文书管理办法

文书管理办法一、目的和范围(一)为做好XXXXX股份有限公司（下称公司）文书管理工作，特制定本制度；(二)本制度适用于公司文书管理，各部门及下属分公司文书处理工作需参照此规定执行。

二、定义、原则(一)文书是指公司实施经营管理、传达事务决定的具有特定效力和规范格式的文书；(二)运营部负责公司的文书管理工作，并对各部门及下属分公司的文书处理进行指导和督查；(三)文书编写应做到准确、规范、精简的原则。

三、发文办理(一)发文应采用公司统一的公文格式，详见附件；(二)对内对外的发文都应走钉钉公文发文申请，领导审批通过后方可公布并执行；(三)公文发布后，由拟定部门负责跟进公文的执行情况，并做好留存；(四)公文应分类归档，经运营部鉴别，无时效的公文可以每1至2年销毁一次。

四、文书格式参考(一)文书基本构成1.公司内部发文及对外提供文字资料需使用公司统一模板（见相关附件），发文要含有标题、字号、正文、附件、署名、日期、页码等要素；合同要含有标题、正文、署名、日期、印章、页码等要素；2.标题：要准确、简要、清楚；3.字号：包括代字、年份、序号；4.正文：表述公文的内容；5.附件：对公文的补充说明；6.署名：发文单位的全称；7.日期：发文日期；8.页码：公文页数的序号。

(二)排版要求(一)语言表述无歧义、无错别字；(二)数字一般采用阿拉伯数字；(三)有关货币金额除特别说明外，指人民币金额，并以元、千元或万元为单位；(四)一级标题为二号宋体加粗，二级标题为三号宋体加粗，正文为小四号宋体，正文的行间距设为固定值的20—24磅（有特殊要求的，应符合其格式要求），首行缩进2个字符；(五)一般采用标准A4型，特殊形式的公文可依据实际需要确定；(六)附件：位于正文之后，署名之前，写明名称和数量；(七)署名：位于附件标注的右下侧，位于正文的右下方，正文与署名之间应有2-3行间距；(八)日期：在署名的正下方；(九)印章：用印方法为骑年压月、上大下小，印章之间不可重叠。

文书档案管理办法范本一、总则（一）为了加强文书档案的管理，有效地保护和利用档案，提高工作效率和质量，根据国家有关法律法规和规定，结合本单位实际情况，制定本办法。

（二）本办法所称文书档案，是指本单位在工作活动中形成的各种文件材料，包括公文、合同、协议、报告、通知、函件、纪要、计划、总结、报表、图表、照片、录音、录像等。

（三）文书档案管理工作应当遵循集中统一管理、完整准确、安全保密、便于利用的原则。

二、文书档案的收集（一）各部门应当指定专人负责本部门文件材料的收集工作，定期将本部门形成的文件材料移交至单位档案室。

（二）收集的范围包括本单位内部形成的文件材料，以及上级机关、下级机关和相关单位发来的与本单位工作有关的文件材料。

（三）收集的文件材料应当齐全完整，包括文件的正本、定稿、附件、修改稿、批示、办理结果等。

（四）对于重要的文件材料，应当及时收集原件；对于无法收集原件的，可以收集复印件或电子文件，但应当注明原件的存放位置和出处。

三、文书档案的整理（一）档案室应当对收集的文件材料进行分类、编号和装订。

分类应当按照文件的内容、性质和形成时间等因素进行，确保分类科学、合理。

（二）编号应当遵循唯一性、系统性和稳定性的原则，便于档案的查找和利用。

（三）装订应当整齐、牢固，便于保管和查阅。

（四）整理后的文书档案应当编制目录，包括案卷目录和文件目录。

目录应当准确、详细，反映档案的内容和形式特征。

四、文书档案的保管（一）文书档案应当存放在专门的档案库房内，库房应当具备防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防光、防高温、防有害气体等设施和条件，确保档案的安全。

（二）库房内的档案应当按照分类存放，排列整齐，便于查找和利用。

（三）定期对档案库房进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。

（四）严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，应当履行登记手续，并由档案管理人员陪同。

五、文书档案的利用（一）本单位内部人员因工作需要查阅档案的，应当填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可查阅。

文书管理办法1 目的本办法明确了文书作业的管理职责、工作流程和要求,确保公司文书处理工作的规范化、标准化，提高文书处理工作的效率。

2 适用范围本办法适用于指导公司的文书制作、传递、批转等工作。

3 内容3.1 文书的形式：3.1.1 文书是指在企业内外部运营管理工作中使用的各类文件.包括红头文件、公告、通知、人事令、签呈或立项申请书、报告、会议纪要、传真、函、工作联系单、制度、合同等专用文书。

A 公告：适用于发布重大事项(如组织调整、员工奖惩等)时使用。

B 通知：适用于传达公司的指示、决定,要求下级部门办理相关事项等。

C 人事令：适用于公司内人员任免时使用。

D 请示/申请：适用于下级部门向上级请求指示、批准时使用，要求上级部门必须给予答复.凡申请事项涉及费用支持且金额在800元以上的,还须填写立项申请书。

E 报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议等事项.F 会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决议事项时使用。

G 管理制度:是公司管理系统的基本框架，是为了保证公司正常经营管理秩序的根本性（不可缺少的、影响全局的)的管理制度,对公司全体成员皆须遵循的和公司的专业性职能管理系统工作的职能、管理原则、工作流程、方法等所做出的原则性的要求;是公司与国家、行业性法规相结合的、公司内部可以自成一体的专业性管理制度，是企业管理系统的必备组成部分，相关制度一般按公司内部职能进行分类.H 管理办法：对某一个专项的涉及到全公司人员的事情或某一个专业系统内的职能性工作所做出的具体要求,或职能部门对其所管辖的、公司全体人员皆会涉及到的利益、环境、资产、工作程序等所做出的具体要求。

I 传真/函：是公司与不相隶属的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

与商业伙伴之间以传真形式为主,与政府机关以函形式为主。

J 部门工作联络单：是指公司内，部门之间用于提出工作事项需求的书面联络函件。

文书管理办法一、引言文书是组织、传递和保存信息的重要工具，对于一个组织的运营和管理具有重要意义。

为了保证文书的规范、高效使用和管理，制定本文书管理办法。

二、文书管理的目的和原则2.1 目的文书管理的目的是规范组织内部文书的创建、传递、保存和销毁，确保信息的准确性、及时性和保密性。

2.2 原则•规范性原则：文书管理应按照法律法规和组织内部规章制度进行，确保文书的规范性。

•统一性原则：文书的创建、格式、命名等应在整个组织内保持统一，方便管理和使用。

•审核原则：文书管理应设立审核机制，确保文书的准确性和合法性。

•保密原则：对于涉及组织机密的文书，应采取相应的保密措施，防止信息泄露。

•时效性原则：组织内所有文书应按照规定的时限进行创建、传递和保存，确保信息的及时性。

三、文书管理的基本流程3.1 文书的创建文书的创建是指根据组织内部工作需要和规定，进行信息整理、归档和记录，形成正式的文书。

创建文书应按照以下步骤进行：1.确定文书的名称和类型。

2.填写文书的内容和要求。

3.审核文书的准确性和合法性。

4.签署文书。

5.归档和保存文书。

3.2 文书的传递文书的传递是指将已创建的文书传递给相关人员，在组织内部进行信息交流和沟通。

文书的传递应按照以下步骤进行：1.确定文书的接收人。

2.编写传递文书的传达意见和要求。

3.传递文书给接收人。

4.接收人确认文书的接收和查阅情况。

3.3 文书的保存文书的保存是指将已创建和传递的文书进行分类、归档和存储，以备将来查阅和使用。

文书的保存应按照以下步骤进行：1.将文书进行分类，如公文、会议纪要、报告等。

2.对每类文书进行编号和命名。

3.将文书进行归档和存储。

4.对于重要文书，应进行备份和加密存储。

3.4 文书的销毁文书的销毁是指对于已经过期、失效或不再需要的文书进行销毁处理，以避免占用存储空间和产生安全隐患。

文书的销毁应按照以下步骤进行：1.确定需要销毁的文书。

2.对文书进行审核和确认。

文书管理办法第一章总则第一条为规范集团公司公文管理,使文书处理规范化、制度化,完善和规范集团公司和子公司之间经营管理相关文书资料传递工作,提高公文文书处理工作效率和质量,特制定本办法。

第二条公文文书处理包括公文文书拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文文书处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则和准确、及时、安全、保密。

第三条集团公司总裁办主管公司公文文书处理工作,并对集团公司下属各部门、各子公司的公文文书处理工作进行业务指导。

第四条公司下属各子公司必须配备专职或兼职公文文书处理人员。

公文文书处理人员应具有较高的政治和业务素质。

第二章公文文书种类第一条本集团公文文书包括红头文件及专业性规范文书，主要有以下种类:决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。

决定用于对重要事项作出决策和安排,奖惩有关单位及人员。

意见用于对重要问题提出见解和处理办法。

通知用于发布规章制度；任免、聘用（解聘)干部或管理者；传达上级机关的指示;转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文文书;批转下属单位的公文文书；发布要求下属单位办理和有关单位共同执行或周知的事项。

通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。

请示用于向上级机关请求指示、批转。

批复用于答复下属单位的请示。

规定、办法用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

函用于不相隶属的单位之间相互商洽工作,询问和答复问题；向有关主管部门请求批准的事项。

会议纪要用于记载会议主要精神、传达会议情况和议定事项。

第二条其他专业规范性文书：细则、规程、制度、章程、可行性研究报告、工作要点、决议、简报、计划、规划、总结、会议记录、广告宣传方案等。

第三章公文文书格式第一条集团公司红头公文文书一般由文头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、印制单位、印发时间和份数组成。

文书管理办法文书管理办法指的是对组织内部的各种纸质或电子文件进行规范、统一、保密、有序地管理和利用的制度、规则和方法。

一份完善的文书管理办法既能够保障组织内部文件的真实性、准确性和完整性，也能够提高文件处理效率和保护组织的信息安全。

下面，我们将详细介绍文书管理办法的重要性、实施条件和相关内容。

一、文书管理的重要性在一个组织中，文书是信息的承载器和传递者，是组织内部沟通的重要媒介。

因此，文书管理不仅关乎文件本身的安全性和完整性，也涉及到组织内部信息的通畅与密集程度、决策的准确性与及时性等方面。

文书管理的好坏，不仅是信息化建设的要素之一，更是直接影响组织绩效的关键因素。

具体地说，文书管理的重要性主要表现在以下几个方面：1. 信息准确性的保障。

文件是组织内部信息的重要承载者，文书管理办法可以保证文件的真实性和准确性，便于管理者做出正确的决策。

2. 文件保密性的保障。

文书管理办法可以规范文件的保密级别、存取权限、传递范围等方面，保证重要信息不会被泄露。

3. 组织形象的提升。

规范的文书管理办法可以提升组织的形象和信誉度，并能够更好地反映组织的实力和管理水平。

4. 工作效率的提高。

有规范的文书管理办法可以避免文件管理上的混乱和重复，提高文件处理的效率和效果，降低管理成本。

二、文书管理办法的实施条件为确保文书管理的有效实施，需要以下几个条件：1. 完备的制度文件。

文书管理制度是文书管理的基础，需要制定相关的规范、标准和程序，明确文书管理的目标、职责、权限和流程等内容。

2. 人员配备和培训。

需要在组织内部配备专职或兼职的文书管理人员，明确其职责和权限，并且需要对相关人员进行培训，提高其文书管理技能和业务水平。

3. 信息技术支持。

文书管理需要借助信息技术的支持，利用电子化文件管理系统、网络文件共享平台等工具，加快文件处理速度、保障信息安全。

4. 相关设施和条件的保障。

文书管理需要足够的物质条件和场地条件，如文件保管库、文件整理室、防火措施等，以确保文书的整齐、安全和有序的管理。

文书管理办法范例一、制定目的经过长期的探索和实践，我们发现在组织管理中，文书是必不可少的组成部分之一。

文书能够记录和反映工作的过程和结果，保证组织管理的连续性和稳定性，规范机构运作。

本文旨在制定一套文书管理办法，明确文书的分类、制度、管理、使用等方面的规范，提高文书管理质量。

二、文书分类1.内部文书：供机构内部使用，在机构内部流转。

例如：会议纪要、工作汇报、通知、人事档案、出差审批单等。

2.对外文书：向机构外部传达信息，与外界交流沟通。

例如：信函、公告、专业报告、项目合同、业务许可证等。

三、文书制度1.统一格式：针对同类文书应制定统一格式，遵循标准格式，用词精准，排版规范，便于阅读和交流。

2.确定编号：每个文书应有唯一编号，方便文书的查找和识别。

3.签批制度：对于需要签字或盖章的文书，应有签批流程，并明确各级签批人员和审核人员的职责和权限，确保文书的合法性。

4.归档管理：对于机构的重要文书应做好归档管理，按照文件分类和文件等级进行分类存储，保证文书安全和可查。

5.保密制度：对机构涉密文书应建立保密制度，严格控制文书的查阅、复印等操作，保护机构的商业机密和核心技术。

四、文书管理1.职责明确：制定文书管理的具体职责，并指定专人负责文书管理及归档等工作。

2.文书存档：对于机构的文书应建立档案室或档案保管室，对存档的文书按照时间及属性进行分类存储，确保文书的安全性和可查性。

3.监督督促：对文书的使用、存储，要进行监督、督促和检查，确保文书的质量和准确性。

4.培训管理：对新员工要进行文书管理方面的培训，让员工了解和熟悉文书的规范和使用。

5.审计管理：定期对文书进行审计，检查已经存档的文书是否按规定存档，是否符合规范，确保机构文书管理的效果。

五、文书使用1.准确性：使用文书要保证内容的准确性和完整性，避免遗漏、错误等问题。

2.保密性：对于机构涉密文书，在使用过程中要根据保密规定进行保密，严格控制查阅和复制等操作。

文书管理办法一、总则为了规范文书的管理，提高文书的质量和效率，根据相关法律法规，制定本文书管理办法。

二、适用范围本文书管理办法适用于我公司所有的文书管理工作。

三、文书的定义文书指具有记载、传达、证明等功能的书面文件，包括但不限于公函、会议纪要、合同、报告、决议等。

四、文书的管理流程1. 文书的起草（1）起草人根据工作需要，按照规定的格式和要求，认真、准确地撰写文书内容。

（2）起草人应当对文书的内容进行审核，确保文书的准确性和合法性。

2. 文书的审核（1）相关人员对起草的文书进行审核，包括内容的逻辑严谨性、表达的准确性、法律法规的合规性等。

（2）审核人员应当及时进行审核，并提出修改意见或建议。

3. 文书的审批（1）经过审核的文书，需要经过相关领导或专门指定的审批人员进行审批。

（2）审批人员应当按照规定的权限和程序进行审批，并及时给出审批结果。

4. 文书的签发（1）经过审批的文书，由签发人员进行签发，并加盖公司公章。

（2）签发的文书应当在签发人员所在部门进行备份，确保文书的完整性和可追溯性。

5. 文书的归档（1）签发后的文书，由归档人员进行归档处理。

（2）归档人员应当按照规定的分类和区分标准，对文书进行整理、编号和存档。

6. 文书的保管和销毁（1）归档人员对文书进行安全保管，确保文书的机密性和完整性。

（2）根据公司规定的保管期限，对已经完成使命或过期的文书进行销毁处理，确保文书管理的及时性和规范性。

五、文书管理的要求1. 格式规范文书应当按照公司规定的格式进行撰写，包括字体、字号、行距、页边距等要素。

2. 语言规范文书应当使用规范的汉语表达，语句通顺、条理清晰、思路连贯，避免使用生僻字和口语化表达。

3. 文书原件和复印件文书的原件应当保存在归档部门，复印件可提供给需要的部门和人员使用。

4. 电子文书管理公司鼓励使用电子化文书管理系统，实现文书的电子化存档和便捷检索。

六、责任与监督1. 各部门负责人应当组织好本部门的文书管理工作，并对文书的质量和时效承担责任。

公司文书管理办法一、文书管理包含收取文件及制发文件两种。

二、外来文件包含公文、电报、传真资料等项。

内部制发文件包含本公司内部文件和对外业务文件。

三、收文：1、外来文件收文由公司总务部收发室承办（直接寄到各部厂的文件由各部厂管理单位收文）。

2、外来文件收文时，由收发室登记入“收发文登记簿”3、内部制发文件收文时，由各部厂编号及填写“公文会签单”后，送收发室登记入“收发文稿登记簿”。

四、制发：填写“发文呈批单”，编列文号，并填写“公文会签单”，注明本案应会签部门后送总公司收发室登记处理。

五、分文：1、收发室收文登记后，根据业务性质分送各有关部厂处理。

2、内部发文呈批单做收文登记后，根据文件内容性质分送有关单位会签处理。

六、会签：1、各单位收到需参与会签的呈批件时，须本着本单位的职责认真表达对本件草案的意见，并尽量提供相关资料供企划单位参考。

2、公文会签后，再依“公文会签单”内所指定会签顺序，转送其他会签单位，若本单位为最后一个会签单位，则处理后将本呈批件转送秘书室处理。

七、审核：秘书室根据各单位签办理意见，汇总整理出一个结论（若各部厂意见不一致，需由秘书室居间协调送叫经理核定）。

八、批示：总经理或其他被授权批示者做最终的肯定、否定等批示，并签字。

九、执行：1、秘书室根据总经理批示内容将公文影印1份送执行单位办理，公文正本送收发室归档存查。

2、需对外发文时，应由收发室打印、盖章、封装、寄发、，呈批件原件和打印件二份紧档存查。

寄发文件前须填写“收发文登记簿。

”十、归档：1、任何签呈正本需交由总务部（科）归档存查。

2、若执行单位必需使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必需寄出且无法取回，可存档复印件。

3、存档文件普通件保存三年，机密保存十年，届时列表报准监销。

十一、公文机密等级及处理规定：1、普通件：公关方式处理。

2、密件：须子公司部门领导人以上人员核阅处理。

3、机密件：须公司部门或子公司领导人总经理级以上人员核阅处理。

行政文书管理办法一、总则行政文书是行政机关在行使行政权力过程中产生的各种书面材料，具有法律效力和证明力。

为规范行政文书的管理，有效提高行政文书的质量和效率，制定本行政文书管理办法。

二、行政文书的定义和分类2.1 行政文书的定义行政文书是行政机关在行使行政权力过程中以书面形式制作、发布的各类文件、函件、证照、合同等材料，包括但不限于下列形式：决定、命令、通知书等；报告、研究报告、调研报告等；合同、协议、公约等；许可证、执照、证明等；借款凭证、发票等财务相关材料；2.2 行政文书的分类外部文书：主要用于向外界传达行政机关的意见、决策和指令，如通知书、命令等；内部文书：主要用于行政机关内部的沟通、协调和记录，如工作报告、研究报告等；行政许可文书：用于行政机关对个人、组织进行许可、批准或核准等行政行为的书面材料，如许可证、执照等；行政处罚文书：用于行政机关对违法行为进行处罚的书面材料，如处罚决定书等；行政奖励文书：用于行政机关对优秀个人、组织进行奖励的书面材料，如表彰决定书等；档案文书：用于行政机关的档案管理和归档工作，如档案移交单、档案销毁证明等。

三、行政文书的制作和审批程序3.1 行政文书的制作法律依据明确：制作行政文书需要明确所依据的法律法规、规章制度和行政机关的决策意见；规范格式统一：行政文书应按照统一的格式要求进行制作，确保行文规范、统一；内容准确全面：行政文书的内容应准确反映事实、准确表达行政机关的意见，并包含必要的附件和相关材料；语言简练明确：行政文书的语言应简练明确，避免使用晦涩难懂的词语和术语；签署鲜明：行政文书应由制作人员进行签署，并盖上行政机关的公章。

3.2 行政文书的审批审批权限明确：行政文书的审批权限应明确，确保按照职责权限进行审批；审批程序规范：行政文书的审批程序应符合法定程序和行政机关内部规定，确保审批程序的公正、公开、公平；审批记录完整：行政文书的审批过程应进行详细记录，留存相关材料和意见，确保审批结果可查证和追溯。