☆实验室资质认定质量管理体系文件
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实验室质量管理体系程序文件样本实验室质量管理体系是实验室为了确保实验室的质量和准确性而采取的一系列管理措施和程序。
下面是一个实验室质量管理体系程序文件的样本,主要包括实验室质量政策、质量目标、质量手册、标准操作程序、实验室记录和质量评审等内容。
1.实验室质量政策的制定目的是为了确保实验室的活动符合相关的法规和要求,提供准确、可靠的实验结果,以满足客户的需求。
2.实验室承诺持续改进质量管理体系,并提供必要的资源和培训,以确保实验室人员了解质量政策并能够执行相应的程序。
【质量目标】1.实验室质量目标的制定要基于实验室的使命和战略目标,具体明确实验室在质量管理方面的期望结果。
2.实验室的质量目标应包括了关键过程的绩效指标,如准确性、可靠性、时效性等。
【质量手册】1.实验室质量手册是实验室的质量管理指南,其中包括实验室质量管理体系的范围、机构结构、职责分工等内容。
2.实验室质量手册应体现实验室的质量政策和目标,并明确实验室各类文件的编写、审查、批准和发布的流程。
【标准操作程序】1.标准操作程序(SOP)是为了确保实验室的操作一致、规范,并能够按照既定的程序和要求执行。
2.SOP应包括实验方法、操作步骤、设备使用和维护等内容,并应根据需要进行定期评审和更新。
【实验室记录】1.实验室记录是实验室各类活动的记录,包括实验结果、数据收集、设备校准和维护记录等。
2.实验室记录应按照相关程序进行管理,包括记录的保存、索引和查找方法,并应确保记录的可追溯性和保密性。
【质量评审】1.质量评审是评估实验室质量管理体系运行有效性和改进机会的过程,可通过内部审查、外部审核等形式进行。
2.质量评审应包括对质量政策和目标的评估,以及对实验室质量体系文件和程序的审查,并及时提出改进建议。
总结起来,实验室质量管理体系程序文件包括实验室质量政策、质量目标、质量手册、标准操作程序、实验室记录和质量评审等内容。
这些文件的制定和执行能够确保实验室的操作规范、数据可靠,从而提高实验室的质量和准确性。
实验室CNAS认可质量管理体系程序文件通用版1. 引言本文件旨在为实验室编写一个CNAS认可的质量管理体系程序文件。
通过实施该程序文件,实验室能够符合CNAS关于质量管理的要求,以确保实验室能够提供可靠和准确的测试结果。
2. 范围和目的本程序文件适用于所有实验室的质量管理活动,并对实验室内部和外部的质量管理体系负有责任。
通过实施该程序文件,实验室的目标是建立和维护一个高效的质量管理体系,以确保实验室测试的准确性和可靠性。
3. 质量管理体系要求实验室的质量管理体系应符合以下要求:3.1 领导作用实验室管理层应制定和实施质量方针,并确保全体员工理解和遵守该方针。
同时,管理层应为实验室提供足够的资源,以支持质量管理体系的运作。
3.2 文件控制实验室应确保所有质量管理体系的文件得到有效控制和维护。
文件应包括:质量手册、程序文件、工作指导书等。
3.3 培训和培训记录实验室应制定培训计划,并向员工提供必要的培训和教育。
培训记录应被完整记录并维护。
3.4 内部质量审核实验室应定期进行内部质量审核,以确保质量管理体系的符合性和有效性。
3.5 非符合与纠正措施实验室应建立非符合与纠正措施的程序,并及时采取纠正措施以解决发现的问题。
3.6 外部实验室评审实验室应接受外部实验室评审,以验证质量管理体系的有效性并获取CNAS认可。
4. 质量管理体系的建立和维护程序为确保质量管理体系的有效运作,实验室应按以下程序建立和维护质量管理体系:4.1 质量手册编写实验室管理层应编写质量手册,其中包括质量方针、质量目标和质量管理体系的概述。
4.2 程序文件编制实验室应编制所需的程序文件,包括但不限于:文件控制程序、培训程序、内部质量审核程序、非符合与纠正措施程序等。
这些程序文件应能确保实验室的质量管理体系的合规性和有效性。
4.3 培训计划制定和执行实验室应制定培训计划,并根据计划提供必要的培训和教育。
培训计划应包括培训内容、培训对象和培训周期等。
实验室资质管理文件汇编目录1.中华人民共和国建筑法 (1)2.建设工程质量管理条例(国务院令第279号) (16)3.实验室和检查机构资质认定管理办法(质检总局令第86号) (31)4.建设工程质量检测管理办法(建设部令第141号) (40)5.实验室资质认定评审准则 (50)6.北京市建设工程质量检测管理若干规定(京建质...2007‟1137号) (62)7.北京市建设工程质量检测机构资质及从业人员动态监督管理办法(试行)(京建质...2008‟775号) (71)8.甘肃省建筑市场管理条例 (82)9.甘肃省建设工程质量监督管理规定 (90)10.甘肃省建设工程质量检测管理规定(甘建设[2005]402号) (97)11.甘肃省实验室资质认定工作规则 (130)中华人民共和国建筑法第一章总则第一条为了加强对建筑活动的监督管理,维护建筑市场秩序,保证建筑工程的质量和安全,促进建筑业健康发展,制定本法。
第二条在中华人民共和国境内从事建筑活动,实施对建筑活动的监督管理,应当遵守本法。
本法所称建筑活动,是指各类房屋建筑及其附属设施的建造和与其配套的线路、管道、设备的安装活动。
第三条建筑活动应当确保建筑工程质量和安全,符合国家的建筑工程安全标准。
第四条国家扶持建筑业的发展,支持建筑科学技术研究,提高房屋建筑设计水平,鼓励节约能源和保护环境,提倡采用先进技术、先进设备、先进工艺、新型建筑材料和现代管理方式。
第五条从事建筑活动应当遵守法律、法规,不得损害社会公共利益和他人的合法权益。
任何单位和个人都不得妨碍和阻挠依法进行的建筑活动。
第六条国务院建设行政主管部门对全国的建筑活动实施统一监督管理。
第二章建筑许可第一节建筑工程施工许可第七条建筑工程开工前,建设单位应当按照国家有关规定向工程所在地县级以上人民政府建设行政主管部门申请领取施工许可证;但是,国务院建设行政主管部门确定的限额以下的小型工程除外。
按照国务院规定的权限和程序批准开工报告的建筑工程,不再领取施工许可证。
如何建立CNAS ISO17025实验室认证、认可质量体系一、认可前的准备工作1、购置或下载ISO17025:2005 《检测和校准实验室能力的通用要求》,并根据本实验室专业类别收集中国实验室国家认可委员会发布的关于各行业实验室的补充规定要求,及相关产品检验法律法规的要求。
2、全面理解学习实验室认可准则及补充规定,保证在实验室内部有充分的人员对认可要求及流程的理解是明确而且准确的,这时可能需要聘请专业咨询机构予以全程指导或培训。
3、根据实验室认可准则的要求及实验室的特点设定组织架构,划分职能分配,对关键岗位的人员如最高管理层、技术负责人、质量负责人等人员给予重点培训学习,保证其掌握如何保障实验室的硬件要求及检测结果的准确性和可靠性,并有能力对检测结果给予测量不确定度分析。
关键岗位人员均是认可时需单独重点考核对象。
4、对各部门的质量活动、技术活动的职责、权限及相互接口必须明确划分,界定清楚各部门及关键人员的质量职责。
5、根据实验室认可准则及补充规定的要求及实验室的实际情况,组织编制质量体系文件,含质量手册、程序文件、作业指导书、记录四大类质量体系文件。
质量体系文件应确保满足相关要求,并体现实验室检测项目的特点及合理分配。
6、质量管理体系试运行6个月,在此期间必须按照质量体系要求完成相关工作,并保留6个月的相关记录,必须按照实验室认可准则第五章的5。
2~5。
10要素及补充规定的特殊要求开展技术档案收集、技术控制活动工作,需对现场环境、区域规划、仪器状况进行合理评估,充分保证实验室在硬件能力上满足认可的要求。
7、必须在认可之前组织至少一次实验室认可全部要素的内部质量审核,必须执行至少一次管理评审工作。
二、认可后的工作1、现场评审组由实验室认可委员会委派评审组长及技术专家对实验室软件、硬件两个方面进行考核,并有盲样考核项目.2、考核结果有四类:一、完全符合;二、基本符合,但需要书面整改;三、基本符合,但需要部分现场复查;四、不符合。
2016年《检验检测机构资质认定评审准则》质量管理体系文件换版实施方案
国家认监委新近颁布的《检验检测机构资质认定评审准则》于2016年1月1日起正式实施,省质监局要求“已获证检验检测机构应于2016年6月30日前按照‘新准则’要求补充完善质量管理体系,完成换版。
”为了做好中心资质认定有关工作,保证新准则的顺利实施、平稳过渡,特制定中心体系文件修改办法如下:
一、依据
《检验检测机构资质认定评审准则》、检验检测机构资质认定管理办法》(总局令第163号)
二、领导小组
组长:XXX
成员:XXX XXX XXX XXX
三、时间安排
1、3月7日-3月11日管理体系框架
2、3月14日-3月25日质量手册全面修改
3、3月28日-4月8日程序文件修订
4、4月11日-4月15日体系文件审核
5、4月18日-4月22日体系文件批准
6、4月29日体系文件宣贯
7、5月-7月新体系文件试运行并征求意见
8、8月初修改、定稿、印刷
9、8月中旬 2016年附加内审
10、9月中旬 2016年附加管理评审
四、工作流程
五、工作要求
管理体系的建立是为实现质量方针、目标的一组相互联系、相互作用的要素的集合。
应具有系统、全面、有效、适用的特征,各要素相互依赖、配合、促进、制约,形成具有一定活动规律的有机整体,对各项活动覆盖、有效控制,具备预防措施和纠正措施功能,可不断改进。
5.1质量手册的修改
质量手册是按照质量方针、目标和适用的质量体系标准描述管理体系的要求。
应能反映质量管理体系总貌,内容清楚、准确、全面、适用、易懂。
表1新版质量手册框架及修改分工表。
实验室质量管理体系文件1.引言实验室质量管理体系文件是实验室质量管理的基础,旨在确保实验室的工作符合相关法规和标准要求,提高实验室的工作效率和结果可靠性。
本文档将详细介绍实验室质量管理体系文件的编写要求、内容结构以及相关流程。
2.编写要求2.1.适用范围本文档适用于所有与实验室工作相关的人员,包括实验室管理者、技术人员和质量管理人员。
2.2.参考标准•ISO/IEC 17025:2017《检测和校准实验室能力的通用要求》•ISO 9001:2015《质量管理体系要求》2.3.编写原则•简明扼要:文档内容应简洁明了,避免冗长或重复。
•准确无误:文档内容应准确无误,不得包含任何虚假信息。
•完整全面:文档内容应全面涵盖实验室质量管理的各个方面。
•可操作性强:文档内容应具有一定的可操作性,方便实验室人员实施。
2.4.文档管理本文档由实验室质量管理部门负责编写、审查和更新。
每个版本的文档都应进行编号和日期标识,并在变更时进行相应的修订。
3.内容结构3.1.文件目录•引言•编写要求•内容结构•质量方针和目标•组织结构和职责•文件控制•资源管理•设备管理•校准与验证•技术文件管理•不符合与纠正措施•内部审核与管理评审•绩效评估和改进3.2.主要内容3.2.1.质量方针和目标在这一部分,应明确实验室的质量方针和目标,以确保所有工作符合质量管理体系的要求。
质量方针应简明扼要地表达实验室对质量的承诺,而质量目标则应具体、可衡量。
3.2.2.组织结构和职责在这一部分,应详细描述实验室的组织结构和各个职责。
包括实验室管理者、技术人员和质量管理人员的职责和权限,以及实验室人员之间的沟通和协作机制。
3.2.3.文件控制在这一部分,应描述实验室的文件控制程序。
包括文件的创建、审查、批准、发布、变更和废止等各个环节的要求和流程。
3.2.4.资源管理在这一部分,应描述实验室资源管理的要求。
包括人员培训和能力评估、工作环境和设施条件、采购和供应商评估等方面的要求。
ISO/IEC17025-2017 实验室管理体系全套文件质量手册及程序文件ISO/IEC17025-2017实验室管理体系质量手册实施日期:2018年01月01日 XXX公司实验室B质量手册修改记录C目录A 批准页B 修改页C 目录D 质量手册发布令E 公正性声明F 质量方针和质量目标G 质量手册管理0引言0.1 公司概况0.2 组织架构1 范围1.1总则1.2应用2 规范性引用文件3 术语和定义4通用要求4.1 公正性4.2 保密性5 结构要求6资源要求6.1 总则6.2 人员6.3 设施和环境条件6.4 设备6.5 计量溯源性6.6 外部提供的产品和服务7过程要求7.1 要求、标书和合同评审7.2 方法的选择、验证和确认7.3 抽样7.4 检测或校准物品的处置7.5 技术记录7.6 测量不确定度的评定7.7结果有效性的保证7.8结果的报告7.9投诉7.10不符合工作7.11数据控制和信息管理8管理要求8.1 方式8.2 管理体系文件8.3 管理体系文件的控制8.4 记录控制8.5 风险和机会的管理措施8.6 改进8.7 纠正措施8.8 内部审核8.9 管理评审附录A计量溯源性附录B管理体系方式附件1任命书附件2授权书附件3授权签字人识别附件4检定、校准和检测项目一览表附件5管理体系程序文件清单附件6公司和实验室平面图D质量手册发布令公司全体职工:为了保证本公司检验检测工作的质量,确保检验检测结果的公正性、准确性和科学性,公司为满足实验室要求,依据ISO /IEC17025:2017《检测和校准实验室能力的通用要求》,并结合实验室实际情况重新编制了《实验室管理体系质量手册》现予以批准。
本手册于二○一八年一月一日起正式实施。
《实验室管理体系质量手册》是描述实验室管理体系的纲领性文件,是实验室管理体系运行的行为准则和评审的依据,也是实验室质量保证能力的证实,手册所涉及的单位和员工都必须严格执行,确保实验室质量方针的实现。
国家海洋局第二海洋研究所检测中心实验室资质认定质量管理体系文件SIOSOA.Q/B程序文件(第 C/01版)编制人:冯旭文秦鹏朱德弟审核人:吕海燕批准人:沈家法受控印章:2010-09-16颁布2010-10-08 实施国家海洋局第二海洋研究所检测中心第1页共1页目录版次:第 C/01 版发布日期:2010年9月16日序号标题页码1 文件控制程序 22 检测分包管理程序 63 服务和供应品的采购管理程序 84 合同评审程序 105 申诉和投诉处理程序 126 检测偏离控制程序 147 纠正措施、预防措施及改进管理程序 178 记录控制程序 199 内部质量审核控制程序 2210 管理评审控制程序 2511 人力资源控制程序 2712 设施和环境控制程序 2913 实验室安全作业管理程序 3214 实验室环境保护管理程序 3915 检测方法控制程序 4116 检测用计算机、软件及自动观测网络控制程序 4417 仪器设备控制程序 4618 仪器运行检查程序 5119 标准物质管理程序 5220 量值溯源和校准程序 5321 样品的管理与处置程序 5522 检测数据质量控制程序 5823 质量计划编制程序 5924 检测报告控制程序 6025 开展新项目管理程序 6226 保密和保护所有权(知识产权)程序 64第1页共4页第C版第0次修订1.文件控制程序颁布日期:2010年9月16日1 目的对与质量管理体系运行有关的文件进行控制,确保各个相关场所使用的文件为有效版本。
2 适用范围适用于质量管理体系运行中有关质量活动文件(包括外来文件)的控制和管理。
3 职责3.1 中心主任负责质量手册和程序文件的批准;3.2 中心副主任负责组织质量手册和程序文件的编制和修订;3.3 中心质量总负责人负责质量手册和程序文件的审核;3.4 各部门负责人负责本部门作业文件的编制、修订和批准;3.5 各部门的专用文件及其资料由部门自行控制保管;3.6 管理小组为文件控制归口管理部门。
XX公司实验室质量管理文件XX编制日期校核日期批准日期2019∙03∙27 发布2019-03∙27 实施XX公司实验室发布附件1XX公司实验室简介xx公司现有独立实验室,目前实验室主要负责公司原材料理化检验和产品性能测试工作。
实验室下设理化实验室和性能试验室两大部分。
理化实验室进行金相、拉伸等项目分析检测;性能实验室进行振动性能、性能、密封性能、静压强度性能等性能试验,共占地面积约200平方米,现有试验人员5人,拥有拉力试验机、精密影像坐标测绘仪、电子天平、体视显微镜、分析天平、电热鼓风干燥箱、岩相切割机、金相试样预磨机、金相试样抛光机、金相试样镶嵌机、金相显微镜、振动性能试验台、性能试验台、扭振性能试验台、内腐蚀试验台等设备仪器,在进货、过程质量控制环节起到关键重要作用。
XX公司实验室秉承公正、诚实、务实的服务宗旨,不断学习,拓展检测项目,我公司实验室将不断开拓检测项目,增强检测能力,规范管理,为XX公司、XX集团把好质量控制关。
地址:XX号电话:XX附件2XX公司最高领导关于实验室工作独立性、公正性的声明我作为XX公司总经理,同意并全力推进实验室为维护检测工作所制定的质量方针的贯彻和质量体系的建设,我保证给予实验室以完全独立自主的开展检测业务,并要求实验室坚持公正、诚实、务实的服务宗旨,杜绝实验室以外领导和其他部门、单位干预实验室施加经济和财务上的任何压力。
我要求人事后勤和物资管理各部门对实验检测工作给予大力配合,在人力资源能源保证、物资采购,设备修络、交通运输等诸多方面给子充分保障我要求实验室的全体人员热情服务、积极进取地开展工作,我承诺在检测活动中尊重和保护委托人的知识产权、专利和所有权,并承担相应的民事责任。
XX公司总经理:年月日附件3XX公司实验室最高管理者授权书因公司发展需要,现做以下任命:任命XXX同志出任我公司理化实的最高管者,负责行使对实验室的管理职权,建立和完善实验室的质量体系并使其有效运行,配置检测活动的资源,维护实验室检测能力,保持实验室的技术发展。
实验室和检查机构资质认定管理办法正文:---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 国家质量监督检验检疫总局令(第86号)《实验室和检查机构资质认定管理办法》已经2005年12月31日国家质量监督检验检疫总局局务会议审议通过,现予公布,自2006年4月1日起施行。
1987年7月10日原国家计量局发布的《产品质量检验机构计量认证管理办法》同时废止。
局长李长江二〇〇六年二月二十一日实验室和检查机构资质认定管理办法第一章总则第一条为规范实验室和检查机构资质管理工作,提高实验室和检查机构资质认定活动的科学性和有效性,根据《中华人民共和国计量法》、《中华人民共和国标准化法》、《中华人民共和国产品质量法》、《中华人民共和国认证认可条例》等有关法律、行政法规的规定,制定本办法。
第二条本办法所称的实验室和检查机构资质,是指向社会出具具有证明作用的数据和结果的实验室和检查机构应当具有的基本条件和能力。
本办法所称的认定,是指国家认证认可监督管理委员会和各省、自治区、直辖市人民政府质量技术监督部门对实验室和检查机构的基本条件和能力是否符合法律、行政法规规定以及相关技术规范或者标准实施的评价和承认活动。
第三条在中华人民共和国境内,从事向社会出具具有证明作用的数据和结果的实验室和检查机构以及对其实施的资质认定活动应当遵守本办法。
第四条国家认证认可监督管理委员会(以下简称国家认监委)统一管理、监督和综合协调实验室和检查机构的资质认定工作。
各省、自治区、直辖市人民政府质量技术监督部门和各直属出入境检验检疫机构(以下统称地方质检部门)按照各自职责负责所辖区域内的实验室和检查机构的资质认定和监督检查工作。
国家海洋局第二海洋研究所检测中心
实验室资质认定质量管理体系文件
SIOSOA.Q/B
程序文件
(第 C/01版)
编制人:冯旭文秦鹏朱德弟
审核人:吕海燕
批准人:沈家法
受控印章:
2010-09-16颁布2010-10-08 实施国家海洋局第二海洋研究所检测中心
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目录
版次:第 C/01 版
发布日期:2010年9月16日
序号标题页码
1 文件控制程序 2
2 检测分包管理程序 6
3 服务和供应品的采购管理程序 8
4 合同评审程序 10
5 申诉和投诉处理程序 12
6 检测偏离控制程序 14
7 纠正措施、预防措施及改进管理程序 17
8 记录控制程序 19
9 内部质量审核控制程序 22
10 管理评审控制程序 25
11 人力资源控制程序 27
12 设施和环境控制程序 29
13 实验室安全作业管理程序 32
14 实验室环境保护管理程序 39
15 检测方法控制程序 41
16 检测用计算机、软件及自动观测网络控制程序 44
17 仪器设备控制程序 46
18 仪器运行检查程序 51
19 标准物质管理程序 52
20 量值溯源和校准程序 53
21 样品的管理与处置程序 55
22 检测数据质量控制程序 58
23 质量计划编制程序 59
24 检测报告控制程序 60
25 开展新项目管理程序 62
26 保密和保护所有权(知识产权)程序 64
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第C版第0次修订
1.文件控制程序
颁布日期:2010年9月16日
1 目的
对与质量管理体系运行有关的文件进行控制,确保各个相关场所使用的文件为有效版本。
2 适用范围
适用于质量管理体系运行中有关质量活动文件(包括外来文件)的控制和管理。
3 职责
3.1 中心主任负责质量手册和程序文件的批准;
3.2 中心副主任负责组织质量手册和程序文件的编制和修订;
3.3 中心质量总负责人负责质量手册和程序文件的审核;
3.4 各部门负责人负责本部门作业文件的编制、修订和批准;
3.5 各部门的专用文件及其资料由部门自行控制保管;
3.6 管理小组为文件控制归口管理部门。
4 工作程序
4.1 质量管理体系文件的结构、分类和编码
4.1.1 本中心质量管理体系文件划分为三个层次:
(1)质量手册(第一层次,用A表示);
(2)程序文件(第二层次,用B表示);
(3)作业文件(包括作业指导书、操作规程和质量记录等其他质量文件)(第三层次,用C表示)。
4.1.2 质量管理体系文件的分类和编码
(1)以SIOSOA作为国家海洋局第二海洋研究所检测中心质量文件编码的总代号;
(2)“质量”两字的英文为quality,取其第一个字母Q为质量文件代码;
(3)质量文件分为三个大类:A(质量手册);B(程序文件);C(作业文件);
(4)外来文件按原编号进行编目登记。
4.1.3 文件标识
4.1.3.1 本单位所有质量管理体系文件,均应进行标识。
4.1.3.2 标识种类
本中心使用的文件标识有如下多种,应按文件性质、状态来选用。
(1)文件编码:
质量手册的编号: SIOSOA.Q/A-××(文件序号);
程序文件的编号: SIOSOA.Q/B-××(文件序号);
作业文件的编号:管理性作业文件编号为SIOSOA.Q/C-××(相对应的程序文件序
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1.文件控制程序
第C版第0次修订
颁布日期:2010年9月16日
号)-××(文件序号);技术性作业文件编号为SIOSOA.Q/C ××(部门代码)-××(文
件序号或仪器代号);
(2)用“受控”字样的印章标识,表明受控状态,中心编制的管理体系文件(质量手册、程序文件及作业文件等)和国家现行有效的相关法规、政策及行业和当地需直接引
用或执行的技术规范、标准和规程等,属于受控文件;中心编制的或外来的一般性技术
性文件,属于非受控文件;
(3)版本号:识别各类文件不同版本的标识。
如第A/01版,即为第A版第0次修订;第A/02版,为第A版第1次修订;第B/01版,即为第B版第0次修订;
(3)修改状态:识别同一文件修改次数的标识。
质量管理体系文件在修改处用下划
②次来表示修改的次数。
线表示,并注①、……
4.2 文件的编制
4.2.1 质量手册和质量管理体系程序文件及管理性质量记录格式由中心副主任组织
编制;
4.2.2 作业文件由各部门负责人组织编制。
4.3 文件审批
4.3.1 无论新编制或修改的文件,都必须在文件发布前进行审批,填写《文件编制审批表》;
4.3.2 质量手册和质量程序文件由质量总负责人审核,中心主任批准;
4.3.3 作业文件由各部门技术负责人审核并批准;
4.3.4 所有文件批准后均由管理小组负责编号登记。
4.4 文件发放
4.4.1 对于质量管理体系运行起重要作用的各个场所,由管理小组及时发放到位;
4.4.2 文件的发放范围由管理小组根据工作需要确定,报中心副主任批准;
4.4.3 文件发放时要注明文件受控状态,文件领用者应在《文件发放/回收清单》上签字,并将文件登记在本部门的《受控文件清单》上;
4.4.4受控文件用于在质量管理体系运行过程中,需及时获得日后修改版本的场所,非受控文件用于项目投标或其他目的,不需要获得日后修改版本的场所;
4.4.5受控文件发放时应加盖受控章,修改后应予追溯,及时以现行有效版本置换被废止的版本(或将修改页发到文件持有者手中);非受控文件发放时不必加盖受控章,修改后不必追溯发放修改页(或更换现行有效版本);
4.4.6 管理小组应建立本中心《受控文件清单》,中心副主任审批后发至各部门。
4.5 文件修改
4.5.1 各部门在提出文件修改意见的同时,应说明修改理由,并填写《文件资料修改审
第3页共4页
1.文件控制程序
第C版第0次修订
颁布日期:2010年9月16日
批表》,向本部门负责人或管理小组提出;
4.5.2 所有文件更改均需经过审批,填写《文件更改单》,以保证修改正确性、合理性以及文件的严肃性,文件更改的审批原则上应由原审批人进行;
4.5.3 当评审准则、组织机构发生改变,职责任务发生变化,修改文字超过30%的情况下,相应管理文件应进行换版,换版应经管理评审通过、批准;
4.5.4文件修改方式及有效性确认
(1)当文件的内容一次修改较多时,或文件改版时,文件应重新打印,并在本文件的“版本”标识中标注版本次;
(2)当文件仅某页的内容作修改时,该页应重新打印,且按4.1.3.2d标注修改次;
(3)文件修改时,应首先修改相应的正本,再对所有发至各处的文件副本进行修改,对于非受控文件不作修改;
(3)任何未经具有审批权限的部门和人员批准的修改,均属无效修改。
4.5.5 文件换版或修改后的发放、审批
(1)文件换版或修改后,应及时发放,但应慎重决定执行日期,以免由于新旧文件的交替不当而造成工作中的混乱;
(2)文件换版或修改后的审批同样遵循本程序4.3条的要求。
4.6 文件撤消与回收
4.6.1 任何部门及工作场所不得继续使用作废文件和失效文件;
4.6.2 对失效(作废)文件的控制
(1)文件一旦确认为失效或作废,管理小组应及时收回失效或作废文件,填写《文件发放/回收清单》,通知各具体执行人停止执行;
(2)当失效或作废的文件无法收回时,则应由发文部门做好“无法收回”记录;
(3)收回的失效或作废文件应加盖“作废”标识,其正本需加盖“存档”标识后妥善保管,保存期为一年,超期后由原编制起草部门重新核查,以确定是否予以销毁,其副本均应销毁;
(4)销毁文件时应做好销毁文件的记录,填写《文件销毁清单》,经中心主任批准,有销毁执行人签字以及时间、地点等存档备查。
4.7 文件的保存
4.7.1 文件经审核批准后,由管理小组列入《受控文件清单》;
4.7.2 管理小组每年应至少一次全面检查各类在用文件的有效性,检查各使用者手中的文件,发现问题及时处理;
4.7.3 本中心人员工作变动时,离职前必须移交所有文件;
4.7.4 本中心需长期保存的科技档案,由所科技档案室管理,按国家海洋局第二海洋研究所科技档案规定执行。