《秘书学概论》第五章秘书职能环境

优秀秘书必须培养的“职业习惯”1、养成每天早晨第一个到办公室的习惯2、养成不说“不知道”和“与我无关”的习惯3、养成失误后马上道歉的习惯4、养成体谅上司、同事的习惯5、养成请示之前做好腹案的习惯6、养成做事留有余地的习惯7、养成喜怒哀乐不形于色的习惯8、养成全面了解公司业务的习惯9、养成自已积累资料的习惯10、养成记住他人的相貌和名字的习惯秘书学概论第一章、绪论第一节、秘书的涵义和职业特征一、秘书的涵义概念：秘书是一种职务名称，是指身处领导机构或领导者身边身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员，是领导的参谋和助手。

二、秘书的分类和层次（一）秘书的分类◆从组织内部分工看1、行政秘书2、文字秘书3、机要秘书4、通信秘书5、信访秘书6、事务秘书7、生活秘书8、外事秘书9、会务秘书10、新闻秘书◆从所在行业特征看1、企业秘书2、法律秘书3、科技秘书4、教学秘书5、涉外秘书（二）秘书的层次高级秘书中级秘书初级秘书三、秘书工作的性质与特点1、从属性2、辅助性3、服务性4、综合性5、机密性6、被动性第二节、秘书工作的内容和作用一、秘书工作的内容1、办公室日常事务2、文书、档案管理3、会务管理4、调研工作5、信息处理工作6、信访工作7、保密工作8、综合协调工作9、公务旅行管理10、督查工作11、参谋辅助12、其他临时交办的工作三、秘书工作的基本要求1、高效2、求实3、认真负责4、开拓创新第三节秘书职业的发展现状与基本特点一、秘书职业发展现状（一）秘书工作职业化职业化是指“从事某项工作的人形成了相对稳定的社会群体”。

秘书工作发展呈现出职业化特点，是世界性的潮流，也是社会发展到市场经济阶段的必然产物。

秘书这一职业拥有数量众多、相对稳定的从业者，也形成了自己的行业规范。

秘书行业组织不仅是秘书的代言人和利益维护人，更能协调秘书与其他服务部门的利益关系，保障了秘书工作秩序的稳定。

这些正是秘书工作职业化的重要表现。

1.秘书部门工作的三服务是指:为本级领导服务\为各部门服务\为人民群众服务．2.我国人文社会科学领域中的政治学科:秘书学\行政管理学\领导学\决策学3.秘书学性质特点：是新兴学科\是一门综合学科\政治性强\实践性强．4.秘书学的组成:秘书历史\秘书职业\秘书群体\秘书工作\秘书环境及其他5.秘书工作包括哪些方面:方针政策\任务内容\工作方法和技能\工作规律及带规律的问题．6.秘书的职能环境:内部环境和外部环境．8.当代秘书学诞生的标志是:学科专业论著问世\学科带头人出现．9.20世纪80年代初,较为系统的秘书论著有:毛含德的《秘书学概论》\洪清源的《机关秘书工作概论》\李欣的《秘书工作》\翁世荣的《秘书学概论》．11.秘书的最基本的性质特点:近身\直接\辅助\综合.12.历史上重要的秘书思想理论有:对人生价值的顽强要求\对人格的严格要求\对国家君主的绝对忠诚\对刑名术法的刻苦实践.13.春秋时期的两个著名的良史型的秘书: 南史和董狐.14.翰林型秘书的特点是:近身\亲近15.清朝军机处的办事要求是:勤\速\密.16.美英等国家政府把秘书分为哪几个等级:行政级\执行级\文书级\助理文书级.17.近代国外秘书事业发展的特点是:职业社会化\智能专业化\办公自动化\队伍女性化\秘书学科的状况.18.秘书职业道德的核心有:不结党\要清廉\要有一定的群众观点\不能助纣为虐\要保密.19.秘书学科的研究内容大:秘书学概论\人际关系学\财务辅助管理\秘书的培养教育.20.美国根据行业\职务\技能的不同,其秘书主要可分为:政府秘书\管理秘书\经理秘书\工艺秘书\教育秘书.23.我国秘书学科中幕学代表有:《佐治药言》\《幕府举要》\《办案要略》.24.客卿型秘书-“士”为贵族,通称:门客\食客\舍人．25.古代时的“秘书”一词的含义主要有:宫禁中秘藏之书\官职名称\谶纬图箓\官署名称．26.秘书的特性:近身性\综合性\辅助性．27.秘书按行业与按口分类，分为:党政秘书\外事秘书\农村秘书\军队秘书．28.秘书按工种（岗位）分类，分为:调研秘书\机要秘书\文字秘书\事务秘书．29.李欣把秘书按＂型＂分类分为:办事型\参谋型\技术型．30.按作用层次分类,秘书分为:决策辅助层\技术操作层\决策执行层．31.新的两大部类分类法,把秘书分为:公务秘书\非公务秘书．32.按海外习惯,秘书分为:高级秘书\中级秘书\初级秘书．33.从秘书工作的任务与内容来说,不同行业和不同单位的秘书,分为:事务性的工作\信息性的工作\技术性的工作．34.对秘书定义的探讨是复杂的,应注意:定义的外延过宽\定义的内涵过窄\对秘书的要求与估价过高\对秘书的要求与估价过低．35.秘书的近身与左右手的地位,使秘书工作带有:文牍性\机要性\围核性\赋予性．36.关于私人秘书名称的提法,学界分歧较大,主要提法有:私务秘书\商务秘书\民间秘书．37.在探讨秘书定义与分类的时候,应当注意的问题有:秘书的名实不符现象,古今中外都存在\集体企业的秘书应属于何类,需具体问题具体分析．38.公务秘书从范围上讲主要包括:党政部门、人大的秘书\政协、群众团体的秘书\民主党派的秘书\国有企事业单位的秘书\军队的秘书．39.秘书职业的主要特点是:人数众多,遍布全国\住居中枢,近身助身\全面综合,服务领导．40.公务秘书与非公务秘书主要有哪些不同:基本性质的不同\组织管理的不同\工薪来源的不同\组织形式的不同\工作内容的不同．41.秘书机构设置依据的原则有:适应性原则\可能性原则\稳定性原则\实际需要原则．42.在秘书部门的横向结构中,直属处室的有:办公室\秘书处\人事处\综合处\督查室．43.设置临时性秘书机构主要有下列情况,如:某些临时性的非常设机构中\某些阶段性的中心工作中\某些大型会议中\某些重要活动中．44.在秘书部门的横向结构中,独立部门包括有:机要局\档案局\保密委\信访办\常委办．45.秘书部门工作运转的特点是:围核运转\交叉关联\全面综合\体现个性.46.秘书工作三化”即:规范化\制度化\科学化.47.广义的秘书部门:政策研究室\档案局\信访局\保密局.48.党政机关秘书部门的职能具有:严格的规范性\确定性\相应的稳定性.49.秘书部门制定目标要坚持”四性”即:可行性\可衡量性\单义性\协调性.50.秘书部门制定目标应以三定为基础,:定员\定岗\定责.51.建立机关工作制度须遵循原则:完整\稳定\可行\具体.52.党政机关秘书部门的职能包括:文书撰写与处理职能\行政与后勤保障职能\信息管理职能\综合协调职能\督促检查53.秘书部门争取主动的途径有:认识必然,领会意图\熟悉业务\掌握规律\改善条件\讲究方法.54一个部门的管理对象,主要包括:人\财\物\信息\时间.55.目标管理具有:确定性\层次性\一致性\约束性.56.每个人都应明确自己的岗位责任,它主要是指:工作目标\工作范围\职权与责任\考核与奖惩办法\同其他科室,个人的分工协作界限.57.秘书意识是管理好秘书队伍的精神支柱,主要包括:秘书部门的光荣自豪感\秘书是无名英雄的价值观\节简高效的部门精神.58.秘书部门的硬件建设过程中大致应注意哪几点:办公室\工作设施\生活设施\办公自动化设备.59.秘书工作的辅助性与其他部门所不同的特点是:更直接\更全面\更能围绕中心\谋断分离.60.由秘书工作的辅助性派生出的附属特性是:从属性\被动性\赋予性\潜隐性.61.当今世界,秘书领导层的变化,除了素养变化之外,还有:民主观念增强\法制观念增强\集体领导观念增加.62.党和国家强调的秘书作用的重点:信息调研作用\督促检查作用\综合协调作用\保证日常工作正常运转的作用.63.秘书协调的范围主要包括:政策性问题\全局性问题\围绕中心工作产生的重要问题\群众关心的重要问题.64.2003年由中央办公厅的同志编撰的《党的秘书工作概要》中,主要提出的秘书工作的职能内容包括:信息工作\督促检查工作\信访工作\档案工作\企业秘书工作.65.政府系统法定公文文种包括:决定\报告\请示.66秘书公文写作的特点有:工具性\等级性\规范性\可行性\时效性.67.一般公文写作的程序主要包括:正确领会意图\收集充实资料\反复精心修改.68.精简公文的方法很多,主要有:把文章写短写精炼\贯彻一文一事的原则\建立必要的控制制度\推行部分公文的表格化、数字化.69.公文处理的内容包括:文书的拟制\文书的办理\文书的管理\文书的整理\文书的归档.70.公文办理可分为:收文\发文.71收文办理的程序:公文的签收\公文的拟办\公文的登记.72.政府系统公文处理的原则:实事求是\精简\高效\安全.73.在立卷过程中,应根据文件特征立卷,文件特征有:作者特征\问题特征\名称特征\时间特征\地区特征.74.会议的作用主要有:交流信息\发扬民主\集思广益\增强友谊\互通情报.75.会议泛滥成灾,会有危害如下:时间精力的浪费\经济的浪费\信息的重复浪费\助长不正之风.76.会议一般由十个要素组成,会议的内容议题\会议的名称\会议的参加对象\会议的信息\会议的物质设施.77.按照会议的规模分类,会议可分为:小型会议\中型会议\大型会议\特大会议.78.按照内容性质分类,会议可分为:专业性会议\纪念性会议\群众性集会\外事会议\公关性会议.79.按时间分类,会议可分为:不定期会议\定期会议.80.按会议形式分类,:有会有议的会议\会而不议的会议. 81.以大型的高级会议为例,会务工作内容包括:会议的前期工作\会议的文书工作\会议的生活服务\会议的保密保卫工作\会后工作.82.会见就其性质和内容:礼节性的\政治性\实务性的83.要做好政务值班工作,必须加强软硬件的建设,即:建立健全制度\建立信息传输机制\加强人才培训.84.编写大事记的要领主要有:区分大事与小事\坚持不懈,才有价值\注意保密问题.85.从接待对象看,接待工作可分为:个人接待\团体接待.86.从接待涉及的内容要求来看,接待工作可分为:礼节性接待\实务性接待.87.信访的内容:反映情况、问题\提出建议、意见\投诉(包括检举揭发)与请求\开调查会.88.信访的形式有:书信\电子邮件\传真\电话\走访89.信访的作用:为民服务\提供信息\集思广益\廉政建设.90.信访工作的性质是：长期性、群众性、广泛性。

《秘书学概论》第五章思考题参考答案本文为《秘书学概论》（高等教育出版社2011年版高等学校秘书学专业系列教材）第五章的思考题参考答案。

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（CQ资料）1. 秘书职能环境的内涵是什么？答：秘书职能环境是指秘书发挥职能作用的环境。

它是秘书职能活动的基础。

其内涵十分深广，包括秘书所在组织的外部环境、秘书所在组织的内部环境和秘书机构的内部环境。

外部环境包含国际国内政治、经济、科技、文化等大境，又包含行业系统环境、地区环境等小环境。

内部环境是指秘书所在组织内部影响秘书职能活动的各种条件和因素的总和。

秘书机构的内部环境包括秘书机构的办公设备和办公条件、人员构成与分工情况、管理制度、人际关系以及秘书机构内部的精神、凝聚力等要素。

2. 秘书职能环境的作用有哪些？答：秘书职能环境对秘书工作具有规定作用、导向作用和激发作用规定作用：第一，从社会环境决定了秘书工作与秘书职业的存在第二，从行业来看，行业环境决定了秘书工作特定的辅助对象、工作内容及运作方式，以及对秘书素养的不同要求。

第三，不同层次的组织环境决定了秘书工作的不同运作方式与工作任务的深度、广度；第四，不同的岗位环境决定了秘书工作的不同服务对象和工作目标。

导向作用：不同的职能环境有不同的组织目标和领导工作目标，且在发展变化中。

秘书工作必须适应职能环境的需要，遵从组织目标和领导工作目标，并且顺应职能环境变化发展的趋势。

激发作用：人们从事社会工作的动力来自于社会组织对其需要的满足。

秘书职能环境能具体地满足秘书的需要。

因此，秘书职能环境对秘书工作具有激发性。

3．秘书如何适应职能环境？答：秘书适应职能环境要从适应职能环境特点、满足职能环境需求、顺应职能环境发展和开发职能环境资源几个方面着手。

适应职能环境特点:一要适应国际国内的宏观社会环境特点及其发展趋势。

二要适应所在组织的行业环境特点。

秘书职能环境第三章秘书职能环境教学目的：1、了解什么是职能环境2、了解职能环境的构成3、理解职能环境资源4、优化职能场的方法教学重点：1秘书正确处理各种人际关系的方法2、把握职能场的正确方向教学难点：秘书的人际干关系课时安排：6节第一节秘书智能环境的构成秘书职能环境是秘书职能活动的客观基础和条件，是秘书发挥参谋、助手作用的舞台。

秘书从职能环境中吸取物质、能量、信息,形成发挥特定功能的职能场。

正确认识秘书职能环境，强化环境意识，准确把握影响秘书职能场的各个要素，对做好秘书工作是至关重要的。

一、秘书职能环境的纵向层次秘书职能环境分为三个层次，即秘书机构内部环境、秘书所在组织的内部环境、秘书所在组织的外部环境。

三个层次的环境相互联通，对秘书发挥其职能作用有着极为重要的影响。

（一）秘书机构内部环境秘书机构是秘书开展业务活动分工合作的基本单元，是各类管理领导机关的日常办公部门即办事机构。

秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构的内部环境。

（二）组织内环境秘书所在组织内部环境，是秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和，其中主要有二个股方面：一是组织的结构要素，二是组织动态运行要素。

（三）组织外环境组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的、相互联系的系统。

宏观的国际国内经济政治、文化、科技等对各类管理组织及其秘书工作的影响是总体性的；行业系统、地区、市场、竞争与合作状况及社区公众等，对各类管理组织及其秘书工作的影响，具有局部性、特殊性和具体针对性。

二、横向要素秘书职能环境与整个社会环境是融为一体的，由社会经济、政治、科技、文化等要素所决定的。

（一）社会经济环境经济环境是指国家和地区经济发展的条件和水平、市场状况、经济结构、资源配置状况、资源配置状况、经济运行机制、经济政策、产业布局、基础设施及收入分配状况等。