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商务会议接待方案商务会议接待流程精选7篇商务接待礼仪常识及注意事项篇一一、招商引资活动中的注意事项（1）演讲稿应言简意赅，突出重点。
（避免从故到今，上下五千年，好像在读导游词），不同领导的演讲稿不要有太多重复的地方。
（2）着重介绍当地目前的社会经济发展状况，可用数据指标说明（如GDP、进出口贸易额、引资情况、现有外资经营情况等）；（3）介绍当地的优势产业、重点发展方向、规划和商机以及：当地的优惠政策、投资成本和政府提供的服务；外来和外资企业在当地发展的成功案例。
（4）安排当地企业与外来企业面对面的交流洽谈，避免政府唱独角戏，无实质性内容。
（5）有外商参加活动时应提供准确通顺的英文资料。
（6）不要一味地提供免费服务（如免费住宿、交通、宴请、表演、旅游等），投资者主要看中的是商业利益与回报，尤其在经济欠发达地区。
（7）建议给投资者、外商留一些自由支配的时间，独立考察当地的商业和人文环境。
二、大型商务活动的组织在确定大型商务活动的举办后，活动主办方应召集所有相关工作人员开会，确定总负责人、部门负责人、各部门之间的协调人员，布置各部门分工。
各部门布置安排每名工作人员的具体分工，并确定完成分工的最后期限。
总负责人定期了解各部门工作的进展情况，及时安排解决出现的重大问题。
部门协调人员在工作进行中对各个部门的工作进行协调与配合。
当各部门在预定时间完成布置的任务后，部门负责人应将任务完成情况向总负责人汇报，全体相关人员讨论在活动进行过程中可能出现的新情况或紧急事件，制定出应急预案。
三、商务会议礼仪（1）会议礼仪会议最能体现一个单位的。
团体意识、整体素质及个人修养。
会议室布置灯光柔和、清晰，不宜用旋转灯；会场布置简洁、清爽，突出重点；会场温度适中（太热、太冷，24-26度为宜）；会场湿度50%的相对湿度为宜（加湿或提供饮水）；会场大小以每人两平方左右考虑。
（2）会议座位排列的原则：在国际商务活动当中，座位的排列应遵循三个原则，即以前为上、以中为上和以右为上。
招商接待方案招商接待方案是企业开展招商工作的重要环节，它涉及到招商活动的组织、安排、实施和沟通等多个方面。
一个良好的招商接待方案可以提升企业形象，增加合作伙伴的满意度，促进项目的成功落地。
在本文中，将介绍一个标准的招商接待方案，分为以下几个方面来论述。
一、接待准备工作：1.明确招商目标：确定招商的行业、区域和重点项目，为接待工作提供明确的方向和目标。
2.制定接待计划：根据招商目标制定详细的接待计划，包括时间安排、人员配备、接待流程和预算等。
3.准备接待材料：准备相关的企业资料、项目介绍、招商政策和合作方案等，以便在接待过程中提供给访问团队。
二、接待流程安排：1.接机和住宿安排：根据招商活动的时间和访问团队的人数，提前安排好接机和住宿的细节，确保访客能够顺利入住并享受舒适的住宿环境。
2.项目考察和参观：根据访问团队的需求和感兴趣的项目方向，安排相应的项目考察和参观活动，为其提供全面了解企业和项目的机会。
3.会议安排：根据招商目标和访问团队的需求，安排相关的会议、座谈和交流活动，提供商务洽谈的平台。
4.文化交流：在接待过程中，安排一些文化交流活动，让访问团队更好地了解当地的风土人情和企业文化。
三、接待团队配备：1.接待领导：安排相关领导参与接待活动，展示企业的重视程度和决策能力。
2.接待人员：根据接待计划，配备专业的接待人员，包括项目经理、行程统筹人员、翻译人员等。
3.专业人员支持：如果有需要，可以配备技术、市场、财务等专业人员，为访问团队提供更详细的解答和支持。
四、接待服务提升：1.细节管理：在接待过程中，注重细节管理，包括接待车辆的整洁、会议场地的布置、餐饮的品质等，为访问团队提供良好的接待环境。
2.礼品赠送：为访问团队准备一些特色的礼品，代表企业的诚意和感谢之情。
3.后续跟进：接待结束后，做好后续跟进工作，与访问团队保持良好的沟通和联系，处理好后续的合作事宜。
五、接待效果评估：1.反馈收集：在招商接待结束后，通过调查问卷或面谈的方式，收集访问团队对接待活动的评价和建议。
招商接待工作规范及流程一、总则招商接待工作是园区重要的对外窗口之一，为进一步规范**招商接待工作，树立**良好形象，特制定本规范及流程。
二、招商接待工作原则招商接待工作涉及面广，应把握重点、兼顾一般，有礼有节、热情大方的进行接待，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。
三、管理1、**为园区招商接待工作的归口管理部门，负责客户接待的安排和管理，协调相关部门落实接待任务。
应准备好招商租赁资料、工具等，包括**PPT介绍资料、建筑物平面图、客户信息登记表、计算器、名片、激光笔、笔记本电脑、手电筒等，放在适当位置，方便取用。
2、**和**负责提供后勤保障。
**应备好信纸（笔记本）、签字笔（铅笔）、雨伞、茶叶、纸杯、矿泉水等，放在适当位置，方便取用；应保持接待会议室座椅摆放整齐，保证整洁卫生，如有需要提前开启空调；会议室需存放信纸/笔记本（如有需要）、签字笔/铅笔（如有需要）、投影仪等，方便随时取用。
**应配合协调客户来访、看房等事宜，将建筑物大门钥匙、保安室对讲机放在适当位置，方便取用。
3、公司各部门在接到客户来访预约后，应通知**，并协助拟定接待计划。
如遇重要客户来访，需公司领导参加的，应提前1天告知**，由**负责总协调。
四、电话接待工作规范在接听客户的咨询电话时，要做到热情礼貌，文明用语，说普通话。
电话接待主要的谈论内容有：1、简要询问客户的基本情况和需求，包括客户的姓名、公司名称地址、联系电话、经营业态、租赁用途、面积需求、个人性质或公司性质租赁等，做好客户资料的记录和整理，填写《客户信息登记表》。
2、简要介绍公司和项目的相关情况。
3、通过简要沟通，判断客户是否符合**，如符合则邀请客户到公司见面详谈，对一些大客户也可要求亲临拜访并约定拜访时间。
五、现场接待工作规范1、迎接客户①基本动作：接到客户到访电话后，联系**协调保安室引导客户入园，如有必要，则接待人员应到**迎接；接到客户后应热情对待，视客户情况引入办公室或会议室洽谈，如遇雨雪天气应帮助客户收拾雨具，放置衣帽。
现场接待的大体流程及注意事项一、迎接投资者1、大体动作（1）客户进门，每一个看见的招商人员都应该主动打招呼“欢迎光临”，提示其他招商人员注意；（2）招商人员当即上前，热情接待；（3）帮忙客户整理雨具，放置衣帽；（4）通过随口招呼，区别客户真伪，了解所来的区域和同意的媒体。
2、注意事项（1）招商人员应仪表端庄，态度亲切；（2）接待客户或一人，或一主一副，以二人为限，绝对不要超过三人；（3）假设不是真正客户，也应照样提供一份资料，作简介而热情的接待；（4）没有客户时，也应注意现场整洁和个人仪表，以随时给客户良好印象。
二、介绍产品1、大体动作（1）互换名片，相互介绍，了解客户的个人咨询情形；（2）依照销售现场已计划好的线路，配合灯箱、模型、样本间等销售道具，自但是又有重点地介绍产品（着重于地段、环境、交通、生活配套设施、园区功能、要紧建材等的说明）。
2、注意事项（1）偏重强调本园区的整体优势；（2）用自己的热忱与诚恳感染客户，尽力与其成立彼此信任的关系；（3）通过交谈正确把握客户的真实需求，并据此迅速制定自己的应计谋略；（4）当客户超过一人时，注意区分其中的决策者，把握他们彼其间的关系。
三、购买洽谈1、大体动作（1）倒茶应酬，引导客户在销售桌前入座；（2）在客户未主动表示时，应该立刻主动地选择一户做试探性介绍；（3）依照客户所喜爱的单元，在确信的基础上，做更详尽的说明；（4）针对客户的疑惑点，进行相关说明，帮忙其一一克服购买障碍；（5）适时现场购买气氛，强化其购买欲望；（6）在客户对产品有70%认可度的基础上，设法说服他下定金购买。
2、注意事项（1）入座时，注意将客户安置在一个视野愉悦、便于操纵的空间范围内。
（2）个人的销售资料和销售工具应预备齐全，随时应付客户的需要；（3）了解客户的真正需求，了解客户的要紧问题点；（4）注意与现场同事的交流与配合，让现场领导明白客户在看哪一户；（5）注意判定客户的诚意，购买力和成交概率；（6）现场气氛营造应该自然亲切，把握火候；（7）对产品的说明不该含有夸大、虚构的成份；（8）不是职权范围内的许诺应报经现场领导通过。
招商接待流程一、接待前准备。
在进行招商接待之前，首先需要对接待对象进行充分的了解和准备。
了解对方的公司背景、行业情况、发展规划等信息，可以帮助我们更好地进行接待工作。
同时，要对接待场所进行整理和布置，确保环境整洁、舒适，给客户留下良好的印象。
二、接待流程。
1. 接待对象到达。
当接待对象到达时，需要以亲切的微笑和热情的态度迎接客人，引导客人入座，并递上饮料或小食物，为客人营造舒适的氛围。
2. 介绍公司背景。
在客人就坐后，可以简要介绍一下公司的基本情况，包括公司成立时间、发展历程、主营业务等，让客人对我们公司有一个初步的了解。
3. 了解客户需求。
接下来，可以通过与客户的交谈，了解客户的需求和关注点，可以针对客户的需求进行详细的沟通和了解，以便为客户提供更加个性化的服务和解决方案。
4. 展示产品或服务。
针对客户的需求，可以适当展示公司的产品或服务，向客户展示公司的实力和优势，让客户对我们的产品或服务有更深入的了解。
5. 沟通和洽谈。
在展示产品或服务后，可以与客户进行深入的沟通和洽谈，解答客户可能存在的疑问，针对客户的需求进行进一步的交流和协商，争取达成合作意向。
6. 提供解决方案。
针对客户的需求和问题，可以提供相应的解决方案和建议，让客户对我们的产品或服务有更深入的了解，并为客户解决实际问题，增强客户对我们的信任和认可。
7. 确定合作意向。
在与客户进行充分的沟通和洽谈后，可以适当地引导客户表达合作意向，或者主动提出合作建议，争取达成合作意向。
8. 结束接待。
在接待结束时，需要再次表达感谢之情，送客户离开，并表示期待今后的合作。
同时，要及时做好客户的跟进工作，巩固客户关系，为今后的合作打下良好的基础。
三、接待后跟进。
接待结束后，要及时做好客户的跟进工作，可以通过电话、邮件等方式与客户保持联系，了解客户的反馈和需求，及时解决客户可能存在的问题，巩固客户关系，为今后的合作打下良好的基础。
在招商接待过程中，我们需要以热情周到的态度对待客户，全力以赴为客户提供优质的服务和解决方案，为公司的发展和客户的满意度创造更多的机会。
大型会议接待流程是怎样的大型会议接待流程是指在大型会议或活动中，为与会者提供高质量的接待和服务的一系列工作流程。
这些流程涵盖了从接待与会者、安排住宿和交通、提供餐饮服务到组织会议场地和设备等方方面面。
1. 会前准备阶段：在大型会议之前的准备工作非常重要。
首先，会议主办方必须确定会议地点和日期，并与相关场馆或酒店进行预订。
接着，需要确定会议规模和参与人数，以便计划餐饮和住宿需求。
此外，还需要与各个部门、供应商和承办方进行沟通，并建立一个顺畅的信息传递和协作机制。
2. 客户咨询与报名阶段：在这一阶段，会议主办方需要设立一个客户咨询热线或邮箱，以应对与会者的提问和报名。
同时，还可以通过社交媒体、网站和在线论坛等渠道进行宣传，并提供报名和支付的在线服务。
3. 住宿与交通安排：为了方便与会者的住宿和交通，会议主办方通常会与当地的酒店和交通公司合作，提供特殊的优惠和服务。
接待团队将根据与会者的需求和预算安排合适的住宿和交通方式，并提供相应的预订和购票服务。
4. 会议资料和文件准备：会议主办方需要准备各种会议资料和文件，包括会议议程、参会人员名单、演讲稿、手册和背景资料等。
这些资料和文件需要在会议期间向与会者进行发放，并在会前通过邮件或公众号等途径提供给参会人员。
5. 会议场地和设备准备：会议主办方需要选择合适的场地，并与会议场地方进行协商和安排。
同时，需要预定和配置必要的设备，如音响、投影仪、电脑、麦克风等，并安排专业的技术人员进行设置和维护。
6. 餐饮服务准备：会议期间的餐饮服务也是接待流程中重要的一环。
会议主办方需要与酒店或餐饮公司合作，制定合理的餐饮安排，包括早餐、午餐、晚餐和茶歇等。
根据与会者的习惯和口味，提供丰富的食物选择，并确保食品的质量和卫生。
7. 会议接待团队的组建：在会议期间，接待团队将承担接待与会者的重要任务。
会议主办方需要组建一支专业的接待团队，并进行培训，提高团队成员的服务意识和技能。
招商接待流程一、制定目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系交流，推进接待工作规范化、制度化、标准化，结合公司实际情况，制定本流程，作为招商部对外接待的指导依据。
二、使用原则招商接待工作涉及面广，应把握重点、左右兼顾，有礼有节、热情大方的进行接待，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。
三、接待管理1、招商部为公司接待来访、参观、考察公司的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。
应准备好招商资料、招商手册、视频、签字笔等，放在适当位置，方便取用。
2、行政部负责提供后勤保障。
茶叶、纸杯、矿泉水等，放在适当位置，方便取用；应保持接待会议室座椅摆放整齐，保证整洁卫生，如有需要提前开启空调。
3、如遇重要客户来访，需公司领导参加的，应提前1天告知，由行政部负责总协调。
四、来电接听（客服接听）➢招商电话铃响2声后接听，如若时间过长，接通后应首先道歉：“对不起，让您久等了。
”➢您好，这里是XX招商部➢先生/女士您贵姓？➢请问您是想在哪里加盟呢？➢好的，您的信息我这边记录并反馈给对应区域招商经理，具体的加盟政策由我们的区域招商经理和您对接，他将在48小时内给您回电话，如若没有及时给您回电话，或沟通后有什么问题解决不了，您可以给我再次反馈。
➢感谢您的信任与选择，祝您生活愉快，再见！注意事项：1、接听客户的咨询电话时，要做到热情礼貌，文明用语，说普通话。
称呼客人时要用某先生或某女士，要用微笑亲切的语气。
2、时间尽量控制在2分钟以内，记录顾客基础信息，姓名，电话，想要加盟地址信息，有关招商政策信息不作过多交流阐述，由区域招商经理进行介绍，记录并录入CRM系统。
五、电话洽谈（招商经理回电）➢您好，我是某区域招商经理某某。
请问您是某先生或某女士吗？➢您是想在某某区加盟是么？具体地址选好了吗？➢。
（与客户沟通，给客户答疑）➢如果客户意向度较高，添加顾客微信，给顾客发加盟政策文件。
招商策划部客户接待工作规程（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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商业地产招商现场接待流程、动作、注意事项1、迎接客户1）基本动作客户进门，招商人员按照排论立即上前主动招呼“你好!欢迎光临”了解客户来自的区域和接受的媒体（从何种方式得知本项目的）。
询问客户以前是否来过，如果来过问清谁是第一接待，如果该招商人员不在应及时通知，期间应热情为客户做介绍。
2）注意事项招商人员应仪表端正，态度亲切；若不是真正客户，也应照样提供一份资料，作简洁而又热情的招待；2、介绍项目礼貌的寒暄之后，可配合沙盘模型等做简单的项目讲解（如：地理位置、项目规划、商业定位、功能分布、业态组合、周边市场分析等），使客户对项目形成一个大致的概念。
1）基本动作交换名片，相互介绍，了解客户的个人资讯情况;按照招商现场已经统一好的招商说辞，配合模型等道具，自然而又有重点地介绍产品（着重于地理位置、环境、商业定位、配套设施等的说明）2）注意事项此时侧重强调本项目的整体优点;将自已的热情与诚恳推销给客户，努力与其建立相互信任的关系;通过交谈正确把握客户的真实需求，并据此迅速制定自己的应对策略;当客户超过一人时，注意区分其中的决策者，把握他们相互间的关系；在模型讲解过程中，可探询客户需求（如：面积、经营业态等）。
3、带看现场在招商中心作完基本介绍，应带领客户参观项目现场。
1）基本动作结合工地现况和周边特征，边走边介绍；按照平面图，让客户切实感觉自己所选的商铺；尽量多说，让客户始终为你所吸引，记住！千万别被动，整个流程都应该是你牵引着客户走的。
2）注意事项带看工地的路线应事先规划好，注意沿线的整洁与安全；嘱咐客户带好安全帽及其他随身所带物品。
4.洽谈现场参观完毕后，可引导客户到谈判区进行初步洽谈。
1)基本动作倒茶寒暄，引导客户在接待桌前入座，给其项目详细资料，并对项目的价格及租赁方式做介绍；在客户未主动表示时，应该立刻主动地选择一、两间商铺作试探性介绍；根据客户所喜欢的商铺，在肯定的基础上，作更详尽的说明；根据客户要求，算出其满意的商铺的价格及各种相关手续费用；针对客户的疑惑点，进行相关解释，帮助其逐一克服进驻障碍；适时制造现场气氛，强化其进驻欲望；在客户对产品有70%的认可度的基础上，设法说服他下定金签订意向书。
大型招商会议组织接待流程实施办法大型招商会议（简称“会议）是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。
第一章会前筹备会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括：一、大型招商确定大型招商会议时间要考虑单位的工作任务周期，选在周末的时候，大家相对不太忙，争取应参加会的人员都能够参加。
为使大型招商会议有充分的准备，一般至少给出2-5周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。
因此，大型招商会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。
二、大型招商大型招商会议议程是会议要讨论的项目列表，大型招商会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是大型招商会议是否能够成功的关键。
因此，议程是整个大型招商会议筹备前需要最早确定的事情之一。
大型招商会议通常的内容包括：企业概况、企业文化、企业发展战略、行业趋势、市场分析、技术介绍、成功案例、推广方案（营销策略或模式）、合作前景、合作优势、公司支持、合作方式及费用、合作流程、盈利分析、权益分配、代理商感言、商户感言等。
在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些内容是一定需要的，哪些内容是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。
三、大型招商大型招商会议通常有三类相关人员：1、领导小组、2、筹备与接待人员3、参会人员（嘉宾和员工）。
1、领导小组领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调；2、筹备与接待筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供大型招商会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在大型招商会会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会大型招商会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。
①精心策划要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。
只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动。
这就要求我们接待人员必须具备较高素质，树立强烈的责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。
有些客人可能一生只到我单位造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。
在接到接待任务时，我们首先了解来宾的基本情况及要求，如：来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等，这是我们做好接待工作的基础。
根据这些基本资料，提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议（会见）、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一定的创意与创新，制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。
然后报请领导批准后实施。
②规范运作每个企业都有自己的企业文化，作为展示企业形象的“窗口”，接接工作同样需要有自己的特色和风格。
因此，要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。
不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放、接待人员的着装和精神面貌等等，都要努力凸显企业与众不同之处，让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性，感受到企业文化的特色。
在接待过程中，要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连。
细节决定成败，接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，谨慎行事。
在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整；具体接待人员则要主动进行全程模拟思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致地思索一遍，以便及时弥补可能存在的疏漏。
接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”，对来宾的一个眼神、一个动作、不经意的一句话，都要留意和体会，以便及时采取应变措施。
这就要求接待人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外情况能力的训练，提高处理突发事件、意外情况的水平，以便将各类有损企业形象的问题解决在萌芽状态，确保接待工作实现“零失误”。
筹备与接待人员要有明确的职责分工，①要设定一个负责人；②要有人专门负责日程安排及与各部门协调；③要有人专门负责联系场地、布置会场；④有人专门负责餐饮及外地赶来参会人员的住宿、参观安排；⑤要有人专门负责设计招商与其他活动；⑥要有专人负责会议现场的接待事宜，等等。
③参加人员会义要邀请哪些人参加同样需要考虑周全，员工是全体参加吗？不是的话，该哪些人参加？其他分公司领导人员邀请吗？外地分公司的员工参加吗？合作伙伴参加吗？客户邀请吗？主管部门的领导、专家、学者是否邀请？等等，都要想周全了。
在制订参会人员名单的时候，有这样一个原则：“宁拉一群，不拉一人”，意思是某一类人都不参加是可以的，但如果某类人中有人参加，这类人都应该邀请，不然会伤害未被邀请的人的感情。
3、制定接待程序，落实各项细节：在确定了参加人员名单后，要明确参加人员中，谁坐主席台；谁是会议的主持人；谁要在会议过程中发言或演讲；谁是嘉宾；谁是参与讨论的人；谁要代理等等，要针对不同参会人员的需求，给予不同的事先准备和制定接待计划。
(1)、根据来宾的基本情况制定合理、舒适、安全的接待计划，做到让客人高兴而来，满意而归。
(2)、根据来宾级别确定接待规格和接待方式。
(3)、详细了解酒店及酒店设施，包括酒店位置、菜单、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等告知领导，提供分析及使用建议，以便领导选择酒店。
(4)、客人抵达前，必须在醒目处悬挂好欢迎词。
(5)、做好接待前的准备工作，根据来宾身份预定房间，会客室（会议室），确定接待人员，相关资料、接待车辆、水果、鲜花、烟酒、茶水、礼品等。
(6)、提前召开有关部门协调会，明确任务分工，落实到人（会议记录、照相、摄像）(7)、领导审批接待计划，申请接待费用。
5、安排食宿（1）、提前办理好住房手续（房间号应尽量避免带4或其他不吉利的数字），将房卡拿到，以便使客人抵达宾馆后，能快速领取钥匙进入房间。
（2）、熟知房间数量及类型（标准间、商务房、工作人员房间）及同行卡。
客人用房：各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层房间号），工作人员用房数量及位置（后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层，并尽可能靠近嘉宾的房间，以便为嘉宾提供快速、周到的服务）。
同行卡可随乘车号一同发放，也可以在前往下榻宾馆的途中发放。
同行卡可以使来宾清楚自己所住的房间，也便于来宾入住客房后相互之间联系。
（3）、房间布置：客人抵达前必须保证房间清洁卫生，同时检查房间内设施是否能正常使用，按照要求为房间配水果 ( 需每天更换 )。
（4）、根据来宾职务、性别、习惯、年龄安排房间。
贵宾客人有专人引领至房间。
安排房间的原则：根据不同层次安排不同规格的房间。
（5）、根据来宾的生活习惯、饮食爱好、民族特点，结合本地饮食特色定餐。
要求餐厅整洁、环境舒适、干净卫生、食品价廉物美。
（6）、根据接待的不同档次菜品、酒水可请客人点或预先点好。
所用餐具必须要求做好消毒工作，并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。
（7）、宴请时根据需要安排打印席卡。
（8）、逐一落实各项细节。
6、接待车辆（1）、接待用车：保证车辆必须是干净、整洁车。
驾驶员必须有极强的责任心，驾驶经验丰富、服务态度好，有一定的接待经验和礼仪知识。
（2）、用车接客时，应主动打开（右侧）车门，以手示意请客人上车（小车后排右侧为主，后排左侧为次，司机右侧由随从人员乘坐）下车时，接待人应先下车由车后绕过为客人开门，有随同人员时，由随同人员开门并站在车门后侧以手遮在车门上框处，提示客人勿碰撞。
（3）、根据来宾和迎送人员的人数，以及行李数量安排车辆。
乘车座位安排应适当宽松，正常情况下，附加座一般不安排坐人。
如果来宾行李数量较多，应该安排专门的行李车。
如果是车队行进，出发前应明确行车顺序，并通知有关人员，事先讲明路线与大致日程安排，注意集合时间及地点，以免行进中发生错位。
每台车都将有明显的标志—号码；每台车安排一名陪同人员，负责提醒客人保持乘坐同一辆车，并在每次上车前统计人数；（4）、现场实施过程中，严格按照事先制定的接待计划，实施并执行；如有任何特殊情况改变行程，应及时通知相关人员和司机。
（5）、根据来宾的其他需要安排相应车辆进行服务。
（6）、如果来宾人数较多，为了在接站时避免混乱，应事先排定乘车号和住房号，并打印成表格。
在来宾抵达时，将乘车表格发至每一位来宾手中，使之明确自己所乘的车号。
同时，也便于接待人员清点每辆车上的人数。
四、大型招商大型招商会议日程，是大型招商会议开始前要发放的关于大型招商会议安排的重要文档，让所有参会人员了解会议的地址、详细内容及时间安排，因此，大型招商会议日程是非常关键的应用文，在这里提供一个集团使用的日程模板供大家参考。
大型招商会议日程与的主要区别是：是否有具体的时间安排。
是在会议前期准备过程中，让会议及活动的参加人员了解会议项目的文件，在会前发放，让相关的参会人员进行相应的准备。
大型招商会议日程与议程的内容相似，但有更加详细的会议地址、会议内容的具体时间安排。
五、会议预算是会议管理与策划的重要内容之一，会议筹备期间的各个环节都会影响会议经费预算，因此，筹备时，会议预算要进行精心核算，筹备人员应及时将会议预算范本或会议预算报告上报，并根据领导的决策用好会议预算。
会议预算包括以下6项内容：1、交通费用交通费用可以细分为：①出发地至会务地的交通费用：包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通②会议期间交通费用：主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
③欢送交通及返程交通：包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2、场地费用具体可细分为：①租金：通常而言，场地的租赁已经包含某些常用音像设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、鲜花、水果、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
