做好工程底图档案管理——以中国昆仑工程公司底图档案管理为例

底图档案的整理与管理
王天民
【期刊名称】《贵州档案》
【年(卷),期】1996(000)003
【摘要】底图是用来复制生产、施工、工作等图纸的原始图，其效用类似于公文
的定稿。

从逻辑上讲，底图应与复印图（俗称蓝图）合并整理，但由于底图的纸质特性，不能折叠且易碎，因此必须单独整理和保管。

一个单位的底图档案形成，反映的内容和作用与其他纸质载体档案（特别是蓝图）有着不和分割的联系。

因此，不应单独设置类目进行整理，即应按照一个单位的科技档案分类方案进行分类整理。

从理论上讲，底图档案是以张为保管单位的，但是考虑到一般的企事业单位的底图档案数量比较多，以张为单位进行保管和检索很不方便。

因此，在实际管理中，可将底图组织成保管单位。

底图组织保管单位的方法有两种：一种是按内容特征组成保管单位，就是按照产品或工程的内
【总页数】2页(P31-32)
【作者】王天民
【作者单位】沈阳市辽中化工总厂档案处
【正文语种】中文
【中图分类】G27
【相关文献】
1.做好工程底图档案管理——以中国昆仑工程公司底图档案管理为例 [J], 王绯
2.冶金设备蓝图档案和底图档案整理工作异同的诌议 [J], 韩蕾
3.浅析底图电子档案与纸质档案“双轨制”管理 [J], 余科云
4.底图档案的整理与管理 [J], 王仕平
5.浅论社会化整理模式中档案电子数据的安全管理——基于中国第一历史档案馆整理实践 [J], 郭琪
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工程公司档案管理制度1. 引言工程公司作为一个信息密集型的组织，拥有大量的档案资料，包括项目合同、工程图纸、技术文件、财务报表等。

为了保证这些档案的安全、准确性和易于管理，制定一套科学的档案管理制度是必要的。

本文档旨在为工程公司建立一套完善的档案管理制度提供指导和参考。

2. 制度目的本档案管理制度的目的是确保工程公司的档案资料能够被正确、及时、安全地管理和使用，以保证工程项目的顺利进行和公司运营的高效性。

3. 档案管理的原则3.1 完整性原则所有相关档案资料应当被完整地收集、登记和存储，确保没有遗漏或丢失。

3.2 安全性原则档案资料的存储、传输和使用应当符合相关的安全规定，采取必要的措施防止丢失、损坏、盗窃或泄露。

3.3 准确性原则档案资料的内容应当真实准确，不得有虚假、误导性或欺骗性的信息。

3.4 整理性原则档案资料应当按照一定的分类标准和档案编码规则进行整理和归档，以便于查找和利用。

4. 档案管理流程4.1 档案收集工程公司应当建立档案收集工作制度，明确档案收集的时间、方式和责任人。

在项目开始之前，要求项目负责人及时收集相关的合同、图纸和文件，并按照一定的标准进行整理和登记。

4.2 档案存储工程公司应当建立专门的档案室，对档案进行存储和管理。

档案室应具备合适的环境条件，包括温度、湿度和防火设施等，以确保档案的安全性和持久性。

4.3 档案检索工程公司应当建立档案检索制度，明确档案的查阅权限和程序。

凡是需要查阅档案的人员，必须提出书面申请，并经过相关部门的审核和批准。

4.4 档案保管工程公司应当建立档案保管制度，确保档案的完整性和安全性。

档案保管人员应具备一定的专业知识和责任心，定期对档案进行检查和整理，确保档案的有序性和易于查找。

4.5 档案销毁工程公司应当建立档案销毁制度，明确档案销毁的条件和程序。

档案销毁必须经过相关部门的审批，并按照一定的程序和方式进行销毁，以防止档案的泄露和滥用。

5. 档案管理的责任5.1 领导责任工程公司的领导必须高度重视档案管理工作，制定明确的档案管理政策和目标，并监督实施。

工程公司档案管理制度一、制度目的本制度的目的是规范工程公司档案的管理，保证档案的准确、完整、安全、便捷、高效的保存和使用，加强对档案资料的保密工作，保障公司合法权益。

二、适用范围本制度适用于工程公司所涉及的各类档案，包括各种业务活动、项目管理、财务管理、人力资源管理等方面的档案。

三、档案管理的基本应用（一）档案的分类1.按照工程公司组织架构分类存储；2.按照档案所属业务流程存储；3.按照档案种类及其主题存储。

（二）档案的建立和归档1.工程公司所有档案，均应在相应业务活动实施后及时建立；2.按照类别、主体、时间、地点、事由等要素进行目录分类；3.未建立明确目录、分类和号册的档案，均视为未建档案，应及时整理建档；4.档案归档应按照原则：原始性、完整性和连续性归档。

（三）档案存储1.档案存储地点应划分为密闭区和非密闭区。

所有档案应存放于密闭区内，比如保险柜、防火柜等；2.对于大量的文件或电子档案，可采取存储软盘、光盘等方法进行备份；3.对于重要的文件，可采取定期转存、定期检查等措施进行保管。

（四）档案检索1.对于已归档的档案，应根据其编号和类型等，进行科学、合理的存储、检索和定位；2.所有档案的位置和存储情况，均应在档案目录和档案登记表中注明，并定期进行更新整理。

（五）档案借阅和使用1.工程公司所有档案均应实行公开管理；2.借阅档案，应向管理部门申请，并按照规定的流程进行审核和登记；3.借阅档案的人员，应当按照规定进行登记和领取，并在一定时限内使用完毕，并归还对应的档案才能离开借阅室。

（六）档案审查和销毁1.对于其内涵涉及到保密和公开的重要档案，应进行审查处理，并进行备案；2.对于已归档的、已被鉴定为无留用价值的档案，应依据档案销毁标准和程序及时销毁。

四、档案管理的责任与义务（一）各相关部门的责任和义务1.具体实施和监督档案管理工作的”。

需要对档案管理工作的实施情况及时掌握、定期检查，及时向领导层汇报；2.每个部门管理的档案应做到及时、准确的归档、整理和查阅，确保数据准确性，并对档案保密及安全负责；3.按照规定，对公开或涉密档案的保密、发布、送达、接受、借阅、销毁等进行监管和控制。

工程公司档案收纳管理制度一、总则为规范工程公司档案收纳管理工作，提高档案管理效率，保障档案安全完整，制定本制度。

二、档案管理范围本制度适用于工程公司内部所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案以及其他形式的档案。

三、档案管理机构工程公司设立档案管理部门，负责公司内部所有档案的收纳、整理、保管和利用工作。

档案管理部门成立档案管理委员会，负责审定档案管理制度和重要档案的处理。

四、档案管理制度1. 档案收纳（1）各部门必须建立档案登记表，详细记录档案的名称、编号、分类、存放位置等信息，确保档案能够迅速查找。

（2）档案必须按照规定的分类标准进行归类，如按照事务类别、年份、项目等进行分类整理。

（3）新建项目或完成项目时，必须及时整理和归档相关档案，并按照规定存放位置存档。

2. 档案整理（1）对已经建立的档案，定期进行检查和整理，清除过期、无用的档案，确保档案信息的及时更新和完整性。

（2）档案整理时，应按照规范的方法进行，如整理、装订、封装等，确保档案的保存质量。

3. 档案保管（1）各部门必须做好档案的保管工作，保证档案的安全可靠。

（2）重要档案必须定期备份，确保档案信息不会丢失和损坏。

4. 档案利用（1）档案管理部门提供档案的查询、借阅、复印等服务，确保员工能够方便、及时地获取所需的档案信息。

（2）档案利用时，必须按照规定的程序进行，保护档案信息的机密性和完整性。

五、档案安全1. 纸质档案安全（1）纸质档案必须存放在防火、防潮、防盗的专用档案室内，定期进行消毒和清理。

（2）禁止私自将档案带出公司内部，确保档案的安全性。

2. 电子档案安全（1）电子档案必须存放在安全的服务器内，并设置定期备份和加密措施。

（2）设定权限，防止未授权人员访问和修改电子档案。

六、档案处置1. 重要档案（1）重要档案包括公司章程、合同、财务报表、人事档案等，必须按照规定的程序加以保管和处理。

（2）重要档案不得随意销毁或转移，必须经过档案管理委员会审定后方可处置。

加强底图档案保管提高档案利用率摘要：笔者在对底图档案进行数字化实施过程中发现，常常因为忽视或轻视底图档案的保管工作，以致发生一些不应发生的现象。

底图档案的保管质量高低直接影响到档案的利用，针对工作实践中发现的问题加以分析，对提高底图档案保管质量提出几点认识。

关键词：底图档案素质耐久性我公司始建于1965年，是国家甲级勘察设计单位，中国石化重点科研院所。

在四十多年的发展中，底图档案库存量已达到1086124张，随着公司的发展，档案的数量日益增长，使库存档案显得庞杂起来。

底图档案，是企业在基本建设、生产技术、科学研究、产品设计研制、技术改造、设备更新等环节中形成的原始图样，具有很强的原始性。

它既是企业全部档案的重要组成部分，又是企业的有形资产和宝贵财富。

如何保护好数量庞大的底图档案，使之更好地为生产服务，成为公司底图档案管理人员急需解决的一个课题一、底图保管出现的基本问题（一）底图纸张外观存在的现象。

1、底图破损。

纸张的机械强度应力数值差，纸张耐久性就相应减弱，造成底图档案在利用过程中出现了底图边缘毛糙、起皱、卷边，整图折皱、折痕多、撕裂，有的图纸甚至出现边角缺少等现象。

2、底图老化现象。

档案纸张的光老化破坏作用最大，通常表现为纸张脱水，强度下降、加速档案纸张上各种化学反应的进行、纸张纤维素的热裂解，机械强度和耐久性随之降低，99年前的底图返黄率达16%、变脆率达5%以上。

3、底图档案用夹子或回形针夹，出现锈蚀痕迹；底图包边尺寸不匀，歪歪斜斜，宽窄不一，薄厚不等，致使蓝图晒制时，质量差，增加晒制成本。

（二）底图档案字迹存在问题的占有率极高，特别是98年前的底图出现字迹问题高达近两成。

具体如下：1、高温能使耐热性差的字迹材料发生油渗扩散现象，档案字迹油迹扩散成团，有的甚至无法辨认；2、底图在打印机打印出图时，色带深浅不一，线条粗细不匀，字号小者则打印成团；3、潮湿能使字迹褪色的速率增加，致使底图内容变浅变色；4、底图更改现象严重，图面不整洁，有铅笔划改勾画现象，设计字体不规范，绘图仪无法识别打印文字为“？”等；5、灰尘贴附在底图表面，使字迹线条模糊。

工程公司的档案管理制度一、总则为了规范工程公司的档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的安全性、完整性和可用性，根据《档案法》的相关规定，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于工程公司全体员工在公司内部进行档案管理工作时的行为规范。

三、档案管理的原则1. 知情原则：凡公文档案应当记录、报告或处理的全部情况均应依法予以保留。

2. 服务原则：档案管理是为企业服务的活动，档案应当及时、准确、完整、方便地为企业的经营管理和科研活动服务。

3. 利用原则：档案管理应根据经济建设的需要，促进档案的有效利用，提高工作效率。

4. 确权原则：档案必须真实、完整、准确、可靠地反映实际情况，确立审理权益。

5. 爱护原则：档案是不可复制的资源，必须爱护、珍惜，杜绝灭失、篡改、遗漏等现象。

四、档案分类工程公司的档案按照内容、形式和保存期限可分为以下几类：1. 公司基本信息档案：包括公司组织机构、工商登记、法律文件等相关资料。

2. 人事档案：包括员工档案、职工培训档案、考核评价档案等相关资料。

3. 财务会计档案：包括业务收支、财务报表、审计报告等相关资料。

4. 项目管理档案：包括项目立项、合同、施工图纸、竣工验收等相关资料。

5. 行政管理档案：包括会议记录、决议文件、通知公告等相关资料。

6. 安全管理档案：包括工程安全监管、事故调查、应急预案等相关资料。

五、档案管理程序1. 档案的登记和归档公司每份档案都要经过登记，包括文件标题、文件编号、责任人等信息，并按照归档规定进行分类和整理，存放在指定的档案室。

2. 档案的保管和借阅公司档案室由专门的档案管理员负责保管和管理，档案必须定期检查、更新、整理，防止遗失和损坏。

员工如需查阅档案须提出书面申请，并经过审批批准后方可查阅。

3. 档案的销毁和处理档案保管期限届满或不再需要时，应根据规定进行销毁处理，不能随意丢弃或破坏。

销毁过程需要有专人监督，并做好销毁记录。

对于涉密档案，也需按照相关规定进行安全销毁。

工程公司文件档案管理制度第一章总则为规范工程公司文件档案管理工作，提高档案管理效率和质量，保障信息的安全和准确性，特制定本制度。

第二章文件档案管理的基本要求1. 工程公司的文件档案管理工作必须严格按照国家有关法律法规和公司规章制度执行，确保文件档案的完整、准确和安全。

2. 工程公司的文件档案管理工作必须遵循分类、分级管理原则，确保文件档案的合理存放和查找。

3. 工程公司的文件档案管理工作必须建立健全信息安全保障机制，确保文件档案的保密性和完整性。

第三章文件档案的分类管理1. 按照文件档案的性质和用途，对文件进行分类管理，包括公司内部文件、合同文件、财务文件、技术文件等。

2. 每类文件应制定明确的管理规范和流程，确保文件的准确性和完整性。

3. 对于机密文件和重要文件，应加强管理，确保文件的安全性和保密性。

第四章文件档案的分级管理1. 根据文件的重要性和保密级别，进行分级管理，包括一般文件、重要文件、机密文件等。

2. 对于重要文件和机密文件，应建立相应的权限访问机制，确保文件的安全性和保密性。

3. 对于一般文件，应建立便捷的查找系统，确保文件的及时查阅和利用。

第五章文件档案管理的流程规范1. 文件档案的编制、传递、审批、签发等流程必须按照公司规定的程序进行，确保文件的准确性和规范性。

2. 文件档案的传递和交接必须按照规定的流程进行，避免遗漏和错误。

3. 文件档案的审批和签发必须由规定的权限进行，确保文件的合法性和有效性。

第六章文件档案管理的安全保障1. 文件档案的存放必须按照规定的方式进行，保证文件的安全性和完整性。

2. 文件档案的传递和交接必须在安全的环境下进行，避免文件的丢失和泄露。

3. 对于重要文件和机密文件，必须进行加密和备份，确保文件的安全和可靠性。

第七章文件档案管理的检查和评估1. 工程公司应定期进行文件档案管理的检查和评估，发现问题及时整改，确保文件的质量和效率。

2. 对于文件档案管理工作表现突出的单位和个人，应给予奖励和激励，提高工作积极性和效率。

工程公司档案管理制度一、总则为了规范工程公司档案管理工作，确保档案的安全、完整性和及时性，提高档案管理效率，提升工程公司综合管理水平，特制定本档案管理制度。

二、档案管理范围工程公司档案管理范围包括以下内容：1. 公司组织机构、管理规章制度、工作计划、业务流程、内部决策、项目管理等相关文件和记录；2. 会计凭证、报表、税务资料、财务分析、审计报告等财务与财务管理相关文件；3. 合同、投标文件、招标文件、中标通知书、工程施工图纸、工程管理文件等工程项目相关文件；4. 人事档案、绩效评价、聘用合同、培训记录等人力资源管理相关文件；5. 其他与工程公司业务运作、管理活动、决策制定等相关的文件和记录。

三、档案管理责任部门1. 公司领导层负责公司档案管理的决策和监督工作；2. 公司行政部门负责具体的档案管理工作。

四、档案管理制度1. 档案分类管理：按照档案的性质、内容、形式等特点，对档案进行分类归档，建立档案目录，建立档案数据库，方便档案的检索和管理。

2. 档案接收与登记：对于公司新建的档案文件，应及时接收并做好登记工作，确保档案的完整性和及时性。

3. 档案保管：对公司档案进行定期清点、整理、归类和封存，确保档案的安全性和保密性。

4. 档案借阅与利用：对于需要借阅档案的部门或个人，应提出书面申请并经过审批，在档案室内进行借阅，并建立借阅登记制度。

5. 档案销毁：对于已经无效的档案文件，应及时进行销毁处理，严格按照公司的销毁管理程序执行，确保档案的合规销毁。

6. 档案信息化建设：加强对公司档案信息化建设的推进，建立电子档案管理系统，提高档案管理效率和便捷性。

7. 档案教育培训：定期开展档案管理知识和技能培训，提高员工的档案管理意识和能力。

五、档案管理规定1. 对于涉及公司重要机密的档案文件，应加强保密级别，严格限制查阅和复制权限；2. 对于公司档案资料的损坏、丢失等情况，应及时报告领导，并按公司规定进行处理；3. 对于涉及法律诉讼、纠纷处理等的档案文件，应按照法律规定保存期限和管理流程处理。