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公文写作常见错误辨析The document was prepared on January 2, 2021公文写作常见错误辨析尽管国务院、国电公司的公文处理办法及国家标准公文格式对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定,在我们一些电力企业尤其是基层部门,写作公文还经常存在各种各样的错误.究其原因,主要有：①对上述规定、标准不熟悉,也没有好好学习,基本上是个门外汉；②对最新的规定、标准不了解,仍然沿用旧的、不规范的写法；③写作态度不够认真,没有严格按照规定、标准的要求去做；④文字表达能力较差,又没有反复推敲认真修改.明确了错误原因,就可以根据自已的具体情况,有的放矢地加以解决,避免写作错误的产生.下面,对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：一、文种不明即从公文的标题上看不出属于哪种公文.例如“关于接待德国×××公司总裁访问的事”这一标题,就没有表明是“函”,是“请示”,还是“通知”；而国家行政机关公文处理办法明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关.”又如“汇报电力标准化工作”这一标题,不仅没有文种,连题意也不清.应该根据这份文件的内容与目的,或者把它改为公文类的“××××发文单位关于电力标准化工作的报告”,或者改为事务类的“××××发文单位电力标准化工作总结”.二、生造文种一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体,拼凑在一起,不伦不类,例如“关于×××的请示报告”；另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文,例如把“计划”、“安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文印发.第一种情况容易改正,只要根据公文内容确定一个文种,把另一个删去即可.第二种情况则应这样处理：如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文,下行的可以采用“通知”文种,用以下方式行文：1规章制度类文书以“印发”形式行文.如××省电力有限公司关于印发〈××省电力有限公司公文处理规则〉的通知,把发布的规则作为通知的附件,一起行文.又,国家电力公司公文处理办法第十六条规定：“公司内部规章制度,以‘国电内规’字号印发,由法律事务部审核编号.”据此,规章制度类文书也可以不用“通知”文种而直接行文,但字号及审核编号部门应按规定.2事务文书以“转发”或“批转”的形式行文上级、同级或不相隶属单位的用“转发”,下级单位上报的则用“批转”.如关于转发××电业局1999年工作计划的通知,将1999年工作计划作为通知的附件行文.如果是上行公文,可用“报告”行文,把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件.三、错用文种错用文种的情况更为常见,大致有以下几种：1把“请示”误为“报告”.例如关于××电厂国有资产评估立项的报告,其内容是申请对现有国有资产进行评估立项,应使用“请示”,却误用为“报告”.2滥用“通知”.即把本该用“决定”、“规定”、“办法”、“通报”的误为“通知”.3滥用“请示”.有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时,不用本该使用的平行文种“函”,特地用“请示”这一上行文种,认为这样做是尊重对方,好办事.这种做法破坏了行文规则,必须改正.4“批复”误用为“通知”或“函”.对下级的“请示”,必须用“批复”这一文种作答复,但有的公文却写成关于批复××××的通知或函,应改为关于××××的批复.5“函”误用为“批复”.某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时,本该用平行文“函”,却写成关于×××单位×××事项的批复.6误用处分事项公文文种.“决定”和“通报”均可用于处分事项.处分“决定”是行政处分的正式文件,要装入被处分人的档案；批评性“通报”主要起教育警醒作用,不装入档案.批评性“通报”可以带附件即关于事件或事故的调查报告,处分“决定”不能带.处分“决定”一般让有关人员知晓即可；批评性“通报”要发送到下属各单位,甚至要抄送有关的不相隶属的单位.因此,应该根据处分事项具体情况正确选用,以避免误用文种.四、越级行文国家行政机关公文处理办法规定：“一般不得越级请示和报告”.因此,除了特别紧急的情况,上行文都应按隶属关系向上一级机关单位行文,逐级上报.即使因特珠情况必须越级行文,也应同时抄送被越过的上级机关单位.但是在有些基层单位,所写的公文还经常出现越级上报的问题,必须坚决纠正.五、格式不全公文格式中规定的各个组成部分,有许多是每一份公文都不可缺少的要素.如果在某一份公文的具体写作中,该标识的要素没有标识,就是格式不全如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期、主题词等.纠正这类错误的唯一办法就是认真检查,看到底有哪些部分该写而没写,然后将残缺的部分补写上去.六、发文字号混乱发文字号应当包括发文机关单位代字、年份、序号.年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位即1不编为001,不加“第”字.发文字号混乱的表现主要有：项目不完整；年份用中文数码标识或只标两位数,不用六角括号而用圆括号“ ”、方括号“ ”括入；序号加“第”字或编虚位.对这类错误,要根据具体情况一一改正.七、标题不准确具体表现在：公文标题没有准确简要地概括公文的主要内容,有时甚至题不对文；标题太长,甚至超过了50字；有的则过简,致使题意不清；标题中随意使用标点符号,而实际上按规定“公文标题中除法规、规章加书名号外,一般不用标点符号”；长标题的排布不合理不美观,没有做到回行时词意完整,排列对称,间距恰当.所有这些公文写作中常见的标题方面错误,必须根据规范要求予以改正.八、主送单位不规范主送单位应当使用全称或者规范化简称、统称,左侧顶格标起；若主送单位较多,标到行末后回行也应顶格；各单位名称中间用顿号,最后—个单位名称后标全角冒号；若涉及多方面机关单位,同级的按党、政、军、群的顺序排列.公文写作中主送单位标识上的错误主要有：单位名称不规范；各单位排列顺序混乱；多行排列时在单位名称处断开,而不是书写至行末才回行；回行不顶格.对这些错误的标识方法,应注意纠正.九、抄送单位不规范抄送单位的名称及多单位排列顺序与主送单位相同,这两方面的错误与改正方法也同上所述.但标识时应左空1字,回行时要与冒号后的抄送单位即空4字而非空1字处对齐,各单位间用逗号隔开,最后一个单位后标句号.这四点不同于主送单位的标识方法,常见的标识错误也往往在此,应予改正.此外,不少单位的公文仍沿用过去的“对上用‘抄报’,对下用‘抄送’”的标识法,这也是不规范的,须统一改为“抄送”.十、成文日期不规范最常见的错误有：用阿拉伯数码标识,“o”误标为“0”或“零”,年份不用全称,标识位置不规范等等.应根据国家行政机关公文格式见本书附录三的相关规定认真改正.十一、序号、数字、计量单位不规范公文中的序号按规定分四个层次“一”、“一”、“1．”、“1”,若层次较少可省略“一”而直接用“1．”作为第二层次.公文中的数字,除成文日期外一般要用阿拉伯数码标识详见本书附录三、附录八两个国家标准.公文中要使用法定计量单位,计量单位名称原则上采用中文,且全文前后要统一.所有这些规定,许多基层单位制发的公文都施行得不够好,应引起重视,以规范公文写作.。
公文写作常见错误案例分析公文写作中常见的错误1.×市×区区属图书馆为办好图书事业，满足该区群众读书的要求，特向区政府请示增加经费，并将该请示抄送该区人事局、劳动局、物价局、财政局。
错误。
抄送单位应当是与该请示事项有关的单位。
“人事局、劳动局、物价局”与区图书馆申请经费无关，不应将该请示抄送给他们。
2.某县人事局向县直属各单位下发年终考核工作通知，抄报于该县政府办公室正确。
根据《国家行政机关处理办法》有关规定，向下级机关的重要行文，应抄报上级机关，目的是为了让上级了解情况，避免出现工作中的被动情况。
3.×省×市×区区属瓷器厂因税务问题受到该区税务所的处罚，该厂认为处罚不符合国家税法，特向市税务局申诉，并同时向×省税务厅申诉，并抄报于×市政府、×区政府。
错误。
主送单位应当是一个，同时主送，搞乱了行文关系。
抄送单位应当是与该申诉事项有关的单位。
“×市政府、×区人民政府”，与税务申诉事项无关，不应将该申诉抄送给他们。
4.某县农林局写例行报告，一向县政府汇报1995年全年工作，二在报告中请示了1996年增建农机站的事项，三建议对困难地区减免乡政府提留费用。
错误。
报告中不能夹带请示，且应“一文一事”。
5.×市×工业总公司因市属重点企业×××电器厂因领导班子个别人贪污犯罪，准备调整该厂领导班子，特向市政府请示。
并将该请示抄送于该厂办公室。
错误。
请示不能抄送下级机关。
6.×市纪检委员会将1997年纪检情况通报于市各直属机关和各局。
正确。
该通报属于情况通报，为知照类文件，可以有多个主送机关。
7.中共××市委与市委宣传部就学习贯彻中共第十七次代表大会精神，建设有特色的社会主义联合向下发出通知。
错误。
为了维护文件的权威性和法定效用，联合行文的单位应当是同级单位。
公文写作常见错误及病例分析一、公文常见错误（一）行文中的常见错误1.滥发文件。
主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列。
（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）。
（3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题。
（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决。
（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过。
（6）在部门之间意见分歧，未经协商一致时就行文。
2.行文关系混乱。
主要表现：（1）应该党政分开行文的未分开行文。
（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文。
（3）该职能部门行文的“升格”为党委、政府级行文。
（4）该党委、政府级行文的“降格”为职能部门行文。
（二）文种使用中的常见错误1.自制文种。
在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。
常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。
2.误用文种。
把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。
常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《××单位××××年工作要点》。
把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。
但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。
如“××单位关于印发2017年工作要点的通知”。
3.混用文种。
不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。
常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。
主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。
