下载文档原格式
公司知识库管理制度一、引言知识库是一种集中管理和存储公司内部知识资源的数据库。
作为公司的重要资产，知识库的有效管理对于提高员工的工作效率、共享知识和实现创新至关重要。
为此，我们制定了公司知识库管理制度，以确保知识库的规范化运作。
二、目的公司知识库管理制度的目的是规范知识库的创建、维护和使用过程，以促进知识共享、提升员工能力和增强公司竞争力。
通过建立有效的管理制度，我们将能够高效地组织、存储和传播知识，以支持公司的持续发展。
三、适用范围公司知识库管理制度适用于全体员工，包括公司内部的所有部门和团队。
所有员工在知识库的创建、维护和使用中都应遵守本制度。
四、知识库分类与标准1. 知识库分类为方便知识的检索和管理，我们将知识库分为以下几个大类：- 产品知识库：包括产品设计、开发、销售和售后服务的相关知识；- 技术知识库：包括技术文档、研发经验和解决方案等相关知识；- 运营知识库：包括市场营销、人力资源、财务管理等相关知识；- 公司文化知识库：包括公司理念、价值观、团队文化等相关知识。
2. 知识库标准为确保知识库的质量和可用性，我们制定了以下标准：- 知识库内容：知识库内容应真实、准确、完整。
不得包含错误、不实的信息；- 知识库格式：知识库中的文档应采用统一的格式，包括标题、摘要、正文、参考资料等；- 知识库更新：知识库内容应及时更新，不得存在过时、无效或重复的信息；- 知识库权限：根据员工的职责和需求，设置不同的知识库访问权限，确保知识的安全性和保密性。
五、知识库创建和维护1. 知识库创建- 鉴权程序：员工需要经过许可才能创建新的知识库，确保知识库的真实性和有效性；- 知识库标准化：在创建知识库时，需要按照指定的格式和标准进行文档的编写和分类。
2. 知识库维护- 知识库责任人：每个知识库需要有专门的责任人负责管理和维护；- 定期更新：知识库的内容应定期更新，及时反映公司最新的知识和动态；- 内容审核：知识库管理人员应定期对知识库的内容进行审核，确保其准确性和可用性；- 巡检和维护：对知识库进行定期巡检和维护，确保知识库能够正常运行。
第一章总则第一条为加强公司知识管理，提高工作效率，确保公司规范知识的有效传播和利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有员工，包括但不限于各部门、子公司和分支机构。
第三条本制度所称规范知识库是指公司内部积累的、具有指导性、规范性和实用性的各类知识资料，包括但不限于政策法规、行业标准、业务流程、操作手册、经验总结等。
第二章知识库的建立与管理第四条知识库的建立：1. 由公司知识管理部门负责知识库的规划、设计和实施；2. 知识库的建立应遵循系统性、全面性、实用性、易用性原则；3. 知识库的建立应结合公司发展战略和业务需求，确保知识的及时更新和补充。
第五条知识库的管理：1. 知识管理部门负责知识库的日常管理，包括知识的收集、整理、分类、审核、发布和维护等工作；2. 各部门应积极参与知识库的建设，提供相关知识和资料；3. 知识库的更新应定期进行，确保知识的时效性和准确性。
第六条知识库的分类与命名：1. 知识库按照内容分为政策法规、行业标准、业务流程、操作手册、经验总结等类别；2. 知识库的命名应简洁明了，便于检索和识别。
第三章知识库的使用与维护第七条知识库的使用：1. 公司员工应充分利用知识库获取所需知识和信息；2. 员工在使用知识库时，应遵守相关法律法规和公司规章制度；3. 知识库的使用应遵循保密原则，不得泄露公司机密信息。
第八条知识库的维护：1. 知识管理部门负责知识库的维护工作，包括知识的更新、备份、恢复等；2. 员工在使用过程中发现知识库中的错误或遗漏，应及时反馈给知识管理部门；3. 知识管理部门应根据反馈情况对知识库进行修正和完善。
第四章奖励与惩罚第九条对在知识库建设、使用和维护中表现突出的员工，公司给予一定的奖励。
第十条对违反本制度，造成公司知识泄露或损害公司利益的员工，公司将根据情节轻重给予相应的惩罚。
第五章附则第十一条本制度由公司知识管理部门负责解释。
第十二条本制度自发布之日起实施。
企业内部知识管理办法一、前言在现代企业中，知识是一种无形的财富，对于企业的发展和竞争力至关重要。
因此，有效地管理和利用企业内部的知识成为了一项重要任务。
本文将介绍一种有效的企业内部知识管理办法，以帮助企业更好地管理和利用内部知识资源。
二、知识管理的重要性知识管理是指通过有效的组织、获取、存储、共享和应用知识，以提高企业的绩效和竞争力。
在现代信息技术高度发达的背景下，企业内部产生的知识呈指数级增长，如何高效地管理这些知识成为了一个亟待解决的问题。
有效的知识管理可以促进企业内部的沟通和协作，提高工作效率，避免重复劳动，加快创新和学习的速度，从而提高企业的竞争力。
三、企业内部知识管理办法1. 知识库建设企业可以建立一个知识库，用于存储和管理内部的知识资源。
知识库可以采用电子化的形式，通过企业内部的网络平台进行访问和共享。
知识库应该包括各个部门的专业知识、技术文档、经验总结、解决方案等内容。
同时，知识库的建设应该注重分类和标签的设置，以便于用户快速地查找和获取所需的知识。
2. 知识分享与传承企业应该鼓励员工之间的知识分享和传承。
可以通过定期的内部培训、经验交流会议、专家讲座等形式，促进员工之间的知识共享。
此外，企业还可以设立专门的知识分享平台，让员工可以自愿地分享自己的经验和知识，以便于其他员工学习和借鉴。
3. 知识管理团队企业可以设立专门的知识管理团队，负责知识管理的规划、组织和执行。
知识管理团队应该由具有相关专业知识和经验的人员组成，他们可以负责知识库的建设和维护，推动知识分享和传承的活动，同时也可以监督和评估知识管理的效果。
4. 制定知识管理政策企业应该制定明确的知识管理政策，对员工在知识管理方面的行为进行规范和引导。
知识管理政策可以包括知识产权的保护、知识分享的奖励机制、知识管理的绩效考核等内容。
通过制定明确的政策，可以激励员工积极地参与到知识管理的活动中，提高知识管理的效果。
5. 结合信息技术企业可以借助信息技术来支持知识管理的实施。
知识库管理制度一、概述知识库管理制度是为了有效组织、维护和利用企业内部知识资源而制定的规范性文件。
它涵盖了知识库的建设、维护、更新、利用等全过程的要求，旨在提高企业的智力资本和创新能力，实现知识管理的有效运作。
二、知识库建设1. 知识库的确定企业应根据组织结构、业务特点和知识资源的类型，明确知识库的范围和内容。
包括但不限于技术文档、标准规范、专利信息、行业报告、经验总结等。
2. 知识库的组织与管理（1）确定知识库管理员，负责知识库的建设、维护和更新工作。
（2）建立相应的知识库管理系统，包括分类标准、索引方式、权限管理等。
（3）制定知识库的操作规程，规范知识的录入、整理和存储过程。
三、知识库维护与更新1. 知识资源的收集与整理（1）建立知识收集渠道，包括内部员工贡献、外部资源订阅、专家知识咨询等。
（2）整理知识资源，对收集到的信息进行分类、筛选和整合。
2. 知识库的更新与迭代（1）设立知识库更新机制，定期对知识库进行审查和更新。
（2）及时更新知识库中的信息，确保内容的准确性和时效性。
（3）关注新的技术发展和市场变化，更新知识库中与之相关的内容。
四、知识库利用与共享1. 知识库的查询与检索（1）建立用户查询接口，提供方便快捷的检索功能。
（2）制定查询规则和搜索策略，提高查询的准确性和效率。
2. 知识共享与传播（1）鼓励知识贡献，给予积极贡献者相应的激励措施。
（2）开展内部培训和分享活动，促进知识的传播和共享。
（3）建立专业领域的社交平台，提供交流和合作机会。
五、知识库安全与保密1. 知识库权限管理（1）设立不同的权限等级，根据用户身份和需求分配相应的权限。
（2）建立权限审批机制，确保知识的合法使用和保护。
2. 知识保密与防护（1）建立知识保密政策，对机密和敏感信息进行保护。
（2）加强数据备份和恢复措施，确保知识库的安全性和可靠性。
六、知识库绩效评估与持续改进1. 知识库绩效评估（1）制定知识库管理指标，定期对知识库进行评估和考核。
知识库管理制度一、总则1.1 为了规范知识库的管理和使用，确保知识库的安全、完整和高效运行，提高知识库的利用价值，特制定本制度。
1.2 本制度适用于公司内部的知识库管理，包括知识库的创建、维护、使用、更新和删除等环节。
1.3 知识库管理应遵循以下原则：（1）统一规划、分级管理、分工负责；（2）确保知识库的安全、完整和可靠；（3）提高知识库的利用效率和价值；（4）促进知识共享和创新。
二、知识库管理组织架构2.1 知识库管理组织架构包括知识库管理委员会、知识库管理小组和知识库管理员。
2.2 知识库管理委员会负责制定知识库管理的政策和规划，审批知识库的创建、更新和删除等重大事项。
2.3 知识库管理小组负责知识库的日常管理工作，包括知识库的维护、更新、备份和恢复等。
2.4 知识库管理员负责具体执行知识库的管理工作，包括知识库的创建、维护、使用、更新和删除等。
三、知识库的创建和维护3.1 知识库的创建应遵循以下流程：（1）提交知识库创建申请，包括知识库名称、目的、范围、内容等；（2）知识库管理委员会审批通过后，进行知识库的创建和配置；（3）知识库管理员进行知识库的维护和更新。
3.2 知识库的维护应包括以下内容：（1）定期检查知识库的运行状况，确保知识库的安全、完整和可靠；（2）及时更新知识库的内容，包括新增、修改和删除等；（3）定期备份知识库，并进行恢复测试，确保知识库的可用性。
四、知识库的使用和更新4.1 知识库的使用应遵循以下规定：（1）知识库的使用应遵循公司内部的规定和流程；（2）知识库的使用应保护知识产权和商业秘密；（3）知识库的使用应促进知识共享和创新。
4.2 知识库的更新应遵循以下流程：（1）提交知识库更新申请，包括更新的内容、目的和影响等；（2）知识库管理小组审批通过后，进行知识库的更新和维护；（3）知识库管理员进行知识库的更新和备份。
五、知识库的安全和保密5.1 知识库的安全和保密应遵循以下规定：（1）知识库的访问应进行权限控制，确保只有授权人员才能访问；（2）知识库的传输和存储应进行加密处理，确保知识库的安全；（3）知识库的备份和恢复应进行定期测试，确保知识库的可靠性和完整性。
知识库管理政策1. 背景知识库是组织内部用来存储和共享知识的重要工具。
为了有效管理知识库，确保知识的准确性和可靠性，本政策制定了一系列的管理措施和规定。
2. 知识库内容2.1 知识库范围知识库包含与组织相关的各类知识和信息，例如：公司政策文件、行业报告、项目案例、工作流程、标准操作程序等。
同时，也可以包含员工分享的经验和教训，以及其他有助于组织发展和研究的信息。
2.2 知识库维护保持知识库内容的准确和及时更新是重要的管理任务。
每个知识库管理员负责监控和维护所负责的一部分知识库内容。
管理员应确保新的知识和信息按照规定的分类和标签进行归档，并定期审核已存在的内容，删除过时或无效的信息。
2.3 知识库访问权限知识库的访问权限需要进行合理的管理和控制，以保护敏感和机密信息的安全性。
授权管理由知识库管理员负责，根据不同用户的角色和职责，设置相应的访问权限。
同时，应定期审查和更新访问权限，确保与员工变动保持同步。
3. 知识库使用3.1 内部分享知识库鼓励员工主动分享自己的知识和经验，以促进内部研究和合作。
员工可以通过知识库平台发布文章、上传文件、提问和回答问题等方式分享知识。
分享的内容应符合知识库内容管理规定，管理员会进行审核和处理。
3.2 搜索与浏览知识库需要提供易于使用的搜索和浏览功能，方便员工快速找到所需的知识和信息。
管理员应确保知识库的分类和标签体系清晰和有效，搜索结果准确和有序。
4. 知识库更新和反馈4.1 更新机制知识库应定期进行更新和维护，以保持内容的新鲜和有效。
管理员应及时收集和整理新的知识和信息，并进行及时更新。
同时，也应鼓励员工对知识库内容进行补充和修正，提高知识库的完整性和准确性。
4.2 反馈机制知识库管理员应设立反馈渠道，鼓励员工提供对知识库内容和功能的反馈意见。
管理员应及时回复并处理反馈意见，以持续改进知识库的质量和用户体验。
5. 知识库安全5.1 信息安全知识库内容中可能包含敏感和机密信息，需要进行合理的保护措施。
知识库管理制度随着现代企业信息化程度的提高，知识库也成为了企业内部重要的资源之一。
知识库指的是企业里所有员工在工作过程中产生的文档、笔记、技术资料等知识性的内容。
对于企业而言，有效地管理这些知识对于提高组织内部的工作效率和员工间的信息互通至关重要。
本文将从知识库的分类、建设、管理等方面综述企业对于知识库的管理制度。
一、知识库的分类知识库涵盖了企业内部所有员工在工作过程中产生的知识性文件和资料。
根据不同的分类标准，知识库也可以分为不同的类型。
1.按照知识的内容分类可以将知识库分为技术、业务、管理和支持四个方面。
技术方面的知识库包括产品技术、生产工艺、工程设计等；业务方面的知识库包括市场销售、客户关系管理、人力资源管理等；管理方面的知识库包括财务管理、公司战略、组织设计等；支持方面的知识库则包括信息技术、法律法规、环保等。
2.按照知识的形态分类知识库中的资料和文件多种多样，按照它们所呈现的形态不同，可以将知识库分为文本、数字、图像和多媒体四种形态。
3.按照知识的使用范围分类根据不同的使用目的和使用对象，知识库也可以分为内部、外部和合作三种不同类型。
内部知识库主要为员工提供了必要的工作支持；外部知识库则主要为客户、伙伴和供应商等提供企业相关知识；合作知识库是为了满足企业与外部机构的知识共享需求而建立的。
二、知识库的建设知识库建设是首先需要构建一个具有详细和系统化的知识分类体系。
一个好的知识分类体系可以帮助企业准确地确定知识库中的知识范围和内容，并有助于员工和各个部门协同工作。
1.建设一个良好的知识管理架构一个良好的知识管理架构便于知识的制作、组织、存储和交流，确保企业内部的知识资源得到了充分的开发和利用。
建设知识库时应该首先设立知识管理员，该管理员应该具备丰富的领域知识、良好的沟通能力和强烈的自我激励能力，此外，企业应该明确知识管理的范围和内容、制定知识处理的流程和规范，以及确立员工知识学习的机制和目标等。
知识库管理方案
知识库管理方案是指对企业或组织内部的信息资产进行整合和管理，建立一个可靠、高效、易用的知识库系统，以提高组织的工作效率和管理水平。
知识库管理方案应包括以下内容：
1. 知识库的建立：制定建库方案，确定建库目标和范围，明确建库流程和标准，选择合适的知识库软件和硬件设备。
2. 知识库的维护：定期更新知识库内容，保证信息的准确性和完整性，制定维护计划和流程，建立知识库管理员制度。
3. 知识库的使用：为用户提供方便快捷的查询和检索功能，支持多种查询方式和多种文件格式，建立用户权限管理制度，确保知识库的安全性和保密性。
4. 知识库的推广和培训：开展培训和推广活动，让用户了解知识库的使用方法和优势，提高用户的使用率和满意度。
5. 知识库的评估和优化：定期对知识库进行评估和优化，收集用户意见和建议，不断完善和优化知识库系统。
知识库管理方案的实施需要全面、系统地考虑各个方面的因素，以确保知识库系统的顺利运行和持续发展。
- 1 -。
知识库管理制度知识库是组织内部的一个重要资产，它包含了组织内部员工所积累的各种经验、知识和技能。
合理有效地管理知识库对于组织的可持续发展至关重要。
为了更好地管理和利用知识库，我们制定了以下的知识库管理制度。
一、知识库的建立和分类1. 知识库的建立组织内部应设立统一的知识库，以便员工能够方便地查找和分享知识。
知识库的建立应考虑到员工的工作需求和知识的特性，合理确定知识库的结构和内容。
2. 知识分类为了方便知识的管理和查找，知识库应按照一定的分类标准进行分类。
可以按照知识的来源、性质、应用领域等进行分类，确保知识库的结构清晰，知识可被有效地组织和检索。
二、知识库的收集和更新1. 知识的收集组织要鼓励员工积极参与知识的收集，可以通过内部讲座、培训、工作总结等形式，促使员工主动分享和贡献知识。
同时，组织应建立起健全的知识收集渠道，确保各类知识能够及时被采集和整理。
2. 知识的更新知识在不断更新和发展，组织应密切关注新知识的产生和变化，及时对知识库进行更新。
可以通过定期审核和维护知识库的方式，确保知识库所包含的知识符合最新的标准和要求。
三、知识库的存储和访问1. 知识的存储为了保护知识的安全和完整性，知识库应设置权限，并采取必要的技术手段对其进行保护。
同时，应制定明确的存储规范，包括命名规则、版本控制等，确保知识可以被方便地存储和管理。
2. 知识的访问员工能够便捷地访问和利用知识库对于知识的共享和传递至关重要。
组织应采取措施确保知识库的易用性和可访问性，例如建立搜索功能、提供分类目录、设置知识分享平台等，确保员工可以方便地获取所需的知识。
四、知识库的评估和绩效考核1. 知识库的评估为了保证知识库的质量和有效性，组织应定期对知识库进行评估。
可以通过问卷调查、用户反馈等方式，了解员工对知识库的评价和需求，进一步改进知识库的建设和管理。
2. 绩效考核知识管理是组织的一项重要工作，应将知识管理的成果纳入绩效考核的范畴，鼓励员工参与和贡献知识。
内部知识库管理制度范文内部知识库管理制度一、背景及目的为了有效管理和利用企业内部的知识资源，提升企业的创新能力和竞争力，确保员工对知识的掌握和传承，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有员工。
三、定义1. 知识库：指公司内部汇集和组织整理的各类知识和信息资源的集合。
2. 知识管理：指对公司内部知识资源进行整合、传播、共享和创新利用的管理活动。
四、知识库的建设和维护1. 知识库的分类：根据不同的业务领域、部门和职能，将知识库划分为不同的分类，如技术知识库、销售知识库、人力资源知识库等。
2. 知识库的内容：收录各个分类下的相关知识和信息资源，包括但不限于文件、研究报告、案例分析、培训资料等。
3. 知识库的建设和更新：建立专门的知识库管理员，负责对知识库的建设和更新，定期核查和更新知识库中的内容，保证知识库的完整和准确性。
4. 知识库的访问权限：根据员工的岗位和职责划分访问权限，确保员工能够获取到适合自己工作需要的知识和信息。
5. 知识库的评价和反馈：建立知识库使用的评价和反馈机制，鼓励员工对知识库的质量和使用体验进行评价和反馈，不断改进和完善知识库。
五、知识库的使用和共享1. 知识库的使用：员工可以根据自身的需要，通过知识库获取相关的知识和信息，提升自身的工作能力和水平。
2. 知识共享的原则：鼓励员工将自己在工作中积累的知识和经验分享给其他员工，促进知识的传递和共享。
3. 知识共享的方式：可以通过举办知识分享会、撰写知识分享文章、利用内部社交平台等方式进行知识共享。
4. 知识共享的奖励机制：对于积极分享知识的员工进行奖励和表彰，鼓励更多员工参与到知识共享的活动中来。
六、知识管理的培训和推广1. 知识管理培训：为员工提供知识管理的相关培训，包括知识管理的概念、方法和工具的介绍，引导员工了解和掌握知识管理的理念和技能。
2. 知识管理的推广活动：组织知识管理的推广活动，如开展知识管理案例研讨会、举办知识管理竞赛等，提升员工对知识管理的认识和参与度。
企业知识库管理办法V1.2拟制：审核：批准：业务管理部文件更改记录第一章概述1.1建立知识库的目的“三分技术，七分管理，十二分数据”充分说明了IT服务企业的知识管理在企业管理中占有举足轻重的地位。
XX知识库是公司承担的诸多项目成果的重要知识载体。
考虑到公司现状，建议目前知识库在集团（BG）一级集中建立。
在各BG对各类文档的形成、收集、积累、归档、存储等过程管理的基础之上建立的XX 知识库，将促使各BG文档管理的有序、安全、可靠。
从长远的角度而言，目前知识库的建设为公司今后的跨BG知识共享机制奠定良好基础。
1、为公司建立一个分级管理的知识管理环境，建立公司内部知识和信息的传播的基础，为知识的增值使用提供了有力的支持。
2、BG通过知识库的建立，将BG的日常管理信息、技术资料、项目文档、最佳实践、项目中一些特殊问题的解决方法集中存储，加强BG对知识、资源的有效管理。
3、通过BG知识库的积累，总结各类项目的成功经验、失败教训为员工提供学习最佳实践的学习环境。
4、通过目前各BG知识库的建立，对BG的信息和知识进行规模化的收集和整理，按照一定的方法和标准进行分类保存，并提供相应的标签及检索手段。
同时，为公司日后建立信息共享的资源平台积累资源、总结经验、奠定基础。
1.2适用范围适用于XX各事业集团（以下简称BG）、全资及控股公司、分子公司及分支机构。
知识库归档的文档不但包含电子文档，还包含重要的纸质文档原件。
第二章知识库建立的基本条件2.1知识库管理员的岗位设置要求及职责1、 BG “知识库管理员”岗位设置BG设立“知识库管理员”岗位，建议放在BG PMO里，负责BG电子文档、及纸质文档原件（含签字盖章）的统一归档管理。
2、“知识库管理员”岗位职责：✧项目经理在项目执行结束后负责本项目电子文档及签字原件的归档工作，项目终验后将项目的文档提交给BG知识库管理员。
✧知识库管理员负责收集BG的各类技术资料、系统软件介质，统一归档至BG知识库；✧知识库管理员负责将收集BG文件的各类管理文档，统一归档至知识库；✧知识库管理员将收集的文档按年度、类别进行登记，填写文档登记表。
◆项目的归档文件夹中必须整理一份归档的文件清单（参见公司一体化管理体系要求的各种项目类型文档检查表中所列的文件清单，模板见附录2），以便文档登记表中可以做链接使用，确保查找方便。
◆公司定义的重大项目填写《重大项目文档登记表》（见附录3）；◆外包项目填写《外包项目文档登记表》（见附录4）；◆重大项目、外包项目之外的项目填写《普通项目文档登记表》（见附录5）；◆技术类文档填写《技术文件文档登记表》（见附录6）；◆部门管理类文档填写《管理文件文档登记表》（见附录7）；✧知识库管理员应严格保密归档文件的内容，确保文档的完整、真实和有效利用，从文档产生时就应按照管理办法的要求，妥善管理，以确保归档文件真实性、完整性、有效性和安全性，保证其不丢失、不损毁、不失真。
2.2知识库服务器的使用及维护要求1、服务器的建立基础BG建立知识库，委派专人维护服务器的运行。
2、基本要求BG知识库为基本类型的知识存储，建立相应合理的存储目录结构及信息登记制度、信息访问授权制度即可。
如BG具备相应条件，可选择使用文档管理软件，公司级暂不做要求。
3、系统配置要求BG知识库服务器的磁盘容量必须能满足BG内文档的存储要求。
知识库的管理人员应定期跟踪磁盘使用情况。
4、备份措施建立必要的信息备份机制，定期备份知识库并妥善存储。
备份介质的安全必须满足ISO 27001信息安全管理体系中《物理和环境安全》中的相关规定。
5、安全措施：BG应对知识服务器采取有力措施确保文档服务器及电子文档的物理安全、文档的授权访问安全。
安装杀毒软件、操作系统补丁及其他安全软件并保证及时更新，定期对服务器进行安全检查。
服务器的安全必须满足ISO 27001信息安全管理体系中《物理和环境安全》中的相关规定。
建立必要的文档服务器授权访问机制，如设置登录密码，定期更换密码等措施。
对服务器的访问必须经过授权和等级。
服务器维护人员需填写《服务器授权登记表》（见附录9）2.3纸质文件存储及管理要求目前公司大量的资源信息是以电子文档的形式存在的，虽然各类文档编辑软件、办公自动化软件、业务应用系统的普遍使用，但依旧存在大量的纸质文件。
如各类项目合同、采购合同、供应商资料、技术书籍资料、项目验收报告、工程图纸等有签署内容的文档。
对于这类文档，在存储其电子文档的同时，也应做好纸质文件的归档保存工作，以保障电子文档的原始性与真实性。
1、设立有专人负责的文件柜保管纸质文件，注意文件柜的钥匙保存等安全性问题。
2、将纸质文件按照类别、年份、部门、项目等类别分别装盒保存。
2.4知识库归档资源类型1、管理文档：主要是公司或BG内部正式定稿的管理文件，包括管理制度、管理记录、部门项目信息、人员管理信息等。
2、技术文档：主要是一些标准规范、政策法规、项目管理方面的和公司相关业务类型的技术文档，包括软件开发类、系统集成类、智能楼宇类的技术规范等。
3、项目文档：正式定稿的项目文件（文档种类至少满足公司一体化管理体系的要求）和图纸、自主开发的软件源代码等。
各BG可依据实际情况扩充上述归档文件范围。
项目文档主要包括重大项目文档、外包项目文档和普通项目文档。
（详细说明见《BG PMO工作手册》）。
第三章知识库建立要求3.1知识库资料归档流程下图所示为知识库文档归档的简要流程，各业务部门可根据自身情况进行裁剪或扩充。
3.2知识库资源归档格式文字型电子文档以DOC、XLS、PPT、PDF、XML、RTF、TXT等为通用格式；扫描型电子文档以JPG、GIF、TIFF为通用格式；视频及多媒体电子文档以MPEG、AVI为通用格式；音频电子文档以WAV、MP3为通用格式。
专用软件产生的电子文档原则上应转换成上述通用型电子文档。
对于无法转换成通用型电子文档的文档，可在文件归档的同时收集其生成软件。
纸质文档存储其扫描件和纸质原件。
3.3文档命名规则1、管理文档命名：业务单元（BG或BU）代码+“-”+“年度”+“-”+文件名称。
BG代码：政府IT服务事业集团（ZF）、企业IT服务事业集团（QY）、公用事业IT服务事业集团（GY）、智慧城市及云服务战略本部（ZH）、公共安全IT服务事业集团（GA）、基础设施IT服务事业集团（JS）、区域IT服务事业集团（QY）、XX信息（TX）。
BU代码：请依据各个BG的代码规则自行设定；职能部门代码：财务部（CW）、人力资源部（HR）、企业发展部（QF）、战略发展部（ZL）、总裁办（ZB）、业务管理部（YG）、证券部（ZQ）、产业发展部（CF）、审计部（SJ）、基建办办公室(JJ)、投资部（TZ）、信息管理部（XX）。
例：企业IT服务事业集团-销售人员绩效考核制度：QY-14-销售人员绩效考核制度。
2、技术文档命名：技术分类代码+“-” +“资料上传年度”+“-”+文件名称。
技术分类代码参见附录1。
例：JavaScript教程：RJ-14-JavaScript教程3、项目文档命名：项目令号+“-”+文件名称+“-”+版本号。
项目令号即财务核算用项目令号。
文件名称应与公司管理手册、程序文件、作业指导书中的文件名称一致。
上述文档中未涉及的文件可自行命名，上报业务管理部备案，并在对同种文件的后续编目中沿袭使用。
例：Z-GG130006-质量计划。
4、软件源代码命名：代码开发语言（版本）+“-”+操作系统代码（版本）+“-”模块名称+“-”+版本号。
操作系统代码参见附录1。
例：Java（7.0）- WS（2013）-打印机调用-1.0。
注：本条所指源代码为作为部门资产的可以复用的成熟软件模块。
各软件开发项目所交付的最终（或中间）产品源代码与项目文档存放在一起。
3.4文档归档存储要求1、归档的电子文档应与相应的纸质或其他载体形式的文件，并在内容及相关描述上保持一致。
2、对知识库中文档进行归档时，需要登记文档的基本信息，严格按照上述命名规则命名，以利于管理、检索、共享等。
对于项目文档要按照年度和项目类别，以《XXX文档登记表》形式记录文档的基本信息，每一份文档对应一条记录。
要求《XXX文档登记表》（见附录）以纸质和电子版两种方式存在。
3、项目文档中要有带公司标识和名字的页眉，页脚要有页码的标识，需要审批的文档要有拟制、审核、批准字样的封皮（参见公司《技术文件的签署规定V1.0》的要求），4、各业务部门要明文规定人员离职时文档的交接方式和内容，确保文档不被离职人员带走或者丢失。
5、各业务部门在集中存储电子文档时，按下图所示建立文件目录结构：一级目录二级目录三级目录四级目录五级目录一级目录二级目录一级目录二级目录第四章知识库管理要求1、备份及安全：BG知识库服务器每周至少备份一次。
（电子文档的安全必须满足ISO 27001信息安全管理体系中《信息资产管理程序》中的相关规定）。
2、产品标识管理工程项目在完成项目验收后，项目全套电子文档（含有软件开发内容的项目包括全部的软件代码）刻录成光盘一式两份。
一份供查阅使用、一份与纸质文档合并一处保存。
保存项目文档的同时，请依据《产品标示管理办法V2.2》填写本项目的《项目产品标识登记表》或《软件产品标识登记表》；3、外包项目归档要求外包项目的文档（参见《外包项目管理规定V1.1》）的要求收集文档进行管理。
4、授权访问机制：✧存储在知识库中的资料，如有员工需要使用，须经部门领导批准，知识库管理员应填写《文档借阅登记表》（见附录8）。
✧使用电子文档：可在管理员控制下，拷贝或制作光盘。
使用结束后管理员回收资料。
如部门的文档服务器采用文档管理系统，可采用授权的方式对特定人开放需要的文档访问权限。
✧使用纸质文档：在获得许可后，填写《文档借阅登记表》；5、定期更新的机制知识库建立的意义在于信息的准确、全面与及时更新。
知识库管理人员应及时更新和补充知识库信息。
项目信息必须在项目验收结束后半年内归档至知识库；BG内部文档及技术文档定期更新内容，清除其中的失效信息及垃圾文件。
6、定期检查机制知识库管理员应对提交的文档进行检查，确保没有病毒，数据完整、真实、有效后再做保存，对于不合格的文档，应该退回提交人员修改后重新提交。
7、上级管理机构检查机制业务管理部将定期对知识库管理员的工作实行全过程的管理与监控。
详细要求见《集团PMO工作手册》。
附表附录1：代码1、操作系统代码WindowsServer(WS)、AIX UNIX(AIX)、RedhatLINUX（RLINUX）、Solaris（SLS）、HP UNIX（）等。
2、技术分类代码3、文档类别代码：注：在使用中如遇到上表所列之外的分类，BG应与公司业务管理部沟通后再扩充代码，并作为公司标准在后继的文档编目中沿用。
