是指档案室在执行归档制度 以外，。在平时对那些因执行归档制度不严或 归档制度本身不健全而遗漏的零散文件，加 强收集，以补充归档制度的不足。 28、平时收集的任务：（1）零散文件的收集 （2）“帐外”文件的收集（3）专门文件的收 集 29、平时收集的方法：（1）平时收集工作要 落实到人，明确哪些文件应该由哪些人负责 收集。（2）平时收集工作要及时了解和掌握 本单位工作动向。（3）平时收集工作要把收 集和宣传结合起来，边收集，边宣传，使大 家认识到档案收集的重要性，变被动为主动， 积极争取大家的关心和支持。（4）平时收集 工作要同保密检查结合进行。 30、档案馆档案的收集范围：（1）中央档案 馆（2）省级档案馆（3）县级档案馆（4）各 级专业、专门、部门档案馆。 31、接收期限：根据档案发挥作用的规律， 档案形成之后，暂时在各单位档案室存放一 段时间，然后再接收进档案馆，这就是档案 馆接收档案的期限。 32、接收方法：（1）逐年接收（2）定期接收。 33、当机构发生各种变化时，如何根据不同 变化分别处理档案呢？（1）一单位撤销，而 1
第二部分：《档案工作实务》 第一章文件管理 一、单项选择题 l、下列( )文种用于向国内外宣布重要事项或法定事项? A、公报 B、公告 C、通告D布告 2、向上级机关汇报工作时所用的文种是：( ) A、通知 B、请示 C、函 D、报告 3、下列公文标题拟写有误的是：( ) A、关于开展档案安全检查的通知 B、中华人民共和国主席令 c、关于表彰先进党组织的通报D、关于要求补助档案经费的报告 4、经领导人审定签发的文件稿本是：（）。 A、修正稿 B、定稿 C、正本 D、存本 5、下列发文字号标识正确的是：( )。 A、国办发[2009]001号 B、国办[2009]l号 C、中办（2009）001号 D、中办（2009）1号 6、( )是文书处理工作的最后一个重要环节，是文书处理程序结束的标志。 A、归档 B、立卷 C、分发 D、移交 7、单份装订的案卷应加盖( )。 A、归档章 B、档号章 C、卷号章 D、件号章 8、下列档号的标识方法正确的是( )。 A、全宗号一目录号一案卷号 B、全宗号一分类号—件号 C、全宗号一类别号 D、全宗号一类别号一件号 9、机关联合行文、联合召开会议所形成的文件材料原件由谁来归档( )。 A、所有行文单位 B、主办单位 C、协办单位 D、上级机关 二、多项选择题： l、公务文件有( )特点? A、公文由法定作者颁发
B、公文具有法定的权威性和现行效用 C、公文具有规范的体式和特定的处理程序 D、公文有特定的发布时间 2、文种的选择与下列( )因素有直接关系? A、发文目的 B、发文者的级别 C、发文者权限 D、收发文机关之间的关系 3、有权提出议案的机关包括：( )。 A、人民政府 B、人大主席团 C、各专门委员会 D、中央军委 4、机关在行文时，需要遵循下列( )原则? A、严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文 B、除非确有必要，一般不得越级行文 C、行文要注意隶属关系 D、行文应分清主送与抄送机关 5、公文的涉密等级包括( )。 A、秘密 B、机密 C、绝密 D、密级 6、收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核，审核重点包括：( ) A、是否应由本机关办理 B、是否符合行文规则 C、内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定 D、涉及其他部门或地区职权的事项是否已协调、会签 7、在立卷时，应当抓住文件的特征进行分类和组卷，这些特征包括问题、作者和( ) A、名称 B、时间 C、地区 D、通讯者 8、卷内文件的排列可采用下列哪几种方法? ( ) A、按文件的时间先后顺序排列 B、按文件的重要程度排列 C、按问题的不同进行排列 D、按不同的发文作者进行排列 9、案卷题名应当包括()要素? A、文件的主要制发机关 B、内容 C、文种 D、通讯者 10、《归档文件整理规则》规定，归档文件以“件”为整理单位，下列( )可作为一件? A、正本与定稿 B、正本与附件 C、请示与批复 D、原件与复制件 11、按件整理时，归档文件可采用的复合分类法包括：( )。
《档案工作实务》第二章“档案管理” 一、单选选择题 1、档案管理的对象是（B）。 A、文件 B、档案 C、信息 D、案卷 2、档案收集工作是指（）的过程。 A、文件从分散到集中 B、文件从零乱到系统 C、档案从分散到集中 D、档案从零乱到系统 3、档案（）是整个档案收集工作的中心内容，也是档案部门取得和积累档案的主要渠道。 A、收购 B、整理 C、接收 D、征集 4、档案（）工作是贯彻集中统一管理原则的具体措施。 A、收集 B、整理 C、鉴定 D、统计 5、档案收集工作的基本要求中，（）是收集工作必须坚持的核心要求。 A、加强馆（室）档案保管情况调查 B、保持档案信息的完整 C、丰富和优化馆（室）藏 D、积极推行档案的标准化 6、开展档案工作科学管理和现代化管理必须坚持（）。 A、规范化 B、标准化 C、法制化 D、现代化 7、在档案整理过程中，通常将关系十分密切、内容无法分开的两个以上立档单位组成（）。
A、联合全宗 B、全宗汇集 C、档案汇集 D、全宗群 8、对于重大活动档案，立档单位经过同级档案行政管理部门同意，可以（）向档案馆移交。 A、提前 B、拒绝 C、延期 D、随时 9、以下内容中，（）不属于档案整理的编目程序内容。 A、填写卷内文件目录； B、填写备考表； C、案卷的排列； D、编制案卷目录 10、全宗内档案分类、案卷排列和编号等工作，一般由（）承担。 A、文书人员 B、档案室 C、档案馆 D、档案局 11、两个单位合并，一般应形成（）个全宗。 A、1； B、2； C、3 ； D、4 12、档案汇集的形成原因是（）。 A、文件联系密切，难以分开 B、性质相近，档案数量少 C、机关职能联系密切，文件无法区分 D、档案不知所属全宗 13、全宗汇集的形成原因是（）。P73 A、文件联系密切，难以分开 B、性质相近，档案数量少 C、所属全宗不复存在 D、档案不知所属全宗 14、某档案馆收收集了一部分零散的全宗不明的档案，现合并为一个全宗，为此，宜采用的全宗补充形式是（）。
档案管理实务培训大纲 一、课程对象： 档案管理、人力资源、行政、后勤管理人员及各部门办公室文员等所有涉及档案管理的人员 二、课程背景： 一个单位的发展需要全方面的支撑，其中档案管理在现在单位的发展尤为重要。可是在现在的实际工作中，有一些单位还没有真正的认识到档案的重要性。古往今来，档案在政治、经济、文化中起着重要的作用。档案管理不光包括在档案馆的管理，档案可以扩大到单位平时文件的拟制（文件的拟写）、运行、管理和归档的整个流程当中。一个单位根据自己的存档情况顺利查到到相关的文件，大大的提高工作效率。 培训内容围绕：档案管理的一些理论知识，从理论上提高学员对于档案管理的认识和重视；档案管理的范围；档案管理的规范的流程；一些专业档案管理的要求和管理方法。 在实践培训的过程中，我们要以实战为主，结合单位在实际工作中遇到的需要处理的档案，进行模拟，对出现的问题，有的放矢的进行攻关。在进行具体内容的指导过程中，还要提高学员的思维能力、应变能力、分析问题、解决问题的能力。 三、课程特点： 先进的实践教学，从实际出发，以学员的工作实践为出发点。
结合单位的实际工作，具有更强的针对性。 在培训中，加入学员的讨论，让学员能够学会自己分析问题。 在具体的专业档案培训中，教会学员具体的管理技巧。 主要是以基础培训为主，打牢坚实的基础。 讲课沉稳、风趣生动、以实用为主，同时插入经典示范案例讲解，不失幽默。 四、学员收益： 通过两天的培训，使学员能够掌握档案管理的知识及其实际应用的技巧，适应单位工作岗位需求，获得以下成长及收获----- 1.对档案有一个全面的认识，从理论上有一个全新的把握。 2.充分了解档案的分类，结合时代特色，了解现在电子文档的管理知识。 3.通过培训，让单位了解档案管理的重要性。 4.通过培训，让学员掌握档案管理的范围。 5.通过培训，让学员掌握规范管理流程。 6.通过分析实际工作中出现的问题，教会学员正确的、规范的操作技巧。 7.教学中现场互动，及时发现学员的问题并当场回答解决。 8.通过模拟演练，大大提高学员的操作能力和理论知识水平，为公司的发 展做出重要的支撑； 五、课程价值： 两天的专业档案管理学习，不仅仅收获档案管理实务： ★提高单位工作效率，提高单位管理水平 ★提升单位形象。 ★让学员获得积极宝贵的系统的专业知识。
档案工作务实一百题 目录 一、常用术语 1什么是高等学校档案 2什么是档案管理 3什么是文书档案 4什么是科学技术档案 5什么是声像档案 6什么是实物档案 7什么是档案文件 8什么是电子文件 9什么是档案收集 10什么是归档 11什么是档案移交 12什么是档案鉴定 13什么是销毁 14什么是档案整理 15什么是立档单位 16什么是全宗 17什么是案卷 18什么是立卷
19什么是档号 20什么是档案利用 21什么是档案开放 22什么是档案公布 23什么是档案保管 24什么是档案保护 25什么是档案装具 26什么是密集架 27什么是档案复制 28什么是档案统计 29学校档案分为哪几类 30什么是兰台 二、机构与职责 31档案馆、档案室的性质是什么 32学校档案馆的职责是什么 33档案管理网络构成要素有哪些 34分管档案工作的校领导职责是什么 35部门分管档案工作负责人的职责是什么 36部门兼职档案员的职责是什么 37学校工作人员在档案工作中的义务是什么 三、收集与积累 38各档案室如何做好档案收集工作
39学校档案馆如何做好档案收集工作 40文件材料的立卷是如何分工的 41在归档工作中担负双重职责的部门有哪些 42党群类档案归档范围和保管期限是怎样规定的 43行政类档案归档范围和保管期限是怎样规定的 44教学类档案归档范围和保管期限是什么 45各学院部必须归档的资料是哪些，其他应归的资料是哪些 46科学研究类档案归档范围和保管期限是什么 47产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限是什么 48基本建设类档案归档范围和保管期限是什么 49仪器设备类档案归档范围和保管期限是什么 50出版类档案归档范围和保管期限是什么 51外事类档案归档范围和保管期限是什么 52财会类档案归档范围和保管期限是什么 53声像档案包括哪些载体 54声像载体类档案归档范围和保管期限是怎样规定的 55 实物类档案的归档范围和保管期限是怎样规定的 56实物类档案的二级类目是怎样划分的 57人物类档案归档范围和保管期限是怎样规定的 58 电子文件的收集与积累包括哪些内容 59收集与积累电子文件有哪些要求 四、档案整理
《档案工作实务》之档案信息资源开发利用试题 一、单项选择题： 1、档案信息资源开发利用工作的主体是：( )。 A、档案工作者 B、档案信息利用者 C、档案资料 D、检索工具和处理手段 2、《政府信息公开条例》于( )正式实施，馆成为政府信息的查阅场所，依法为社会提供政府信息公开的查阅服务。 A、2007年4月1日 B、2007年10月1日 C、2008年1月1日 D、2008年5月1日 3、档案馆(室)最基本、最常用的一种档案信息资源开发利用方法是：( )。 A、档案外借 B、档案阅览 C、档案咨询 D、档案复制 4、告诉利用者如何使用检索工具查找档案的咨询活动，属于( )。 A、指导性咨询 B、文献专题咨询 C、专项事实咨询 D、数据咨询 5、《档案法》规定国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满( )向社会开放。 A、10年 B、20年 C、25年 D、30年 6、《浙江省国家档案馆管理办法》规定，国家档案馆保管的重大活动档案，进馆满( )，应当向社会开放。 A、30年 B、10年 C、1年 D、6个月 7、档案编研工作的首要环节是( )。 A、选题 B、选材 C、加工 D、辅文编写 8、现行文件汇编，选材时应特别注意文件的( )。 A、政策性 B、机密性 C、时效性 D、指导性 9、要求做到“从宽防漏”原则的是选材的( )。 A、初选 B、复选 C、定选 D、贯彻始终 10、在加工过程中必须忠于原文，注意维护档案内容的历史真实性，保存档案文献的原文原意，切不可妄行增删改易，这是( )的要求。 A、求真原则 B、存真原则 C、慎改原则 D、规范原则 11、我国档案部门开展编研工作的最基本形式是( ） A、档案文献汇编 B、编写评价或介绍档案材料的工具书 C、档案参考材料 D、编史修志 12、档案文献汇编一般由汇编题名、编辑说明、目录和正文等构成，而正文以( )为主，按一定体例进行编排。 A、全录式转录 B节录式转录 C、综合提炼 D、问答式摘录 13、《浙江省改革开放三十年大事记》属于( )。 A、机关大事记 B、国家或地区大事记 C、专题大事记 D、个人大事记 14、会议简介的主体部分是( )。 A、会议名称及届次 B、会议时间、地点、主持人 C、会议主要议程及内容 D、会议参加人员 15、讲解词是对展品的讲叙和介绍，编写时要求( )。 A、口语化 B、书面语 C、专业名词 D、生僻字 16、爱国主义教育基地应具备开展一定规模的社会教育活动所必需的场所和设施，按照《国家档案馆爱国主义教育基地规范》的要求，展厅面积一般不低于( )。 A、100m2 B、200 m2 C、500 m2 D、1000 m2 17、坚持( )是确保档案信息资源开发利用工作取得成效的关键。 A、服务原则 B、开放原则 C、法制原则 D、效益原则 18、各档案馆保存的经济、科学、文化类涉密档案，有必要提前向社会开放的，应向档案形成机关发出要求提前解密的通知，有关机关接到通知的( )内应予以答复，否则，档案馆可根据有关规定办理。 A、3个月 B、半年 C、9个月 D、1年
档案管理实务课后习题 答案 集团文件发布号：（9816-UATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DQQTY-
项目五思考与训练 一、单选题 1.文书档案的基本保管单位是（ C ）。 A.文件 B. 组卷 C. 案卷 D. 条款 2.电子档案保管的环境要求湿度为（ A ）。 A. 40%~60% B. 45%~65% C. 30%~65% D. 35%~70% 3.完整的电子文件包括内容、背景和（ B ）三要素。 A.构造 B. 结构 C. 案卷 D. 条款 4.照片档案主要由底片、照片和（ B ）三部分构成的。 A.文件 B. 文字说明 C. 胶片 D. 照片 二、多选题 1.电子档案信息的特点有（ ABCD ) A.信息的非人工识读性 B. 信息存储的高密度性 C. 信息与特定载体之间的可分离性 D. 多种信息媒体的集成性 2.电子档案的分类包括（ ABCD ） A.文本文件 B. 图形文件 C. 图像文件 D. 数据文件 3.音像档案特点主要有（ ABC ） A.直感性强 B. 形意结合 C. 易复制性 D. 多种信息媒体的集成性 4.下列材料属于全宗卷的是（ ABCD ） A.档案鉴定材料分析报告 B.全宗指南
C. 档案移交目录 D.分类方案 三、技能题 1.宏达科技创业公司新建了一幢办公大楼，其中拟安排建立一个档案库房，作为档案管理 人员的你，该如何协助领导选好档案库房的位置及布局呢？ （1）合理选择档案库房位置： 1 .不宜设在底层或顶层以防潮防湿 2. 不宜设在洗手间或锅炉房的附近 3. 不宜设在楼房的西侧或南侧以防阳光直射 4. 要与档案人员的办公室和生活区分开 5.门窗要加固 （2）合理安排档案库房布局 1. 库房区域应尽可能集中,同一基本大类的档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房 间中。 2. 档案人员办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间. 3. 利用频率较高的档案应存放在靠近办公室的房间里。 2.天地公司利用办公用房作为档案库房，库房内没有配备通风及调节库房温湿度的必要设备。档案人员在档案保管中，满足于做好档案的移近和移出工作，认为只要把档案存放好久可以了，没有对档案保存环境和保存的档案进行检查，没有实施应有的保管措施。由于库房潮湿，保存的档案出现受潮、发霉甚至被虫蛀的情况。结合案例分析： （ 1 ）何为档案保管工作？工作内容有哪些？
《档案管理实务》试题及答案 《档案管理实务》 《档案管理实务》是高等院校非档案学专业的专业课，由武汉大学信息管理学院档案系主任、博士生导师刘家真教授主编，中国广播电视大学出版社出版，现将复习要点、重点简要提示如下: 第一章绪论 一、档案的起源 关于档案的起源，主要有以下四种观点: 第一种观点认为:在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。 第二种观点认为:在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。 第三种观点认为:在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。国家形成后，形成了比较有条理的档案。 第四种观点认为:原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。 1、2条又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件说。3、4条又称为原始社会产物说。 二、档案的定义 列宁:“定义可能有许多，因为对象有许多方面。” 下定义最常用的方法是:“属”加“种差”。采用这种方法，可以给档案下一个定义:
档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。 也可简便表述为:档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。 除了这种表述外，还可以表述为:国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。 为了简便起见，也可表述为:原始的历史记录。 三、档案价值的二元性。 四、档案管理的要求。 五、全宗理论的发展与要求。 六、组织立档单位的构成要件。 七、认识和了解档案管理系统的功能。 案例分析1.3.1(8页) 第二章文件的立卷与归档 一、立卷。 二、归档。 三、、文件转化为档案的关口。 四、怎样确定文件的归档范围和把握文件的归档时间。 五、立卷应把握的几个要点。 六、案卷标题及其拟制。 七、案例分析----案卷组织。 第三章档案的整理与鉴定 一整理的内容和步骤 (一)内容包括: