城建档案著录与检索

档案信息化建设中怎样做好著录标引工作一、著录标引工作在档案信息化建设中的重要性档案描述和索引是一个重要的实现档案信息化建设工作。

它的目的是准备电脑档案应用系统的数据。

描述和索引的质量决定了整个应用程序文件系统的质量。

描述和索引是一个重要的步骤在档案的数字化，档案的检索和利用的保证，和档案信息化建设的先决条件。

二、怎样做好档案信息化建设中的著录标引工作（一）适应档案信息化建设，提高著录标引质量1.遵循相关标准统一著录格式目前，没有统一的要求和宏观调控档案计算机检索系统的建立。

通常开发，设计并实现了由各单位根据自己的检索系统的要求。

它缺乏通用的类型和很难实现资源共享。

描述的内容的差异也非常明显。

这些格式的矛盾最终会影响计算机管理系统的检索效率。

2.科学标引方法由于不同的索引方法，自存档和索引进行工作与索引的索引工具使用的规则是不同的。

在90年代，我们主要使用主题词汇和自由的结合，特别是在解放之前，中国共产党中央委员会和中央调查局索引根据主题词汇的档案，档案的主题是能够更好的显示在索引。

更准确的是转换档案概念的主题，关键字不包括在词汇索引，和自由词进行严格的登记制度。

这种方法使得质量指数更好和检索效率较高。

唯一的缺点是，索引速度太慢，难以满足快速发展的需要档案检索系统。

3.确定档案著录标引深度在归档和索引工作中，我们必须注意客观地揭示档案中讨论的问题或研究问题。

有必要考虑档案的适当索引深度，并考虑档案主题档案的清晰程度。

禁止混合个人意见;应根据档案的要求以及文件主题的重要性对其进行索引，不超过八个关键字，对于人员的任免，参与任免的部门和人员应逐一编入索引。

涉及多个主题或问题的几个基本方面的概念应该被编入索引，例如工作总结，会议记录等，并且应该分别索引若干并行事项或问题。

文件索引不足，文件检索方法少，特异性强，将大大降低文件使用效率。

文件太深，会浪费时间和计算机存储空间，降低工作效率。

因此，制定合理的档案选择和索引方案以确定档案的可行深度尤为重要。

城市建设档案著录规范 Company number【1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108】城市建设档案着录规范（GB/T50323—2001，建设部、国家质量技术监督局2001-03-05联合发布，2001-07-01实施）1总则1.0.1为建立健全全国统一的城建档案检索体系，提高全国城建档案的管理水平，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，制定本规范。

1.0.2本规范适用于各类城建档案的着录工作，不适宜用作城建档案目录的组织方法。

1.0.3城建档案着录除执行本规范外，尚应执行有关标准规范的规定。

2术语、符号2.1术语2.1.1城建档案（urbanconstructionarchive）在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形成的历史记录。

2.1.2建设工程项目（constructionproject）具有计划任务书和总体设计，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设项目。

一个建设项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。

2.1.3单项工程（singleproject）在建设工程项目中，具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

2.1.4工程档案（projectarchive）工程档案是在整个工程建设过程中，包括从立项、审批到竣工验收备案等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的有价值的历史记录。

2.1.5案卷（file）由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2.1.6城建档案着录（descriptionofurbanconstructionarchive）编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

2.1.7城建档案着录项目（itemofdescriptionforurbanconstructionarchive）揭示城建档案内容和形式特征的记录事项，分大项、小项和单元。

河南省城市建设档案管理办法文章属性•【制定机关】河南省人民政府•【公布日期】2023.12.08•【字号】河南省人民政府令第222号•【施行日期】2024.03.01•【效力等级】地方政府规章•【时效性】尚未生效•【主题分类】档案管理,城市建设正文河南省人民政府令第222号河南省人民政府令第222号《河南省城市建设档案管理办法》已经2023年11月24日省政府第20次常务会议通过，现予公布，自2024年3月1日起施行。

省长王凯2023年12月8日河南省城市建设档案管理办法第一条为加强城市建设档案（以下简称城建档案）管理，规范城建档案收集、整理工作，有效保护和利用城建档案，更好服务城市规划、建设、管理，打造宜居、韧性、智慧城市，推动城市治理体系和治理能力现代化，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》等法律、法规，结合本省实际，制定本办法。

第二条本省行政区域内城建档案的收集、整理、保护、利用、信息化建设及其监督管理活动，适用本办法。

本办法所称城建档案，是指在城市建设和管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式和载体的历史记录。

第三条城建档案工作应当遵循统一领导、分级管理、集中保存、分段负责的原则，维护城建档案的完整、真实、准确、安全，便于利用，服务发展。

第四条县级以上人民政府应当加强城建档案工作，将城建档案工作纳入档案事业发展规划，统筹安排发展城建档案事业所需经费，确保城建档案事业发展与本地国民经济和社会发展水平相适应。

第五条县级以上人民政府确定的行政主管部门（以下简称城建档案主管部门）负责本行政区域城建档案管理工作，业务上受同级档案主管部门的监督指导。

城建档案主管部门履行以下职责：（一）编制并组织实施城建档案事业规划；（二）具体领导城建档案管理机构的工作；（三）制定、实施城建档案工作的具体业务规范和技术标准；（四）负责城建档案工作的业务监督和指导；（五）加强城建档案科学研究、宣传，组织开展业务培训；（六）法律、法规、规章规定的其他职责。

如何对档案进行分类、检索并实施科学管理一、能够对档案进行分类、检索并实施科学管理(一)学习目标能够对档案进行分类、检索并实施科学管理。

(二)分类、检索1.常用档案分类法一般意义上的档案分类，即全宗内档案分类。

就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的工作。

最常用的档案分类方法有下述三种：第一，年度分类法就是根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成若干类别。

第二，组织机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别。

第三，问题分类法就是按照文件内容所反映的问题(或称"事由")将全宗内档案分成若干类别。

2.现实分类中几种方法的结合运用在实际的档案分类过程中，单纯采用一种分类方法的情况是较少的，多为几种方法的结合运用。

这种结合也称复式结构分类法。

传统的复式结构分类法主要有：组织机构--年度分类法，年度--组织机构分类法，年度--问题分类法，问题--年度分类法。

但是，根据目前国家有关规范的要求及现行立档单位的实际情况，许多单位多采用下述方法：第一，年度--组织机构分类法就是先将立档单位内的档案按年度分开，然后在每个年度内再按内部组织机构进行分类。

此种方法适用于立档单位规模较大，年立卷量较多，且内部组织机构虽有变化但不复杂的全宗。

例如某城市建设集团全宗档案按年度--组织机构分类法分类如下：1997年经理办计划部工程部经营部财务部人事部……1998年经理办计划部工程部经营部财务部人事部……第二，年度--问题分类法就是先将立档单位的档案按年度分开，然后在每个年度内再按问题进行分类。

在实际工作中，有些单位组织机构变化复杂，或者文件很难区分所属机构；有些单位内部未设分支机构或者虽然内部也设一些机构，但机构职责不明确，加之各机构形成档案的数量差别很大，有的机构(如总经理办公室)形成档案较多，而有些机构(如工会)形成档案很少，难以按年度--组织机构分类。

中华人民共和国国家标准城市建设档案著录规范GB/T 50323—2001关于发布国家标准《城市建设档案著录规范》的通知建标[2001]67号根据建设部建标标[2000]25号的要求，由建设部会同有关部门共同制订的《城市建设档案著录规范》，经有关部门会审，批准为国家标准，编号为GB/T 50323—2001，自2001年7月1日起施行。

本标准由建设部负责管理，建设部城建档案工作办公室负责具体解释工作，建设部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行。

中华人民共和国建设部2001年3月5日前言本标准是根据建设部建标标[2000]25号文的要求，由建设部城建档案工作办公室会同有关城建档案馆共同编制而成的。

在编制过程中，规范编制组天展了专题研究，进行了比较广泛的调查研究，总结了多年来城建档案著录工作的经验，参考中华人民共和国档案行业标准DA/T 18—1999《档案著录规则》，并以多种方式广泛征求了全国有关单位的意见，对主要问题进行了反复修改，最后经审定定稿。

本标准主要规定的内容有：城建档案著录的项目、符号、文字、信息来源，以及著录的格式要求。

本标准将来可能需要进行局部修订，有关局部修订的信息和条文内容将刊登在《工程建设标准化》杂志上。

为了提高规范质量，请各单位在执行本标准的过程中，注意总结经验，积累资料，随时将有关的意见和建设寄给建设部城建档案工作办公室，以供今后修订时参考。

本标准主编单位：建设部城建档案工作办公室。

本标准参编单位：南京市城建档案馆、北京市城建档案馆、广州市城建档案馆。

本标准主要起草人：王淑珍、姜中桥、周健民、郑向阳、欧阳志宏、杨晓明、胡士刚。

1 总则1.0.1 为建立健全全国统一的城建档案检索体系，提高全国城建档案的管理水平，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，制定本规范。

1.0.2 本规范适用于各类城建档案的著录工作，不适宜用作城建档案目录的组织方法。

1.0.3 城建档案著录除执行本规范外，尚应执行有关标准规范的规定。

城建档案的著录、报送、移交与利用一、著录1、定义：对内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

2、背景:2001年3月出台国家标准《城市建设档案著录规范》（编号GB/T50323-2001，2001年7月施行。

2002年8月出台“补充通知”(重庆市建设委员会关于贯彻《城市建设档案著录规范》的补充通知。

国家标准：《城市建设档案著录规范》市建委的补充通知：重庆市建设委员会关于贯彻《城市建设档案著录规范》的补充通知3、意义统一城建档案检索体系，提高管理水平，发挥城建档案在城市建设中的作用。

4、著录的格式、方式与级别格式：表格式、段落式级别：工程（项目级）、案卷级、文件级方式：根据城建档案接收现状，采用接收一个项目著录一个项目的原则，工程项目级著录与单位工程级著录并行的方式。

即按工程项目级或单位工程级著录。

5、具体案例。

重庆市采用的表格式著录补充：1、城建档案著录：编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式进行分析、选择和记录的过程。

2、案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

3、条目：档案著录的结果，是反映工程（项目）、案卷、文件内容和形式特征的著录项目的组合。

4、著录格式：著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

5、档案目录：按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。

档案目录包括案卷目录和卷内目录。

6、依据著录对象不同，可将档案著录划分为工程（项目）级、案卷级、文件级三级。

7、著录详简级次指著录的详简程度，分为简要级次和详细级次。

简要级次仅著录必要项目包括：正题名、文件编号、工程（项目）地址、第一责任者、时间、专业记载、档号、微缩号、存放地址号、主题词。

详细级次著录部分或全部选择项目包括：并列题名、副题名及说明题名文字、其他责任制、附件、稿件与文种、密级、保管期限、载体与数量、附注、题要、档案馆代号、电子文档号。

8、著录用文字必须规范化。

9、著录中文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。

一、选择题（一）单选题1、城建档案的分类原则之一是（A）；A、以城建档案的内容为基础，正确选用分类标准；B、按照载体不同分类。

2、城建档案的分类原则之一是（A）；A、城建档案分类要符合城建档案形成单位及专业专业活动的性质和特点；B、分为市政工程和建筑安装工程。

3、城建档案的分类原则之一是(B ) ；A、分类方法可以反复运用；B、分类类目体系设置与排列具有逻辑性。

4、城建档案案卷封面移交单位，交城建档案馆(室)填写为(B)；A、施工单位；B、建设单位；C监理单位。

5、城建档案卷内目录的责任者应是( B)；A、城建档案员个人；B、该项文件形成的主要责任单位。

6、城建档案案卷封面编制日期是指(B)；A、城建档案装订整理的曰期；B、卷内城建文件形成的起止日期。

7、城建档案卷内目录的序号每卷应(B)；A、连续编号，例如第一卷1—12编序号，则第二卷应从13开始编序号；B、从1开始编序号。

8、城建档案卷内目录的起止页号应是(A)；A、每卷应独立从“1”开始编号；B、卷与卷之间应连续编写张页号。

9、城建档案卷内目录的编制日期是指(B)；A、城建档案装订整理的曰期；B、该项城建文件形成的起止日期。

10、城建档案卷内备考表的立卷人和审核人是指(B)；A、城建档案装订整理的档案员；B、城建档案员和该工程技术负责人。

（二）多选题1、工程档案分类的方法有( A、B、C、D、E )等。

A、按程序和阶段分类，B、按专业分类C、按载体分类D、按时间分类E、按责任者分类。

2、组成城建档案保管单位的要求有(A、B、D )；A、必须是一组有内在联系的文件材料所组成；B、不同保存价值和密级的各种城建文件材料，要在保持其固有内在联系的前提下，适当地分别组成的保管单位；C、照片单独组卷；D、保管单位内的城建文件材料有一定相对数量界限。

3、为了便于查阅利用和保管存放，每卷厚度为(B、D、E )；A 、光盘播放时间不超过30分钟；B、图纸卷不超过30mm；C、照片不超过40mm、D、文字材料立卷净厚度不宜超过20mm；E、文字和照片材料必须装订。

南宁市城市建设档案查阅利用规定第一条为规范本市城市建设档案（简称城建档案）的调阅利用工作，使城建档案更好地为城市规划、建设和管理服务，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《南宁市城市建设档案管理办法》以及《政府信息公开条例》等有关法律、法规文件，结合保守国家秘密、保护城市重要建筑物和基础设施安全的原则，特制定本规定。

第二条本规定适用于南宁市城市建设档案馆馆藏档案的利用工作，本规定所称城市建设档案的利用是指对档案的查阅、复制、摘录。

第三条机关、团体、企事业单位和其他组织及中国公民，按如下办法利用城建档案：(一）建设单位、产权单位查阅档案，需提供档案移交证明或单位介绍信、查档人身份证原件。

（二）公、检、法、行政执法机关、纪检机关、安全机关因办案需要利用档案，需提供单位介绍信、工作证以及证明利用档案必要性的相关文件。

（三）因仲裁、诉讼活动中受当事人委托的律师因调查取证需要利用档案，需提供法院立案证明或仲裁委员会仲裁证明、律师证及当事人委托书证明。

（四）非档案移交单位（建设单位、施工单位、设计单位）因城市建设活动需要，利用建设项目周边一定范围内的建筑物、道路、地下管线档案，需持单位介绍信及委托单位出具的因工程设计或建设需要查阅档案的证明文件、查档人身份证原件。

（五）个人查阅所购房屋或拆迁房屋的档案，需提供房屋产权证或购买合同、拆迁协议、查档人身份证原件。

（六）物业公司因物业管理需要查阅档案须由产权单位出具介绍信或业主委员会出具委托函、查档人身份证原件。

（七）房屋拍卖后的买方办理产权证、国土证需查阅档案应提供单位介绍信或买方身份证原件、并出示相关的购买证明。

（八）查阅利用私房档案需提供房屋证明（房产证或不动产登记证、土地证等）及本人身份证原件，非业主本人查档还需同时提供业主委托书（签字按手印）、业主及查档人身份证原件。

（九）因设计、规划验收、办理产权等需要查阅城市规划业务管理及业务技术类审批结果档案，单位需提供介绍信、查档人身份证原件，个人需提供产权证明、查档人身份证原件。

城建档案著录与检索基础知识一、引言城市建设档案是反映城市历史、发展和规划的重要载体，对于城市规划、管理和研究具有重要意义。

本文将介绍城建档案的著录和检索基础知识，帮助读者了解如何有效管理和利用城市建设档案。

二、城建档案著录原则1. 真实性原则城建档案著录应当客观、真实地反映档案内容，不得篡改、删除或添加内容。

2. 完整性原则城建档案著录应当尽可能保证文档的完整性，包括所有相关信息和元数据。

3. 标准化原则城建档案著录应当遵循标准化规范，确保不同档案之间的著录格式一致。

4. 时效性原则城建档案著录应当及时更新，确保著录信息的准确性和时效性。

三、城建档案著录要素1. 档案题名档案题名应当简明扼要地反映档案的内容和主题。

2. 档案编号每份城建档案都应当有唯一的档案编号，便于检索和管理。

3. 档案形态档案形态包括档案的载体和格式，如纸质档案、电子档案等。

4. 档案产生单位记录城建档案的产生单位，便于追溯档案来源和背景。

5. 档案文号记录档案的文号信息，方便查找和定位具体文档。

6. 档案日期记录档案的日期信息，包括产生日期、备案日期等。

四、城建档案检索方法1. 关键词检索通过关键词搜索可以快速定位城建档案中的相关内容。

2. 档案分类检索将城建档案按照主题、时间等分类建立索引，便于按照分类检索。

3. 文件目录检索建立详细的档案目录，便于按照目录结构进行检索。

4. 档案编号检索通过档案编号进行检索，快速定位具体的档案。

五、城建档案利用与管理1. 档案数字化对城建档案进行数字化处理，提高档案的利用率和管理效率。

2. 保密管理对涉密城建档案进行保密管理，确保信息安全。

3. 制定档案管理规范建立城建档案管理规范，明确管理流程和责任分工。

4. 档案保管与展示妥善保管城建档案，并根据需要进行展示和利用。

六、结语通过对城建档案的著录和检索基础知识的介绍，我们可以更好地管理和利用城市建设档案，推动城市规划和发展的进程。

希望本文能为读者提供有益的参考。

II作探讨 Work Discussion浅谈城建裆案信息检索■张中宇 长春市城市建设档案馆摘要：用户希望从数量庞大的城建挡案中更加方便、快捷 地获取有价值的信息，因此产生了城建挡案信息检索，它包括纸质档案查询和多媒体档案查询，并随着计算机技术和网络技术的进步不断地提高检索效率。

关键词：城建档案；网络化；智能检索；个性化检索为了满足工作、学习、生活、科研等多方面的需要，人们有时须从数量庞大的城建档案中寻找所需的材料，并希望更加快捷、高效地获取更多、更有价值的信息。

为了满足人们不断增长的查询需要，产生了城建档案 信息检索，即对档案信息进行系统存储并根据需要进 行的档案查找。

现代科学技术的应用，促进了城建档 案管理工作的巨大进步，也提高了信息检索的效率。

城建档案信息检索按形式划分可分为文本检索和 多媒体检索。

文本检索是对纸质档案进行检索，并把 检索的结果以文本的形式体现出来。

多媒体检索是对 含有特定信息的多媒体档案进行查找，包括图片、音频文件、视频文件等形式。

回顾城建档案文本检索的 发展历程，主要经历了三个阶段：手工阶段、计算机 化阶段、网络化阶段。

—、手工阶段人类社会发展到20世纪，尤其是20世纪80年 代以来，随着城市建设规模的不断扩大，产生了大量 的城建档案资料。

当时应用的信息检索方式主要是手 工检索方式，即档案管理人员手工著录档案信息，编 制卡片、账本等检索工具，完全依靠人工查找所需的 档案信息，检索结果与档案人员检索熟练程度和对档 案信息需求目标的理解程度密切相关，因而这种方式 效率比较低、耗时长、检索质量差。

尤其是对于那些 时间较久的城建档案，如规划审批档案，用户查询时 提供的线索比较模糊，检索难度较大。

遇到城市拆迁改造或一些特殊情况，涉及到较大的经济利益，需要 快速准确地得到查询结果，但是查询耗费的时间比较 长，手工方式显得捉襟见肘，效率比较低，难以满足 用户检索的需要。

随着计算机的出现，手工方式逐渐 被淘汰，机读方式取而代之。