xx集团电子采购平台技术要求

电子采购平台项目技术需求书中国XX集团有限公司二00八年1 项目背景中国XX集团有限公司是从事农业机械、工程机械、动力机械、载重汽车及零部件等综合性机械制造特大型集团企业。

1955年建成投产。

目前具有年产大马力轮式拖拉机5000-6000台，履带式拖拉机25000台，中小马力轮式拖拉机15-20万台，柴油发动机10万台，联合收割机4000台，压路机4000台，工业推土机2000台的生产能力。

第XX拉机股份有限公司是中国XX集团有限公司最大的子公司，1997年在香港H股上市，其业务包括农业机械、工程机械、动力机械制造等。

其销售收入、实现利润在集团公司中占有极为重要的位置。

随着中国XX集团有限公司近几年经济规模的跨越式发展，同时由于经济的全球化，企业面临的市场竞争环境日趋激烈，产品生命周期不断缩短，企业运行成本持续走高，客户服务要求越来越苛刻，产品利润不断下降，开源和节流被企业列入到同样重要的战略高度，甚至采购战略成为公司盈利的最关键因素。

中国XX集团有限公司领导提出“应当利用计算机技术加快建设集团公司电子采购平台，有效实施采购监管，逐步实现集中采购”的建议。

中国XX集团有限公司内部的绝大多数单位也都明确提出有必要建立电子采购平台，改进和完善现有的采购管理模式。

2 项目目标中国XX集团有限公司电子采购平台项目建设的总体目标为：⏹建立面向企业内部的采购业务管理平台、面向供应商的采购交易平台、支撑系统运行的IT基础设施平台1)全面、安全地记录中国XX集团有限公司各采购业务单位发生的采购业务结果2)使采购业务流程充分受控、透明3)使采购物资使用单位能够获得降低采购成本的最佳方式，提升中国XX集团有限公司产品在市场上的价格竞争能力4)提供采购业务模式优化与改进的可能性与基础手段⏹实现与集团财务、CRM等其他系统的业务、数据集成1)与中国XX集团有限公司现有的集团财务系统（金蝶EAS系统）、协同办公系统（金蝶OA系统）等软件进行必要的业务、数据集成2)与中国XX集团有限公司即将引入的清软英泰编码软件系统、CRM系统等软件进行必要的业务、数据集成⏹实现与研发、生产等其他业务部门在业务、信息方面的高效互动1)通过采购物资目录、供应商目录共享等形式，使产品研发人员能够在研发工作过程中及时掌握所需采购物资与采购业务信息，从而在产品研发阶段便能够有效地控制采购成本2)提高采购计划与销售计划、生产计划、库存情况、在途情况的结合能力，从而减少不必要的采购提前期、采购批量及紧急采购情况，降低库存成本和缺货损失，提高库存周转率3)支持中国XX集团有限公司内部交易管理体系的继续完善，协调内部交易的供货进度与供货价格情况，提高内部交易的效率、灵活性和协同性⏹实现与供应商在业务、信息方面的高效互动1)通过在互联网上定向地对供应商及时发布、共享采购计划、物资库存、质量情况、装机情况等信息，协调外部采购交易的供货、配送情况，提高外部采购交易的效率、规范性和协同性，降低中国XX集团有限公司及其供应商的采购交易工作成本2)通过网上招投标管理等形式，降低中国XX集团有限公司的采购寻源工作成本与供应商的销售工作成本3)通过在互联网上定向地对供应商及时发布、共享产品技术信息等形式，为中国XX集团有限公司实现供应链级产品协同研发打下基础，从而降低产品研发成本，加快产品研发与商品化速度⏹建立全面的供应商管理与评价体系，使中国XX集团有限公司各级采购业务部门、采购监管部门能够及时全面地查询、统计、分析与其相关供应商的供货质量、供货进度、售后服务情况，实现更为快速、规范、系统的供应商准入/评估/淘汰流程，支持集团级供应商管理体系和供应商资源优化工作的持续完善⏹建立动态的采购业务监管体系，使中国XX集团有限公司各级采购监管部门能够及时全面地查询、统计、分析、评价其管辖范围内的采购合同/订单执行情况、采购业务运行状况、采购质量情况、采购成本情况，从而及时采取具体的、有针对性的管理措施⏹建立综合的采购绩效评价体系，使对采购绩效的评价不仅考核采购价格，还可综合考核质量三包、物流配送等多种因素⏹为集团整体信息化的建设提供标准和实施经验，使中国XX集团有限公司在今后其他的集团级软件系统或复杂业务软件系统实施更为顺利⏹3 业务简介⏹采购对象其中，对于同一类型的采购业务对象，在中国XX集团有限公司的不同专业厂内，可能会由不同类型的业务部门作为采购执行单位。

例如：对于设备备件的采购，在专业厂A由装备部门作为采购执行单位；而在专业厂B则由生产部门作为采购执行单位。

采购方式从中国XX集团有限公司的采购工作来看，采购业务方式主要有：1)由采购中心为其他采购业务单位（可能包括中国XX集团有限公司外部的企业）代理完成的集中采购（或称战略采购）（集谈集采）2)由非采购中心的采购业务单位自行独立完成的分散采购（分谈分采）3)由采购中心组织集中谈判，其他采购业务单位完成的分散采购（集谈分采）4)由非采购中心的采购业务单位之间共同发起并完成的内部联合采购，以及由采购业务单位与外部企业共同发起并完成的外部联合采购（联谈分采）5)集团下属各专业厂之间的内部采购根据中国XX集团有限公司现行经营管理政策，中国XX集团有限公司各下属业务单位、专业厂、子公司之间的业务往来按内部市场化模式运作，因此中国XX集团有限公司各下属业务单位、专业厂、子公司之间的交易、配套与协作构成了内部采购/内部销售业务往来。

并且由于供应体系建设的需要，除部分专用件外，某一采购对象如存在内部采购业务，则一般也将同时存在外部采购业务。

此外，在中国XX集团有限公司下属专业厂内常见的外委加工（外协）业务中，也存在采购/销售行为。

例如部分专业厂的外协方式为：先将原材料或半成品销售给外协厂商，在外协厂商完成其所负责的外协加工工序后，该专业厂再将半成品或成品采购回到本单位采购业务具体工作见本文3.5节内详述。

4 项目范围与阶段4.1 需求说明根据企业信息化建设的“总体规划，分布实施”基本原则，中国XX集团有限公司电子采购平台项目初步计划将分为三个阶段开展系统实施建设工作，各个阶段的工作范围初步计划为：其中，一期阶段主体试点单位的基本情况介绍如下：1)采购中心隶属于中国XX集团有限公司，主要负责中国XX集团有限公司基本生产与辅助生产所需的钢材、有色金属、铸造原辅材料、油品化工、主机配套零部件及设备备配件等物资的集中采购、仓储配送和对外营销业务。

采购中心是中国XX集团有限公司和第XX拉机股份有限公司两个法人的集采主体。

2)XX（洛阳）福莱格车身有限公司是中国XX集团有限公司下属具有独立法人的有限责任公司，致力于汽车、农业机械（履拖、大中小轮拖、收获机等）和工程机械的覆盖件、结构件、驾驶室等产品的制造、销售以及通用机械产品的冲压、焊接、涂装和机械加工。

3)XX（洛阳）动力机械有限公司由第XX拉机股份有限公司控股，其主导产品为YTR105系列柴油机、东方红4125系列涡流室柴油机、B4125J系列直喷柴油机、YT4130系列直喷柴油机及30～350KW发电机组。

另外需要指出的是，中国XX集团有限公司的CRM（客户关系管理）等相关应用可能会基于电子采购平台所采用的产品进行系统建设与发展。

4.2 对解决方案的要求参照上述项目范围与阶段需求说明，撰写完善详细的方案。

在必要的叙述之外，还必须对以下内容作出重点说明：1)结合自身的案例实施经验，对上述项目范围与阶段划分方式所带来的实施困难与对策进行详细分析，可以给出自身对项目范围与阶段的划分方式建议以及其原由，同时也需详细分析该项目范围与阶段划分方式所带来的实施困难与对策2)在实施与服务方案、商务报价部分，必须按上述项目范围与阶段划分方式和自身给出的项目范围与阶段划分方式，对应分别详细说明各阶段的工作内容、双方人员投入、商务报价（以一期、二期阶段为主，但需说明二期阶段结束后的维护升级方式与费用）5 产品功能需求5.1 需求说明中国XX集团有限公司的主要产品功能需求包括（但不限于）：与供应商、客户互联网上信息交互1)供应商能查看到本系统生成的采购订单2)供应商能确认采购订单3)供应商能提供备货情况信息4)供应商能发送发货通知5)供应商能查询自己的库存信息6)供应商能查询自己的付款记录7)供应商能发送其它文件信息8)供应商能查询自己物资的收货及检验情况（验收单）9)供应商能查询对其评价的结果10)供应商能接收到给其发送的其他信息11)中国XX集团有限公司采购业务单位能向指定供应商发送文件或公告文件信息12)中国XX集团有限公司采购业务单位能向指定的供应商发送三包质量信息，供应商能反馈对质量三保问题的确认回复信息13)中国XX集团有限公司采购业务单位能及时查看供应商的订单确认信息14)中国XX集团有限公司采购业务单位能及时查看供应商的发货通知信息15)中国XX集团有限公司采购业务单位对未发货物品进行催货16)中国XX集团有限公司采购业务单位能通知供应商开发票17)系统能收发电子邮件、以及向手机发送信息18)系统能提供相关资料下载功能19)系统支持网络视频会议供应商选择1)招投标管理a)在线提出招标申请、批准b)编制招标文件、标的c)发布招标公告（公告招标，邀标）d)能进行应标人资格认证。

资格文件传入（法人资格、营业执照、税务登记证、产品生产许可证等证明扫描传入），网上审验资格文件e)支持供应商按中国XX集团有限公司采购业务单位要求格式内容填报产品成本构成数据。

分析投标人的成本、利润的合理性，并对这些成本分析数据存档管理f)发出招标文件g)支持多种评标方法（例如综合打分、专家评议等）h)在线提交投标文件i)在线开标、评标、定标j)公布评标结果k)招投标文件管理2)询价报价a)发询价单b)报价c)磋商、议价d)达成意向合同e)对询价历史记录备案3)竞价采购a)选择竞价产品（支持一次竞价中完成同品类多系列产品的竞价）b)自定义设定竞价规则c)在线发布竞价公告d)供应商参与竞价申请（供应商在线提交竟价响应文件）e)确定参与竞价的供应商名单（可以查询各供应商的竞价信息）f)竞价g)发布竞价结果公告供应商管理1)供应商在线注册a)供应商联系记录管理b)支持供应商上传评审需要的有关资质文件2)供应商基础资料资质审核a)能在线评定供应商资格b)能查询供应商提交的资质文件3)产品试配资料管理4)评定供应商供货资格成为合格供应商a)确定供货基数比例b)根据供应商的等级分配查看不同的信息内容权限5)供应商基础信息管理包括无需经过系统验证直接成为供应商（一次性供应商）及合格供应商的信息维护6)供应商对照管理动态定义与维护供应商与存货之间的对应关系以及它们之间所共有的信息，包括质量等级、供货配额、发货提前期、最小订货量等7)供应商评价a)具有分散评价（采购业务单位独立对其供应商进行评价）、集中评价（采购监管部门对其管辖范围内供应商进行整体评价）、汇总统计评价功能b)供应商供货能力统计分析，能自定义能力指标体系，并按指标体系自动统计分析c)提供自定义人工评分体系并在线评分d)根据评分结果自动确定供应商等级，并维护供货基数比例e)能定期计算检查供货比例执行情况f)提供供应商评价相关的分析报表8)供应商业务冻结按要求对供应商进行冻结，或解冻已冻结的供应商，同时记录冻结纪录，包括冻结、解冻和冻结记录查询采购交易过程控制管理1)收集用户要货需求a)用户在线起草需求计划（年、季、月需求计划，周计划）b)用户对需求计划审核提交到采购中心c)中国XX集团有限公司采购业务单位对用户需求计划进行确认2)编制采购订货计划a)采购中心根据库存、订货资源情况及用户需求汇总数据，生成采购计划，对生成的采购计划可二次维护b)对采购计划进行审核批准3)供方选择，可根据采购计划以及供应商供货比例系统确认供应商（确定后可人工维护），也可根据需要选择招投标或是询价采购方式决定采购供应商（参看供应商选择）4)采购合同管理a)起草合同文本（本单位合同模板，系统自动生成，合同文本打印输出），外单位合同采购标的物录入本系统，合同条款原样录入（扫描图片）b)部门内部通过后提交管理部门、领导审核批准c)职能管理部门在线审核（2-3个职能部门审核）（技术、业务管理科，领导等，具体几级审核可定义），在审核时能查询该规格物资采购历史价格、成本分析构成资料、谈判记录等资料d)合同查询，包括自己单位合同和外单位合同原样文本，合同状态提示(草稿、待审批、已审核、执行中，冻结等)e)合同更改（价格、数量、文本条款等），以及合同更改后的二次审批，并支持批准之日起追溯更改相关数据f)合同冻结，取消，终结（符合条件的自动终结，和手工终结）g)合同执行情况跟踪查询（能跟踪合同的执行情况及相关数据订单，入库单，发票等过程一条龙查询）h)提供与合同有关的统计分析数据报表5)采购订单管理（零部件需要订单）a)根据合同和生产需要，起草采购订单b)审核采购订单c)发布采购订单d)供应商对采购订单的确认（信息交互系统）e)采购订单查询，状态提示（草稿、批准、确认、发货、在途等）f)采购订单变更（品种、数量、日期等）、取消g)供应商在线填写发货通知（信息交互系统）h)能够显示供应商发货情况，预警没按订单要求时间发货的订单i)提供与订单有关的数据统计分析报表6)收货入库a)根据订单（零部件）或者合同（原材料）及到货情况（供应商送货单）下达收货验收通知。