公文知识概述

公文知识概述

公文概述

一、公文的概念

－－公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料,是办理公务的重要工具。公文的基本含义,可以从四个方面来理解：

(1)公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。

(2)公文形成的条件是行使职权和实施管理。

(3)公文是具有法定效用与规范格式的文件材料.这是公文区别于其

他文章和图书资料的主要特点。

(4)公文是办理公务的重要工具之一。

二、公文的特点

(1)公文有法定的作者。

(2)公文有法定的权威。

(3)公文有特定的效用。

(4)公文有规范的体式。

(5)公文有规定的处理程序。

三、公文的作用

(1)领导和指导作用。

(2)行为规范作用。

(3)传递信息作用。

(4)公文联系作用。

(5)凭证记载作用。

四、公文的分类

(1)从公文的来源来划分：对外文件、收来文件、内部文件，

(2)从公文的行文关系上来划分：上行文、平行文、下行文。

(3)从公文的秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件、公

布文件。

(4)从公文的制发机关的性质和公文作用来划分：法规文件、行政文

件、党的文件。法规文件又可分为法律文件、法令文件、行政法规文件。

(5)从公文内容的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公文、报

请性公文、知照性公文、记录性公文。

(6)从文件的缓急程度上划分，分为特急件和急件。

(7)从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文

件。

(8)从文件的发送目的来划分，可分为主送件、抄送件和批转件、转

发件。

(9)从文件的处理要求来划分，可分为急件和平件。急件又可可分为

需办文件(办件)和参阅文件(阅件)等。

公文写作

一、公文写作

指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动．公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。在机关起草的实践中，起草公文的任务可以由一人承担，也可以由多人承担，这主要取决于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。

二、公文写作的基本要求

(1)要保证公文内容在政治上的正确性。

(2)要实事求是，在业务上符合客观规律。

(3)在文字表述上准确、鲜明、生动、符合语法逻辑。

(4)公文起草要符合统一规定的体式与程序。

(5)要注意选用书写的载体材料与字迹材料。

四、公文写作的一般步骤和方法

(1)明确发文主旨。

(2)收集有关材料。

(3)拟出写作提纲。

(4)认真起草正文。

(5)反复检查修改。

公文的体式与稿本

一、公文的文体

指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。公文属应用文体，它除具有应用文体的一般特点外，在表达方式和语言运用上又有它自身的特点：在表达方式上，兼用叙述、说明和议论三种表达方式是公文文体的主要特点；公文在语言运用方面应当做到准确、简明、庄重、得体。

二、公文的书面格式

指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式。公文讲求书面格式,这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志.

公文的书面格式在文面上一般分为文头、行文和文尾三个部分。（1）公文的文头部分包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项；

（2）公文的行文部分包括公文标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项；

（3）公文的文尾部分包括主题词、抄送机关、印发说明、页码等项。

公文的行文规范

一、公文行文规范的内容包括：

行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。

二、公文的行文关系

指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。具体地说，行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的

文件授受关系。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由?中华人民共和国宪法?规定的.地方各级人民政府服从国务院(中央人民政府)是我国各级行政机关行文关系的基本准则.党的各级组织的隶属关系和职权范围是由?中国共产党章程?规定的。下级服从上级，全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。

三、根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为上行下行和平行三个方向，并根据机关工作的需要分为三种行文方式：

(1)下行文：指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文的不同目的和要求,下行文可分为三种行文方式：①逐级下行文；②多级下行文；⑧直达基层组织和群众的下行文。

(2)上行文：指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。根据发文机关的实际工作需要,上行文又可以分为三种行文方式：①逐级上行文,这是上行文中最基本、最常用的一种方式；②多级上行文；⑧越级上行文。

(3)平行文：指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的行文。

机关法定公文的写作

一、命令

简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。它具有权威性、指挥性和强制性。就行政系统而言，国家最高领导人、国务院及其所属部委、乡级以上地方各级人民政府，有权发布命令。其最常用的有：公布令、行政令、嘉奖令。它的写作要求是：

(1)必须根据宪法，法律规定的权限范围发布命令；

(2)要注意各类型命令写作的共同点和不同点；

(3)语言要准确、凝练、庄重有力；

命令规范格式：

a、标题。一是由发令机关领导人职务加上文种（令）；二是发令

机关加上文种（令）。常见的如?中华人民共和国主席令?、?中华人民共和国国务院令?。

b、发文字号。发布令的发文字号往往采用流水号，即该届政府的

主席或总理在任期间所发的命令（令）的顺序号；

c、正文：发布的对象、发布依据、执行要求；

d、署名及时间；

例文：授勋令

国务院、中央军委关于授予钱学森同志“国家杰出贡献科学家”

荣誉称号的命令

国发…1991?51号

国防科工委：

钱学森同志是我国著名科学家。他早年在空气动力学、航空工程、喷气推进、工程控制论等技术科学领域做出许多开创性的贡献。1955年9月，在毛泽东、周恩来等老一辈无产阶级革命家的关怀下，他冲破重重阻力，离开美国回到社会主义祖国……他热爱中国共产党，热爱社会主义祖国，热爱人民，充分体现了新中国知识分子的高尚品德，他是我国爱国知识分子的杰出典范。

为了表彰钱学森同志全心全意为人民服务，为祖国科技事业的发展所做出的卓越贡献，国务院、中央军委决定，授予钱学森同志“国家杰出贡献科学家”的荣誉称号。

国务院、中央军委号召广大科技工作者向钱学森同志学习，学习他崇高的民族气节、严谨的科学态度、朴实的工作作风……像他那样勤勤恳恳，艰苦奋斗，顽强拼搏，无私奉献，为发展和繁荣我国科技事业，推进社会主义现代化建设，做出新的贡献。

科学技术是第一生产力，是推动经济和社会发展的强大力量……尊重人才的良好风尚而努力奋斗。

二、决定

是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。其特点主要是性质重要、政策性强和有约束力。它的类型有指挥型、个案型和知照型。

决定规范格式：

a、标题及时间：决定的标题要完整地写出发文机关、决定事由和

文种三项内容。决定的日期即会议通过或领导签发此项决定的

日期。它写在标题之下，外用括号。重大法规性的决定，还需

注明通过该决定的机关、日期和生效日期。文末不再注明；

b、正文：开头：用"特决定如下"或"特做如下决定"与主体部分衔

接，主体：决定的具体内容，落实决定的要求和措施，结语：

提出希望、号召和要求；

c、决定单位的名称(加盖公章)和做出决定的日期；

注意：有的决定需要带附件。有附件的决定，应当于正文后、发文机关署名之前注明附件的名称或依据，并将附件附在主件之后。例文：

国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定

一九八七年六月六日

1987年5月6日至6月2日，在林业部直属的大兴安岭森工企业，发生了特大森林火灾，这场森林大火，给国家和人民的生命财产造成了重大损失，是建国以来最严重的一次……这场大火不仅烧

掉了许多森林资源，而且烧毁了城镇、民房、贮木场、仓库和火车站，造成职工、居民死亡一百九十三人，伤二百二十人……森林防

火工作是林业部的主要职责之一，大兴安岭特大森林火灾事故的发生，充分暴露了林业部领导对这项重要工作没有给予应有的重视……为了严肃认真地处理这次火灾事故，国务院全体会议决定：

一、撤销杨钟的林业部部长职务，提请全国人大常委会审议批准。

二、责成林业部和大兴安岭扑火前线总指挥部对这次特大森林火灾进行认真调查……

三、各企业及其主管部门要重视发挥职工代表……

四、国务院高度赞扬在这次灭火抢险斗争中作出了重要贡献的人民解放军指战员、森林警……

各企业及其主管部门要重视发挥职工代表大会、工会、保卫机构和科技人员对安全生产的监督作用……重大事故将会大大减少，亿万劳动人民勤俭建国、奋发向上的积极性一定会大大提高，从而为实现社会主义现代化的伟大事业作出更大的贡献。

三、决议

是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署

的指导性公文。其特点有二：即表达群体意志、有权威性和约束力。决议的主要类型有决策部署和结果公布两种类型。

决议规范格式：

a、标题：由发文机关(或会议名称)、事由、文种类型组成，也可

由事由和文种组成; 通过日期一般写在标题下，在小括号内注

明会议名称及通过时间，也可只写年月日；

b、正文：决议根据、决议事项和结语三部分。

1)决议根据：一般简要说明有关会议审议决议涉及事项的情况，

陈述作出决议的原因、根据、背景、目的或意义。

2)决议事项：写明会议通过的决议事项，或会议对有关文件、

事项作出的评价、决定，或对有关工作做出的部署安排和要

求、措施。

3)结语：一般紧扣决议事项有针对性地提出希望、号召和执

行要求。有的决议可不单列这部分。

c、署名及时间

例文：

中国人民政治协商会议第十二届全国委员会第二次会议政治决议

中国人民政治协商会议第十二届全国委员会第二次会议，于2014年3月3日至12日在北京举行。

会议期间，中共中央总书记、国家主席、中央军委主席习近平等党和国家领导同志出席会议并参加分组讨论，与委员们共商国是。全体委员……针对经济社会发展重大问题和涉及群众切身利益的实际问题，深入协商议政，积极建言献策，并就加强政协工作提出许多重要意见和建议。会议听取并赞同李克强总理所作的政府工作报告，赞同最高人民法院工作……会议号召，人民政协的各级组织、各参加单位和广

大政协委员，更加紧密地团结在以习近平同志为总书记的中共中央周围，高举中国特色社会主义伟大旗帜……实现中华民族伟大复兴的中国梦而奋斗。

四、指示

是上级机关对下级机关指导工作的公文。其特点主要是针对性和原则性。按照指示内容涉及的范围，指示可分为：

(1)涉及全局问题，带普遍性的指示；

(2)涉及局部问题，带特殊性的指示。

总的来说，指示的写作，要以政策把握方向，内容要明确扼要，条理要清晰。

指示规范格式：

a、标题：一般指示的标题由发文机关、事由和文种类别(指示)三

部分组成。发文机关可以是一个单位,也可以是两个或三个机关联合发文,机关名称要用全称或习惯简称。题下用括号标明发文日期。

b、正文：发文缘由、指示内容、具体要求

注意：一般指示的文体由标题和正文构成,发文机关和日期不需在正文之后另外标明,它们分见于标题和题下标示。

例文：

中共中央、国务院关于认真做好第三次全国人口普查工作的指示

(1982年2月28日)

人口普查,是查清我国国情、国力的一项重要工作。准确地掌握我国人口的分布及构成情况,对于从我国实际情况出发,更好地进行社会主义现代化建设,安排人民的物质和文化生活,制定人口政策和规划,具有重大意义。为此,中共中央、国务院1980年6月决定

国务院已批准颁发了?第三次全国人口普查办法?。为了高质量地完成这次人口普查任务,特作如下指示:

一、各级党委和人民政府要切实加强领导……必须返工重做。

二、各级党委宣传部门要对人口普查的宣传工作做出统一安排……并向周围群众有针对性地进行宣传。

三、切实做好普查人员的选调和培训工作……保证抽调合格的人员参加普查工作。

四、节约办普查……物资、交通、电力等部门要予以保证。

我国是世界上人口最多的国家……有计划、有步骤、高标准、严要求地做好每个环节的工作,胜利完成第三次全国人口普查任务。

五、意见

是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。依据发表见解机构地位的不同，其类型可包括直接指导型和批转执行型两种类型。意见的写作要注意内容的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表述条理要清晰等等。

意见规范格式：

a、标题：由发文机关名称，事由和文种三要素构成;

b、正文：行文的目的、背景、依据或缘由、结尾（一般用一个

结尾段落来进一步强调工作或提出希望和要求）；

c、成文日期。要写全称即年月日。

例文：

关于打击音像制品中违法经营活动具体应用法律法规的实施意见（文化部文布发27号 1998年4月23日发布）为了贯彻落实?音像制品管理条例?（以下简称?条例?）和音像制品批发、零售、出租和放映管理办法等有关规定，准确、有力地打击音像制品违法经营活动……现对在查处音像制品违法经营活动时，具体应用法律法规等有关问题，提出如下意见：

一、音像制品经营单位批发、零售、出租和营业性放映违法音像制品的，依据?条例?规定，给予行政处罚。

音像制品经营单位批发、零售、出租违法音像制品20盒（张）

以下的，音像制品行政管理部门应给予警告，没收并销毁违法音像制品，没收违法所得，并处违法所得5倍以上10倍以下罚款的行政处罚。

六、公告

是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。通告是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。其特点为：发布的公开性、事项的重要性和操作的严肃性。按照其内容的性质可以分为两大类：①涉及法定事项的公告、通告；②知照性公告．通告。

公告、通告的写作要求是：①符合权限，一事一告；②内容明确，语气庄重；

公告规范格式：

a、标题：完全式标题，包括发文机关、事由和文种；省去事由，

只写发文机关和文种；只有文种，如?公告?；

b、正文：一般由依据、事项和结语组成,告知性公告，事项简单，

用篇段合一写出。规定性公告,事项较多,可分条列点写出.公告的结尾一般用“现予公告”、“特此公告”作结语，也可以提

出要求作结尾，也可不写；

c、落款和日期：公告日期有的注在标题下方，也可注在正文末尾

落款处。重要的公告落款处除注明发文机关和日期外，还标明

发布地点；

例文：

国务院关于坚决制止冲击铁路确保铁路运输安全畅通的公告

最近，一些城市和地区相继发生冲击铁路、拦截列车、破坏铁路设施等严重威胁铁路运输安全畅通的恶性事件，给国民经济、人民生活和社会秩序带来重大损失和影响。为确保铁路运输安全畅通，促进经济发展，便利人民生活，维护社会安定，特公告如下：

一、各级人民政府和公安、铁路部门……

二、任何人……

三、各地武警部队……

四、铁路运输部门的职工……

以上各点，各地要迅速广为宣传，坚决贯彻执行。

中华人民共和国国务院务院（印）

一九八九年六月七日

七、通报、

是上级部门把工作情况、经验教训、典型事例及有教育、指导、规范意义的事件向下级或公众发布的周知性公文，作用在于以相关事例或说明性的情况引导工作。

通报的格式规范：

a、标题：发文机关、事由或事由和文种

b、主送机关

c、正文：开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求；

d、发文机关署名和成文时间，有的在通报标题中已标明发文机关名称，这里就不必再写；

例文：

八、通知

是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。根据适用范围的不同，通知主要可分为六大类：发布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、任免性通知、事务性通知。

通知的格式规范：

a、标题：“事由加文种”即：“关于xxxx的通知”；

b、收文单位名称；

c、正文;通知的原因，通知的事项、要求，结束语：“特此通知”

d、落款：行文单位名称、日期；

e、附加部分：附件、抄送、拟文、打印、份数；

例：

九、报告

是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告的主要特点是重陈述和有主见。报告的类型：按照内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。按照行文的目的的不同，可将报告分为呈报性报告和呈转性报告。报告的写作要求：①陈述事实要清楚扼要；

②表述观点要精练清晰；③语言要简洁朴实。

报告的规范格式：

a、标题：通常写事由及文种，如“?关于加强xx建设的报告?”

紧急内容则在报告前冠以“紧急”字样；

b、收文单位:一般为上级机关或业务主管部门；

c正文：报告目的、报告内容、结尾：（综合性报告“特此报告”）、（呈转性报告：“以上报告如无不妥，请批转有关部门执行”）等；

d、落款及日期

例：

关于报送xxxx年工作计划的报告

市政府办公室：

根据市“xxxx年工作要点”精神，结合我局实际情况，业已订好“xxxx年工作计划”，并经局党委XX次会议讨论通过，现随文附送，请审批。

XX市文化局局长办公室

xxxx年xx月xx日

：十、请示

是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的特点有超前性、说明性和单一性，请示的类型：根据行文目的的不同，请示可分为三大类：请求批准类、请求帮助类，请求批转类。

请示规范格式：

a、标题：发文机关+事由+文种如：“xx市xx区人民政府关于xx

路上禁止重型卡车行驶的请示”或是由+文种如：关于xx有关

问题的请示”

b、主送机关

c、正文：请示原因、请示事项、结语：○1特此请示。妥否（当

否）○2请批示（指示）；○3以上意见妥否（当否），请批

示（指示）○4以上请示，请予审批（批准）；

d、落款及时间

例文：

XXX省财政厅关于多家代理商代理一家制造商的

产品参加投标如何计算供应商家数的请示

财政部：

?中华人民共和国政府采购法?第三十六条规定，符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商应达到三家以上，否则应予废标。由于?国务院?中华人民共和国政府采购法?实施细则?尚未出台，在采用公开招标(未指定品牌)时有多家代理商代理一家制造商的产品参加投标，对如何计算供应商家数不知如何掌握，请明示。

妥否，请批复。

XXX省财政厅

(联系人：X X X，联系电话：X X X X X X)

X X X X年X月X日