浅谈秘书口才
【内容摘要】口才是人们进行交际的一种表达能力。在竞争激烈的社会里,口才已成为交际的重要手段。作为组织单位里上情下达、下情上传,联络内外的秘书更需要口才。秘书口头表达能力的提高有赖于其知识水平和思想内涵的提高。现在，随着市场经济的发展，社会竞争的激烈，人们联系的增多，它已成为有效交际的重要手段。口才欠佳，不仅得不到交际的最佳效果，而且工作难以顺利进行。秘书由于其工作职能和在单位中所处的枢纽地位，纵向横向接触广泛，更需要口才。口才已成为秘书谋生存、求发展，获得成功的不可或缺的业务能力。
【关键词】秘书口才新要求培养
一、前言
相信很多人都知道发生在战国时期的“触龙说赵太后”的故事。在此，故事我就不详细说了，大概是这样的：触龙说动了赵太后以后，长安君到齐国去做人质。齐国的救兵迅速出动，解了赵国的围。这样的例子还有善讽齐王纳谏的邹忌，巧谏齐景公的晏子等。不可否认，这一个个高妙的进行语言沟通的范例，他们的谈话艺术可为今天秘书学习的范例。这也意味着一个优秀的秘书工作者，必须具有很好的语言表达能力，对这一点，我想良好的口才在秘书工作实践中的运用实在是太重要了。秘书是领导的助手和参谋，在一个单位里秘书处于承上启下、沟通四方的枢纽地位。秘书光会“耍笔杆子”已经远远不够了，还必须善于说话。善于说话有利于协调关系，有利于信息的快捷传递，有利于树立单位的良好形象。成功的协调离不开出色的口才。那么什么才是一个秘书工作者应该具备的口才呢？秘书口才的特点又是什么呢？
二、现代社会工作对秘书口才新要求
2.1简洁明确，讲究效率
现代社会是高节奏的效率社会，这就要求我们的秘书在说话的时候，必须简洁明确，注意效果。时间就是金钱，效率就是生命”。在说话的的时候必须要贯彻这样的效率原则。这也要求我们秘书要顺应时代潮流讲“短话”，使自己讲出的话一语中的、逻辑严密，要用最少量的语词传递尽可能多的信息，使得说话耗费的时间与说话效果成正比，提高效率。
秘书说话要为听者着想，不能浪费对方时间。秘书接到上级办公室电话通知向领导汇报时，要以最快的速度把这一信息概括地输送给领导，而后再依时间、地点、主持人和会议内容的顺序述说。例如说：“XX长，市办有会议通知。23日下午15点在市政府市长办公室召开人事会议，由张市长主持。”这样的传达给人一种精明的感觉。汇报工作时，如果用一句话可以说清的问题，用了两句乃至三句，不仅会耽误领导的时间，汇报的主旨还可能被废话淹没，贻误工作。
为了提高说话的效率，应当精心选词，使之以一当十，“言”半功倍。秘书还应注意在说话时少用修饰语、倒装句，不用隐晦、艰涩的词句，不带“这个”、“那个”等口头禅，做到通俗易懂，直抒胸臆。比如，办公室主任对秘书说：“这个会你就不必参加了———如果这份稿子没写完的话。”秘书先听到的是不让参加会议，在未听清原因时，有可能产生误解。现代社会生活的快节奏，还要求秘书长话短说，对所说的内容要分清主次，确定详略，有点有面，努力提高说短话的能力。
2.2原则性与灵活性相结合
秘书的辅助地位及秘书工作的被动性，决定了秘书说话的语境千变万化，经常出现始料未及的情况，这时就需要临场调整内容，改变方式，机敏、巧妙地应付意外，以避免尴尬和失误。突发事件的发生需要我们秘书去处理，这个时候秘书原则性与灵活性相结合的语言就显得特别的重要了，说得好能够促进融洽的气氛，化解多方面矛盾。
我们都知道，在现工作中，我们秘书接触的众多对象中，难免有修养差、偏激执拗的人，或有意刁难、出言不逊；或自以为是、以势压人；或观点不同、故意添乱。对于这些突然出现的情况，秘书应处变不惊、镇定自若、应变适当。这种机变，不是见风使舵、八面玲珑的投机取巧，而是原则性与灵活性相结合的随机应变。当别人打听秘密时，应采用婉转拒绝的技巧，既不伤和气，又获得理解。
2.3把握分寸，讲究表达艺术
在有些情况下，多说一句添乱，少说一句欠缺。说深了，难以拔出，说浅了，不能奏效。分寸的把握较为复杂，涉及到思想认识及语言运用等多方面因素。秘书特殊的工作性质和工作环境，要求他们说话时应把握分寸，避免简单、片面、主观和武断。看问题不武断，是掌握分寸的前提。为了使话说得有分寸，秘书有时还得借助委婉含蓄的表现手法。特别是对一些重大、敏感、不便直说但又不得不说的事情，采用委婉的语气，能够避免被动。比如在涉及到领导工作的进程的询问的时候，应该避免把话说绝对了。秘书对这种情况应留有余地，可以这样说：“此事正在研究，很快将正式答复你们。”
说话有分寸，实际上是讲究表达艺术。话说出来要让人乐于接受，听得顺耳。特别是对重要问题的说明，需要格外注意措辞。说话还得看准时机，该早讲的不能晚讲，该晚说的不能先捅出去。如果交谈中发生争执，秘书不可“火上浇油”，应抑制感情，“冷却降温”。比如秘书帮助领导接待一些难缠的客人的时候，需要秘书出面协调的时候，秘书的说话有的时候甚至起到决定性的作用。在这样的情况下，秘书在耐心、仔细地听取客人陈述意见后，秘书采取缓和挡驾的方法，说话时把握了分寸，没有就对方意见作实质性表态，为领导考虑对策赢得了时间，也为今后处理纠纷创造了良好条件。
2.4秘书要“慎言”
不该说的不说。言多必失。秘书长期在核心部门工作，对一个地区、一个单位的情况应该说掌握得比较全面，有时甚至比领导掌握得还要多。但如果秘书因为自己了解情况多就不分场合地信口开河，那必然要惹出大麻烦来。特别是当有领导在场时，秘书更要把握分寸、摆正位置，不该说的坚决不说。有一位秘书陪新来的县长到企业调研，县长在调研前已经通过有关渠道对这家企业的生产经营情况进行了全面了解，也准备讲一点自己的看法。到达企业后，这位秘书自以为对企业情况非常了解，就抢先发言，而且居高临下、滔滔不绝，对企业的生产经营评头论足，提出了这样那样的要求。半天下来，县长几乎一言未发，非常尴尬。不久这位秘书就被调离了工作岗位。
三、秘书口才培养
秘书如何与领导、同事以及上上下下的人打交道不只是语言艺术的问题，实质上是如何做好秘书工作的问题。如果秘书想成为领导身边精明强干的参谋和助手就必须重视自己的嘴上功夫。
