第3讲 秘书职能环境

第三章秘书工作环境[学习目的] 经过本章学习，了解影响秘书任务的环境有哪些种类，它们是如何影响秘书任务的效率以及如何顺应与改善这些环境。

秘书任务是在一定的环境中停止的。

这个环境叫秘书任务环境。

秘书任务环境是客观存在的，是多方面，多层次，多种要素的总和。

秘书任务成效会遭到各种环境要素的影响。

环境有各种各样的类型。

这些环境有的有利于秘书任务，因此必需采取维护，使秘书任务顺应这种环境；有的却是不良的环境，那就要采取改动或限制，使环境顺应秘书任务的要求，从而提高秘书任务效率。

影响秘书任务的环境有微观环境，中观环境和微观环境三种。

第一节秘书任务的微观环境一、秘书任务环境的涵义和特点环境是指对任务绩效起着潜在影响的外部力气。

秘书任务环境是指直接或直接影响秘书任务效率的各种潜在外部力气的总和。

秘书任务环境特点有：1.复杂和多样性。

2.差异性。

3.变异性。

环境的上述特点，深入的影响秘书任务与环境之间相互作用的进程：1.环境决议，影响或制约秘书任务；2.秘书任务必需顺应环境；3.环境的变化肯定招致秘书任务开展变化；4.秘书任务对环境有能举措用：一是改善环境，二是污染环境。

二 .秘书任务的微观环境微观环境，又称为普通环境，或大社会环境，它处于一切组织之外，并组织发作影响的外部环境。

它是一种必需监测和顺应的不可控制的环境。

秘书任务的微观环境主要有：政治法律环境，经济环境，科技环境，文明环境等。

1.政治法律环境与秘书任务2.经济环境与秘书任务3，科技环境与秘书任务4，文明环境与秘书任务文明分为传统文明和现代文明。

传统文明具有保守性，即对新的事物视之不惯，不乐于接受；威望性，即崇尚威望，重听从；感情性，即群众效果或公共争议的处置，多是由有声望有位置的年高者出面处置，予以劝说，要求争议的当事人重情意，轻利害，讲情面，顾大体。

第二节秘书任务的中观环境秘书任务的中观环境是指秘书所处的组织的性质，制度与结构方面的环境。

它对秘书任务有着重要的影响。

第三章秘书职能环境教学目标：准确理解和把握秘书职能的两个方面，即“辅助管理、综合服务”；准确理解和把握秘书职能环境，主动营造良好的职能环境，从而达到高效履行职能的目的。

导入：人类的全部活动都是在一定的环境条件下进行的，秘书的职能环境是他从事职业活动、履行职能的基石。

创造良好的职业环境氛围，与各方面建立正常、稳定的职能关系，并主动依靠和强化这种职能关系，就能有效地行使和实现自己的职能。

第一节职能环境构成环境是一个开放的大系统。

所谓职能环境，即指职业个人在履行社会职能时必须与之发生职能关系的相对稳定的职能对象。

秘书职能环境是指从事秘书工作的秘书个人，在履行秘书职能时的有利于自身健康、成长和提高工作效率的物质生活环境和与之发生职能关系的相对稳定的职能对象的总称。

秘书职能环境的重要性：改善物质生活条件和工作条件，优化各种职能关系，为自己的事业创造“天时、地利、人和”的客观环境，使自己的工作能等到各有关方面的理解、信任、支持和合作，才能正常、顺利、有效地行使自己的社会职能。

其职能环境优化的程度愈高，秘书的职能活动也就愈顺畅，效用也就愈显著。

秘书职能环境与其他环境系统一样，具有整体性、层次性、动态性。

一、纵向层次（一）秘书机构内部环境秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构的内部环境。

（二）组织内部环境秘书所在组织内部环境，是秘书组在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和。

（三）组织外部环境秘书组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的相互联系的系统。

宏观的国内经济政治环境。

二、横向要素：社会经济环境、社会政治环境、社会文化环境、科学技术环境。

三、营造优美的工作环境秘书工作的主要场所是办公室，办公室布置得如何，美化的程度如何．足衡量一个秘书能力、水平的标尺之一。

注意布置环境，创造一种和谐舒心的气氛，使内部成员充满朝气，使外来人员产生好感，有利于提高工作效率。

厦门自考“秘书工作”复习要点（）第三章秘书的职能环境、简述秘书职能环境的层次结构答：秘书职能环境分三个层次，即秘书机构内部环境、秘书所在组织内部环境和秘书所在组织外部环境。

形成和保持机构内部良好的环境应具备的条件：一要有一位作风正派，知识能力全面，经验丰富，具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人，二是要有健全的工作制度，三是要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的工作流程，四是要形成灵敏的信息综合机制，提高信息综合度，五是要形成和谐的人际关系，不断加强向心力和凝聚力，六是要改善物质环境，具有一定的办公设备，创建办公自动化系统。

组织内部环境的构成要素：结构要素，动态运行要素，生态发展要素，心态观念方面的要素，物质环境条件。

、理解秘书职能环境要素关系的内涵答：秘书职能环境要素关系，主要指的是秘书职能活动中与各有关方面的关系；有秘书与本组织领导的关系，这在众多要素关系中是最主要最本质的，对秘书工作起关键性作用的关系；秘书部门与上级领导机关的关系；正确处理与上级领导机关的关系，有利于本级领导与上级领导机关的联系与沟通，有利于发挥秘书工作的职能作用，秘书部门与职能部门的关系，秘书与群众的关系。

处理好与群众的关系，必须注重：在指导思想上，要以人民群众的根本利益为依归，在工作行动上，将贴近领导工作与深入群众，联系群众有机地结合起来，在工作作风上，尊重群众，关心群众，反映群众的意愿和要求，甘当群众的小学生。

、秘书职能环境对秘书工作有何作用答：秘书职能环境对秘书工作的规定性，导向性，促动性，机遇性和风险性。

、怎样理解秘书职能环境资源的开发答：秘书工作中，适应职能环境特征、满足职能环境需要、顺应职能环境发展，都要以有利于开发职能环境资源，有利于实现组织目标为落脚点；秘书在工作中开发职能环境资源要注意：一要合理开发领导机关及领导人的影响力资源，二要注重开发职能环境中的信息智能资源，三要注重从协调和加强各方面关系中开发职能环境中的能量资源；开发职能环境资源有利于增加职能工作的活力和有效性，对领导工作和组织管理也能起到积极的支持作用。

第二章秘书工作职能与职能环境建设本章学习要求：秘书工作职能范畴主要体现在“辅助管理、综合服务”两个方面。

这两个方面既有内容上的区别，又相互渗透。

其共同的目的都是为领导工作的有效和有序提供辅助和服务，以促进领导工作效率的提高。

秘书职能环境有自然环境和人际环境两个方面。

创建优美宜人的自然环境，使人身心舒畅，能有效激发工作热情，提高工作效率；创造良好的职业人际环境氛围，与各方面建立和谐、正常、稳定的职能关系，能有效地行使和实现自己的职能。

要求通过本章的学习，准确理解和把握秘书工作职能范畴的两个方面，即“辅助管理、综合服务”；准确理解和把握秘书职能环境，营造良好的职能环境，从而达到高效履行职能的目的。

第一节秘书工作职能学习目标：●掌握秘书工作职能辅助性和服务性这两个基本特征；●掌握秘书辅助管理职能的内涵——正确获取并利用信息，提供可供选择的决策方案，辅助执行并反馈执行信息，协调各方面关系，形成合力以保证管理效率；●掌握秘书综合服务职能的内涵——通过办文、办会、办事，为领导提供全方位的综合服务，提高管理绩效。

案例导入：中信集团总经理办公室的林秘书工作效率特别高，总能在第一时间把领导交办的事情和应当完成的工作完成得漂漂亮亮的。

她有个爱好，就是对网络情有独钟。

只要忙完了工作，她就在网上看个不停，其他同事约她逛街看电影，她总是推说没空。

久而久之，大家给她一个外号——“网痴”。

她知道后也不介意，依然故我。

其实，林秘书是个有心人，她上网并不是聊天，打游戏、看小说、瞎逛，而是收集与公司业务有关的国际、国内信息，以及与本公司有业务往来的客户的信息，收集加工后整理在一个专用文件夹里，以备不时之需。

当总经理需要什么信息，她从专用文件夹里调出来整理一下，马上就能给总经理送过来，总经理经常夸她工作效率高。

有一次，她从网上得知马来西亚和印度尼西亚发生大规模洪灾，预测我国木材进口价格将大幅上涨，进而必然会影响纸张也大幅涨价。

她马上将信息向总经理汇报。

秘书的职能环境培训资料秘书的职能环境培训资料一、引言作为一个秘书，承担着诸多重要任务，为组织的高效运转提供了必不可少的支持。

本次培训旨在帮助秘书在职能环境中更好地发挥作用，提高工作效率和专业水平。

二、角色和职责1. 提供日常行政支持和办公室管理。

包括答复电话、邮件处理、会议安排等。

2. 提供文书处理和档案管理。

负责文件的起草、整理和归档等工作。

3. 管理会议。

包括会议策划、准备材料、会议记录等。

4. 协助领导层工作。

提供组织和协调支持，确保领导层工作顺利进行。

5. 处理外部关系。

与外部合作伙伴沟通，并维护公司形象和声誉。

三、重要的技能和知识1. 良好的沟通能力。

与领导、同事和外部合作伙伴进行有效的沟通，确保信息的流畅传递。

2. 出色的组织能力。

能够有效地安排日程、会议和文件，确保工作按时完成。

3. 文档处理和档案管理技能。

能够准确地起草和编辑文书，进行档案管理和归档等工作。

4. 技术应用能力。

熟悉办公软件和办公设备的使用，能够提高工作效率。

5. 专业知识和行业背景。

了解行业的相关知识和经验，能够更好地为领导提供支持。

四、高效处理日常工作的技巧1. 时间管理：制定合理的工作计划和时间表，合理安排任务的优先级，提高工作效率。

2. 多任务处理：通过合理的分配时间和专注力，能够同时处理多个任务，提高工作效率。

3. 问题解决能力：对遇到的问题能够迅速反应，并找到合适的解决方案。

4. 团队合作：与团队成员进行良好的合作，分享资源和信息，提高工作效率和质量。

5. 主动学习：与行业保持同步，学习新技能和知识，提升自身职业发展。

五、应对工作压力的方法1. 制定合理的工作计划和时间表，避免工作中的紧迫感和焦虑感。

2. 寻找适合自己的压力释放方式，如锻炼、读书、听音乐等。

3. 提升自我认知和情绪管理能力，关注自身的身心健康。

4. 寻求支持和帮助，与同事和朋友交流分享，减轻工作压力。

5. 保持积极乐观的态度，树立正确的工作心态。

第三章秘书职能环境环境是人类赖以生存和发展的基本条件。

人类的全部活动都是在一定的环境条件下进行的。

职能环境是职能活动的基础。

正确认识秘书职能环境要素，增强环境意识，有效地调适环境，对提高秘书工作效率和效益是十分重要的。

第一节秘书职能环境要素环境是一个系统的、开放的概念。

秘书工作的职能环境具有开放的系统的层次性，各层次环境由多种相互联系的要素组成。

一、秘书职能环境层次结构秘书职能环境可以分为三个层次，即秘书机构的内部环境、秘书所在组织的内部环境、秘书所在组织的外部环境。

三个层次的环境相互联系，对秘书工作都有着重要的影响。

1.秘书机构内部环境（1）秘书机构内部环境的含义秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、人际关系，和秘书部门负责人的影响力，秘书部门内部的团队精神、凝聚力，以及秘书的办公设备和办公条件等要素，构成了秘书机构的内部环境。

（2）形成良好秘书机构内部环境氛的要求一是要有一位作风正派，知识、能力全面，经验丰富，具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人。

二是要有健全的工作制度。

有了健全的工作制度，秘书工作行为才有了规范的依据；评价秘书工作才能、工作表现和成绩才有统一的标准；才能确保秘书工作有序地进行。

三是要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的工作流程。

有合理的分工，才能各负其责；有紧密的配合，才能在各项工作实务中形成整体合力。

四是要形成灵敏的信息综合机制。

秘书机构是组织信息流动的枢纽，但发挥信息枢纽作用的是秘书机构整体，而不可能仅由个别秘书承担。

五是要形成和谐的人际关系。

工作人员、秘书与秘书部门负责人之间，相互关心，相互体谅、相互支持，不断地加强向心力和凝聚力。

六是要具备一定的办公设备环境。

创造条件建设办公自动化系统，以科学的手段提高秘书机构工作效率。

2.组织内部环境秘书所在组织内部环境，是指秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种条件和因素的总和。

有以下五个要素：一是组织的结构要素，如组织目标、组织机构、人员配备、权力分配、责权关系、工作制度等。