秘书信息工作案例

技能训练 ⼀、案例分析： 喜讯后⾯的悲剧 总经理⼀天三次电话询问办公室信息秘书⼩王，了解南⽅市场的销售情况。

⼩王⼀连打了好⼏次长途电话，总公司南⽅办事处主任都不在家，得不到答复。

总经理要外出办事，临出门还叮嘱⼩王及时了解南⽅市场的情况，只要南⽅销售形势好，便可调整下⼀季度的⽣产任务，使企业再上⼀个台阶。

⼩王中午也没有休息，终于打通了长途电话，接电话的正好是南⽅办事处吴主任。

“吴主任吗?我是总公司办公室王秘书。

总经理急需了解你们的销售情况。

” “我们的销售形势⼤好啊!我正忙着与港商洽谈⼗万套西服的出⼝合同呢!⾯料和样式与上次⼀样。

” “那太好了!能成功吗?”⼩王问。

“估计问题不⼤!意向书已经草签，今天下午四时进⼀步洽谈细节，然后签订合同。

”吴主任说。

“那我下午四点半等您的准确消息。

” “四点半我还有个应酬。

我让办事处⼩李给你回个电话。

” ⼩王刚放下电话，总经理的秘书⼩刘⼜打来电话问南⽅的销售情况。

“吴主任说，南⽅形势⼤好，正在与港商洽谈⼗万套西服的出⼝合同。

”⼩王兴⾼采烈地说。

“成功的把握⼤吗?”⼩刘问。

“吴主任说，今天下午四点正式签约。

⾯料和样式与上次⼀样”。

“那就是说，只有签约的⼿续了?”⼩刘⼜问。

“是的。

”⼩王肯定地说：“我接到签约回电后马上告诉你”。

⼩刘接电话后，在总经理写字桌的记事本上写道：“办公室⼩王接到南⽅办事处吴主任电话，与港商洽谈出⼝⼗万套西服合同， ⾯料和样式与上次⼀样。

今天下午四点正式签约。

3⽉25⽇⼩刘记录。

” 下午五点⼆⼗分，总经理回到办公室，急忙翻阅记事簿，看了⼩刘的记录后⾮常⾼兴。

他拨通电话，要求采购员按上次要求购进⾯料，通知设计部门做好准备，维修部门抓紧维护设备，⽣产部门准备另外招收⼀批熟练技⼯……时间就是⾦钱，总经理抢在时间前⾯调兵遣将，⼀直忙到晚上七点半还没有吃饭。

来源： 下午四点半，办公室⼩王⼀连接到北⽅办事处、西北办事处的两个长途电话，⼀直打到下午五点半。

会议管理——案例分析案例一英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题，在会上，还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。

如果你是秘书，请制定一个会议议程表。

英豪公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将于月日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。

宣布议程。

说明有关人员缺席情况。

宣读并通过上次会议的记录。

东部地区销售情况总结。

销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。

公司销售人员的招聘和重组。

销售二部经理的人选。

下季度销售目标。

案例二公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。

经理及参加培训的人员都很满意。

点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。

案例三名山公司要召开年度总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。

会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。

年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。

为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。

会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。

为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。

会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。

王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。

点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。

提升企业秘书信息工作能力辅助领导科学决策【摘要】企业秘书在信息工作中扮演着重要角色，但目前存在着信息工作能力不足的问题。

本文通过对企业秘书信息工作能力现状的分析，探讨了提升这一能力的重要性。

提出了有效提升企业秘书信息工作能力的方法，并阐述了企业秘书如何辅助领导科学决策的重要性。

经过案例分析，总结了提升企业秘书信息工作能力辅助领导科学决策的重要性，展望了未来发展方向。

给出了建议与展望，希望能够提升企业秘书在信息工作中的价值，促进企业决策的科学化。

【关键词】企业秘书，信息工作能力，辅助领导，科学决策，提升，重要性，案例分析，总结，展望，建议。

1. 引言1.1 背景介绍企业秘书作为企业管理中不可或缺的角色，承担着重要的信息管理和决策辅助职责。

随着信息技术的快速发展和企业竞争日益激烈，企业秘书的信息工作能力更显重要。

一个优秀的企业秘书不仅需要具备出色的组织协调能力和语言表达能力，同时还需要拥有较高的信息处理能力和决策支持能力。

在当今信息爆炸的时代，企业秘书所面临的信息量庞大、多样化、信息价值来源的不确定性和信息冗余量大等挑战。

对于企业秘书来说，如何有效整合和利用这些信息资源，为企业领导提供有效的支持与决策，已成为摆在他们面前的重要课题。

提升企业秘书的信息工作能力，辅助领导科学决策，已成为企业管理中不可忽视的一环。

通过不断提升企业秘书的信息工作能力，可以更好地应对信息化时代的挑战，实现信息资源的最大化利用，帮助企业领导做出更加科学的决策，推动企业持续发展。

1.2 问题现状企业秘书在信息工作中所面临的问题主要包括以下几个方面：随着科技的飞速发展，信息量巨大，信息内容杂乱，企业秘书需要花费大量的时间和精力来筛选和整理有用的信息，这给他们的工作效率带来了挑战。

企业秘书的信息工作往往独立进行，缺乏与其他部门的沟通和协作，导致信息的获取和传递效率不高。

由于企业秘书在信息工作中的角色定位不清晰，缺乏明确的指导和培训，导致其工作水平和专业能力存在一定的提升空间。

秘书工作案例分析5篇第一篇：秘书工作案例分析秘书“办事”工作案例案例（一）方秘书作茧自缚一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，定为“举办电影晚会”。

黄没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请示第一把手贾主任也许会更好办事。

在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾，贾的批复定为“观看戏剧演出”。

这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，该怎么办？方秘书左右为难。

几个办会秘书研究，最后决定按贾的意见执行。

由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。

当时黄对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行。

案例（二）临时动议节外生枝一次，上级领导到某滨海城市考察。

在当地党政负责人汇报工作之前，有关同志先安排30分钟时间，到海滩旅游点考察旅游资源，然后回住地开会。

就在上级领导一行按预定计划，即将乘车离开海滩之际，突然开来了两辆中巴，当地党政负责人刚把上级主要领导请上车，当地的一些陪同人员和工作人员就一拥而上，车子呼隆隆沿着海滩往前开，把上级领导的一些主要随员和工作人员晾在海滩上不知所措。

而车开出不一会，就陷入松软的沙滩前进不了。

折腾了10多分钟后，其中一辆车勉强开动，另外一辆却任凭众人如何推，都只作喘气吼叫状，进退不得，无法行驶，弄得当地负责人很狼狈。

原来，他们认为只看一个旅游点不够，应让上级领导乘车沿着海滩多看一看。

没想到节外生枝，刚退潮的沙滩下不能行车，不仅多看的目的没达到，就连回程都困难。

无奈，原来分乘两辆车的人，只好往一车挤，挤不上的，只能深一脚浅一脚的在满是水渍的沙滩下步行返回。

此次海滩考察着实令人扫兴。

而原定的汇报会也因此不能如期进行了。

案例（三）小事也不应忽视在某地一次地方和驻军联合召开的表彰会上，颁奖仪式正在进行。

盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯出场，手棒奖品交给在主席台前排就座的领导同志准备颁奖。

不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个部队首长的奖品，却递给了下一个位置的地方领导。

秘书信息工作：秘书对信息的整理加工一个优秀或称职的秘书，应是收集、整理、加工信息的能手，如果你热爱秘书这个职业，那么你一定会朝着这个方向努力。

信息的处理就是对获取的各种信息进行加工、分析、综合、归类、过滤，从中获取有用的情况、数据，进而提炼出新的思想、理论，用以指导工作实践的全过程。

信息的处理包括信息的整理加工、信息的储存、信息的传递三个部分。

信息的整理加工，是整个信息工作的核心。

它是对收集到的原始信息在数量上加以浓缩，在质量上加以提高，在形式上加以变化，使之便于储存和转递的过程，亦即去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作过程。

整理加工的产物是信息资料。

信息成为信息资料，有四道程序：（１）筛选。

即对收集到的大量信息进行甄别，经过初步分析和研究，淘汰内容贫乏的，选出内容新颖、有价值的。

概括地说，就是要力求选出的每条信息都符合"实、新、精、准"的要求。

完全做到这一点虽然不大可能，但剔除无用的或用处不大的，只允许有用的通过，这不仅可能而且应该做到。

这就是筛选的基本任务。

（２）校核。

即对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实。

任何信息都内含着自身的价值，其价值的大小，在于是否真实地反映了客观事物发展的状况，即是否具有真实性。

由于信息的来源、信息的传播渠道中难免有客观的杂质和主观的因素干扰，因此秘书接触到的信息往往带有一定的模糊度、多余度、滞后度，有的含有虚假成分，有的可能完全是假象。

信息中的不真实因素，一般表现为偏颇、夸张、拼凑、添枝加叶、捕风捉影等几种情况。

如果说筛选是过粗筛子，把有用的信息挑选出来，而上述各种不真实的信息则可能因表面有用而漏网。

这就需要校核，好比是再过一遍细筛子，把各种"有用"的水分挤干，确保信息的真实、准确。

进行校核的方法有多种，其中最常见的方法有三种：第一，分析法，即对原始信息中所表述的事实和叙述方法进行逻辑分析，发现其中的破绽和疑点，从而辨别其真伪。

秘书工作综合案例案例1: 戴墨镜的客人这天下午公司秘书正在前台值班，一个理着大光头、戴着大墨镜，显得很酷的中年客人推门而入。

秘书马上站起身迎接客人：“您好！请问您是……”“我找你们老板！”客人说着直往里走。

于是，秘书对这个不太注意礼貌的不速之客这么说：a. 对不起，老板正在跟客人谈话，有什么事请跟我说吧！b. 对不起，先生，请问您贵姓……c. 客人来访，必须登记，这是公司的规定！d. 你要再往里闯，我就叫保安了！e. 先生，您预约了吗？请从以上5个选项中找出最合适的回答，并分别说明合理与否的理由。

案例2 ：秘书面对紧急事件应当怎么做？应注意什么？某县工商局办公室谢秘书星期天值班，下午5 点，接到一个紧急电话。

电话内容是：局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内三人重伤，车损严重，不能开动，特请求局里急速处理，秘书做好电话记录，思考了以下四种处理办法：一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按领导指示办；二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理；三是自己立即到现场去做紧急处理；四是用电话方式联系有关部门，然后再向领导汇报。

你认为上述四种处理办法那种最妥当？其余三种为何不妥？案例3：杨秘书错在哪里？某省茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20 万英镑的茶叶出口合同。

杨秘书做接待工作兼翻译。

史密斯一进门，杨秘书马上引进会客室，罗经理已等在那里了，经过一番简单的介绍，他们发现史密斯粗通中文，能听懂不少中国话。

罗经理与史密斯寒暄的时候，杨秘书前去泡茶，他用手从茶叶罐中拈了一撮乌龙茶放在茶杯内，然后冲上水，把杯子放在史密斯的面前。

罗经理和史密斯都看到了这一切，史密斯疑惑地问：“听说你们中国在加工碧螺春时，姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来，是不是？”罗经理还未答话，杨秘书立即反应：“那种茶叶样子特别好看，特别香呢! ”罗经理解释说：“不，不，不，几十年前是这种情况，但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家出口标准进行，不会再出现类似的情况。

办公室秘书如何做好信息工作办公室秘书如何做好信息工作日常工作中，信息的存在形式是多方面的。

例如，秘书收到的文件及邮件，接听的电话，阅读的报刊，浏览的网页及形成的会议记录等。

面对每天接触的各种纷繁复杂的信息，作为秘书，应有效地处理这些信息，保障信息工作得以顺利开展，使之为领导的决策发挥积极作用。

苏珊是某单位的秘书，她是怎样进行信息工作的呢？一、着眼领导工作，做到有效辅助秘书是近身服务于领导的工作人员，其工作定位必然是以领导为服务对象，以领导及其工作为核心。

可以说，秘书辅助领导日常工作是一个常态，因而，那些上传下达、左右疏通、撰写文稿、会议准备、文书处理、电话处理等信息工作都是围绕其间的必要环节。

秘书信息工作的基本途径理应是着眼领导工作，做到有效辅助。

这里是秘书苏珊对信息处理的几个有效做法。

一是根据主管的口授笔记迅速整理出将上会讨论的事项；二是捡拾出必须由主管过目的航空信件；三是整理备忘录置于主管的签字卷夹内；四是将查阅的资料附在来信之后，置于主管的“速件”卷夹内；五是在行事历上记下主管交办的明天的事项。

我们看到，苏珊的一系列务实做法，正是本着为领导服务的宗旨，根据领导的实际工作需求，跟进信息工作。

面对一个日理万机的主管，苏珊秉持的信息工作理念是：熟悉并适应主管的行事风格，熟悉公司的业务流程，为主管处理各项事务尽铺垫及善后之责。

毋庸置疑，领导日常工作的每个环节无不和秘书的信息处理紧密相关。

譬如，当领导表示出某种意图时，秘书应当注意领会和把握其主要精神，并以此为信息处理的切入点，最终形成决策所需的文本，为解决今后的实际问题搭桥铺路。

又如，当领导有外出考察任务时，秘书应当及时传递辅助信息，这其中除了制订明确的计划外，还应竭尽所能提供考察地的相关背景资料，以保障领导出行的实效性，提高其工作效率。

二、放眼日常事务，做到未雨绸缪作为秘书，除了接听电话、收发文件、迎来送往、参加会议等冗杂的日常事务外，还要经常面对工作中随时可能出现的各种特殊状况。

秘书实务案例分析在当今的职场环境中，秘书作为领导的助手和组织的协调者，其工作涉及到诸多方面，需要具备丰富的知识、技能和经验。

以下通过几个实际案例来分析秘书实务中的常见问题及应对策略。

案例一：日程安排的冲突公司名称公司的总经理秘书小李，在为总经理安排日程时遇到了一个棘手的问题。

原本总经理已经确定在某天上午要参加一个重要的商务会议，但突然接到通知，上级领导要来公司视察，时间恰好也定在了同一天上午。

小李首先与商务会议的主办方进行沟通，试图协商更改会议时间。

然而，对方表示此次会议的时间已经提前通知了所有参会人员，并且涉及到多个重要合作方，更改时间难度极大。

随后，小李又与公司内部负责接待上级领导视察的部门进行协调，了解视察的具体流程和时间安排，看是否能够在时间上做出一定的调整。

但经过沟通发现，上级领导的行程安排紧凑，无法更改。

在这种情况下，小李向总经理详细汇报了情况，并提出了自己的建议：将商务会议的前半部分通过视频会议的方式参加，以保证重要信息的获取，然后在会议的后半部分亲自到场参与讨论和决策。

总经理经过考虑，采纳了小李的建议，最终成功解决了日程冲突的问题。

从这个案例中可以看出，作为秘书，在面对日程安排冲突时，需要及时与各方进行沟通协调，了解情况，并提出合理的解决方案供领导参考。

同时，要具备灵活应变的能力，以应对各种突发情况。

案例二：文件处理的失误小王是公司名称公司的秘书，负责公司文件的收发和归档工作。

有一次，小王收到了一份重要的合作意向书，但由于当时工作繁忙，没有及时进行登记和处理，导致这份文件被搁置在了一旁。

几天后，合作方询问合作意向书的反馈情况，公司领导才发现这份文件还未处理。

这不仅给公司的形象造成了负面影响，也可能错失了一次重要的合作机会。

事后，小王深刻反思了自己的失误。

首先，她意识到自己在工作中没有遵循文件处理的规范流程，没有做到及时登记和分类。

其次，她在工作安排上存在不合理之处，没有合理分配时间和任务，导致重要文件被延误处理。