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第一章外国文件管理理论第一节文件定义文件定义的类型（一）划分方式主要是从界定文件形成者范围和定义目的的角度来划分的：1．专指型专指公共文件，把文件形成者界定为“政府部门”或“公共机构”，美、加、澳大利亚、非洲诸国的文件定义均属此类。
2．扩展型扩展了文件形成者的范围，界定为任何公私机构，如谢氏的定义。
这种类型一般在档案学著作中出现较多，不会出现在档案法规中，而专指型则相反。
3．泛指型指一切公私文件，即把文件形成者界定为“一切机构、组织和个人”，如苏联的《社会主义国家档案术语词典》和国际档案理事会的《档案术语词典》。
（二）特点1．专指型文件定义：⑴强调文件及其形成者的“公共性质”，机构活动的“公务性质”，严格排除私有性质的文件。
⑵强调文件的“法律效力”或“行政效力”，使定义具有法律约束力。
⑶多见于各国文件或档案法规中。
⑷由于定义是要贯彻执行的，内涵明确，通俗易懂，易于掌握。
2．扩展型文件定义：扩大了范围，采用该类定义的国家一般把个人形成的文件视为私人手稿，对其另下定义。
3．泛指型文件定义：⑴文件形成者的范围最广泛，泛指一切公私机构和个人。
⑵所含文件种类和类型最为齐全，把文件物质形态等方面的特征高度概括为“不管其形式、载体和记录方式如何。
”（电子文件）⑶使用了“信息”或“信息材料”作为定义的属概念，从而突出了文件的信息属性，把文件纳入了信息资源领域，体现了时代特征。
第二节文件生命周期理论文件生命周期理论是文件管理理论的核心部分，也是西方现代档案学理论的重要组成部分，它研究文件从形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，研究文件属性与人的主体行为之间的关系，是对文件产生、运动、变化过程和规律的客观描述和科学抽象。
文件生命周期理论的内容：文件从其形成到永久保存，是一个完整的过程；根据文件的不同价值及其作用形式可将这个完整过程划分为几个不同的阶段；文件在每一个阶段因其特定的功用和价值而与管理形式、保存场所之间存在一种内在的关系。
信息化时代下《文书学》课程教学的新发展摘要：《文书学》是以文书和文书工作为研究对象的一门独立学科，也是文秘专业的核心骨干课程之一。
在信息化时代下，传统的《文书学》教学体系和方式方法已经不能满足时代发展的需要，办公自动化水平不断提高给文书与文书工作分别带来了前所未有的新发展。
与实践工作密切相关的《文书学》教学活动必然紧跟时代变革，在学科理论和学科体系上与时俱进，才能满足时代提出的新求。
关键词：信息化；文书学；教学中图分类号：g642文献标识码：a文章编号：1009—0118（2012）11—0148—02信息时代的来临在某种意义上意味着对传统的颠覆，它以数字化的特征给历史以摧枯拉朽的变革。
作为具有悠久历史的文书学，在信息技术突飞猛进发展的今天，无论是其理论基础还是学科体系，都发生巨大变化。
作为承载信息的文书本体和作用于文书之上的文书工作，必须适应这种巨变，这就要求教师紧跟时代步伐，变更教学理念和教学模式，不断谋求学科教学新发展。
一、学科理论的与时俱进传统的《文书学》教学体系是建立在文书和档案分别管理的理论基础上的。
传统的文书工作和档案工作是相对独立的两个工作领域。
《文书学》的教学与研究也更多的关注文书管理。
至于归档后的档案管理，则隶属于《档案管理学》的教学和研究范围。
但随着文件生命周期理论研究的不断深入，加之电子文件的出现和广泛应用，使《文书学》的教学指导理论进一步得到发展。
传统文书理论的第一次变革是文件生命周期理论（life cycle of record）。
文件生命周期理论是文件管理的核心理论，1940年，美国档案学者菲利普·布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。
前美国国家档案与文件局局长詹姆斯·b·罗兹作出明确概括：“从文件的产生，经过履行组织职能的工具进行活动和工作的阶段，一直到其现实效用的消失，或者当其使用目的已经达到时对其销毁，或者因其具有永久保存的价值，而把它们作为档案赋予新的使命的整个周期”（《〈文件与档案管理规划〉选编》档案出版社1990年版）。
文件中心理论分析论文文件中心理论是一个非常重要和广泛用于组织和管理领域的理论。
该理论的核心概念是“文件中心点”，它是指一些最重要的文件和信息，这些文件和信息以某种方式联系着其他文件和信息，它们在整个组织中发挥着重要的作用。
在学术界和实践中，已经有很多关于文件中心理论的研究和探索。
论文是一个重要的形式，通过论文作者可以阐述自己的研究方法、结果、结论和对于文件中心理论的贡献，同时也可以为其他学者提供参考和启发。
本文对文件中心理论的研究进行分析，从以下几个方面进行论述：一、文件中心理论的发展历程文件中心理论最早可以追溯到20世纪50年代，当时美国的图书馆学家和信息科学家开始研究如何管理大量的文件和信息，他们提出了“定位工具”、“信息检索”等概念，这些概念为文件中心理论的发展奠定了基础。
随后，在20世纪60年代和70年代，一些学者开始深入研究文件中心理论，并提出了一些具体的模型和方法，如“文件中心点法”、“普查法”、“质量聚焦法”等。
到了21世纪，随着信息技术的飞速发展，文件中心理论也不断发展和完善，并与大数据、人工智能等技术相结合，应用范围更加广泛和深入。
二、文件中心理论的核心概念和应用文件中心理论的核心概念就是“文件中心点”，这是指那些最重要、最为引领和联系其他文件的文件或信息。
文件中心点的选择和确定，可以参考一些因素，比如文件的重要程度、前提条件、时间、数量、粒度、影响等。
对于组织和管理者而言，选择和确定文件中心点非常重要，因为这将会对组织的效率、决策、竞争力等产生重大影响。
文件中心理论的应用有很多，它可以应用于组织和管理领域的各个方面，比如信息管理、知识管理、项目管理、战略管理等。
在信息管理方面，我们可以运用文件中心理论来确定某一类型或某一主题的重要文件和信息，并进行分类、存储、检索等处理。
在知识管理方面，我们可以运用文件中心理论来确定某一领域的知识核心，提高知识的利用效率和创新能力。
在项目管理方面，我们可以运用文件中心理论来确定项目的关键文档和信息，以便及时监督和调整项目进度和质量。
《管理思想史》练习测试题一一、填空（每空1分，共13分）1．美国管理思想史学家丹尼尔·A·雷恩博士所著的一书于1979年出版。
2．萨伊第一个明确承认生产力继土地、资本、劳动力之外还存在第四种要素—3．科学管理的根本目的是。
4．甘特特别出名的原因是他发明了。
5．古典管理理论的发展阶段是从到，这一阶段是管理理论最初形成阶段。
6．罗特利斯伯格在1960年为再版的梅奥于1933年写的一书写的前言中，用“组织行为学”这一名称来指梅奥开创的这门学科。
7．“老三论”是指、和。
8．西蒙用来代替最优准则的“经济人”。
9．赫茨伯格发现,影响职工积极性的因素包括和两类。
二、选择题（每题2分，共12分）1．第一个研究劳动强度和疲劳关系问题的人是（）A．巴比奇 B．安德鲁·尤尔 C．杰文斯 D．李嘉图2．泰勒的主要著作有（）A．《劳动、工资和利润》B．《科学管理原理》 C．《动作研究》 D．《科学管理入门》3．企业管理当局必须对工厂管理人员进行训练，使他们能更好地倾听和了解工人的个人情绪和实际问题。
这是（）试验得出的结论。
A．电话继电器装配试验 B．访谈计划试验C．电话线圈装配工试验 D．车间照明试验4．马斯洛的需要层次论中最高级的需要是（）。
A．安全上的需要 B．自我实现的需要C．地位或受人尊敬的需要 D．感情和归属上的需要5．“组织的目标、工作的性质、职工的素质等对组织结构和管理方式有很大的影响。
”这一观点是（）理论中提及的。
A．X理论 B．Y理论 C．Z理论 D．超Y理论6．法约尔认为，企业无论大小，简单还是复杂，其全部活动都可以概括为（）。
A．5种 B．6种 C．7种 D．8种三、名词解释（每题5分，共15分）1．行为科学2．X理论3．魅力型权威四、简答题（每题8分，共32分）1．简述马克斯·韦伯的官僚制理论的主要内容。
2．马斯洛的动机层次及其相互关系。
3．管理思想史研究的对象。
中外文件中心发展状况比较分析以中外文件中心的发展历史和现状为基础，比较分析了文件中心在含义、发展动因、发展特点三个方面的差异和特点，并探讨文件中心的发展趋势，指出未来发展方向。
标签：文件中心；现行文件；比较研究文件中心是介于文件形成机关与档案馆之间的具有过渡性的半现行文件的保管和处置机构。
文件中心作为支撑文件生命周期理论的实践基础，其在档案界的地位不言而喻。
文件中心在美国获得的巨大成功使其在世界范围内得以迅速的推广。
从20世纪80年代后期起，文件中心的可行性成为我国档案界探讨的一个热点问题，一直存在争议。
20世纪90年代末到现在，我国一些省市初步建立文件中心，文件中心也从单纯的理论研究转向具体实践阶段。
由于国情、理论研究和应用领域等方面的差异造成了中外文件中心既有相似之处又存在各自的特点。
通过从含义、发展动因、发展特点、未来发展趋势四点入手对中外文件中心进行比较分析，探究它们的特点，从而加深对文件中心的理解和运用。
1 含义1.1 外国档案学者的定义文件中心在各国的称呼不一，在美国称为“文件中心”，在德国称“中间档案馆”，在英国叫“过渡性档案馆”，在法国以“文件中心”、“进馆前文件寄存处”或“部际档案馆”来命名，前苏联则称其为“机关联合档案馆”，在马来西亚称“文件服务中心”，等等。
虽然各国文件中心名称不尽相同，但是它们都集中反映了文件中心的内涵实质。
对于文件中心的准确理解和把握得益于欧美国家在文件中心理论研究领域上的日益成熟。
文件中心有两个在国际上较为普及的定义：联合国教科文组织的定义“文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济的保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置”；美国档案工作者协会编纂的术语手册则规定：“文件中心是对因利用率较低而不再适宜保存在形成机关的半现行文件进行低成本集中保管的机构”。
文件中心的这两种概念在表述上有所差异，但是均揭示了文件中心架设在文件形成机关与档案之间的“中间处理站”的性质，定位为真正建立文件中心及其日后的迅速发展打下了坚实的理论基础。
内部控制：美国的发展及启示一、美国内部控制的发展内部控制是社会经济发展到一定阶段的产物，是随着单位对内强化管理，对外满足社会需要而不断丰富和发展起来的。
美国作为世界上经济最发达的国家，其内部控制发展具有代表意义。
美国内部控制理论的发展经过了四个历程，即20世纪40年代前的内部牵制制度，40年代末至70年代的内部控制，80年代至90年代的内部控制结构，90年代开始的内部控制综合框架。
（一）“内部牵制”阶段“内部牵制”是以账目间的相互核对为主要内容并实施岗位分离，“内部牵制”制度的出现最早可追溯到数千年之前。
20世纪初，西方资本主义迅猛发展，股份有限公司的规模迅速扩大，生产资料所有权与经营权逐渐分离，美国一些企业逐渐摸索出一些组织、调节、制约、检查企业生产经营活动的方法，逐步建立了“内部牵制制度”，规定有关经济业务或事项的处理不能由一个人或一个部门总揽全过程。
（二）“内部控制制度”阶段进入20世纪后，生产的社会化程度空前提高，股份公司迅速发展，并逐渐成为西方各国主要的企业组织形式。
随着市场竞争日益加剧，企业要想在竞争中赢得主动，就必须加强管理，采取更完善、更有效的控制方法。
同时适应社会经济关系的要求，保护投资者和债权人的经济利益，西方各国纷纷以法律的形式要求强化对企业财务会计资料以及各种经济活动的管理。
以账户核对和职务分工为主要内容的内部牵制，从20世纪40年代开始逐步演变为由组织结构、岗位职责、人员条件、业务处理程序、检查标准和内部审计等要素构成的较为严密的内部控制系统。
（三）“内部控制结构”阶段控制的研究重点逐步从一般涵义向具体内容深化。
1988年美国注册会计师协会颁发的《审计准则公告第55号》中，以“内部控制结构”概念取代了“内部控制制度”，指出“企业内部控制结构包括为合理保证企业特定目标的合理保证而建立的各种政策和程序。
”内部控制结构由控制环境、会计制度、控制程序三个要素组成。
在三个构成要素中，会计制度是内部控制结构的关键要素，控制程序是保证内部控制结构有效运行的机制。
美国文件管理理论与实践的发展历史及其启示
p徐拥军王吕
文件管理与档案管理有着十分密切的关系,文件管理理论是现代档案学的重要组成部分。
美国是世界上最早明确提出/文件管理0概念、建立文件中心、研究文件生命周期理论的国家。
追溯美国文件管理理论与实践的发展历史,我们可以从中获得许多有益的启示。
一
早在19世纪初,美国建国伊始,第一届国会制定的许多法律,就表现了对于在政府活动过程中形成适量文件并对这些文件予以妥善保管的关注。
由于文件数量不断增加,在实践中人们逐渐认识到要处理掉不再具有应用价值的文件,但是受欧洲传统档案思想的影响,这种认识在当时并没有得到广泛的接受和认同。
1877年,美国总统任命的一个委员会还发布了一项声明,坚决抵制处理文件的观点,声称无论何时,用来记录的公务文件中的每一张纸,也许在将来某个时候在历史、传记方面或者在经济方面对国民具有价值。
到了19世纪80年代,美国国会开始批准销毁某些无用文件。
1887年,美国参议会成立的一个委员会向参议会报告了联邦政府执行部在办理公务方面延误的原因。
这是最早调查政府文书工作效率的委员会。
在1934年,美国国家档案馆成立之初,就保管了100万立方米文件,而且其馆藏量以每年6万立方米的幅度增加。
到了20世纪30年代末,由于美国联邦政府不断扩大、增加,进馆文件达到每年16万立方米。
到了1943年,进馆文件竟达到每年60万立方米。
文件以如此惊人的速度增长,给国家档案馆造成了极大的压力,美国档案界终于开始认识到有必要减少保管文件的数量。
1941年,美国国家档案馆制定了一项/文件行政管理规划0,其目的是/在文件的归档、选留和分类的原则和实践方面协助政府实现全面发展0。
1943年,美国国会通过一项5文件处理法案6,要求政府机关接受国家档案馆的协助,按一定标准和规定处理文件。
与此同时,有几个政府部门开始使用/文件管理0的概念去描述一种重点在于解决文件形成、保管、利用、处置过程中效率问题的新方法。
第二次世界大战期间,美国海军部形成的文件数量急剧增加,迫于战争的压力,海军部采取了两个对策:一是建立临时性库房,专门保管平时已不常使用的数量庞大的文件;二是使文件管理从日益复杂的文书工作中脱离出来,组织专门人员负责对文件进行经济和有效的管理。
这两项措施都取得了很好的实际效果,很快在全国各地推广开来。
特别是海军部建立的临时性库房成为文件中心的雏形。
战后,美国档案界受此启发,提出了分区建立联邦文件中心的设想。
1950年颁布的5联邦文件管理法6授权总务署在国家档案与文件局下设置联邦文件中心。
到目前为止,美国共有2个全国性的和13个地区性的联邦文件中心,此外还有许多州文件中心、大学文件中心和商业性文件中心等非联邦文件中心。
在档案界和政府机关关注文件管理问题的同时,美国国会也不断通过政策和法规对文件管理进行指导和规范。
1942年,美国国会通过了5联邦报告法案6,其目的是设法减轻公众的统计报告负担,减少报告中不必要的重复,最大限度地利用来自公众的信息。
1947年,美国联邦政府成立了/政府行政分支机构重建委员会0,由胡佛任主席,故该委员会也称之为/第一届胡佛委员会0。
该委员会起草的5联邦文件管理法6于1950年获得美国国会通过,使文件管理走向法制化、正规化,从法律上确立了文件管理的地位。
1953年,/第二届胡佛委员会0又宣告成立,制定了一个适用于各级政府的文件管理计划,责成每个机构对怎样削减文件进行评估。
在此后的20年里,美国还制定了许多与文件管理有关的法案。
尤其是1966年颁布的5信息自由权法6,规定了任何公民都有利用联邦政府部门文件的权利,要求政府机构和档案馆公开文件,为公民提供利用服务。
1975年,美国又成立了/联邦文件委员会0,该委员会在为期两年的工作期间内,向联邦政府提交了36份独立的报告和将近800项改进文件管理的建议。
1976年美国修正了5联邦文件管理法6,对文件和文件管理的含义、文
国际档案界
件管理的职能、文件的鉴定和处置、文件管理机构等作出了更为明确的规定。
1980年,美国又据此颁布了5文件削减法6,强调对联邦文件中的数据和信息内容进行管理,以及制定适合于政府机构的文件管理战略。
二
从20世纪40年代开始,面对由于文件数量急剧增长而带来的/文件雪崩0压力,美国档案界就开始反思档案工作的理论、原则,审视档案工作的职责、内容和重心。
1940年,美国档案学者菲利浦#C#布鲁克斯为美国档案工作者协会的一次会议提交了一份题为5我们应当保存什么文件6的报告。
报告中首次提出了/文件生命周期0概念,从此拉开了文件生命周期理论研究的序幕。
1944年,美国伊利诺斯州档案馆馆长玛格丽特#克罗斯#诺顿提出了/任何机关不再可能保存其活动中产生的全部文件。
档案工作的重点已由保管文件转变为挑选适合保管的文件0的观点,而且还从理论与实践的结合上对如何缓解、解决文件急剧膨胀这一刻不容缓的问题进行了有益的探索。
1956年,美国著名档案学家谢伦伯格出版了经典著作5现代档案)))原则与技术6。
在书中,谢伦伯格提出了著名的/文件双重价值论0,为文件价值鉴定提供了理论论据。
谢伦伯格还论述了文件和档案、文件管理和档案管理的密切关系,要求档案人员参与机关文件管理并与文件管理人员协作,共同提高文件管理效率,确保进馆档案的质量。
这为文件和档案一体化管理奠定了理论基础。
此后,在世界各国档案学者的努力下,文件管理理论研究取得了巨大成就,完善地提出并系统论证了标志着现代档案学成熟的,具有里程碑意义的文件生命周期理论。
1983年,美国档案学者詹姆斯#B#罗兹向联合国教科文组织和国际档案理事会的/文件与档案管理规划0提交了有名的5档案管理和文件管理在国家信息系统中的作用6的调研报告,阐述了自己对文件生命周期阶段划分的见解。
20世纪90年代以来,面对电子文件的挑战,美国档案学者又将研究重点转向了电子文件及其管理。
戴维#比尔曼先生先后出版了5电子证据)))当代机构文件管理战略6、5欧美电子文件管理6等著作。
三
纵观美国文件管理理论与实践的发展历史,我们可以得出如下结论和启示:
第一,文件管理理论和实践的出现,是一次创新过程。
美国建国只有200多年,是世界上历史最短的国家之一,其档案史也是屈指可数。
但美国却最早明确提出了/文件管理0概念,最早建立了文件中心,最早研究了文件生命周期理论。
这是美国档案界勇于开拓创新的成就。
这一创新,大大地拓展了档案工作的领域,扩大了档案机构和人员的职责,扩宽了档案学研究的范围,标志着世界档案史发展到一个新时期。
从中我们可以得出启示:我国档案界在继承悠久的历史文化传统的同时,应该积极进取,勇于开拓,不断创新,发展有中国特色的档案事业和档案学。
第二,文件管理理论与实践的发展是一个理论与实践结合、相互促进的过程。
文件数量急剧增长导致了文件管理的产生。
文件管理的出现促使了文件中心的诞生。
而文件管理实践的发展和文件中心的建立为文件生命周期理论的提出创造了条件。
随着文件生命周期理论的提出和完善,文件管理和文件中心得到理论论证,从而被广泛推广。
由此可见,理论来源于实践,同时实践的发展又需要理论的指导。
从中我们可以得出启示:我国档案理论界应该更多地关注实践中出现的问题,研究实际问题。
档案实践界也应该重视理论指导的作用,应用理论解决实际问题。
理论与实践紧密结合,才能推动我国档案理论与档案实践共同发展。
第三,文件管理理论和实践的发展是政府、行政机关、档案部门、理论界等方面共同推动的结果。
从美国文件管理理论与实践的发展历史,我们可以看出:首先是在实践中,行政机关和档案部门都产生了对文件进行有效控制、经济保管的需要。
于是,政府开始出面成立有关委员会对此问题进行调查研究,提交报告,寻求解决方案。
与此同时,理论界也开始对此问题进行思考。
然后,在实践和思考中,人们提出了新的概念,摸索出了一些新的做法。
当这些新的做法在实践中被证明是切实可行的,在理论上被论证为是必要和合理的以后,政府便开始制定政策、颁布法规对这些做法予以认可,给予指导,加以规范。
从中我们可以得出启示:档案工作不可能在封闭的环境中、在孤立的状态下取得发展。
我国档案部门只有加强与其他部门的联系与合作,争取全社会各方面的支持,档案工作才能取得巨大发展,赢得应有的社会地位。
(作者单位:中国人民大学6)2001研)
国际档案界。
