01质量体系文件编号规定

温州航宇标准件制造有限公司文件编号： HY/QW-1-XZ版 次： A/0发布日期： 2005/06/28文件名称质量体系文件编号规定页 次： 第1页 共2页1. 目 的规定质量体系文件的编号办法，使本公司质量体系文件编号、管理规范化。

2. 适用范围适用本公司质量体系文件的编号。

3. 职 责(略)4. 工作程序4.1 质量体系文件的范围4.1.1 质量体系文件包括《质量手册》、程序文件、作业指导书等。

4.1.2 技术文件编号办法见《技术文件管理规定》。

4.2 质量体系文件的编号办法4.2.1 质量体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，统一打印在文件的右上角。

4.2.2 质量手册编号规定HY / QM-年代号文件代码“航宇”汉语拼音缩写4.2.3 程序文件、作业指导书编号规定HY/ - -部门代码文件的流水号文件代码“航宇”汉语拼音缩写a) 文件类别代码程序文件 QP作业指导书 QWb) 各部门代码财务部 CW技术部 JS制 文： 审 核： 核 准：温州航宇标准件制造有限公司文件编号： HY/QW-1-XZ版 次： A/0发布日期： 2005/06/28文件名称质量体系文件编号规定页 次： 第2页 共2页生产部 SC销售部 XS质量部 ZL供应部 GY行政部 XZ例：HY/QP-1-XZ温州航宇标准件制造有限公司第一份程序文件由行政部制定的《文件和资料控制程序》4.3 质量记录表格的编号4.3.1程序文件中涉及的质量记录的格式由质量部统一审定、编目、编号、打印和分发。

4.3.2各部门在质量体系实际运行中需要增、减或修订质量记录的表格应报质量部批准、注册、编号。

质量记录表格编号统一打印在表格左下角最后一行。

4.3.3质量记录表格的编号规定HY/QR- -部门表格顺序号(01-99)部门代码 表格代码“航宇”汉语拼音缩写注：质量记录编号部门代码和文件编号部门代码相同4.3.4质量记录格式目录见附表《质量记录编目登记册》。

质量管理体系文件编号规定两篇篇一：质量管理体系文件编号规定1、目的确保本公司制定的综合管理体系文件有统一的标准格式，以便于统一管理和查询。

2、范围本制度规定了文件编号的表达形式及编号要求，适用于公司内使用文件、记录的编号。

3、职责人力资源部负责制定文件编号规则和对体系文件的编号。

4、部门代号人力资源部：RL综合管理部：ZH财务部：CW营销部：YX研究所（油田化学工程中心）：YJ质检部：ZJ生产部：SC5、文件分发号认证机构：00总经理：01管理者代表：02人力资源部：03综合管理部：04财务部：05营销部：06研究所（油田化学工程中心）：07质检部：08生产部：09 6、编号规则6.1一级文件：手册注各管理体系代号如下：质量管理体系（9000）：QMS安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSE环境和职业健康安全管理体系：E0M API石油天然气行业制造企业质量管理体系：SC6.2二级文件：程序文件注各管理体系代号如下：安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSEP环境和职业健康安全管理体系：E0PAPI石油天然气行业制造企业质量管理体系：CX6.3三级文件6.3.1管理体系文件（管理制度、作业指导书、图纸等）管理类文件：GL技术类文件：JS6.3.2记录表格类注：质检部、生产部涉及记录内容较多，为便于区分，可在顺序号后加工段号或产品代号，以便于区分。

例：产品原始检测记录（DSP-2、DSP-3、SMP-Ⅰ、SMP-Ⅱ等），可记录为：DSY/JL-ZJ-01-(DSP-2)、DSY/JL-ZJ-01-(DSP-3)等6.3.3外来文件注：A表示法律法规类文件；B表示技术标准和规范类文件；C表示与体系有关的文件；……6.5通知通报类文件通知类代号：TZ通报类代号：TB7、文件版本编号7.1 A/0表示第1版第0次修改。

例如：A/1表示第1版第1次修改，B/0表示第2版第0次修改；依次按照A/0，A/1,A/2，B/0，B/1，B/2……的形式填写。

质量管理体系文件编制规定1目的确保质量管理体系文件的编制符合内容格式统一、保持清晰、易于识别和检索等要求。

2范围本办法适用于本所的质量管理体系文件，包括质量手册、质量管理体系程序（程序文件）、作业文件和质量记录的编制。

3职责3.1质量管理体系文件由有关职能部门负责起草，部门负责人负责审核。

3.2质量手册由所长审定批准，程序文件、作业文件由主管所领导审定批准。

4文件编号Q S X —X X —X X X X------- 发布年份------ 同层次文件顺序号------ 层次代码：质量手册一A程序文件一B作业文件一C—质量管理体系代号质量记录一D5文件封面格式5.1质量手册及程序文件的封面格式应符合附录A的规定。

5.2作业文件及质量记录不设封面。

6文件页面格式6.1质量手册、程序文件、作业文件，除封面、目录外，每页均设有页眉6.2页眉格式为文件名称7文件内容7.1质量手册内容0引言1范围2引用标准3定义4〕56按GB/T19OO1-2O0—ISO9OO1:2O（标准中的4至8的条款对应编写77；7.2程序文件和作业文件内容1目的2范围3职责4程序内容5 记录注：1、程序内容可以分几章编写；2、记录也可以插入程序内容中编写。

8文件条文的编排8.1文件层次编号当条文内容适于采用分行并列叙述时，其编号用小写的拉丁字母a., b., c.， 顺序表示。

8.2 “章” 一般设有标题，“条”可有也可没有标题。

但同一层次的“条”， 有无标题原则上应一致。

9文件幅面质量管理体系文件的幅面采用 A 4 (210m M 297mm )。

10质量要求文件编写要符合下列要求： a. 文字通顺，表述清楚。

b. 名词、缩略语、标点符号要符合国家有关标准的规定。

c .计量单位一律采用法定计量单位。

11会签与审批质量管理体系文件稿经编制人起草后，按附录 B 的《质量管理体系 文件会签审批单》，经编制人、编制部门负责人签字后，经相关部门会签, 并经主管所领导签署批准。

体系文件编号规则SUP-GM-R01文件分发一览销售部SD 客服部CS市场部MK研究所R&D综合管理部GM证券投资部SI生产部PD采购部PU财务部FD审计部AD计划部PM技术部TD品质部QM√√√√√√√√√√√√√部门会签部门签名部门签名文件审批编制审核批准修改历史版本修改描述日期编制人A/00 首次发布2014.3.13 蔡媛媛1. 目的：对公司体系文件和记录的编号作出明确规定，规范统一体系文件的编号，便于文件及记录的识别和检 索。

2. 适用范围 ：适用于公司与质量管理体系有关的所有文件及实施记录的编号。

3. 参考文件或标准 ：无4. 术语和定义：无5. 责任部门及职责：综合管理部：负责制定统一的文件编号规则并监督执行。

其他相关部门：按照规则执行6. 流程图无7. 控制要求 ：7.1 质量管理体系文件的编号7.1.1质量手册（一级文件）编号； SUP/QM7.1.2 程序文件（二级文件）； SUP ×.×× - ××例如：SUP1.1-GM 《文件和记录控制程序》7.1.3 支持性文件（包括操作指导书、检验规范、操作规程、内部标准、规章制度等，三级文责任部门代码1-2位流水号分类号码：1． 质量管理体系 2． 管理职责部分 3． 资源管理部分4． 产品实现和运行控制部分 5． 检查、测量、分析和改进部分公司名称代号件）；SUP - ××- ×-×××例如：SUP-GM-R01 表示综合管理部负责实施和控制的有关制度规定类文件。

7.2文件记录的编号和流水号 7.2.1 文件记录的编号 F ××/SUP ××××例如： 编号ESPBB1.1-QM 的文件产生的第一个记录为“F01/ ESPBB1.1-QM ”。

7.2.2文件记录的流水号一般文件记录的流水号，按年份加3位阿拉伯数字流水号的形式编制。

1 目的：规范本公司质量管理体系文件的制定、审核、批准、管理和发放，保证文件的规范性、科学性和可操作性。

2 范围：公司内所有涉及生产和质量管理活动的书面文件，以及文件的起草、修订、审核、批准、发放、撤销、印制、执行、检查和归档等活动。

3 责任：3.1培训职责：本文件起草人或审核人或批准人负责对公司各部门负责人进行本规程的培训；各部门负责人负责对其部门人员进行规程的培训。

3.2 质量部：负责质量管理、文件管理、质量保证及自检类文件的起草、修订、变更、撤销工作，负责所有质量管理体系文件的审核。

负责所有质量管理体系文件的发放、收回、销毁、保存和日常维护工作。

负责质量控制、委托检验、质量标准及检验规程、分析方法验证、分析仪器验证类文件的起草、修订、变更工作。

3.3生产部：负责生产管理、委托生产、各产品的工艺规程及岗位操作规程、工艺验证、卫生及清洗验证类文件的起草、修订、变更工作。

负责厂房与设施、设备、生产辅助系统确认、设备确认、厂房确认类文件的起草、修订、变更工作。

3.4仓储：负责物料与产品类文件的起草、修订、变更工作。

3.5购销部：负责产品采购、销售类相关文件的起草、修订、变更工作。

3.6综合部：负责机构与人员、工作职责类文件的起草、修订、变更工作。

3.7技术部、财务部、安环部：负责本部门的工作职责类文件的起草、修订、变更工作。

3.8各部门负责人负责各部门起草的质量管理体系及相关文件的审核。

3.9总经理：负责公司所有文件的审核批准。

4 程序：4.1定义质量管理体系文件，包括标准操作规程及其相关的记录表格。

相关记录包括：表格记录（各类台帐、使用记录等）、标识性记录（状态标识牌、货位卡、合格证、标签类等）、单据类、报告单、图谱类、凭条类。

4.2文件的表头格式：XXXX有限公司4.2.1说明XXXX—文件的类别，如：标准操作规程；文件标题—具体文件的名称；文件编号—每一个文件对应唯一的编号；版本号—00为第一版本（表示该文件为新建），01为第二版本（表示该文件为第一次修订），依次顺延，表明修订历史；执行日期—填写具体的执行日期；有效期—通常文件的有效期为5年，到期的文件应升级，按文件管理程序重新审核发放；页码—本页数/总页数；起草—文件起草人签署姓名及起草日期；部门审核—文件的审核人签署姓名及审核日期；批准—文件的批准人签署姓名及批准日期；4.2.2起草人、审核人、批准人资格（1）起草人员：经质量管理体系学习和培训、了解、掌握质量管理体系的要求。

1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。

2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。

3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。

（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。

）3.1.2文件编写条目按照以下格式。

1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。

3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。

3.1.5文件文档为word文件，表单不限。

3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。

3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。

图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。

3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。

3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。

3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。

1 质量管理体系编号规则质量管理体系编号规则1.引言该文档旨在规范质量管理体系的编号规则，确保在组织内部对质量管理体系标准的实施、监控和改进过程中，能够便捷而准确地进行识别和组织。

2.编号结构质量管理体系的编号应由以下几部分组成：2.1 标准编号标准编号由一组数字组成，用于标识质量管理体系的不同标准文件。

例如，ISO 9001的标准编号为9001.2.2 流程编号流程编号由标准编号和一组数字组成，用于标识质量管理体系中的各个流程。

例如，ISO 9001中的流程编号为9001-01.3.编号规则3.1 标准编号规则标准编号由一组数字组成，按照以下规则确定：- 第一位数字表示标准的大类，例如1表示质量管理体系。

- 后续位数字表示标准的具体分类，按照标准的层级结构进行编号。

- 如有需要，可以在后续位数字后添加字母来标识不同版本或修订。

- 例如，质量管理体系标准的编号为1，质量管理体系要求的编号为1.1，质量管理体系内部审计的编号为1.2a。

3.2 流程编号规则流程编号由标准编号和一组数字组成，按照以下规则确定：- 流程编号的前缀为标准编号，用于标识所属的标准。

- 后续位数字表示流程的具体分类，按照流程的层级结构进行编号。

- 如有需要，可以在后续位数字后添加字母来标识不同版本或修订。

- 例如，ISO 9001中的管理评审流程的编号为9001-01，内部审计流程的编号为9001-02a。

4.附件本文档附带的附件包括：- 质量管理体系编号示例5.法律名词及注释本文档中使用的法律名词及其注释包括：- 质量管理体系：指组织内部为实施和监控质量管理活动而建立的一套规范和程序的系统。

- 标准编号：指用于识别和组织质量管理体系标准文件的一组数字。

- 流程编号：指用于识别和组织质量管理体系中各个流程的一组数字。

1．目的：建立药品经营质量管理文件的编制操作规范，使其规范化，标准化。

2．范围：适用于公司各部门文件编制的规范化、标准化操作。

3．职责：总经理、副总经理及各部门负责人对本规范的实施负责。

4．规程：4．1．文件格式及内容：所有药品经营质量管理文件均应有统一的格式及内容，包括表头、正文内容，其文件纸张采用A4面纸印制。

4．2．表头项目如下：4．2．1．题目：企业管理文件具体名称。

4．2．2．编号：每个企业管理文件有唯一的一个编号，编号由质量管理部编制。

如GSP–CX–01–00，分别表示：GSP—质量管理文件CX—文件分类，CX表示质量管理程序类文件01—表示质量制度管理类中的第一个文件00—表示该文件修订号（新订为00，修改1次为01，以后类推）。

为使每个文件有唯一编号，分别对全公司的企业质量管理文件分为质量制度管理类，岗位责任制类，操作程序和技术标准类，操作记录类等四大类，其文件编码作如下规定：GSP–ZD-XX-XX（质量制度管理类）GSP-ZZ-XX-XX（岗位责任制类）GSP-CX-XX-XX（操作程序和技术标准类）GSP-JL-GXX-XX（操作记录类）(说明：X代表0~9的数字)4．2．3．页数：要说明当前页数和总页数。

4．2．4．制订部门：制订某项企业管理文件的部门名称。

4．2．5．颁发部门：公司所有企业管理文件由行政部颁发。

4．2．6．执行日期：该项企业管理文件开始生效执行日期。

4．2．7．制订人及日期：由此企业管理文件的起草人签名和日期。

4．2．8．审核人及日期：质量部门负责人签名和日期。

4．2．9．批准人及日期：最后批准执行该项文件的总经理签名和日期。

4．2．10．制订依据：制订该项企业管理文件的依据。

4．2．11．分放部门：标明该项企业管理文件需要发放的有关部门。

4．3．正文内容：4．3．1．目的：用最简练文字写出制订该项文件的目的。

4．3．2．范围：该项文件适用的对象、部门、岗位。